Comment mettre en œuvre un système de gestion des documents dans le cloud ?

Quel que soit votre secteur d'activité ou votre modèle d'entreprise, vous avez besoin de contenu pour accomplir votre travail. Jusqu'à présent, vous gériez peut-être votre contenu avec des placards de rangement de documents papier, une infrastructure informatique locale ou une combinaison des deux. Mais aujourd'hui, alors que 91 % des entreprises adoptent une stratégie de priorité au numérique, il est essentiel de migrer vers un système de gestion des documents basé sur le cloud pour rester compétitif.

Comme leur nom l'indique, les systèmes de gestion des documents basés sur le cloud transposent les processus traditionnels de gestion des documents électroniques dans le cloud. Ces outils basés sur le Web vous permettent de stocker, de gérer et d'accéder à vos documents à partir d'un endroit centralisé et de n'importe quel périphérique. Plusieurs d'entre eux s'intègrent à d'autres applications pour fournir une source unique de référence à l'ensemble de votre entreprise.

Trouver le bon système de gestion des documents dans le cloud ne constitue toutefois qu'une infime portion du processus : une mise en œuvre en douceur est encore plus importante pour obtenir un retour sur investissement rapide. Voici 10 étapes à suivre pour atteindre vos objectifs en matière de gestion des documents.

Les 10 étapes pour mettre en œuvre un système de gestion des documents dans le cloud

La mise en œuvre d'un système de gestion des documents dans le cloud est quelque peu complexe. Suivez ces étapes pour placer votre entreprise dans la meilleure position à long terme.

1. Identifiez vos besoins en matière de gestion des documents

Tenter de tester différents produits peut être tentant, mais le faire sans plan concret peut rendre la recherche du système de gestion des documents adéquat plus difficile. Au lieu de cela, commencez par réfléchir à ce dont votre entreprise a besoin dans un système de gestion des documents.

Voici quelques questions utiles pour guider votre recherche :

• Quels sont vos objectifs généraux en matière de gestion des documents ?
• Quels sont les défis auxquels votre entreprise est actuellement confrontée en matière de gestion des documents ?
• Quelles sont les normes industrielles ou les réglementations gouvernementales qui s'appliquent à votre entreprise ?
• Quelles autres applications votre entreprise utilise-t-elle dans ses activités quotidiennes ?
• Dans quel endroit les employés ont-ils l'habitude d'effectuer leur travail ? Votre effectif est-il important en hybride ou à distance ?
• Quel est votre budget ?
• Qui utilisera le plus souvent votre système de gestion des documents ?
• Quelles fonctionnalités faciliteraient le plus votre travail ?

Envisagez de constituer un groupe de discussion pour vous guider dans ce processus de pré- planification. Ce groupe doit représenter tous les niveaux de votre entreprise, y compris les administrateurs, les employés de l'informatique, les chefs de service et toute personne ayant une opinion bien arrêtée sur les changements technologiques. Le fait de recueillir l'avis de toutes les personnes susceptibles d'être concernées par le changement vous aidera à déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin et celles qu'il serait bon d'avoir.

2. Choisissez un système de gestion des documents basé sur le cloud

Recherchez toutes vos options et évaluez le système de gestion des documents qui répond le mieux à vos besoins. Recherchez une solution qui adopte une approche holistique de la gestion et du contrôle des documents en apportant un large éventail de fonctionnalités utiles.

Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte :

• Évolutivité : les solutions de Cloud Computing sont flexibles, ce qui vous permet de mettre à niveau le stockage et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de l'évolution des besoins de votre entreprise.
• Contrôle des versions : cette fonctionnalité permet de conserver plusieurs versions de chaque document, ce qui réduit la confusion et économise de l'espace dans votre système de stockage.
• Outils de collaboration : un système de gestion des documents basé sur le cloud permet aux membres de l'équipe de travailler simultanément sur le même document, ce qui renforce l'efficacité de la collaboration.
• Accès mobile aux documents : certains fournisseurs de systèmes de gestion des documents permettent l'accès depuis une application mobile, ce qui aide vos utilisateurs à rester productifs de n'importe où, même en déplacement.
• Fonctionnalités de sécurité : protégez votre contenu grâce à des dispositifs intégrés tels que les classements de sécurité, la gestion des identités et des accès, le verrouillage des fichiers et le chiffrement des données.
• Fonctionnalités de surveillance : grâce aux fonctionnalités de surveillance des performances 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/an, vous pouvez évaluer en permanence votre système de gestion des documents afin de déterminer si des ajustements sont nécessaires.
• Intégration de logiciels tiers : assurez-vous que votre système de gestion des documents s'intègre à toutes les autres applications de votre pile technologique afin de consolider vos données et de permettre une plus grande efficacité.

De nombreux fournisseurs de systèmes de gestion des documents vous permettent d'essayer leur produit avant de l'acheter. Profitez de cette option chaque fois que vous le pouvez. Un essai gratuit ou une démonstration en direct présente le fonctionnement du système, ce qui vous aide à réduire votre liste.

3. Planifiez la mise en œuvre

Créez une feuille de route détaillée pour la mise en œuvre afin de préparer votre entreprise à la réussite. Elle vous aidera à respecter les délais et à réduire les risques de dérive par rapport aux objectifs fixés.

Les principaux éléments de votre plan doivent inclure :

• Les livrables : décrivez le système de gestion des documents que vous avez choisi et son coût total de mise en œuvre.
• Les objectifs : documentez tout ce que vous attendez de votre nouveau système de gestion des documents vous aide à ne pas perdre de vue ces objectifs, ce qui augmente vos chances de réussite de la mise en œuvre.
• Le calendrier : précisez les dates de début et de fin du processus de mise en œuvre. Si vous n'avez pas de dates précises en tête, donnez une estimation approximative de la durée du projet.
• Les résultats souhaités : dressez la liste des avantages que vous espérez retirer de la mise en œuvre afin de mobiliser les parties prenantes.
• Conflits potentiels : réfléchissez aux problèmes qui pourraient survenir au cours de la mise en œuvre et à la manière de les résoudre.
• Impact sur l'équipe : identifiez les personnes qui, au sein de votre entreprise, seront les plus touchées par le changement et expliquez comment vous comptez les aider au travers d'une formation.

Documentez soigneusement toutes les informations ci-dessus et rendez-les facilement accessibles à toutes les personnes impliquées dans le projet. Le fait de disposer de ces informations permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et à votre entreprise de rendre des comptes

4. Configurez le système de gestion des documents

La plupart des plateformes de gestion des documents permettent un certain degré de personnalisation. Par conséquent, vous devrez adapter votre système de gestion des documents aux besoins de votre entreprise.

Voici quelques exemples de paramètres personnalisés :

• Configurations de flux de travail : grâce aux flux de travail automatisés, votre contenu suit son cycle de vie, ce qui rend le travail plus efficace et réduit les retards dans les projets importants.
• Types de documents : définissez ce que votre système de gestion des documents doit faire pour chaque type de contenu traité par votre entreprise.
• Métadonnées : certaines options de systèmes de gestion des documents dans le cloud vous permettent de créer des métadonnées personnalisées, ce qui simplifie l'organisation et assure un contrôle maximal sur votre contenu, en vous permettant de le rechercher plus facilement.
• Règles de gouvernance : votre système de gestion des documents pourrait vous permettre de définir des règles de conservation du contenu personnalisées afin d'atténuer les risques de manière proactive et de rationaliser la gestion du cycle de vie.

C'est à cette étape qu'il sera utile de recueillir les commentaires de chaque service, car il vous faudra choisir un système de gestion des documents qui propose suffisamment de personnalisation pour s'adapter aux différents flux de travail. Les configurations personnalisées contribuent également à réduire le phénomène d'informatique parallèle (shadow IT) en permettant aux utilisateurs de personnaliser les outils approuvés en fonction de leur style de travail.

5. Migrez les documents existants

Une fois tous les paramètres réglés, transférez vos documents existants vers le nouveau système. Ce processus implique de numériser et de charger des documents papier ou d'importer des fichiers électroniques à partir de lecteurs locaux, en fonction de votre entreprise.

Le respect de ces bonnes pratiques vous aide à migrer vers le cloud dans les meilleurs délais :

• Auditer votre infrastructure : procédez à un audit approfondi de votre système existant afin de comprendre tout ce que vous devez migrer, y compris les types de documents spécifiques, les classifications et les métadonnées
• Planifier la gestion du changement : une planification minutieuse des processus de gestion du changement permet de minimiser les interruptions de l'activité et de l'informatique au cours de la migration.
• Mapper le contenu vers le cloud : créez des correspondances article par article entre votre ancien système et votre nouveau système de gestion des documents basé sur le cloud. En fonction de votre fournisseur, vous pourrez peut-être gagner du temps en automatisant certaines tâches de mappage.
• Élaborer une stratégie de migration : chaque entreprise adopte une approche différente de la migration de contenu, et la création d'une feuille de route de migration détaillée permet d'expliquer le processus à vos parties prenantes.

Certains fournisseurs de systèmes de gestion des documents proposent des services de migration de bout en bout afin de vous permettre de déplacer vos documents numériques vers le cloud à partir de n'importe quel endroit de votre réseau existant. En plus de permettre une transition en douceur, ces services sont utiles pour sensibiliser les parties prenantes au projet, ce qui est important pour garantir une adoption à long terme.

6. Formez votre personnel

Aidez vos utilisateurs à tirer le meilleur parti de votre nouveau système de gestion des documents en proposant des sessions de formation complètes adaptées aux responsabilités propres à chaque service. De nombreux fournisseurs proposent des ressources de formation utiles que vous pouvez utiliser comme point de départ.

N'oubliez pas que chacun est à un stade différent en ce qui concerne l'utilisation de la technologie, alors évitez d'adopter une approche unique pour la formation au système de gestion des documents. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la mise en place d'un programme de formation personnalisé, centré sur l'employé, afin d'impliquer votre personnel et d'améliorer la fidélisation.

Veillez à ce que vos exigences en matière de formation soient réalistes afin que vos employés puissent les satisfaire sans perturber leur productivité. Annoncez les sessions de formation bien avant la date limite afin de donner à vos employés suffisamment de temps pour tout faire. Prévoyez des sessions de formation en fonction des tâches liées au travail afin que vos employés puissent rester concentrés.

Souvent, une ou deux longues sessions de formation ne suffisent pas pour que les employés retiennent tout ce qu'ils apprennent. Vous pouvez compléter la formation par un portail en libre-service ou une base de connaissances afin que les employés puissent accéder au matériel de formation chaque fois qu'ils ont besoin d'une remise à niveau.

7. Testez votre système

Avant de déployer votre système de gestion des documents dans le cloud, assurez-vous qu'il fonctionne correctement. Les tests de fonctionnalité sont importants pour la compréhension et l'optimisation :

• des points d'intégration avec d'autres applications ;
• des configurations personnalisées que vous avez définies ;
• du fonctionnement du système de gestion des documents sur différents périphériques ;
• des autorisations d'accès pour des types d'utilisateurs et des comptes spécifiques ;
• de la manière de travailler avec les différents types de documents dans le système de gestion des documents ;
• des procédures de collaboration et de partage en temps réel.

Une des techniques de test utiles est le sandboxing, qui consiste à créer un environnement hors production sécurisé permettant aux développeurs d'expérimenter les fonctionnalités de la plateforme. Vous pouvez également connecter des API à votre sandbox pour tester la compatibilité avec d'autres applications.

En plus des tests de fonctionnalité, effectuez des tests d'acceptation par les utilisateurs avec un groupe de personnes sélectionnées afin de résoudre les problèmes que votre équipe informatique n'a peut-être pas détectés. Ces premiers utilisateurs peuvent fournir un retour d'information important qui vous aidera à rationaliser votre déploiement.

La mise à l'essai du système de gestion des documents est un processus continu. Au fur et à mesure que vous vous sentirez à l'aise avec votre nouveau système, vous devrez continuer à le tester pour vous assurer qu'il fonctionne toujours comme il se doit. Pour gagner du temps, vous pouvez automatiser les tests de fonctionnalité de base qui améliorent rapidement et automatiquement votre infrastructure.

8. Déployez le système

Une fois que vous avez terminé la formation et testé minutieusement votre nouveau système de gestion des documents, il est enfin temps de le lancer dans l'ensemble de votre entreprise. Annoncez votre lancement à l'avance afin de ne pas donner l'impression à quiconque que ce lancement a eu lieu sans crier gare.

Voici quelques conseils utiles pour un lancement en douceur :

• Attribuez des rôles et des responsabilités : déterminer qui est responsable de certaines tâches pendant le lancement permet de réduire la confusion et de maintenir la progression
• Définissez des OKR : fixer des objectifs et des résultats clés (OKR) peut vous aider à organiser votre stratégie de déploiement en vous donnant des buts clairs à atteindre.
• Éliminez les obstacles : identifiez et surmontez les obstacles restants avant de lancer votre système de gestion des documents afin de faciliter le processus de mise en œuvre
• Restez souple : prévoyez une marge d'adaptation dans votre stratégie de déploiement afin de tenir compte de tout problème inattendu qui pourrait survenir.

Obtenir l'approbation administrative permettra de communiquer clairement les avantages du nouveau système et de répondre à toutes les questions que le personnel se pose à son sujet. Cette transparence permet d'obtenir le soutien de tous les niveaux de l'entreprise et encourage les utilisateurs à adopter le système.

9. Surveillez et conservez le système

Vous ne pouvez pas installer un nouveau système et espérer qu'il fonctionne toujours de la même manière. Un contrôle régulier de votre système de gestion des documents permet de s'assurer qu'il fonctionne correctement et que les utilisateurs respectent les protocoles établis lorsqu'ils l'utilisent. Le contrôle comprend généralement l'examen et la gestion de tous les flux de travail et processus liés à votre système de gestion des documents

Parmi les autres avantages du contrôle de l'utilisation, citons :

• L'amélioration de la sécurité : en gardant un œil sur la façon dont le personnel utilise votre système de gestion des documents, vous pouvez découvrir des vulnérabilités cachées qui pourraient être ignorées par vos utilisateurs dans le cadre de leur travail quotidien
• Les calculs de coûts plus précis : il est facile de dépenser trop lorsque vous ne comprenez pas comment les employés utilisent réellement votre technologie. La surveillance de l'utilisation permet de mieux comprendre combien vous devez réellement dépenser sur la base d'opérations typiques.
• La simplification de l'affectation des ressources : la surveillance vous aide à identifier les zones mal desservies et trop desservies de votre entreprise afin d'optimiser l'allocation des ressources.
• Une plus grande souplesse : la surveillance du système peut vous alerter lorsqu'il est temps de mettre à niveau ou de libérer votre espace de stockage, afin que vous ne manquiez jamais de place.

Dans l'idéal, votre système de gestion des documents sera doté de capacités de surveillance 24 h/24, 7 j/7 et 365 j/an, ce qui vous permettra d'avoir une vision plus complète de l'utilisation habituelle. En fonction du degré d'automatisation que vous utilisez, vous devrez peut-être également effectuer des tâches de maintenance occasionnelles, telles que l'exécution des mises à jour du système et la suppression des fichiers obsolètes.

10. Recueillez des retours d'information

Demandez l'avis des personnes qui utilisent le système de gestion des documents au quotidien afin d'optimiser les flux de travail et d'obtenir le soutien de l'administration. Ainsi, les employés se sentent impliqués dans le système et dans son succès.

Voici quelques méthodes utiles pour recueillir un retour d'information :

• Les enquêtes auprès des employés : beaucoup de personnes hésitent à dire ce qu'elles pensent par crainte de représailles ou d'embarras, et les enquêtes anonymes peuvent leur permettre d'exprimer leurs opinions.
• Une boîte à idées : certains employés peuvent avoir des idées d'amélioration des processus ou de nouvelles fonctionnalités du système des documents. Par conséquent, vous pouvez mettre en place un canal de communication pour qu'ils puissent faire part de leurs suggestions.
• Les groupes de discussion : rencontrer les équipes et les personnes qui utilisent le plus le système permet de se faire une idée plus précise de son efficacité.
• Les consultations avec les responsables : les chefs d'équipe peuvent partager des informations précieuses sur la manière dont le système de gestion des documents s'intègre dans le flux de travail de leur équipe.

La création d'une culture de transparence facilite l'obtention d'un retour d'information efficace. Assurez-vous que le processus d'évaluation du retour d'information reste clair pour votre entreprise. Expliquer pourquoi vous acceptez ou rejetez des suggestions peut encourager les employés à faire confiance à votre jugement.

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