Collaboration dans le cloud : comment le cloud peut-il favoriser le travail collaboratif ?

Nous sommes aujourd'hui clairement dans une nouvelle ère du travail flexible et l'adoption du cloud est une nécessité bien plus qu'un choix. Sans le cloud, il est difficile de gérer des collaborateurs travaillant à distance. Et alors que selon l'INSEE, 21 % des salariés français ont travaillé à domicile au moins une fois par semaine en 2021, la collaboration cloud s'impose comme le maître mot pour garantir la productivité de l'entreprise et de ses collaborateurs.

Les plates-formes de collaboration dans le cloud permettent aux équipes distantes d'accéder à votre contenu en fonction de leurs besoins. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler ensemble sur les mêmes tâches, même lorsqu'ils sont répartis dans différents lieux, et ce, partout dans le monde. Ces plates-formes profitent également à vos équipes présentes sur site, grâce à des fonctionnalités pratiques telles que le suivi de projet et les tableaux blancs numériques.

Les outils de collaboration cloud sont conçus pour travailler à tout moment, de n'importe où, sur n'importe quel appareil.

Cloud collaboratif : tous les avantages

Collaborer sur le cloud est simple, rapide et efficace. Vous pouvez en tirer de nombreux avantages, aussi bien en termes de productivité pour vos workflows que de sécurité pour vos données et votre entreprise. Voici ce que le cloud collaboratif peut vous offrir.

Prise en charge des équipes à distance ou en travail hybride

Sans accès à différents outils de communication sur le cloud, le travail d'équipe à distance est extrêmement difficile. La communication par e-mail n'est pas très efficace et peut générer des échanges interminables qui entravent la productivité et distraient les employés de leurs tâches principales. L'envoi de fichiers en pièces jointes est également source de problèmes de version de fichier et de confusion.

En travaillant dans le cloud, les employés à distance peuvent être plus rapides et plus efficaces. Le cloud permet aux équipes de travailler de manière synchrone ou asynchrone, chacun peut ainsi rester impliqué dans son travail où qu’il soit.

C'est pourquoi développer et favoriser la collaboration dans le cloud est essentiel pour assurer la pérennité de votre entreprise. Si une crise similaire à celle que nous avons traversée lors de la pandémie de COVID-19 devait se produire à nouveau et que vous étiez contraint de cesser vos activités sur site, le cloud vous garantirait que vos employés conservent un accès à tout ce dont ils ont besoin pour poursuivre l'activité. Mais le cloud n'est pas seulement incontournable dans ce type de scénario inquiétant, il assure aussi la bonne marche de l'entreprise au quotidien.

Le suivi des modifications apportées aux documents à l'aide de programmes bureautiques traditionnels est au mieux compliqué et au pire impossible. Certes, les applications de bureautique telles que Microsoft Word disposent de fonctionnalités comme les commentaires, les annotations et le suivi des révisions. Mais le partage de ces documents à l'aide de méthodes traditionnelles telles que le courrier électronique peut compliquer le suivi des versions et générer une certaine confusion.

Les outils de collaboration cloud conservent tous vos fichiers dans un emplacement centralisé et mis à jour en temps réel, même lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur le même document. La gestion des versions en temps réel évite toute confusion quant à la version la plus récente du document.

Un logiciel de collaboration dans le cloud permet à chacun de voir qui modifie un document, de discuter avec des collègues ou partenaires grâce à des fonctionnalités de conversation de groupe, et d’ajouter des commentaires visibles pour les autres utilisateurs. Ces fonctionnalités permettent à tous de rester à jour et en phase afin de faire avancer le projet ensemble et de manière cohérente.

Plus grande implication de l'équipe

L'isolement est l'un des principaux problèmes auxquels les travailleurs à distance sont confrontés. Dans un tel contexte, il est plus compliqué pour chacun, sans prise directe avec les collègues, de vivre au rythme du groupe et de s'impliquer dans son travail. Les outils de collaboration cloud facilitent la discussion, le partage et les échanges fréquents d'informations avec les autres personnes au sein de l’entreprise.

Les canaux de communication basés sur le cloud, tels que les plates-formes de messagerie instantanée et de visioconférence, contribuent à créer un sentiment de communauté et d'appartenance entre les personnes travaillant à distance. Les équipes sont ainsi plus engagées et le turn-over est réduit. Quand un bon climat règne entre collègues, chacun a tendance à partager davantage ses idées, ce qui peut également favoriser l'innovation.

Une équipe plus engagée grâce à la collaboration cloud peut également éliminer certains risques informatiques tels que l’informatique fantôme ou « shadow IT », c’est-à-dire l’utilisation non autorisée de solutions ou d’applications par les membres de l'équipe.

Les salariés se tournent généralement vers ces solutions parce qu'ils ne sont pas satisfaits des outils approuvés par leur service informatique. Bien que le recours à ces méthodes de contournement puisse améliorer le travail ou l'efficacité d'un employé, cela peut également présenter des risques de cybersécurité tels que :

• Perte de données
• Manque de visibilité et de contrôle
• Coûts imprévus
• Inefficacité du système
• Extension des surfaces ouvertes aux attaques
• Non-conformité aux réglementations du secteur

Vous pouvez prendre une longueur d'avance sur l'informatique fantôme en adoptant, selon vos propres règles, les outils cloud que vos collaborateurs souhaitent utiliser. Les applications de collaboration cloud permettent à tous vos collaborateurs de participer et de partager leur travail tout en disposant d'un accès facile aux informations et documents dont ils ont besoin, quand et où ils en ont besoin. Vous pouvez en plus profiter de fonctionnalités de suivi de l'activité de votre équipe pour vous assurer qu'aucun programme non approuvé par le service informatique n'est utilisé.

Amélioration de l'organisation et gains de productivité grâce au cloud

Chacun travaille et s'organise à sa manière. Dans une entreprise, il est donc fréquent que les fichiers et documents soient organisés différemment entre les équipes. Une telle approche favorise une désorganisation nuisible à la productivité et la création de silos de données. Ces silos complexifient la gestion de vos documents et génèrent des incompatibilités avec vos autres ensembles de données. Par exemple, si votre équipe marketing utilise une plate-forme technologique et que votre équipe commerciale en utilise une autre, il devient difficile pour les deux équipes de partager des informations.

Les silos de données peuvent entraîner des coûts de stockage imprévus et la diffusion d'informations inexactes au sein de l'entreprise. C'est pour cela qu'une stratégie de gouvernance des données rigoureuse et fiable est si importante pour l'entreprise.

Travailler dans le cloud consolide tous vos fichiers au sein d'un système simple d'accès, favorable à des stratégies d'organisation des fichiers efficaces. Le cloud permet également une meilleure visibilité de vos fichiers. Il vous est alors plus simple de savoir qui accède aux fichiers ainsi que ce qui a été modifié et quand.

Une meilleure organisation permet une meilleure sécurité des données. Les applications cloud enregistrent des journaux des fichiers et l'historique des modifications. Cela protège vos fichiers non seulement contre les catastrophes naturelles, mais aussi contre les autres urgences qui pourraient effacer vos données stockées sur des systèmes traditionnels. Les outils de collaboration cloud vous permettent de gérer l'accès de vos équipes à certains documents en activant des contrôles personnalisés de gestion des identités et des accès (IAM).

Accès facile à des fichiers volumineux

L'accessibilité de votre contenu est l'un des principaux avantages du cloud. Le cloud supprime les étapes fastidieuses du partage de documents volumineux et vous fait gagner une grande efficacité par rapport aux systèmes traditionnels. Vos équipes peuvent ainsi envoyer et recevoir des fichiers volumineux en toute simplicité, sécurité et efficacité.

La plupart des serveurs de messagerie ne peuvent gérer que jusqu'à 50 Mo par e-mail, ce qui rend difficile le partage de fichiers volumineux. Ceci est d'autant plus crucial à notre époque où de nombreux documents et fichiers de travail sont en format audio ou vidéo, bien plus volumineux que de simples fichiers texte. Jusqu'alors, vous aviez sûrement recours à des solutions de stockage physique pour partager des fichiers volumineux, en utilisant par exemple un disque dur externe ou une clé USB que vous faisiez ensuite parvenir au destinataire.

Grâce au cloud, vous pouvez aujourd'hui vous contenter de charger un fichier très volumineux en quelques secondes, puis le partager avec un collègue ou un tiers de manière quasi-instantanée. Tous vos collaborateurs ou partenaires autorisés peuvent ainsi accéder directement à ces éléments en utilisant votre lecteur cloud. De nombreuses solutions vous permettent également de partager des liens de fichiers avec tous vos collaborateurs et d'inviter les personnes autorisées à modifier certains documents uniquement.

Développement d'une politique BYOD (Bring your own device)

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises autorisent, voire incitent au BYOD. Cette approche consiste à utiliser son ou ses appareils personnels dans un cadre professionnel. En 2023, 83 % des entreprises américaines disposaient de plans de BYOD. En France, si les entreprises sont parfois plus réticentes à cette solution, c'est notamment au regard des risques de confidentialité et de la nécessité de protéger leurs données critiques. Cependant, le BYOD présente de nombreux avantages et, bien encadré et contrôlé, peut offrir une solution flexible aux collaborateurs. Les employés peuvent notamment utiliser leurs ordinateurs portables, tablettes, smartphones ou tout autre appareil approuvé par le service informatique pour réaliser leurs tâches professionnelles.

Voici les principaux avantages d'une politique BYOD :

• Gain de productivité : les utilisateurs connaissent bien leurs appareils personnels, sont à l'aise avec leurs applications et peuvent ainsi travailler plus rapidement qu'ils ne le feraient avec des appareils appartenant à l'entreprise qu'ils ne maitrisent pas aussi bien.
• Réduction des coûts d'exploitation : autoriser l'utilisation d'appareils personnels permet de réaliser des économies et évite d'investir dans des appareils dédiés. Votre service informatique peut ainsi utiliser le budget disponible pour gérer d'autres besoins ou développer d'autres projets.
• Simplification du télétravail : les politiques BYOD permettent à vos employés de travailler de n'importe où. Nous l'avons constaté lors des confinements liés à la pandémie de COVID-19. Les employés bloqués chez eux ont pu travailler et collaborer en utilisant leurs appareils personnels, limitant l'impact négatif sur les activités des entreprises.
• Accès aux nouvelles technologies : nous aimons nos appareils personnels et avons tendance à les mettre à jour et à bien les entretenir. En ayant recours au BYOD, vous avez la quasi-certitude que vos employés mettront à niveau leur appareil quand cela est nécessaire. Ils auront ainsi plus facilement accès aux dernières fonctionnalités qui améliorent la qualité et l'efficacité de leur travail.

Un logiciel de collaboration dans le cloud facilite l'application des politiques BYOD en vous permettant d'utiliser n'importe quel appareil connecté à Internet pour accéder à tous vos fichiers et données professionnelles, sans connecter l'appareil au réseau de l'entreprise.

Un fournisseur de services cloud de confiance permet de disposer de contrôles de sécurité avancés. Vous avez ainsi la garantie que vos informations et vos collaborateurs sont protégés même en dehors du bureau.

Un stockage évolutif pour votre entreprise

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devez adapter votre infrastructure et vos solutions informatiques. Une infrastructure traditionnelle est coûteuse à l'achat autant qu'en maintenance et offre souvent un espace de stockage trop important pour ce dont vous avez réellement besoin. Les services cloud, en revanche, sont évolutifs. Vous pouvez ajuster votre espace de stockage dans le cloud en fonction de l'évolution de vos besoins en temps réel. Ainsi, vous ne payez jamais plus que ce que vous utilisez effectivement.

Cette évolutivité est possible grâce à la virtualisation, caractéristique principale du cloud. Contrairement aux appareils physiques, les services virtuels sont flexibles : vous pouvez facilement faire évoluer les ressources et les performances comme et quand vous le souhaitez. Si vous recrutez de nouveaux collaborateurs ou développez des services, le cloud évolue avec vous et s'adapte à vos nouveaux besoins en toute simplicité.

Investir dans une nouvelle solution informatique est une décision importante. Vous devez vous assurer que l’outil choisi est adapté à votre organisation et que vos employés l’utilisent correctement. Voici cinq bonnes pratiques de collaboration dans le cloud.

1. Restez organisé

Une bonne organisation est essentielle pour que la collaboration dans le cloud fonctionne efficacement. Tout le monde dans l'entreprise doit retrouver ce qu'il cherche, ranger les fichiers à la bonne place et organiser son travail selon les mêmes règles pour éviter toute confusion. Grâce à un large espace de stockage partagé sur le cloud, tous les membres de l'équipe peuvent travailler depuis n'importe quel endroit sans perte de productivité.

Pour créer un système d'organisation pour votre disque partagé, gardez à l’esprit trois éléments clés :

1. Définissez des règles de classement simples : un processus de dénomination et d'organisation simple et direct évite les incohérences. Adoptez des règles simples mais strictes afin que tous vos documents respectent le même schéma.
2. Rangez malin : un système d'organisation bien pensé doit vous permettre de trouver facilement ce que vous cherchez. Pensez à développer des systèmes simples pour une organisation fiable et efficace dans le cloud et éviter de perdre du temps.
3. Favorisez la réutilisation de vos ressources : organisez vos fichiers et dossiers de manière intuitive pour que tous s'en inspirent et utilisent les mêmes modèles d'organisation. Vous favorisez ainsi la productivité et l'efficacité du travail.

Une bonne organisation s'applique aussi aux employés. Pour que chacun reste impliqué dans ses tâches, il faut que tous comprennent les enjeux d'une telle organisation. Il est donc important que vous communiquiez dès les premières étapes de votre nouvelle organisation pour que chacun l'adopte au plus vite et la comprenne parfaitement. Les plates-formes de visioconférence cloud permettent de se retrouver et de faire le point pour avancer ensemble dans la même direction.

2. Utilisez un système de communication centralisé

Vos équipes distantes apprécieront sûrement d'avoir plusieurs canaux de communication à leur disposition. Cela facilite la communication en fonction de la situation et des besoins. Vous pouvez proposer des solutions de visioconférences, une messagerie instantanée et bien sûr les e-mails. Ces fonctionnalités sont toutes basées sur le cloud.

Il peut cependant être compliqué de gérer plusieurs canaux de communication, surtout lorsqu'il s'agit d'applications différentes.

Grâce à des outils de collaboration cloud, vous pouvez suivre les discussions, inviter de nouveaux participants à une conversation et documenter l’avancement d’un projet sans avoir à passer d'une application à l'autre en permanence. Les intégrations logicielles avec diverses plates-formes de communication réunissent toutes vos conversations au même endroit pour faciliter l'organisation et l'efficacité de vos échanges.

3. Comprenez quand partager en interne ou en externe

Nous avons abordé la question de la collaboration interne et de son importance pour assurer la productivité et l'efficacité du travail d'équipe.

Cependant, quand il s'agit de collaborer avec des intervenants extérieurs à l'entreprise, la communication est tout aussi cruciale pour fluidifier les échanges et simplifier les transactions. Vos collaborateurs externes peuvent par exemple être des :

1. Partenaires commerciaux
2. Vendeurs
3. Fournisseurs
4. Sous-traitants
5. Clients et utilisateurs finaux

Si vous avez besoin d'informations sur vos livraisons en attente, vous souhaitez sûrement pouvoir consulter l'historique de vos commandes, suivre l'expédition de vos fournisseurs ou accéder à toute information concernant vos transactions. Le cloud permet de stocker et d'échanger toutes ces données en un seul endroit. Vous devez cependant comprendre et déterminer quand un partage d'informations avec des acteurs externes est nécessaire, voire indispensable, et quand il est préférable de protéger la confidentialité de vos données.

Le cloud vous permet de partager des fichiers avec vos partenaires externes aussi facilement qu'avec vos équipes internes. Grâce à la fonction de gestion des identités et des accès (IAM), vous pouvez accorder à des tiers autorisés l'accès à vos fichiers et outils cloud. Partager du contenu avec des membres extérieurs à votre entreprise peut aider à limiter les risques tels que l'informatique fantôme, mais vous devrez utiliser les contrôles de sécurité de votre logiciel cloud pour vous assurer que vos données sont totalement sécurisées. C'est pourquoi il est essentiel de choisir un fournisseur cloud qui propose des fonctionnalités de cybersécurité avancées.

4. Sachez quand utiliser des outils de collaboration visuels ou textuels

Envoyer des messages texte (e-mails, chats, conversations de groupe) est idéal pour répondre à des questions rapides et communiquer efficacement avec votre équipe. Cependant, mal interpréter un e-mail ou un message direct est plus fréquent qu'on ne le pense, en particulier quand on travaille à distance.

Les tableaux blancs numériques sont un outil utile pour mettre en place une collaboration virtuelle, dans la mesure où ils permettent de discuter, de modifier des éléments et d'améliorer des idées d'une manière plus interactive et fluide que ne le permettrait la seule communication écrite.

Les outils de collaboration visuelle sont plus adaptés pour discuter de sujets complexes et organiser des séances de travail en direct, comme des ateliers ou des sessions de brainstorming. Si toute votre équipe est en mesure de travailler sur le même tableau blanc numérique en temps réel, la collaboration prend tout son sens et se fait aussi efficace qu'en présentiel.

Vous pouvez notamment tirer parti des techniques et outils de visualisation qui ont fait leurs preuves tels que les tableaux blancs, les tableaux Kanban et les storyboards, et les déployer dans votre espace virtuel. Chaque intervenant peut ainsi participer plus facilement et de manière plus créative au projet, tout en ayant une vue d'ensemble de son développement à chaque étape.

Si les réunions virtuelles ne sont pas encore aussi agréables que celles organisées sur site, avec la présence physique de tous les participants, des outils comme les tableaux blancs numériques vous permettent d'organiser des ateliers virtuels et des sessions créatives tout aussi productifs. Profitez de fonctionnalités telles que les notes adhésives et les schémas pour stimuler l'échange d'idées et permettre à chacun d'innover en toute liberté. Vous pouvez même joindre à votre tableau des ressources médias numériques, comme des vidéos et des images, ce qui permet aux entreprises de marketing et de médias de faire circuler les idées aussi bien à distance qu'en personne. Travailler sur le cloud vous permet ainsi de mettre à disposition de vos collaborateurs un espace de travail collaboratif innovant.

5. Formez vos collaborateurs

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de collaboration, la meilleure façon d'en tirer tout le potentiel est de donner à votre équipe les outils et la formation dont elle a besoin pour utiliser cette solution le plus efficacement possible.

Une bonne formation de tous vos collaborateurs à votre nouveau logiciel avant et pendant sa mise en œuvre est essentielle. Après avoir utilisé votre solution pendant plusieurs mois, vous pourrez définir un programme de formation continue pour que vos utilisateurs soient rapidement opérationnels dès qu'une mise à jour majeure ou de nouvelles fonctionnalités sont disponibles. Vous pourrez ainsi conserver une excellente productivité même si vous faites évoluer votre suite technologique.

Vous pourriez également créer un groupe rassemblant des collaborateurs experts dans l'utilisation de l'outil. Ce groupe pourrait alors être le point de contact privilégié pour assister vos utilisateurs occasionnels.

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