Gestion des documents et gestion des enregistrements

Aujourd'hui, les entreprises sont amenées à gérer une multitude de contenus différents.

Des accords de non-divulgation aux supports marketing, en passant par les accords d'intégration, les spécifications des produits et les présentations de vente, le contenu alimente chaque processus. Sachant que plusieurs équipes travaillent sur les mêmes éléments de contenu et que plusieurs personnes examinent ces contenus, vous avez besoin d'un système efficace pour organiser et gérer tout cela. 

La gestion des documents peut aider votre entreprise à contrôler tous ses contenus, tandis que la gestion des enregistrements permet de garantir la confidentialité et la sécurité de vos informations. Bien que ces deux processus se chevauchent, la gestion des documents et la gestion des enregistrements sont néanmoins distinctes. Apprenez-en plus sur la gestion des enregistrements et la gestion des documents et découvrez si votre entreprise pourrait bénéficier de l'un de ces processus, voire des deux.

Qu'est-ce que la gestion des documents ?

La gestion des documents est le processus qui consiste à classer et à contrôler les documents de votre entreprise. Selon l'Organisation internationale de normalisation (ISO), les documents entrent dans la catégorie de « l'information documentée », qui comprend également les enregistrements. La section 3.8.6 de la norme ISO 9000:2015 définit l'information documentée comme une information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme, ainsi que le support sur lequel elle figure. 

D'après cette définition, les documents sont définis comme des « informations créées pour que l'entreprise puisse fonctionner ». Selon la norme, les informations documentées peuvent se présenter sous n'importe quel format, sur tout support, et peuvent provenir de toute source. L'ISO a également une définition distincte d'un document, à la section 3.8.5 : « support d'information et l'information qu'il contient ».

Dans cette optique, voici une liste non exhaustive des éléments qui entrent dans la catégorie des documents :

• E-mails accusant réception d'une facture ou confirmant l'heure d'un rendez-vous
• Listes de tâches
• Ébauches de communications
• Contrats
• Textes marketing
• Descriptions et spécifications des produits
• Décrets
• Testaments
• Factures

Un document peut utiliser différents supports, notamment les suivants :

• Photos
• Vidéo
• Texte
• Papier

Les entreprises possèdent d'innombrables documents, dans de nombreux formats différents. Ces documents évoluent au fil des modifications qui leur sont apportées. Il est important de garder une trace des documents pour s'assurer qu'ils ne sont pas perdus et que des modifications non autorisées ne sont pas transmises. C'est là tout l'intérêt d'un système de gestion des documents. 

Même si vous n'avez pas de système officiel, vous utilisez sans doute une sorte de gestion des documents au quotidien. Cependant, sans un système robuste, les documents peuvent facilement être perdus. En l'absence de système efficace, la gestion des documents peut être fastidieuse et frustrante. C'est pourquoi vous devez mettre en place un processus formel de gestion des documents, afin de les organiser de façon efficace et efficiente.

Processus de gestion des documents

Le processus de gestion des documents implique généralement plusieurs étapes, de la création d'un document à son stockage final. Il se déroule de la manière suivante.

1. Création

La manière dont un document est créé dépend du support utilisé et du format du fichier. S'il s'agit d'un document textuel, la création peut consister à ouvrir et à enregistrer un document dans un logiciel de traitement de texte. S'il s'agit d'une vidéo ou d'une image, la création peut consister à charger une vidéo ou une image dans le système de gestion des documents.

2. Rédaction et réexamen

Le document créé est transmis à des collaborateurs, qui peuvent ajouter des modifications ou des commentaires. Dans l'idéal, le processus de gestion des documents permet aux collaborateurs de travailler sur le même document sans écraser le travail des autres. Des fonctionnalités telles que le suivi des modifications et le verrouillage du document permettent de limiter les erreurs et de simplifier le processus de collaboration. Le contrôle des versions du document permet de revenir facilement en arrière et de voir quelles modifications ont été apportées et par qui.

Un système de gestion des documents peut également inclure des fonctions d'automatisation facilitant la révision des documents. Ces fonctions automatisées peuvent inclure l'ajout automatique de balises dans les fichiers, ainsi que la vérification de l'orthographe ou de la grammaire. 

En fonction de l'entreprise et du nombre de personnes travaillant sur le document, le processus de rédaction et de réexamen peut se poursuivre. Une fois que l'équipe A a effectué ses modifications, elle peut transmettre le document à l'équipe B, qui le transmettra à son tour à l'équipe C avant qu'il ne soit prêt pour la phase suivante.

3. Assemblage et approbation

Certains documents sont plus complexes que d'autres et doivent parfois être assemblés avant d'être complets. Un système de gestion des documents peut assembler un document à l'aide de métadonnées personnalisées, de sorte que toutes les pages associées sont incluses. Ce processus d'assemblage permet de garantir que le document répond à toutes les exigences réglementaires et respecte les normes de l'entreprise. Par exemple, il est possible qu'un contrat de travail ou un accord de non-divulgation doive contenir certaines clauses pour être valide.

Une fois le document rédigé et assemblé, l'étape suivante est l'approbation. Le processus d'approbation consiste à obtenir des signatures pour le document. Une entreprise peut utiliser un logiciel de signature électronique pour simplifier cette étape.

4. Stockage et accès

Les documents approuvés doivent être conservés quelque part. Par le passé, il était courant d'imprimer des versions papier ou de rassembler des exemplaires physiques des documents sous forme de cassettes, de DVD ou de photographies. Les formats physiques nécessitent un lieu de stockage physique, tel qu'une salle d'archivage ou un centre de stockage hors site.

Grâce au stockage dans le cloud, il n'est plus nécessaire d'avoir des placards de rangement physiques et une salle ou un centre dédié. Un système de gestion des documents dans le cloud permet à l'utilisateur d'accéder à un document n'importe où ou presque, et de télécharger le document sur n'importe quel périphérique connecté à Internet. 

5. Leur processus d'élimination

Si certains documents doivent être conservés indéfiniment, ce n'est pas le cas de tous. Un système de gestion des documents doit inclure une option efficace pour supprimer ou éliminer les documents qui ne sont plus nécessaires (ou qui doivent être supprimés conformément à la réglementation ou à une règle). En fonction des réglementations du secteur ou des règles de conformité applicables à votre entreprise, votre système doit respecter toute exigence d'élimination applicable.

Qu'est-ce que la gestion des enregistrements ?

Un enregistrement est légèrement différent d'un document. Selon la norme ISO 9000:2015, les enregistrements sont des documents qui prouvent les activités réalisées ou présentent les résultats obtenus. Ils peuvent être utilisés comme preuve de vérification, de mesure corrective ou d'action préventive. Ils peuvent également formaliser la traçabilité.

L'Organisation des Nations Unies (ONU) définit les enregistrements comme les « informations créées, reçues et conservées à titre de preuve et d'actif par une organisation ou une personne, dans le cadre de l'exécution d'obligations légales ou dans la transaction de l'organisation ». 

Les éléments suivants sont considérés comme des enregistrements :

• E-mails de confirmation
• Feuilles de calcul comportant des décisions budgétaires
• Photos
• Rapports finaux

L'une des différences entre les enregistrements et les documents découle du fait que les enregistrements sont généralement plus formels que les documents. Ils doivent être gérés avec soin, car ils peuvent servir de preuve si nécessaire. Si un document peut continuer à évoluer tout au long de sa vie, un enregistrement est définitif. Une fois qu'un élément de contenu a été désigné en tant qu'enregistrement, il n'est plus possible de le modifier, à moins de créer un nouvel enregistrement distinct.

La durée de conservation obligatoire des enregistrements par une entreprise dépend de son secteur d'activité et des lois qui la régissent. Dans certains cas, les enregistrements doivent être conservés indéfiniment. Dans d'autres, ils peuvent être supprimés après un certain nombre d'années ou à la demande d'un client. Aux États-Unis, des lois régissent l'élimination appropriée des enregistrements. Dans le secteur financier, la Securities and Exchange Commission a défini des règles concernant la création et l'élimination des enregistrements. La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) définit les règles et réglementations relatives à la création, au stockage et à l'élimination des dossiers médicaux.

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a été adopté par l'Union européenne (UE) et s'applique à de nombreux domaines. Même si votre entreprise n'est pas implantée en Europe, il est possible qu'elle doive néanmoins se conformer aux règles du RGPD en matière de gestion des enregistrements, notamment si elle travaille avec des clients ou des entreprises situés dans l'UE.

Processus de gestion des enregistrements

Pour commencer, le processus de gestion des enregistrements est semblable au processus de gestion des documents. Il se déroule de la façon suivante :

1. Création

Les enregistrements sont souvent des documents au départ. Ils peuvent prendre de nombreuses formes différentes, telles que des contrats, des photos et des vidéos. Selon le type d'enregistrement, il est possible que plusieurs composants doivent être créés. Par exemple, un dossier médical peut inclure les radiographies d'un patient, les antécédents médicaux écrits, une liste de médicaments et les commentaires écrits ou audio d'un médecin. L'enregistrement relatif à un accident de voiture peut inclure le rapport de police, des dépositions de témoins et des photos des dégâts. 

2. Rédaction, réexamen et révision

En fonction du type d'enregistrement créé, il peut y avoir un processus de rédaction, de réexamen et de révision, tout comme pour la gestion des documents. À ce stade, il est important d'attribuer des autorisations utilisateur et de déterminer qui travaille sur l'enregistrement à tout moment, afin de ne pas écraser les modifications et de garantir l'exactitude des informations.

3. Approbation

Il peut également être nécessaire d'approuver l'enregistrement, ce qui peut se faire de différentes façons. Par exemple, les parties concernées peuvent signer l'enregistrement, ou bien un tribunal peut l'approuver.

4. Leur méthode de stockage

Les enregistrements doivent être stockés en toute sécurité afin de préserver leur intégrité. Souvent, un calendrier de conservation est associé au stockage des enregistrements. Selon le type d'enregistrement, une entreprise peut être amenée à le conserver pendant plusieurs mois, pendant un an voire indéfiniment. Le calendrier de conservation détermine également le lieu ou l'enregistrement est stocké. 

Par exemple, imaginons qu'une université doive stocker les enregistrements relatifs à ses étudiants. La durée pendant laquelle elle conserve chaque enregistrement dépend de la relation de cette université avec l'étudiant concerné. Les enregistrements des candidats, dans le cas d'étudiants qui ont postulé, mais n'ont pas été acceptés, n'ont généralement pas besoin d'être conservés très longtemps. Une université peut conserver ses enregistrements pendant un an, puis les archiver ou les éliminer. 

Les enregistrements relatifs aux étudiants acceptés par l'université et diplômés par la suite doivent être traités différemment. En général, l'université stocke ces enregistrements indéfiniment ou pendant de nombreuses années après l'obtention du diplôme.

5. Leur processus d'élimination

Bien qu'il existe des règles concernant la durée de conservation des enregistrements par une entreprise, ils ne durent pas nécessairement éternellement. Les enregistrements peuvent être éliminés au moment opportun. Le système de gestion des enregistrements d'une entreprise doit décrire les étapes appropriées pour éliminer les enregistrements afin d'assurer le bon déroulement du processus. 

Fonctionnalités de gestion des enregistrements

Un système efficace de gestion des enregistrements doit disposer de certaines fonctionnalités pour garantir la conformité. Ces dernières doivent pouvoir s'adapter au secteur et aux besoins de votre entreprise. En voici quelques exemples :

• Consignation des enregistrements : après la création d'un enregistrement, un identifiant unique lui est attribué, qui garantit la cohérence tout au long de sa durée de vie.
• Contrôles d'accès stricts : il est parfois nécessaire d'ajouter des restrictions aux enregistrements afin que seuls les utilisateurs disposant de certaines autorisations puissent les modifier ou y accéder.
• Règles de conservation : un système de gestion des documents nécessite des règles qui définissent la durée de conservation des enregistrements, l'endroit où ils doivent être stockés et le processus d'élimination à la fin du cycle de vie d'un enregistrement.
• Fonctionnalité d'audit : les audits montrent comment les enregistrements ont été créés, qui les a traités, comment ils ont été stockés et comment ils ont été éliminés.

Qu'est-ce qui différencie la gestion des documents et la gestion des enregistrements ?

L'une des différences entre la gestion des enregistrements et la gestion des documents découle du fait que, si tous les enregistrements sont des documents, tous les documents ne sont en revanche pas des enregistrements. La gestion de chacun d'entre eux dépend en grande partie de la compréhension de cette différence. Les autres différences entre les deux incluent :

1. Leurs objectifs

La gestion des documents et la gestion des enregistrements ne visent pas les mêmes objectifs. Une entreprise recherchant un système de gestion des documents souhaite sans doute trouver une solution unique pour l'ensemble de ses contenus. Votre entreprise peut posséder une multitude de contenus, y compris des contrats, des vidéos marketing, des publications sur les réseaux sociaux et des idées de produit. Un système de gestion des documents vous aidera à gérer efficacement tous ces contenus, afin que vous sachiez exactement qui a modifié quoi, à quel stade en est un contenu dans son cycle de vie et où il est stocké. 

La gestion des enregistrements vise quant à elle souvent à garantir qu'une entreprise respecte les lois sur les enregistrements. Dans de nombreux cas, le respect des lois consiste à garantir la confidentialité et la sécurité des enregistrements conservés. Un système de gestion des enregistrements permet également à votre entreprise d'éviter des amendes en cas de violation de la réglementation sur le stockage, la conservation et l'élimination appropriés des enregistrements.

2. Leurs méthodologies

Habituellement, un système de gestion des documents donne la priorité au contenu. Un utilisateur qui recherche un document peut utiliser certains mots-clés. Le contenu étant essentiel dans la gestion des documents, le système peut trier les documents par projet ou par créateur. 

Un système de gestion des documents privilégie généralement le contexte plutôt que le contenu. Une personne qui accède aux enregistrements d'une entreprise peut vouloir rechercher un type d'enregistrement spécifique, comme un contrat de travail ou la preuve d'un accident de voiture, et non pas le contenu spécifique de l'enregistrement. Par exemple, elle peut avoir besoin d'un contrat pour prouver qu'une personne a commencé à travailler à une date donnée, ou exiger des photos de l'accident afin de les montrer au jury pendant un procès. 

Toute personne recherchant un enregistrement sait généralement qu'elle ne peut pas y apporter de modifications, comme elle pourrait le faire dans la version provisoire d'un contrat. Une fois qu'un contrat de travail est signé, il n'est plus possible de le modifier. Une fois que les photographies sont devenues des preuves, elles ne peuvent plus être modifiées.

3. Leur méthode de stockage

Une autre différence notable entre un système de gestion des documents et un système de gestion des enregistrements tient à la façon dont chacun stocke les informations documentées. Avec un système de gestion des documents, l'objectif est généralement de stocker les documents afin que les personnes qui en ont besoin puissent facilement y accéder. Un utilisateur peut rapidement extraire un document d'un système de gestion des documents dans le cloud, soit à partir de son ordinateur professionnel soit à partir de son ordinateur personnel. Il peut y apporter des changements avant de le remettre dans le système. 

Si un autre utilisateur a besoin d'accéder au même document, il peut le télécharger sur son propre ordinateur, au travail ou à son domicile. Il peut consulter l'historique des versions pour voir les modifications apportées par un autre utilisateur et continuer à modifier le document si besoin.

Les systèmes de gestion des enregistrements imposent généralement des exigences de stockage plus strictes. Les enregistrements sont souvent stockés dans un format qui ne peut pas être modifié, car l'objectif est la conformité plutôt que la gestion du contenu. Le contexte étant essentiel pour la gestion des enregistrements, ceux-ci sont généralement stockés avec d'autres enregistrements pertinents. Les règles dictant quels enregistrements doivent être conservés et où ils doivent l'être sont généralement déterminées par des organismes externes.

4. Sécurité

La sécurité est importante pour la gestion des enregistrements comme pour celle des documents, mais prend une forme légèrement différente dans chaque cas. Dans le cadre de la gestion des documents, la priorité est souvent de faire en sorte que le contenu soit sécurisé et que les utilisateurs appropriés puissent y accéder. Pour sécuriser un document, il faut par exemple définir les autorisations associées et contrôler qui peut faire quoi avec ce document.

Dans le cadre de la gestion des enregistrements, la sécurité passe par la protection de l'intégrité. Cela consiste à contrôler qui peut accéder à un enregistrement et à vérifier que le système que vous utilisez est conforme aux exigences de sécurité de toute réglementation pertinente, comme le RGPD ou la HIPAA.

5. Leur processus d'élimination

Le processus d'élimination est souvent différent pour les documents et les enregistrements. Pour les documents, l'élimination peut tout simplement consister à appuyer sur la touche « Supprimer » lorsqu'un contenu n'est plus requis. Une autre solution consiste à archiver les documents dont votre entreprise n'a plus besoin, à les transférer dans un centre hors site ou à les placer dans une zone moins accessible de votre système de gestion des documents. Ainsi, le contenu pourra toujours être récupéré si vous en avez besoin plus tard, mais il n'occupera plus de place sur site ou dans le cloud.

L'élimination des enregistrements est souvent plus complexe. Selon la réglementation en vigueur, vous devrez peut-être vous assurer que les enregistrements sont éliminés afin que plus personne ne puisse y accéder. Dans certains cas, les enregistrements ne peuvent pas être détruits ou supprimés, mais doivent être archivés ou faire l'objet d'un stockage profond. 

Comment Box peut vous aider dans la gestion de vos documents 

Box est une plate-forme de gestion des documents native dans le cloud qui simplifie le processus de création de contenus et de collaboration associé. Votre équipe peut accéder à vos contenus sur n'importe quel périphérique, en ayant l'assurance que vos documents sont totalement sécurisés. Grâce à Box, vous pouvez collaborer avec n'importe qui, y compris les membres de l'équipe et les utilisateurs externes. Notre plate-forme suit l'historique des versions pour vous permettre de voir qui a effectué quel changement et quand. Vous pouvez également ajouter des commentaires aux documents et partager des liens. 

Si votre entreprise a ses applications préférées, telles que Google Workspace ou Microsoft 365, les équipes peuvent facilement les utiliser avec Box. Notre plate-forme s'intègre parfaitement à d'autres systèmes et applications, vous permettant de décupler votre productivité tout en veillant à ce qu'aucun document ne soit laissé de côté.

Notre plate-forme de gestion des documents propose notamment les fonctionnalités suivantes :

• Création de contenu
• Collaboration et modification
• Organisation et classement
• Flux de travail automatisés
• Extraction d'informations
• Stockage et accès
• Sécurité et contrôle
• Conservation et élimination
• Intégration avec d'autres applications
• Applications intégrées

Découvrez les avantages que Box peut vous offrir

À l'heure où chaque processus métier dépend du contenu, vous avez besoin d'une plate-forme sécurisée qui facilite la collaboration et la gestion de l'ensemble du cycle de vie du contenu. La gestion des documents n'est qu'un outil de collaboration parmi d'autres dans le Content Cloud. Contactez-nous dès aujourd'hui pour organiser une démonstration.

**Tandis que nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.