Qu'est-ce que la migration vers le cloud ?

La migration vers le cloud consiste à transférer les ressources numériques d'une organisation (serveurs, stockage, applications et données) depuis d'anciens systèmes sur site vers un environnement basé sur le cloud. Que vous soyez à la tête d'une grande entreprise ou d'une PME, cette transition est essentielle pour prendre en charge l'augmentation des charges de travail et faire avancer vos initiatives de transformation numérique.

La migration vers le cloud est bien plus complexe que le simple déplacement d'un document d'un dossier à un autre. Cela implique de reconfigurer vos ressources et d'ajuster vos systèmes ainsi que vos flux de travail afin de garantir que vos contenus restent accessibles lorsque vous en avez besoin.

Passons en revue ce qu'implique le passage au cloud et comment garantir une transition fluide.

Points forts :

• La migration vers le cloud est le processus par lequel les ressources numériques de votre organisation, notamment les serveurs, les applications et les données, passent de systèmes sur site à une infrastructure cloud
• La migration vers le cloud présente de nombreux avantages, tels que l'évolutivité, l'optimisation des coûts, l'interopérabilité des données, une sécurité renforcée, et bien plus encore
• La migration des systèmes sur site vers le cloud est d'autant plus efficace lorsque vous planifiez soigneusement le transfert de vos données et choisissez les bons outils pour rendre la transition fluide et simple
• Box Shuttle offre une plateforme fluide pour migrer les anciens systèmes vers le cloud, avec des paramètres personnalisables, des intégrations sécurisées, ainsi que des outils sur site et dans le cloud

Ce que vous devez savoir sur la migration vers le cloud

Traditionnellement, les entreprises stockaient leurs données dans de nombreux environnements physiques et numériques, notamment des partages de fichiers réseau, des outils de synchronisation et de partage de fichiers d'entreprise (EFSS), ainsi que d'anciens systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM).

À cause de cette fragmentation, les organisations rencontraient des difficultés pour accéder à leurs informations et en assurer la sécurité. Gérer le cycle de vie de vos contenus dans le cloud permet de maintenir vos contrats, accords et autres fichiers accessibles à tout moment, depuis n'importe quel endroit via une connexion Internet.

Si vous découvrez ce processus, voici quelques bases à connaître sur la migration vers le cloud :

• La migration vers le cloud favorise de nouvelles opportunités de collaboration avec les parties prenantes internes et externes, ce qui permet d'accomplir les tâches plus rapidement et de manière plus efficace
• La migration de contenu, qui consiste à regrouper tous les fichiers dispersés en un seul emplacement, peut prendre du temps, en fonction du service de migration vers le cloud que vous utilisez et du volume de données concerné
• La migration vers le cloud optimise votre travail en éliminant les fichiers en double ou en repensant vos processus informatiques, et elle aura un impact significatif sur votre capacité à en tirer pleinement les bénéfices

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Pourquoi migrer vers le cloud

La migration vers les services cloud est une stratégie largement adoptée par les entreprises. Selon le rapport 2025 de Flexera sur l'état du cloud, 55 % des charges de travail des grandes entreprises et des PME s'exécutent actuellement sur des infrastructures publiques. 

Le rôle du cloud dans la transformation numérique est l'une des raisons pour lesquelles les entreprises abandonnent les anciens systèmes. Avec une plateforme basée sur le cloud, vous pouvez adapter vos capacités à la hausse ou à la baisse en fonction de la demande, en ne payant que ce que vous utilisez au lieu de maintenir une infrastructure sur site coûteuse. Cette flexibilité vous offre un avantage concurrentiel, en vous permettant de réagir rapidement aux évolutions du marché.

Mais un autre facteur accélère la migration des entreprises vers le cloud : l'adoption de l'IA en entreprise.

Alors que les anciens systèmes peinent à s'intégrer à des flux de travail pilotés par l'IA, les solutions cloud offrent des informations en temps réel et des capacités d'automatisation, simplifiant les processus et vous aidant à tirer davantage de valeur de vos données non structurées, y compris les documents, les fichiers multimédia et autres informations dépourvues de format structuré.

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Avantages de la migration vers le cloud

Les migrations vers le cloud peuvent apporter une forte valeur ajoutée à de nombreuses organisations, en particulier aux petites et moyennes entreprises. Découvrez les avantages pour vos opérations métier.

1. Évolutivité

L'une des raisons pour lesquelles la migration vers le cloud est attractive pour les petites entreprises est qu'elle soutient la croissance, en offrant un stockage de données dans le cloud évolutif et en éliminant la nécessité d'investir dans de nouveaux serveurs sur site coûteux. 

La capacité de stockage dans le cloud flexible permet également de répondre à une hausse des besoins, comme un pic de trafic lors d'une vente en ligne ou l'ouverture de nouveaux sites, des opérations nettement facilitées grâce au cloud.
 

2. Optimisation des coûts

Une étude Forrester sponsorisée par Box a révélé que les entreprises ayant migré vers le cloud ont enregistré des gains de productivité se traduisant par 14,5 millions de dollars d'économies. Les systèmes basés sur le cloud simplifient également l'infrastructure informatique, en réduisant le temps que votre équipe consacre à la maintenance d'outils complexes.

Un autre avantage de la migration vers le cloud est de transformer vos coûts de gestion du cycle de vie des données d'une dépense d'investissement en une dépense opérationnelle, un modèle souvent plus facile à gérer pour les entreprises en croissance.

3. Interopérabilité des données

Les services de migration vers le cloud permettent également l'interopérabilité des données, ce qui signifie que vos informations peuvent circuler entre les outils ou les services sans nécessiter d'intervention manuelle ni de reformatage important. 

Lorsque vos données sont dans le cloud, les employés peuvent rapidement commencer à travailler depuis chez eux ou sur leurs téléphones, grâce à la sécurité intégrée. Ils peuvent accéder à leurs contenus même en dehors du réseau de l'entreprise.

Consultez notre guide des bonnes pratiques pour la mise en place du travail à distance.

4. Sécurité renforcée

En matière de sécurité dans le cloud, votre fournisseur de services se tient à jour des menaces les plus récentes et des évolutions technologiques, en déployant automatiquement des mises à jour et des correctifs, sans nécessiter d'intervention de la part de votre équipe informatique. 

Un autre avantage d'un programme cloud pratique et rapide est l'élimination du shadow IT, ce qui réduit le risque de failles de sécurité liées à l'utilisation d'outils non approuvés.

5. Amélioration des performances de l'infrastructure

Les experts informatiques optimisent les serveurs cloud afin d'assurer une gestion efficace des données. Cela signifie utiliser des technologies de pointe, comme la génération augmentée de récupération (RAG), pour offrir une meilleure expérience aux utilisateurs. Vous pouvez améliorer considérablement vos performances de manière automatique, sans nécessiter de maintenance supplémentaire.

6. Accès plus rapide à l'innovation

Créez-vous une entreprise axée sur l'IA ? Commencez par une stratégie de migration vers le cloud. Les entreprises migrent souvent vers le cloud pour accélérer l'adoption de l'IA. Grâce à des solutions alimentées par l'IA (telles que la gestion intelligente de contenu), les équipes peuvent accélérer les flux de travail tout en sécurisant les données stratégiques. Une étude de MIT Tech Review Insights, menée en partenariat avec Infosys Cobalt, indique que 71 % des dirigeants d'entreprise prévoient une augmentation d'au moins 25 % des dépenses en infrastructure cloud pour l'IA au cours des deux prochaines années. 

Bien que les solutions d'IA puissent techniquement fonctionner sur site, la plupart des outils d'IA modernes et évolutifs sont basés sur le cloud. S'appuyer sur des systèmes existants peut donc s'avérer limitant. De plus, une mise en œuvre responsable de l'IA sur site peut entraîner des coûts élevés et un accès plus lent à l'innovation par rapport à une IA basée sur le cloud.

Découvrez les avantages de l'adoption d'une plateforme de gestion intelligente de contenu.

7. Réduction de la fragmentation des contenus

En migrant les données vers le cloud, vous centralisez vos informations critiques dans un environnement accessible, qu'elles soient internes ou externes, actives ou archivées. Ce processus réduit la fragmentation des contenus, vous évitant de passer d'un système à l'autre simplement pour localiser des fichiers.

Les équipes sont moins susceptibles de créer du contenu en double lorsque tout est regroupé au sein d'une même plateforme de stockage dans le cloud. Elles peuvent également utiliser facilement des fonctionnalités telles que la catégorisation des documents pour organiser les fichiers de manière plus structurée, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs liées à des versions contradictoires.

Découvrez pourquoi le contrôle des versions des documents est essentiel lors de la gestion de fichiers dans le cloud.

Quel est l'impact des anciennes infrastructures sur la migration des contenus vers le cloud ?

Les anciennes infrastructures manquent d'efficacité et de sécurité, exposant votre entreprise à des risques de violations de données. Si des attaquants parviennent à exploiter une faille dans un système obsolète, il n'y a souvent aucun support fournisseur pour corriger le problème, ce qui laisse votre entreprise exposée. Les anciennes technologies sont également inefficaces pour répondre aux exigences modernes et risquent de ralentir les performances au fil du temps.

Voici quelques éléments d'anciennes infrastructures susceptibles d'avoir un impact sur le processus de migration vers le cloud :

• Logiciels
• Serveurs
• Partages de fichiers réseau
• Outils EFSS
• Logiciels sur site tels que SharePoint
• Anciens outils de stockage dans le cloud tels qu'Amazon Web Services
• Anciens outils ECM (gestion de contenu d'entreprise)

Les systèmes obsolètes peuvent également entraîner des problèmes d'interopérabilité et vous empêcher de tirer pleinement parti des avantages de l'intégration des applications cloud. Par exemple, une ancienne application qui ne fonctionne que sur des serveurs locaux ne vous permettra pas d'accéder aux fichiers depuis un appareil mobile. Se débarrasser de vos anciens équipements peut constituer un avantage majeur de votre migration vers le cloud, en supprimant les obstacles de compatibilité et en facilitant l'accès à vos données et applications.

Facteurs à prendre en compte avant de migrer vers le cloud

Lorsque vous envisagez une migration vers le cloud, prenez en compte ces six facteurs clés.

1. Complexité de la migration des données

La migration des données prend du temps. Selon le volume d'informations accumulées, le temps nécessaire à la migration peut être important et allonger considérablement le processus de mise en œuvre. Les services modernes de migration vers le cloud permettent de transférer des fichiers en ligne, même pour des volumes de données de plusieurs téraoctets.

2. Interdépendance des systèmes et priorisation

Le processus de migration vers le cloud nécessite une certaine priorisation et une planification rigoureuse afin d'identifier quels systèmes migrer en premier et comment vous assurerez la prise en charge des contenus provenant de sources multiples. Vous devrez peut-être examiner la manière dont les systèmes interagissent entre eux et déterminer lesquels sont les plus essentiels aux opérations, afin de garantir le maintien des intégrations pendant la migration.

3. Garantie de l'intégrité des données

Après la migration vers le cloud, vous devez vérifier que le transfert est complet. Les plateformes modernes permettent de migrer les historiques de versions ainsi que les autorisations des fichiers et des dossiers. En préservant ces caractéristiques, vous maintenez l'intégrité de vos données, tout en permettant aux utilisateurs d'accéder aux versions antérieures dès qu'ils en ont besoin.

4. Continuité opérationnelle

Personne ne souhaite subir plus d'interruptions que nécessaire, mais des erreurs dans l'exécution du plan de migration des contenus peuvent en entraîner. Une approche pour maintenir la continuité de vos opérations critiques consiste à effectuer le transfert de vos contenus pendant un week-end afin d'éviter toute perturbation des activités quotidiennes.

Une autre stratégie de migration des contenus consiste à tester le nouveau système et à effectuer une migration différentielle, qui consiste à transférer les fichiers modifiés depuis la migration principale. Certains outils automatisent ces étapes, en mettant hors service les anciens systèmes et en réduisant les erreurs humaines.

5. Gestion efficace du changement

La mise en place d'une gestion du changement implique d'élaborer un plan structuré pour accompagner votre équipe tout au long d'une transition (dans ce cas, la migration vers le cloud). Cela implique de former votre équipe afin qu'elle puisse s'adapter plus rapidement au nouveau système.

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6. Indicateurs de réussite et suivi des performances

Pour vous assurer que votre plan de migration des contenus fonctionne efficacement, vous devez le mesurer : 

• Analysez le retour sur investissement (ROI) pour comprendre l'impact financier
• Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) qui reflètent dans quelle mesure la migration soutient vos objectifs

Ces KPI peuvent inclure des mesures concrètes, telles que l'utilisation de la mémoire, les taux d'erreur et les temps de validation, ainsi que des évolutions plus subjectives, comme l'amélioration de l'expérience utilisateur.

Migration vers le cloud des environnements sur site : comment ça fonctionne ? 

La migration des contenus n'est pas toujours simple. Alors, comment fonctionne la migration vers le cloud ? Le processus comprend plusieurs étapes. Utilisez ceci comme liste de contrôle pour guider votre démarche.

1. Définir les objectifs de votre migration du sur site vers le cloud

Commencez par acquérir une compréhension approfondie de vos applications et de vos données afin d'élaborer un plan de transition. Prenez en compte vos KPI ou vos niveaux de performance de référence que vous souhaitez améliorer grâce à votre système cloud. Ces données vous aident à quantifier la valeur du système et à orienter vos décisions futures. 

Établissez votre calendrier, en incluant l'abandon des anciennes infrastructures, afin de disposer d'une échéance claire vers laquelle progresser.

2. Élaborer une feuille de route pour la migration de contenu

Dans un second temps, définissez les informations que vous allez migrer. Soyez attentif aux données stratégiques, aux données qui pourraient nécessiter un travail préparatoire avant le transfert, ainsi qu'aux interdépendances susceptibles de poser problème pendant le processus de migration vers le cloud. Ensuite, choisissez l'environnement (cloud public, privé ou hybride, voire une combinaison de plusieurs infrastructures) qui correspond le mieux à vos besoins métier et à vos objectifs.

C'est également le bon moment pour rallier vos parties prenantes au projet. Assurez-vous que tous les services et toutes les équipes qui utiliseront votre nouvelle solution y souscrivent. Lorsque l'ensemble des services adhère à la stratégie de migration vers le cloud, les chances d'une transition fluide augmentent et les éventuelles préoccupations peuvent être prises en compte dès le départ.

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3. Élaborer une stratégie de protection des données

Une grande partie de la cybersécurité dans le cloud relève du fournisseur de services, qui gère les serveurs en s'appuyant sur une expertise approfondie. Mais vous pouvez également contribuer à la protection de vos données en mettant en place des mesures telles que le chiffrement des fichiers et la gestion des accès. Collaborez avec votre prestataire de services de migration vers le cloud afin de définir les mesures de sécurité à mettre en place et d'élaborer une stratégie fondée sur les bonnes pratiques.

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4. Mettre en oeuvre la migration vers le cloud

Envisagez les outils disponibles sur le marché pour faciliter le transfert de vos ressources numériques. Les solutions les plus avancées copient et déplacent automatiquement vos données, ce qui simplifie le processus de migration tout en limitant au minimum l'implication de vos équipes.

5. Évaluer et optimiser votre environnement cloud

La dernière étape d'une migration vers le cloud consiste à évaluer les effets du changement. Passez en revue et ajustez votre environnement cloud après la migration afin de vous assurer qu'il fonctionne correctement, en évaluant vos indicateurs clés de performance (KPI), tels que la productivité des équipes et les économies réalisées.

Votre prestataire de services de migration vers le cloud peut jouer un rôle déterminant tout au long de la transition. Leur expertise et leurs services de conseil vous aident à résoudre les problèmes de compatibilité les plus courants.

Quels types de stratégies de migration vers le cloud devriez-vous adopter ?

Selon les besoins de votre entreprise, votre budget et le niveau d'intégration de vos applications, vous pouvez choisir parmi différentes stratégies de migration vers le cloud, notamment le réhébergement (rehosting), le changement de plateforme (replatforming), la refactorisation (refactoring) ou encore le retrait de certaines applications.

La migration ne se déroule pas de la même manière pour toutes les entreprises. Si vous ne savez pas quelle approche vous convient le mieux, consultez cette présentation des stratégies de migration vers le cloud les plus courantes.

Élaborez une stratégie solide de migration vers le cloud avec Box Shuttle

Maintenant que vous savez ce qu'implique une migration vers le cloud, il est temps de vous intéresser aux outils qui peuvent en simplifier la mise en œuvre. Box est le leader de l'Intelligent Content Management et propose une plateforme unique et sécurisée qui vous permet de créer, stocker, partager et gérer l'ensemble du cycle de vie de vos données dans le cloud.

Si vous utilisez encore des fichiers stockés dans d'anciens systèmes, vous pouvez simplifier la migration grâce à une solution telle que Box Shuttle. Il s'agit d'un outil complet de migration de contenu qui vous permet de garder la maîtrise du rythme et de l'étendue de votre migration. 

Avec Box, vous pouvez :

• Intégrer des outils sur site et dans le cloud, tels que des serveurs de fichiers, Microsoft OneDrive, SharePoint, Google Drive et bien d'autres encore
• Migrer des volumes de données de toute taille grâce à des paramètres personnalisables pour chaque transfert, notamment l'exclusion de fichiers et la gestion des versions
• Analyser le contenu des fichiers source afin de planifier votre migration vers le cloud en toute simplicité
• Bénéficier de l'accompagnement de nos spécialistes de la migration pour élaborer un cadre de migration vers le cloud adapté à vos besoins

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