Pourquoi rédiger des documents en ligne ?

Qu'il s'agisse de présentations inspirantes ou d'argumentaires de vente, vous pouvez réaliser beaucoup de choses à partir d'une simple page blanche. Avec la bonne plateforme, vous pouvez créer des documents numériques en toute simplicité et laisser libre cours à votre imagination. Mais pourquoi rédiger des documents en ligne si vous êtes satisfait de votre logiciel actuel ?

Dans ce guide, vous découvrirez les avantages des documents en ligne, des exemples de formats et des solutions cloud qui accélèrent la rédaction tout en assurant la sécurité, l'organisation et l'accessibilité des fichiers de votre entreprise.

Points essentiels :

• La rédaction en ligne vous permet d'accéder facilement à des fichiers depuis n'importe quel emplacement, ce qui optimise la collaboration et la révision de contenu
• Les outils de traitement de texte en ligne permettent une collaboration en temps réel grâce à des fonctionnalités comme le contrôle des versions et à des capacités optimisées par l'IA qui automatisent la création de contenu, la vérification grammaticale et la synthèse de documents
• Box offre une plateforme sécurisée tout-en-un pour la rédaction et la gestion de documents en ligne, avec une sécurité de qualité professionnelle et une intégration fluide à plus de 1 500 applications 

La rédaction en ligne : qu'est-ce que c'est ?

La rédaction en ligne désigne la création, la modification et le stockage de contenu à l'aide d'un logiciel ou d'une plateforme accessibles par Internet. Contrairement aux logiciels de traitement de texte hors ligne qui requièrent une synchronisation manuelle et proposent des fonctionnalités de partage limitées, avec les outils en ligne vous pouvez :

• modifier et partager des fichiers instantanément avec les membres de votre équipe ;
• charger des documents pour y accéder et travailler dessus à partir de n'importe quel appareil ;
• simplifier la gestion des documents entre plusieurs services ;
• enregistrer votre travail automatiquement afin de réduire les risques de perte des modifications ; et
• automatiser la sauvegarde en ligne des contrats, factures et autres documents stratégiques. 

5 raisons de rédiger vos documents en ligne

Voici les cinq principaux avantages d'un logiciel de traitement de texte en ligne.

1. La rédaction en ligne permet un accès facile partout, à tout moment

Dans les secteurs dynamiques comme les technologies et les médias, la capacité d'accéder aux documents vous permet d'accélérer les mises à jour et la progression de vos projets. Toutefois, une étude Gartner révèle que 47 % des collaborateurs en ligne ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Un logiciel de création de documents en ligne garantit l'accessibilité du contenu pour tous, que vous souhaitiez réviser un contrat sur un ordinateur portable ou effectuer des modifications de dernière minute sur votre smartphone pendant une réunion. Cette flexibilité facilite le travail à distance, surtout pour les équipes dans le domaine de la publication, de l'éducation et du marketing.

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2. Les outils de traitement de texte en ligne simplifient la collaboration en temps réel

Souvent, l'ébauche d'un article de blog ou la création d'un rapport complexe implique la gestion de plusieurs versions de documents et le suivi des commentaires. Pour comprendre la différence entre la rédaction en ligne et les méthodes traditionnelles, imaginez que vous soyez soumis à un délai serré pour une présentation et que vous avez besoin d'intégrer les commentaires de votre équipe. Si le document n'est pas en ligne, vous perdrez un temps précieux à échanger des e-mails, ce qui freine la collaboration et risque de causer du retard.

Les outils de traitement de texte en ligne mettent littéralement tout le monde à la page, et simplifient le processus de révision de vos documents.

Pour bénéficier d'une collaboration en temps réel, choisissez un logiciel de traitement de texte qui comprend les fonctionnalités suivantes :

• Contrôle des versions des documents, pour suivre les modifications et s'assurer que tout le monde travaille sur la version la plus récente
• Outils de collaboration visuelle, pour faire des brainstormings, annoter et organiser les idées dans un espace de travail partagé, ce qui favorise l'interactivité
• Partage de fichiers d'entreprise, pour stocker des documents en ligne et en partager l'accès en toute sécurité avec les équipes, les clients et les partenaires 

3. L'IA booste l'efficacité des outils de traitement de texte en ligne

D'après le rapport State of AI at Work d'Asana, 34 % des professionnels de la connaissance ont recours à l'intelligence artificielle (IA) pour générer divers types de contenu, allant des publications sur les réseaux sociaux aux descriptions de produits. La création de contenu est l'un des nombreux cas d'usage de l'IA dans le monde professionnel, mais on peut dire sans trop s'avancer que cette technologie a transformé la façon dont les équipes rédigent des documents en ligne.

L'intégration de l'IA dans votre système de gestion des documents vous permet de réaliser des brouillons, de traduire du texte, de vérifier la grammaire et d'ajuster le ton instantanément, ce qui accélère la rédaction. Vous pouvez également utiliser l'IA pour synthétiser de longs documents, trouver des fichiers plus rapidement et analyser les données de votre contenu, afin de faciliter l'extraction d'informations à partir de rapports, de manuels et de comptes rendus de réunion.

Savez-vous ce qu'est le contenu intelligent ? Découvrez comment il permet la création de contenu à grande échelle.

4. La rédaction en ligne sur des plateformes cloud renforce la sécurité

Lorsque vous rédigez un document en ligne, vous pourriez avoir besoin de le partager avec votre éditeur, collègue ou client. Il est donc crucial de protéger les informations privées ou sensibles et de s'assurer qu'elles ne tombent pas entre de mauvaises mains. La bonne plateforme cloud vous permettra de protéger les documents contre la perte de données et les accès non autorisés, grâce à :

• des droits d'accès aux fichiers et dossiers qui limitent l'accès aux documents en contrôlant qui peut les voir, les modifier et les partager ;
• la protection par mot de passe, afin que seules les personnes autorisées et disposant des bonnes informations d'identification puissent ouvrir un fichier ;
• le partage de documents chiffrés pour sécuriser les documents partagés entre les utilisateurs en empêchant les personnes non autorisées de les consulter lors du transfert et du stockage ;
• la mise en filigrane numérique, qui ajoute une marque unique sur vos documents pour éviter qu'ils ne soient distribués et aide à retracer la source en cas de fuite du contenu ; et
• des journaux d'audit de documents pour consigner toutes les modifications apportées à un document, et qui indiquent qui a effectué chaque changement et quand, pour une transparence et une responsabilité améliorées. 

Si vous créez des documents en ligne, vous n'aurez pas à vous soucier de la sauvegarde, puisque les plateformes cloud stockent automatiquement chaque version à un emplacement sécurisé. Une stratégie de sauvegarde et de récupération des données est essentielle pour assurer la continuité de votre activité. D'après Forrester, 72 % des entreprises indiquent que les processus numériques de gestion des documents, tels que les sauvegardes régulières, les aident à maintenir la continuité en cas de panne de courant, de défaillance matérielle ou de cyberattaque.

Découvrez comment envoyer des documents en toute sécurité avec le cloud.

5. Les logiciels de création de documents en ligne simplifient une grande variété de cas d'usage

Il est difficile de trouver un type de document qui ne peut être rédigé en ligne. Certaines solutions cloud proposent des modèles qui facilitent l'ébauche d'ordres du jour, de bulletins d'informations, de présentations, de lettres, de supports marketing, de supports de vente et de documents de suivi des projets. Vous pouvez même intégrer votre plateforme à un logiciel de signature électronique afin d'accélérer la validation des contrats et le processus de signature pour les documents importants.

Voici des exemples de ce qu'un logiciel de traitement de texte en ligne vous permet de faire :

Jetez un œil aux meilleures méthodes de prise de notes pour organiser votre processus de rédaction.

Créer des documents en ligne avec Box pour simplifier votre processus de rédaction

Rédiger en ligne ne consiste pas simplement à taper sur un clavier. C'est un processus qui implique la création, l'édition, le partage et la collaboration sur des documents. Box propose une solution tout-en-un qui vous aide à gérer le cycle de vie complet de votre contenu. Notre plateforme Intelligent Content Management combine stockage, gestion des documents, signatures électroniques, fonctionnalités optimisées par l'IA, sauvegarde et accès pour les appareils mobiles depuis n'importe quel emplacement.

Vous avez besoin de gérer vos documents et vos notes en ligne ? Box Notes permet l'accès et la modification en temps réel afin d'assurer l'organisation et l'accessibilité de vos idées. En outre, la solution offre des fonctionnalités de sécurité et de conformité de qualité professionnelle (telles que le chiffrement, une authentification robuste des utilisateurs et des filigranes vectoriels), qui protègent vos documents contre les violations de données et garantissent l'alignement de votre contenu avec les réglementations du secteur.

Box vous permet d'intégrer votre contenu à plus de 1 500 applications, notamment Microsoft 365, Google Workspace, Adobe Acrobat Reader et plus encore. Ainsi, vous pouvez organiser tous vos documents au même endroit, localiser vos fichiers plus rapidement et tirer parti de l'IA pour améliorer la création de contenu.

Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez des fonctionnalités qui vous aideront à rédiger des documents en ligne en toute facilité.

*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.