Comment fonctionne la catégorisation des documents ?

La catégorisation des documents consiste à regrouper les fichiers en fonction de leur contenu, de leurs caractéristiques ou de leur objectif. Le processus varie selon la méthode que vous utilisez. Par exemple, un service RH peut organiser manuellement des CV par intitulé de poste, ou laisser un logiciel les étiqueter automatiquement selon des mots‑clés.

Passons en revue les méthodes les plus courantes de catégorisation des documents, ainsi que les étapes clés pour organiser le contenu plus rapidement et avec moins d'erreurs.

Points forts :

• Le processus de catégorisation des documents implique la définition de catégories, l'étiquetage des documents, la mise à l'essai de votre système et l'utilisation d'outils pour trier le contenu plus rapidement et avec plus de précision
• Les méthodes courantes de catégorisation des documents comprennent les systèmes basés sur des règles, le clustering, le machine learning et l'analyse sémantique
• La catégorisation et la classification des documents sont deux concepts distincts : la classification assigne les documents à des catégories prédéfinies, souvent à l'aide du machine learning, tandis que la catégorisation regroupe globalement les documents selon le sujet, le type, l'usage ou d'autres critères
• Box vous aide à catégoriser vos fichiers grâce à la gestion documentaire et à des workflows de contenu intelligents, afin qu'ils restent sécurisés et faciles d'accès

Que signifie catégoriser des fichiers et des documents ?

Catégoriser des fichiers et des documents signifie les organiser avec des critères précis adaptés aux besoins de votre entreprise. Par exemple, si votre équipe du support client a besoin d'un accès rapide aux documents d'onboarding, vous pouvez attribuer à ces fichiers des noms ou des tags descriptifs et les stocker dans un dossier dédié au sein de votre système de gestion documentaire (DMS).

Ce processus optimise la gestion des actifs numériques en réduisant le temps de recherche et en créant un espace de travail plus organisé et accessible.La catégorisation documentaire offre aussi d'autres avantages :

• Meilleure conformité et gestion des risques : En créant des catégories basées sur la sensibilité ou les exigences réglementaires, vous simplifiez le suivi et l'archivage des documents selon les besoins de conformité
• Efficacité des workflows améliorée : La mise en place de l'automatisation des workflows numériques est plus facile avec un système de catégorisation clair : des documents étiquetés et structurés permettent aux outils automatisés de traiter et récupérer les fichiers sans intervention manuelle, ce qui fait gagner du temps
• Analyse des données renforcée : Intégrer des technologies comme l'intelligence artificielle (IA) dans la catégorisation facilite l'extraction d'informations à partir de vos documents, par exemple, pour identifier des tendances dans les retours clients afin d'améliorer vos produits, services ou stratégies marketing

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Exemples de méthodes de catégorisation du contenu

Voici quelques méthodes de catégorisation du contenu que vous pouvez utiliser :

• Par contenu :Définir des catégories de documents selon le sujet ou le thème qu'ils abordent, comme des supports marketing, des articles de recherche ou de la documentation technique
• Par caractéristique :Catégoriser les documents en fonction de leur format, de leurs métadonnées ou d'autres attributs : par exemple, organiser les fichiers selon leur niveau de sensibilité (confidentiel, public, interne)
• Par usage :Créer des catégories de documents destinées à des usages spécifiques, comme des manuels de formation ou des contenus soumis aux politiques de conservation

Principales méthodes de catégorisation des documents

Vous pouvez configurer manuellement des catégories de documents, mais maintenir un système manuel revient à organiser une bibliothèque avec des post‑it : cela peut vite devenir chaotique à mesure que le volume de fichiers augmente. La gestion d'une quantité croissante de données pose un défi à de nombreuses organisations, ce qui explique pourquoi le marché des systèmes de gestion documentaire est en pleine croissance. Une étude de Fortune Business Insights prévoit que le marché des systèmes de gestion documentaire (DMS) passera de 7,16 milliards de dollars en 2024 à 24,91 milliards de dollars d'ici 2032, avec un TCAC de 16,9 % sur cette période. Pour éviter les erreurs et simplifier le processus de gestion documentaire, envisagez ces quatre méthodes de catégorisation des fichiers.

1. Catégorisation basée sur des règles

La catégorisation basée sur des règles fonctionne généralement en faisant correspondre des mots‑clés, des motifs ou des métadonnées. Cette méthode commence par une configuration manuelle pour définir les règles, mais une fois en place, le processus s'exécute automatiquement. Par exemple, si un document dans votre système de stockage cloud contient le mot « facture » et un montant en dollars, vous pouvez créer une règle pour le classer automatiquement dans la catégorie « dossiers financiers ». Un système basé sur des règles fonctionne bien pour des données structurées et des types de documents prévisibles, où des tendances régulières facilitent la définition des règles.

2. Clustering

Ce type de catégorisation regroupe les documents selon leurs similarités. Par exemple, dans les sciences de la vie, les chercheurs peuvent organiser des articles scientifiques par sujet ou domaine d'étude, ce qui facilite la navigation dans de grands volumes de contenu. Créer des clusters vous permet de gérer des données non structurées et d'étiqueter des documents qui n'ont pas de catégories clairement définies.

3. Catégorisation basée sur le machine learning

Cette méthode utilise un logiciel de catégorisation documentaire, alimenté par des algorithmes d'apprentissage automatique, capable d'identifier des modèles et d'étiqueter automatiquement les nouveaux documents. C'est un bon choix pour traiter des contenus complexes et elle joue un rôle clé dans l'IDP (intelligent document processing, traitement intelligent des documents), en permettant l'extraction, la catégorisation et le traitement automatisés de données provenant de contrats, dossiers médicaux, bons de commande, etc.

4. Analyse sémantique

Cette méthode de catégorisation repose sur le traitement du langage naturel (NLP) pour analyser et interpréter le contenu des documents, et les regrouper en fonction de leur sens. Par exemple, votre équipe commerciale peut identifier et prioriser des prospects selon l'opinion exprimée dans leurs communications, en se concentrant sur les documents catégorisés contenant des signaux positifs.

Comprendre la différence entre classification et catégorisation des documents

La classification et la catégorisation des documents peuvent sembler similaires, mais ce n'est pas la même méthode. Voici les nuances qui distinguent ces concepts :

Pourquoi votre entreprise a besoin de catégoriser ses fichiers

Sans un système clair pour organiser le contenu, vous créez des silos d'informations qui nuisent à la productivité, à la collaboration et à la prise de décision dans votre entreprise. Le rapport State of the Intelligent Information Management Industry de l'AIIM montre que l'un des principaux obstacles à la transformation numérique est l'absence d'une stratégie solide pour gérer les actifs informationnels. Ce défi inclut des processus critiques comme la catégorisation de la documentation. Pour répondre à ces préoccupations, voici une approche structurée pour catégoriser vos documents.

Comment catégoriser les documents en cinq étapes

Voici un guide rapide expliquant comment catégoriser les documents : n'oubliez pas d'adapter le processus selon le type et le volume d'informations que vous gérez.

1. Créer des catégories et sous‑catégories de documents

Analysez comment les différents services interagissent avec les divers types de documents. Cette démarche permet de développer une structure de dossiers avec des conventions de nommage cohérentes, des contrôles robustes de la sécurité des données et des contrôles de conformité.

Décidez si vous souhaitez que les utilisateurs aient la liberté de créer et d'organiser leurs propres dossiers, ou si vous préférez que les administrateurs gèrent les autorisations de fichiers et dossiers ainsi que la hiérarchie. Commencez par définir des catégories principales (par exemple, « contrats » si vous travaillez dans le domaine juridique), puis décomposez‑les en sous‑catégories (par exemple, « contrats fournisseurs »).

Ensuite, utilisez des espaces de travail cloud et des portails pour catégoriser les documents par service ou par projet, ce qui facilite la gestion des autorisations et la collaboration sur les fichiers.

2. Choisir une méthode de catégorisation des documents

Réfléchissez à la nature de votre collection documentaire : est‑elle structurée, non structurée ou est-ce un mélange des deux ? Voici comment le contenu diffère :

• Contenu structuré :Données organisées selon un format prédéfini, comme des tableurs, bases de données ou formulaires, ce qui facilite le traitement et l'analyse
• Contenu non structuré :Données sans format défini, incluant des descriptions produits, rapports de recherche ou contenus multimédias

Comprendre la nature de vos fichiers vous aidera à choisir la bonne méthode de catégorisation. De nombreux systèmes utilisent une approche hybride, combinant des méthodes basées sur des règles pour les documents spécifiques et du machine learning pour la catégorisation automatique générale. N'oubliez pas de prendre en compte l'expérience de vos équipes : choisissez un système facile à maintenir pour elles.

3. Appliquer des métadonnées et des tags pour faciliter la recherche de documents

Les métadonnées incluent des informations telles que : l'auteur du document, la date de création, des mots‑clés et d'autres détails pertinents. En étiquetant les documents avec des métadonnées, vous aidez votre système à comprendre rapidement le contenu du document, ce qui facilite sa récupération ultérieure.

Lorsque vous choisissez un logiciel de catégorisation documentaire, optez pour une solution qui facilite la gestion des métadonnées d'entreprise afin d'automatiser l'extraction et l'étiquetage des métadonnées, réduisant ainsi l'effort manuel et les erreurs.

4. Examiner et tester votre système de catégorisation du contenu

Sélectionnez quelques documents et vérifiez si vous les avez correctement catégorisés. Pouvez‑vous retrouver facilement ce dont vous avez besoin ? Si vous utilisez un système de catégorisation des documents automatisé, applique‑t‑il correctement vos règles ? Affinez votre système en fonction des retours de l'équipe et des résultats des tests, et adaptez‑le aux besoins changeants en matière d'informations et aux processus métiers.

5. Utiliser des outils de catégorisation documentaire automatisés adaptés à vos workflows

Qu'il s'agisse d'un stockage cloud ou d'un logiciel de gestion documentaire, assurez‑vous que la plateforme que vous utilisez s'intègre à vos workflows existants et prenne en charge la catégorisation automatisée des documents. Selon l'enquête 2025 AI Trends and Adoption Survey de l'ODSC, 76 % des data scientists et des professionnels de l'IA déclarent que l'automatisation sur le lieu de travail sera la tendance IA la plus influente dans les années à venir.

Pour renforcer votre stratégie d'automatisation des processus métiers, recherchez des fonctionnalités telles que : le traitement de documents assisté par l'IA, la récupération intelligente de documents et l'extraction automatisée de métadonnées.

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*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.