Comment renforcer votre stratégie d'automatisation des processus métier
Des expéditions arrivent en retard. Des factures se perdent dans les limbes des approbations. Des employés passent des heures en saisie manuelle de données. Voici quelques exemples de processus métier inefficaces qui peuvent créer des goulots d'étranglement, épuiser vos ressources et causer des tracas évitables.
Si certains de vos flux de travail sont trop compliqués et inefficaces, l'automatisation des processus métier (BPA, Business Process Automation) peut tout changer. À vrai dire, la BPA peut éviter les retards et éliminer les étapes non nécessaires qui peuvent nuire à l'engagement de l'équipe et à votre réputation.
Nous allons définir en détail l'automatisation des processus métier, en découvrir des exemples et les avantages, ainsi qu'aborder des stratégies éprouvées pour élaborer un plan capable de faire progresser vos opérations.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
L'automatisation des processus métier consiste à utiliser la technologie pour automatiser des tâches complexes et répétitives dans une entreprise, afin d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts et de minimiser l'intervention humaine. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des fichiers vidéo à vos collègues, un système automatisé peut simplifier le processus en redimensionnant et chiffrant les fichiers, puis en les envoyant via un stockage cloud sécurisé. Vous gagnez ainsi du temps, que vous pouvez consacrer à d'autres tâches.
La BPA est un sous-ensemble de la gestion des processus métier (BPM, Business Process Management), une pratique établie de longue date consistant à concevoir, analyser et optimiser les flux de travail, qu'ils soient automatisés ou manuels. Au fil du temps, la BPA a évolué en intégrant des technologies avancées comme l'automatisation des processus robotiques (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) pour améliorer l'efficacité, l'évolutivité et l'intelligence de tous les processus.
La BPA implique l'automatisation des éléments suivants :
- Tâches individuelles,comme le marquage de documents avec les métadonnées appropriées et la génération automatique de rapports en fonction des saisies de données
- Flux de travail, y compris l'examen et la révision automatiques de documents via des plateformes collaboratives ou l'envoi de contrats pour signature électronique après examen interne
- Processus métier plus vastes, tels que la génération et la distribution de documents marketing ou la gestion de l'ensemble du cycle de vie des données, de la création à l'archivage
En automatisant les processus métier, vous accélérez les tâches et standardisez les flux de travail, ce qui réduit les erreurs et préserve des normes de qualité élevées. Cela est essentiel pour l'évolutivité des opérations, notamment si vous gérez des téraoctets de données.
Découvrez pourquoi l'automatisation des flux de travail numériques est plus importante que jamais pour les entreprises.
RPA et BPA : quelle différence ?
Si vous menez une initiative de transformation numérique, la BPA et la RPA sont des concepts que vous devez connaître.
La BPA et la RPA se concentrent sur différents aspects des opérations métier, mais se complètent.
- La RPA est un type d'automatisation des processus métier qui traite les tâches répétitives basées sur les règles, telles que le déplacement de données d'un formulaire Web vers un système de gestion de la relation client (CRM), sans saisie manuelle
- La BPA est une stratégie plus large qui inclut la RPA, mais la dépasse, en couvrant des flux de travail complexes tels que la gestion documentaire, qui nécessitent planification stratégique et intégration technologique pour améliorer l'efficacité métier globale
Découvrez les différences principales entre ces approches.
Caractéristiques | RPA | BPA |
Définition | Automatisation des processus robotiques | Automatisation des processus métier |
Objectif | Automatiser les tâches répétitives basées sur des règles | Automatiser des processus métier complets |
Principaux cas d'utilisation | Saisie de données, migration de données, remplissage de formulaires et génération de rapports | Intégration d'employés, flux de travail d'assistance client, conformité et gestion documentaire |
Technologie | Robots logiciels qui reproduisent les actions humaines | RPA, IA, BPM et autres outils avancés |
Si vous mettez en œuvre des logiciels d'automatisation des processus métier, la solution intégrera probablement la RPA pour traiter les tâches répétitives au sein de processus plus vastes. Par exemple, la RPA peut extraire automatiquement les informations pertinentes à partir de données non structurées, telles que des factures scannées, et les saisir dans votre système comptable, tandis que la BPA gère l'intégralité du processus de facturations. La combinaison de RPA et de BPA garantit la fluidité du flux de travail entre les services.
Découvrez le rôle de l'automatisation dans la simplification des flux de travail.
Avantages de l'automatisation des processus métier
Les processus métier automatisés peuvent réduire les erreurs humaines dans les vérifications de conformité ou le temps consacré aux flux de travail d'approbation de documents. Quels que soient vos objectifs ou vos défis, la BPA peut créer des opportunités auxquelles vous n'aviez pas pensé. Imaginez, par exemple, à quel point les opérations seraient plus fluides si votre équipe RH pouvait consacrer le temps passé à chasser les approbations des chefs de service à accélérer le recrutement.
Ces avantages peuvent s'étendre à tous les services. Voici des exemples d'avantages de l'automatisation des processus métier pour les entreprises.
- Meilleure efficacité opérationnelle : selon le rapport PEX 2025, 43 % des entreprises considèrent l'excellence opérationnelle et la transformation métier comme des moyens d'améliorer la productivité et l'efficacité. Sans processus automatisés, les tâches manuelles, telles que le tri de documents ou la vérification croisée de données, peuvent prendre des heures. Une stratégie robuste d'automatisation des processus métier vous permet d'optimiser les fonctions qui monopolisent des ressources et du temps précieux.
- Collaboration en temps réel : avec la BPA, les entreprises simplifient le flux de mises à jour et de notifications, ce qui permet aux équipes de répondre rapidement aux changements et de respecter la planification de projet collaborative. Par exemple, les alertes automatisées peuvent informer les acteurs clés des grandes étapes du projet en temps réel, ce qui réduit les retards dus aux échanges d'emails.
- Conformité améliorée : les flux de travail automatisés favorisent les journaux d'audit de documents, les approbations et le respect des calendriers de conservation, ce qui réduit le risque de perte de documents requis par la réglementation. Par exemple, la BPA peut identifier les formulaires de conformité incomplets ou envoyer des rappels d'échéance, pour assurer le respect du calendrier et éviter les pénalités.
- Meilleure expérience client : selon le rapport The State of Process Orchestration 2024, 93 % des décisionnaires et des responsables du secteur de l'informatique indiquent que l'automatisation a amélioré leurs expériences client, tandis que 90 % indiquent que leur entreprise prévoit d'augmenter ses investissements en BPA. L'automatisation réduit les temps de réponse et préserve la cohérence de la communication et de la prestation de services, ce qui améliore la satisfaction client.
Élaborer un plan gagnant pour l'automatisation des processus métier
Avant de créer un plan pour automatiser vos processus métier, souvenez-vous que la réussite de la BPA nécessite des bases solides. Pour vous assurer que l'automatisation coïncide avec vos objectifs, commencez par identifier vos processus essentiels.
Une fois que vous comprenez clairement ces domaines clés, procédez comme suit pour élaborer une stratégie gagnante d'automatisation des processus métier.
1. Identifier les processus essentiels à automatiser
Gartner prévoit que d'ici 2026, 30 % des entreprises automatiseront plus de la moitié de leurs activités réseau, contre moins de 10 % mi-2023. Cette augmentation est liée à l'utilisation croissante de l'IA et de l'automatisation intelligente, qui permet aux entreprises d'analyser rapidement de grands ensembles de données et de simplifier la prise de décision basée sur des informations issues des données.
Pour savoir comment automatiser les processus métier et quelles technologies mettre en œuvre, identifiez les domaines prioritaires. Identifiez les tâches ou les flux de travail répétitifs, manuels et chronophages, comme les approbations de contenu, la récupération de documents, ou la sauvegarde et la récupération de données. Définissez des métriques claires pour chaque processus, par exemple une augmentation de la productivité ou une réduction du délai d'approbation des contenus, et mesurez régulièrement les performances afin d'effectuer les réglages nécessaires.
2. Donnez la priorité à la qualité et à la cohérence des données
Pour optimiser l'efficacité de la BPA, vous devez évaluer l'intégrité, l'exactitude et l'accessibilité de vos données pour vous assurer que l'automatisation fonctionne avec des informations fiables et à jour. Selon une enquête IDC commandée par Box, 50 % des entreprises déclarent que leurs données non structurées (qui ne figurent pas dans des bases de données conventionnelles comme des documents ou des actifs multimédia) sont essentiellement ou totalement isolées dans les services ou les systèmes, ce qui les rend difficiles d'accès et à utiliser.
Par exemple, lors de l'automatisation de flux de travail de gestion documentaire, assurez-vous que tous les enregistrements disposent des bonnes balises de métadonnées et de que leurs formats sont cohérents, afin que les systèmes automatisés puissent facilement les catégoriser et les acheminer. Appliquez également de bonnes pratiques de gestion des métadonnées afin de préserver l'exactitude du marquage des données et d'améliorer l'efficacité globale de vos flux de travail.
Découvrez les principales façons de simplifier les processus.
3. Sélectionner les outils d'automatisation des processus adaptés
Il est temps de choisir les solutions d'automatisation des processus métier appropriées. Concentrez-vous sur les plateformes qui correspondent à la complexité et à l'échelle de vos processus, et qui offrent ce type de fonctionnalités :
- Interface utilisateur intuitive : surmonter la résistance aux nouvelles technologies des utilisateurs nécessite une communication claire sur les avantages de la BPA, une formation, ainsi qu'une interface ergonomique qui facilite la transition
- Intégration facile aux autres plateformes : les services d'automatisation des processus métier qui offrent des intégrations prédéfinies ou des interfaces de programmation d'applications (API) ouvertes permettent une connexion rapide à vos systèmes actuels, ce qui réduit le besoin de développement sur mesure
- Stockage flexible : recherchez des plateformes BPA qui proposent un stockage de données dans le cloud évolutif, ce qui vous permet d'ajuster facilement votre capacité sans perturber vos flux de travail ou craindre de problèmes de performances
- Sécurité et contrôles de conformité : privilégiez les plateformes qui proposent le chiffrement, l'authentification avancée et les autorisations de fichiers et de dossiers, afin d'éviter les violations de données et les défauts de conformité lors de l'automatisation des processus qui traitent des données sensibles.
- Outils basés sur l'IA : les technologies d'automatisation comme l'apprentissage machine (ML) et le traitement du langage naturel (NLP) vous aident à analyser plus rapidement de grands ensembles de données, à détecter des incohérences dans les documents et à générer des informations exploitables sur les comportements des clients et les tendances de marché]
Exemples de processus métier automatisés dans différents services
En incorporant les technologies d'IA, notamment l'IA générative (GenAI), la BPA crée de nouveaux cas d'utilisation. Voici quelques exemples à prendre en compte dans vos stratégies d'automatisation des processus métier.
Services | Exemples d'automatisation des processus métier |
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Découvrez d'autres utilisations de l'IA pour les entreprises.
Favoriser l'automatisation des processus métier avec Box
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