Comprendre la gestion du cycle de vie des données

Les statistiques sur le volume global de données sont stupéfiantes. D'après une étude exclusive d'IDC, 90 % des données d'entreprise ne sont pas structurées, et ce volume augmente (en 2023, les entreprises généreront plus de 73 000 exaoctets dans le monde).

À mesure que le volume de données continue de croître, vous avez besoin d'une gestion efficace de l'ensemble du cycle de vie des données de votre entreprise. C'est ainsi que vous vous assurez que votre contenu, le cœur de votre activité, reste sécurisé, fiable et disponible.

Dans ce blog, nous explorerons les trois principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des données (confidentialité, intégrité et disponibilité) pour mieux comprendre comment exploiter tout le potentiel de votre contenu.

Qu'est-ce que la gestion du cycle de vie des données (DLM) ?

La gestion du cycle de vie des données (DLM) est une approche stratégique de la gestion des ressources de données d'une entreprise visant à optimiser l'ensemble de leur parcours, de l'acquisition ou de la génération initiale au stockage, à l'archivage, à la conservation et à la suppression sécurisée.

La mise en place d'une gestion de programme de cycle de vie des données nécessite la définition et l'application de règles, de rôles et de responsabilités pour les données tout au long de leur cycle de vie. Vous bénéficiez ainsi d'un contrôle et d'une visibilité accrus sur votre contenu, en vous assurant qu'il est exact, sécurisé et utilisé conformément aux réglementations.

Quels sont les trois principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des données ?

La confidentialité, l'intégrité et la disponibilité, souvent appelées « triade CIA », sont les trois principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des données. Voici une brève description.

Examinons maintenant plus en détail l'importance de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité pour la gouvernance des données, la sécurité et la conformité.

Confidentialité des données

Pour atteindre cet objectif de gestion du cycle de vie des données, vous devez protéger votre contenu contre tout accès non autorisé, en veillant à ce que les informations sensibles restent confidentielles.

Voici comment la DLM contribue à préserver la sécurité et la confidentialité des données :

• Classification des données en fonction de leur sensibilité et de leur importance, ce qui permet d'identifier le contenu qui nécessite le plus haut niveau de protection
• Mise en œuvre des mécanismes de contrôle qui limitent l'accès aux données uniquement aux personnes ou systèmes autorisés
• Déploiement de mesures de chiffrement pour protéger les données au repos et en transit. Ainsi, en cas de violation, les données restent illisibles sans les clés de déchiffrement appropriées

Intégrité des données

L'objectif ici est de préserver la qualité et la fiabilité des données tout au long de leur cycle de vie. Dans une enquête réalisée par Precisely et LeBow College of Business, trois personnes interrogées sur quatre ont déclaré que la qualité des données était la principale préoccupation de leur entreprise. Il est essentiel de s'assurer que les données restent exactes, cohérentes et non modifiées pour la prise de décision. Dans le secteur bancaire, par exemple, une petite erreur dans les données pourrait entraîner d'importantes pertes financières, tandis que dans le secteur de la santé, des dossiers de patients inexacts pourraient entraîner des erreurs de diagnostic ou des traitements inappropriés.

Les mesures de DLM types pour soutenir l'intégrité des données sont les suivantes :

• Mise en œuvre de contrôles lors de la saisie des données pour vérifier leur exactitude
• Identification des problèmes tels que les omissions, le caractère incomplet ou les doublons
• Suivi des modifications apportées aux données pour conserver un historique

Disponibilité des données

La disponibilité consiste à garantir que les informations sont accessibles lorsqu'on en a besoin. Pour atteindre cet objectif, vous devez éliminer les silos de données et éviter les interruptions de service. C'est pourquoi votre stratégie de gestion du cycle de vie des données doit inclure :

• Stockage dans le cloud évolutif : la centralisation du stockage des données dans le cloud améliore l'accessibilité et permet l'évolutivité tout en limitant les risques associés à la fragmentation des données et aux limites du stockage local.
• Redondance et sauvegardes : la duplication des données sur plusieurs serveurs ou plates-formes cloud garantit qu'en cas de défaillance d'un système, un autre prend rapidement le relais.
• Équilibrage de la charge : la distribution du trafic sur plusieurs serveurs évite la surcharge sur un seul serveur et permet un accès continu.
• Reprise après sinistre : définition de procédures pour garantir la disponibilité des données en cas de sinistre imprévu, comme des catastrophes naturelles, des cyberattaques ou des pannes système. Ce plan inclut généralement des protocoles clairs pour la restauration des données, ce qui réduit les temps d'arrêt et les pertes de données.

La disponibilité des données est essentielle à l'efficacité opérationnelle. Selon IDC, 96 % des entreprises dont les données non structurées sont principalement (ou entièrement) cloisonnées ne savent pas quelles informations se trouvent dans leur contenu.

Pourquoi la gestion du cycle de vie des données est-elle importante ?

Une enquête menée par NewVantage Partners indique que seulement 53 % des entreprises disposent d'une stratégie de données formalisée pour générer de la valeur commerciale. Cette statistique est préoccupante, compte tenu de l'importance de la gestion des données pour aider les entreprises à optimiser leurs opérations et à obtenir des résultats.

Prenez en compte les avantages du cadre de gestion du cycle de vie des données.

Tirer le meilleur parti des ressources de données pour améliorer la prise de décision

Seuls 29 % des personnes interrogées par Accenture ont une « grande confiance » dans les données de leur entreprise, ce qui est important pour en tirer de la valeur. En éliminant les informations redondantes, inexactes ou obsolètes, la DLM garantit la fiabilité de vos données, ce qui vous permet de débloquer des informations exploitables et d'obtenir un avantage concurrentiel.

Réduire les inefficacités pour réduire les coûts

La mise en œuvre d'une politique de gestion du cycle de vie des données génère également une efficacité opérationnelle et des économies. Les processus automatisés de classification et d'archivage, par exemple, réduisent le temps et les efforts manuels nécessaires à la gestion des données. La DLM optimise l'utilisation des ressources en évitant la duplication inutile des données, la surcharge des systèmes de stockage et les coûts associés à la gestion de grandes quantités d'informations redondantes ou obsolètes.

Protection des informations pour atténuer les risques liés aux données

Les données sont un atout précieux, mais elles peuvent également être un fardeau si elles ne sont pas gérées correctement. La gestion du cycle de vie des données est importante pour atténuer les risques tels que :

• Fuites ou violations
• Accès non autorisé
• Corruption ou perte de données

Les solutions de gestion du cycle de vie des données mettent en place des mesures de stockage, de sauvegarde et de sécurité d'entreprise robustes pour protéger vos ressources contre les menaces externes et les incidents internes. De cette façon, vous êtes en mesure de limiter le risque de violations et de réduire les dommages financiers et réputationnels résultant de ces incidents.

Respect des exigences de conformité pour éviter la charge financière

La sécurité des données est également liée à la conformité légale et réglementaire. Différentes régions et différents secteurs ont des réglementations strictes diverses régissant la collecte, le stockage et la manipulation des données, en particulier concernant les informations sensibles ou personnelles. C'est le cas avec le RGPD en Europe et l'HIPAA dans le secteur de la santé.

En mettant en place des politiques de conservation et de suppression, en documentant les pratiques de gestion de contenu sensible et en mettant en œuvre des mesures de sécurité, vous démontrez l'engagement de votre entreprise en matière de protection des données et de respect des lois et réglementations en vigueur.

Le processus de gestion du cycle de vie des données

Le cycle de vie des données fait référence à la durée totale pendant laquelle les données existent dans votre système. Voici les étapes clés d'un processus de gestion efficace du cycle de vie des données.

• Création et acquisition de données: l'étape initiale consiste à collecter et à générer des données, à obtenir les autorisations ou consentements nécessaires lors de la manipulation d'informations personnelles ou sensibles, à établir des formats normalisés et un balisage des métadonnées, ainsi qu'à nettoyer et à classer le contenu.
• Stockage et sauvegarde des données : cette étape consiste à sélectionner les solutions de stockage appropriées et à s'assurer que les informations sont stockées et sauvegardées dans des coffres-forts sécurisés pour empêcher tout accès non autorisé.
• Archivage et conservation des données : cette étape implique le stockage des données rarement utilisées de manière rentable. L'archivage des données est essentiel pour assurer la conformité et rendre les données historiques accessibles en cas de besoin. En établissant des politiques de conservation des données, vous définissez la durée de conservation des données, en tenant compte des exigences légales et réglementaires, des besoins métiers et de la pertinence des données.
• Destruction des données: à un moment donné, les données deviennent obsolètes ou présentent un risque pour la sécurité. Pour limiter les violations potentielles, veillez à hiérarchiser les méthodes de suppression des données sécurisées et irréversibles

Découvrez comment tirer le meilleur parti de ces étapes grâce à notre guide des meilleures pratiques de gestion du cycle de vie du contenu.

Améliorez la gestion du cycle de vie de vos données avec Box

Box vous permet de gérer facilement l'ensemble du cycle de vie des données en toute sécurité. Avec Content Cloud, vous centralisez votre contenu sur une seule plate-forme. Vous pouvez créer et partager des fichiers, les modifier en collaboration et en temps réel, suivre les modifications, collecter des signatures, personnaliser des règles de conservation et bien plus encore.

En fournissant une couche de contenu unique, Content Cloud permet à vos équipes de travailler comme elles le souhaitent. Grâce à notre sécurité et à notre conformité de qualité professionnelle, vous avez l'assurance que toutes vos données sont protégées, de leur création à leur suppression.

Les grandes entreprises font confiance à Box pour atténuer les risques et garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données. Nous simplifions la gouvernance des données grâce à des calendriers de conservation flexibles, à la préservation des preuves électroniques et à la destruction des documents, entre autres fonctionnalités.

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**Tandis que nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.