Boston Planning & Development Agency (BPDA)

Au sein de la BPDA (Boston Planning and Development Agency, ou Agence de planification et de développement de Boston), la duplication et la fragmentation de contenus devenaient ingérables. 40 % du contenu de la BPDA représentait des doublons de documents, ce qui engendrait des problèmes de plus en plus envahissants liés au contrôle de version, et qui était également source de confusion concernant le choix des fichiers à utiliser. Michael O'Shea, DSI de l'organisation, décrit la situation en ces termes : « Les employés pouvaient avoir besoin d'un exemplaire de la version physique de leurs dossiers. Ils devaient alors numériser la version sur papier et l'enregistrer au format PDF. Cependant, tôt ou tard, il leur fallait modifier le fichier. Ils s'adressaient alors au service informatique, en nous demandant de convertir le document au format Word pour le modifier et l'imprimer. » À l'arrivée, on se retrouvait avec des fichiers redondants disséminés un peu partout sans aucune logique sur des disques locaux.

Le rôle de Michael O'Shea consiste à moderniser l'Agence et améliorer les processus métier par le biais d'investissements informatiques. « Nos travaux supposent un haut degré de communication, de collaboration et d'approbation », précise-t-il. Pour lui, loin de constituer un cas de figure immuable, cette situation représentait en fait un problème susceptible d'être résolu. La première étape consistait à rationaliser les processus métier existants en fonction des besoins des utilisateurs pour toutes les parties prenantes. Comme l'explique Michael O'Shea, « Bien des gens semblent se ruer instinctivement vers la technologie pour trouver des solutions. Cependant, lorsqu'elle ne fait pas l'objet d'une analyse préalable des problèmes survenant dans un processus, le basculement vers de nouvelles solutions informatiques engendre généralement des problèmes différents, tels que ceux qui concernent l'adoption. » Une fois les processus métier repensés en vue de leur optimisation, Michael O'Shea et son équipe ont pu identifier des solutions informatiques. Cette étape a induit une transition vers le cloud pour tout le contenu dans l'ensemble de l'organisation. C'est ainsi que la BPDA s'est tournée vers Box.

Une collaboration dépassant les organigrammes

« Le talent dont nous disposons ici est sans pareil. Nous réunissons des esprits très intelligents », indique Michael O'Shea. « Leur collaboration est fructueuse au sein de leurs unités respectives. » Cependant, les fonctionnaires ont souvent besoin de travailler avec des prestataires tiers, des citoyens et des agences externes. Comme le reconnaît Michael O'Shea, « Dès que ces intervenants commençaient à partager des informations d'un service à l'autre, des problèmes apparaissaient. C'est en cela que Box va pouvoir nous aider. » 

Grâce aux capacités sécurisées proposées par Box, les employés municipaux pourront partager des contenus de manière fluide avec des tiers dans le cadre de leurs échanges, et pas uniquement avec les membres de leur organigramme. Au lieu d'avoir des versions imprimées et acheminées à la main par les employés et des fichiers envoyés de manière non sécurisée par e-mail, l'intégralité du contenu sera désormais entreposée sur Box. Pour partager du contenu, il suffit aux employés municipaux d'envoyer un lien vers un fichier sécurisé.

« L'un des principaux avantages est que nous pouvons restreindre l'accès des utilisateurs aux contenus qu'ils sont habilités à consulter, à l'exclusion de tout le reste », indique Michael O'Shea. « C'est très avantageux d'un point de vue sécuritaire, mais également sur le plan de l'expérience client. » Box simplifie l'expérience pour les employés, tout en sécurisant le partage de contenu pour la municipalité qui enregistre, intrinsèquement, un fort renouvellement de son personnel. « Une large partie de nos interventions nécessite une collaboration avec d'autres agences et services municipaux », explique Michael O'Shea, « et, comme tout le monde, nous enregistrons un renouvellement régulier de nos effectifs. Il nous arrive d'apprendre après coup qu'une personne a quitté un certain service municipal... ce qui signifie qu'elle dispose encore de ses droits d'accès. » Grâce à Box Governance, la BPDA peut désactiver l'accès à un lien ou limiter la durée d'accès pour un utilisateur, ce qui permet à l'organisation de mettre en application des règles plus strictes en matière de rétention et de suppression.

« Pour nous, la sécurité consiste à restreindre aux bonnes personnes l'accès aux bonnes informations, à tout moment et en tout lieu. On entend souvent ce credo et, même si certains pensent qu'il s'agit d'un cliché, nous gérons un large éventail de profils et nous travaillons avec des intervenants internes comme externes. » 

Michael O'Shea, DSI, Boston Planning & Development Agency

Rationalisation du flux de documents dès l'embauche

Le partage et la gouvernance des contenus composent la première étape vers l'amélioration des processus chez la BPDA. Comme l'explique Michael O'Shea, « Avec son automatisation et ses flux de travail, Box Relay va vraiment changer la donne pour nous. Cette perspective suscite l'enthousiasme de nos équipes. »

Ainsi, dans le service des RH par exemple, l'intégration des nouveaux employés est actuellement un processus assez chaotique. Un nouvel employé reçoit un e-mail contenant une vingtaine de documents, qu'il doit imprimer pour les utiliser lors de sa formation initiale. Si la personne oublie de le faire, la série de documents doit être imprimée une nouvelle fois. Dans tous les cas, toutes ces informations doivent être saisies manuellement dans un système électronique en vue d'une utilisation ultérieure. Les divers intervenants doivent pouvoir accéder à différentes informations, les documents concernant les nouveaux employés transitent donc par plusieurs utilisateurs.

Grâce à Box, le processus est considérablement rationalisé. S'ils le souhaitent, les nouveaux employés peuvent remplir les formulaires dans le cloud. Les intervenants importants peuvent ensuite utiliser les différentes données dont ils ont besoin pour terminer le processus d'intégration, en toute indépendance les uns des autres. Plus personne n'est retardé par un autre utilisateur.

« Nous souhaiterions vraiment exploiter l'automatisation. Nous considérons que cette technologie permet d'atteindre un haut degré d'efficacité. Toute l'équipe est enthousiasmée à l'idée d'en tirer parti. » 

Michael O'Shea, DSI, Boston Planning & Development Agency

L'avenir de la collaboration pour la BPDA

« Au fil de notre modernisation et à mesure que nous numérisons l'ensemble de nos ressources, nous ferons évidemment appel à un plus grand nombre de solutions », précise Michael O'Shea. La BPDA utilise déjà Box pour Gmail et G Suite pour tout. L'organisation se penche également sur Office 365. Il étudie actuellement des intégrations permettant de numériser l'organisation, tout en sécurisant dans Box le contenu qui sous-tend ces services, avec notamment Okta pour la gestion de l'identité et DocuSign pour la signature électronique.

L'apprentissage machine représente un autre secteur susceptible de conférer des avantages très intéressants à la BPDA. À l'heure actuelle, l'organisation, focalisée sur le développement, conserve une grande quantité de photos illustrant toutes sortes d'éléments, tels que des rues, des bâtiments, des maisons et des arbres. Trouver la bonne illustration impose souvent de passer en revue des milliers de cartes et de photos archivées. Aucun de ces éléments n'a fait l'objet d'une saisie homogène. L'apprentissage machine pourrait référencer ces ressources numériques pour faciliter la recherche d'illustrations en fonction des besoins. « Cela serait très utile », déclare Michael O'Shea.

En adoptant des mécanismes de partage de contenu plus efficaces, collaboratifs et sécurisés, la BPDA devrait prochainement pouvoir atteindre tous ces objectifs.