Une croissance mondiale et rapide, même en temps de pandémie

Deka Immobilien est le spécialiste des investissements immobiliers au sein de Deka Group et l'une des entreprises du secteur en activité les plus importantes d'Europe. Entreprise prospère à la croissance rapide et au portefeuille largement diversifié, Deka Immobilien a vu ses actifs commerciaux doubler en seulement 10 ans. Une réussite qui, pour le Dr. Frank Hippler, Directeur de l'Organisation et des Systèmes d'Information chez Deka Immobilien, s'est avérée « simple, grâce à la présence d'une plateforme qui soutient cette croissance. »

Cette plateforme, Content Cloud, a été mise en place en 2019 pour placer l'entreprise sur la voie de la croissance. Cette décision a été inspirée par une philosophie accès sur l'IT que Frank Hippler décrit ainsi : « La transformation digitale est un élément qui, en raison de son envergure et de sa complexité, ne peut être simplement ignoré. » Voici comment Deka s'est associée à Box pour évoluer rapidement et perdurer lors des périodes d'immobilisation dues à la pandémie.

Des documents statiques aux flux de travail intégrés

La décision initiale relative au passage à Box pour la gestion de contenu et les flux de travail a été simple à prendre pour Deka. « En matière de solution, nous recherchions un outil qui nous permettrait de gérer et d'échanger facilement des documents, tout en mettant au premier plan le processus », explique Markus Klug, Responsable des processus immobiliers et GED. « Les multiples options d'interface de Box font réellement la différence. »

L'adoption de Box a été fluide dès le départ, pour plusieurs raisons :

• la polyvalence fournie par Box en matière de modes de travail (types de fichiers, appareils et intégrations d'applications) ;
• une formation ciblée pour les utilisateurs  ;
• une collaboration simplifiée avec les partenaires externes du monde entier, auprès desquels ils achètent et gèrent les biens immobiliers.

Avec le Content Cloud, la sécurité est toujours synonyme de simplicité. L'équipe IT de Deka utilise Box Shield pour garantir qu'aucun accès non autorisé n'est accordé dans les pays où aucun fournisseur de services n'est engagé. De plus, Markus Klug et son équipe surveillent les fichiers pour s'assurer qu'aucune extraction de masse n'est jamais réalisée sur des documents.

Lorsque Box a introduit Relay, l'équipe IT de Deka a pu découvrir comment effectuer un mappage des processus plus efficace avec les documents. La gestion de contenu et la gouvernance étaient des éléments maîtrisés chez Deka. Mais une croissance vertigineuse, en particulier en matière d'acquisitions, conduit souvent à des difficultés liées à l'adaptation des technologies, et l'arrivée de la pandémie de COVID-19 en 2020 n'a fait qu'augmenter le niveau de complexité pour Deka Immobilien.
 

Déjà équipés pour perdurer en temps de pandémie

Comme le décrit Markus Klug, « Nous avons tous été un peu pris au dépourvu par la COVID-19 et nous n'étions pas préparés à quitter les bureaux pour passer au télétravail. » Comme toutes les entreprises, Deka s'est vue contrainte d'innover rapidement afin de poursuivre ses activités à distance. Par chance, indique-t-il, « Grâce à Box, nous avions déjà une solution, car nous pouvions également travailler sur des documents à distance. »
 

Cela était essentiel, car les processus commerciaux de Deka impliquaient généralement beaucoup de types de documents différents :

• dessins architecturaux ;
• fichiers CAO ;
• documents de certification ;
• documents financiers ;
• photographies, autres types de médias et fichiers volumineux.

En effet, si le travail de Deka n'impliquait que des documents, Markus Klug explique que l'entreprise aurait pu faire face à cette pandémie dès le départ. L'équipe de Markus Klug a bien entendu fait face à d'autres défis technologiques pendant cette période, tels que la connexion des employés aux réseaux. Cependant, grâce au Content Cloud déjà en place, la résolution des autres défis s'est avérée bien plus simple, car les employés de Deka étaient en mesure d'assurer une collaboration sécurisée de n'importe où.
 

Grâce à Box, nous avions déjà une solution, ce qui nous permettait de travailler sur des documents à distance, où que nous soyons.

Box accompagne votre croissance grâce à la gestion de contenu

Deka Immobilien est passée au Content Cloud avant la pandémie pour mieux connecter les contenus entre nos bureaux à l'international et les partenaires externes, et cette décision a été déterminante. Aujourd'hui, la division Immobilier de Deka Group compte environ 650 utilisateurs internes travaillant efficacement sur le Content Cloud (soit 100 % de la société Deka Immobilien) et 800 utilisateurs externes connectés au système. De manière impressionnante, plus de 80 % des utilisateurs du compte Box de Deka affichent un taux d'activité de 90 jours, un bon indicateur de la collaboration moyenne.
 

Cependant, la preuve la plus marquante est certainement le fait que Deka ait doublé le nombre d'actifs commerciaux dans son portefeuille sur les 10 dernières années. Les obstacles liés aux technologies qui accompagnent généralement toute croissance et acquisition rapides ont facilement été maîtrisés, grâce à l'accompagnement de Box en tant que partenaire pour la gestion de contenu.