DonorsChoose.org

Une solution axée sur la technologie pour la collaboration
 

DonorsChoose.org est un organisme de bienfaisance sur le Web qui permet aux enseignants de publier les besoins de leurs classes et aux donateurs de sélectionner les fournitures et projets spécifiques qu'ils souhaitent financer. Depuis sa création en 2000, DonorsChoose.org a recueilli plus de 300 millions de dollars pour plus de 560 000 projets, ce qui a permis d'aider plus de 14 millions d'élèves.

La mission de DonorChoose.org inclut la réalisation de projets, et pas seulement un transit financier, ce qui implique une coordination avec d'innombrables partenaires externes. Lorsque les équipes ont remarqué que leurs serveurs en ligne et leurs outils de partage de fichiers traditionnels les ralentissaient et drainaient toutes leurs ressources, DonorsChoose.org a décidé d'opter pour Box.

« Puisque l'interaction entre donateurs et enseignants se fait en ligne, la technologie reste à la base de tout ce que nous faisons », explique Oliver Hurst-Hiller, Directeur de la technologie et Chef de produit chez DonorsChoose.org. « Au vu de l'impact social que nous avons, il est crucial pour nous d'utiliser les meilleurs outils de collaboration et de connexion. »

Amélioration du partage de fichiers, de l'accès et de la rétention
 

Box a changé la manière dont DonorsChoose.org collaborait et partageait du contenu, que ce soit en interne ou avec les partenaires, permettant ainsi de faciliter et d'accroître les dons.

DonorsChoose.org a souvent besoin de partager des photos ou des vidéos haute résolution pour promouvoir ses partenariats. Auparavant, le personnel diffusait des fichiers volumineux par e-mail, parfois même en plusieurs e-mails, pour permettre une sélection. Grâce à Box, DonorsChoose.org n'a plus qu'à créer un dossier de ressources et à le partager avec les sponsors. Cette évolution a permis à DonorsChoose.org de mieux répondre aux partenaires actuels, mais aussi d'en recruter de nouveaux.

De plus, avant Box, la plupart des employés stockaient les fichiers sur leurs disques durs locaux, les rendant ainsi inaccessibles aux autres. Avec Box, tous les fichiers sont stockés de façon centralisée et sont accessibles à quiconque en a besoin, améliorant ainsi la collaboration et la transparence.

« Pouvoir disposer d'un système de fichiers partagés est très important. Si un membre de l'équipe est en déplacement, en congé ou quitte l'entreprise, nous devons pouvoir accéder à ces fichiers », déclare Katie Bisbee, Directrice marketing.

Réduction des tâches épuisant les ressources
 

DonorsChoose.org dispose d'une équipe produit et ingénierie, et non d'une équipe informatique interne. Avant d'implémenter Box, le personnel technique est toujours aux prises avec l'entretien de ses serveurs sur site et de son VPN, ce qui ne fait normalement pas partie de ses missions quotidiennes.

Dans l'année qui suit l'implémentation de Box, DonorsChoose.org a pu abandonner ses serveurs et son VPN, réduisant ainsi les coûts de logiciels, de licences et de refroidissement et économisant des centaines d'heures d'entretien du matériel. De plus, ils a trouvé en Box un outil sécurisé, facile à implémenter et à gérer pour le personnel technique et facile à adopter pour les employés.

Connecter les équipes, les enseignants et les étudiants
 

Au-delà de la gestion de contenu, Box a également permis d'améliorer la sécurité de DonorChoose.org. Les utilisateurs pouvant définir leurs propres autorisations d'accès aux fichiers sans avoir recours au service informatique, les équipes peuvent partager des documents avec les parties prenantes concernées en toute sécurité et en toute quiétude. Par exemple, l'équipe Finance peut partager en toute sécurité les budgets mensuels avec les chefs d'équipe ou bien encore l'équipe Human Capital peut déplacer des fichiers confidentiels vers Box.

« Le produit a véritablement été adopté par tous et c'est là que vous débloquez toute la puissance de Box », affirme Hurst-Hiller. « Un effet de réseau se crée alors. »

Finalement, les multiples façons dont Box soutient DonorsChoose.org renforcent la mission même de l'organisme, faisant des enseignants et des classes les réels vainqueurs.