Hendrick Automotive connecte 100 concessionnaires

De la concession automobile à la vente de voitures assistée par la technologie

Fondé en 1976 par un seul concessionnaire automobile, le Hendrick Automotive Group est aujourd'hui une entreprise de 12 milliards de dollars qui compte 100 concessionnaires aux États-Unis. Ce parcours est le fruit d'un sens aigu des affaires et de choix technologiques consciencieux, qui ont permis à l'entreprise de passer de débuts modestes à une entreprise de plus de 10 000 employés.

Robert Taylor, Vice-président et CIO, travaille chez Hendrick Automotive Group depuis 21 ans et a assisté à l'évolution de la technologie au sein de l'entreprise, passant d'un contenu fragmenté entre les équipes et les sites à une plateforme centrale et sécurisée. « Nous sélectionnons des partenaires comme Box qui sont en phase avec notre vision, qui peuvent se fondre dans l'ensemble de nos outils et qui saisissent le rôle qu'ils peuvent jouer pour nous amener à devenir une entreprise technologique aussi performante que possible. Pour moi, c'est un avantage que nous avons par rapport à certains de nos concurrents. », explique-t-il.

Pour devenir le premier fournisseur de voitures au détail aux États-Unis, l'entreprise doit disposer des bons outils de communication, de collaboration, de stockage de documents, de gestion de projets, de processus d'approbation et bien plus encore. Voilà les avantages et le champ d'action dont bénéficie Hendrick Automotive Group grâce à Box.

Passage des disquettes vers une plateforme cloud à la pointe de la technologie

Une concession complexe comme Hendrick Automotive Group compte des dizaines d'équipes dispersées, non seulement dans les domaines de la vente et de la maintenance, mais aussi dans ceux de l'immobilier, de la construction et de la production de médias, qui contribuent à la croissance et à la promotion de l'entreprise. Comme la plupart des entreprises traditionnelles, le personnel de Hendrick Automotive Group utilisait autrefois des disquettes pour transmettre son contenu, mais cela remonte à très loin.

L'entreprise a déployé Box à l'échelle de toute son organisation il y a environ dix ans. « Nous avons pris cette décision relativement rapidement, car nous savions que Box était le type d'entreprise avec laquelle nous voulions travailler. Box règle un certain nombre de nos problèmes, en nous permettant de conserver les données en un seul endroit tout en les partageant avec tous nos partenaires commerciaux, quel que soit leur secteur d'activité ou le service auquel ils appartiennent. », indique M. Taylor.

En stockant le contenu en toute sécurité dans un endroit unique et en facilitant l'accès aux fichiers pour tous les acteurs de l'entreprise, Hendrick peut tirer davantage de valeur de tous les types de contenu, de bien des façons différentes.

Box permet à l'équipe vidéo de travailler rapidement sur des fichiers volumineux

David Thompson est responsable des médias et de la production vidéo au sein de l'entreprise. Son service se sert de Box pour gérer et partager les fichiers vidéo, les graphiques et tous les documents de préproduction qui accompagnent le matériel de marketing, de promotion et d'apprentissage en ligne. Grâce à Box, l'équipe peut gérer les révisions et les versions jusqu'aux produits livrables.

Box représente un élément clé de la collaboration, en particulier parce que les coéquipiers sont répartis entre différents concessionnaires et bureaux. Les parties prenantes sont parfois dans un bureau, parfois sur le terrain. « Box nous permet de ne pas nous soucier de l'endroit où nous nous trouvons. Nous pouvons accéder à tous ces fichiers en un seul endroit, avec la certitude qu'ils sont en sécurité et que nous pouvons télécharger ou téléverser des fichiers volumineux très rapidement. », explique M. Thompson.

Box héberge désormais une bibliothèque contenant un demi-pétaoctet de fichiers multimédias créés au fil des années. Les équipes médias apprécient particulièrement le stockage illimité de Box. Lorsque les serveurs étaient physiques, ils devaient constamment négocier pour obtenir davantage de stockage. Désormais, l'augmentation du volume de contenu se fait de manière fluide. M. Thompson ajoute qu'en plus du stockage illimité, « La rapidité est primordiale dans l'environnement de production actuel, et Box nous aide à respecter des délais qui seraient presque impossibles sans l'accès aux fichiers proposés. Je ne peux plus me passer de Box comme solution de stockage de fichiers. Cette solution fait désormais partie de notre culture, et nous savons que nous pouvons toujours compter sur elle ».

Box gère la communication dans le domaine de la comptabilité

Denise Marenna est vice-présidente de la comptabilité des concessions chez Hendrick Automotive Group. Son équipe a recours à Box pour gérer les projets et la communication, les processus d'approbation et le stockage de documents conformes. En ce qui concerne le service de comptabilité, la migration de tous les documents importants vers un emplacement centralisé dans le cloud a permis d'éliminer les coûts des serveurs physiques, que Mme Marenna surnomme les « dépenses iron mountain ». Cette démarche a également facilité la communication et la collaboration avec les différentes équipes et concessions à travers le pays.

Cette facilité d'accès va dans les deux sens. Le service comptable peut communiquer plus rapidement avec les concessionnaires. De même, les concessionnaires peuvent accéder plus facilement au contenu en obtenant, par exemple, une copie de leur permis de conduire lorsqu'un inspecteur se présente pour une inspection surprise un samedi après-midi. Le stockage centralisé de tous les fichiers et contenus, ainsi que leur accessibilité, permet d'accélérer et de rendre plus efficaces de nombreux processus. En conséquence, Mme Marenna précise : « Avec Box, nous pouvons clôturer les affaires en trois jours ouvrables, alors qu'auparavant il fallait compter entre 10 et 14 jours ».

« On simplifie le travail puisqu'on peut communiquer correctement au sein de l'environnement Box. Box a révolutionné le mode de fonctionnement de l'équipe comptable. », ajoute-t-elle.

Une collaboration fluide et une autonomie de l'utilisateur pour l'équipe informatique

Le passage à Box s'est avéré très précieux pour l'équipe informatique. Comme le décrit Amy Frost, directrice des technologies de l'information, avant l'arrivée de Box, « Les fichiers étaient éparpillés sur les ordinateurs des utilisateurs, le partage était difficile et la collaboration se faisait souvent par le biais de pièces jointes envoyées par e-mail. Ce n'était tout simplement pas la méthode la plus efficace pour accomplir les tâches ».

Le service informatique a donc dû accomplir un travail supplémentaire, car c'est lui qui était chargé de trouver le contenu et d'autoriser les personnes à accéder aux fichiers sur une base ad hoc et manuelle. Par ailleurs, la réalisation de sauvegardes constituait un véritable casse-tête. Mme Frost explique : « Lorsque nous avons opté pour la solution Box, elle a résolu un grand nombre de problèmes liés au partage et à l'accès des données. Ensuite, c'est devenu un moyen très pratique de collaborer ».

En fin de compte, le personnel du Hendrick Automotive Group ne souhaite pas avoir à réfléchir aux processus technologiques qui régissent la vente d'une voiture. Comme le dit Mme Frost, « Il se préoccupe de vendre une voiture plus efficacement, et non de savoir comment faire pour partager cette feuille de calcul afin de transmettre ces informations aux personnes concernées ».

Une utilisation du contenu guidée par les personnes

Le passage à la collaboration via Box a été facile pour la main-d'œuvre nationale, car Box permet toujours aux gens de travailler avec leurs types de fichiers préférés. Dans le même ordre d'idées, tout contenu stocké dans Box est accessible aux personnes même si elles n'utilisent pas un type de logiciel particulier. Par exemple, les transactions réalisées dans NetSuite sont visibles par des personnes qui n'utilisent pas ce logiciel, à condition qu'elles disposent des autorisations nécessaires pour visualiser certains fichiers.

Dom Gowens, ingénieur système, explique : « Box nous a permis de travailler beaucoup plus efficacement grâce au partage de fichiers en fonction des besoins afin de travailler directement les uns avec les autres. Comme j'aime à le dire, nos utilisateurs maîtrisent mieux que nous la façon dont ils utilisent le logiciel au quotidien ».

Tim Williams, directeur du développement et de l'utilisation des systèmes d'entreprise, partage cet avis. « Nos utilisateurs finaux peuvent partager facilement et efficacement des documents en temps réel, ce qui leur permet de communiquer plus rapidement. Notre personnel accomplit son travail plus rapidement et plus efficacement. », affirme-t-il.

M. Gowens résume la situation : « Avoir Box comme principal système de gestion de contenu nous a permis de réaliser les avantages de tout avoir en un seul endroit sécurisé, dans le cloud. Tout le monde peut l'utiliser, quel que soit le concessionnaire ou le service, pour collaborer facilement les uns avec les autres. C'est le principal avantage que nous avons constaté avec Box ».

Une migration en douceur avec Box Consulting

Box est utilisé par le service comptable, le service média et vidéo, le service fiscal, le service informatique, le groupe comptable et plus de 100 sites, chacun ayant un service commercial, un service des pièces détachées et un service financier. Cela représente beaucoup de contenu. Certains fichiers remontent à plusieurs dizaines d'années lors du lancement de l'entreprise.

Le transfert du contenu de toutes ces structures vers Box a été un projet de migration de grande envergure. M. Gowens décrit la situation antérieure à la mise en place de la solution Box comme « des fichiers un peu partout, éparpillés dans différents dossiers ». Il précise : « Avec la migration, nous avons repensé certains aspects et mis en place un contenu plus conforme à l'utilisation professionnelle. L'avantage de la migration de 100 concessionnaires vers Box est la cohésion que cela nous apporte ».

Même après la migration, la recherche des bons fichiers dans une bibliothèque de contenu aussi vaste nécessite une capacité de recherche robuste, dont Box dispose, ainsi que des capacités de classification et d'étiquetage précises. Grâce à ces fonctionnalités, Hendrick Automotive Group peut intégrer ses ressources dans les flux de travail appropriés. L'équipe fait appel à Box Governance pour associer les politiques de classification à la sécurité du contenu, et ce de manière plus précise. Certains fichiers et dossiers sont automatiquement restreints au personnel de certains concessionnaires ou de certaines équipes.

Une sécurité adaptée à chaque fichier

L'intégration de Box avec Okta facilite la gestion des autorisations des utilisateurs. Pour les RH, l'ensemble du processus d'intégration du personnel à Box est automatisé. Lorsqu'une personne est embauchée, son identifiant est transmis à Okta, et lorsqu'elle quitte l'entreprise, elle est retirée de son groupe Okta particulier afin qu'elle n'ait plus accès au contenu de l'entreprise stocké sur Box.

« En ce qui concerne notre processus d'intégration, l'intégration approfondie de Box avec notre solution d'authentification unique nous permet de veiller à ce qu'il n'y ait pas de fuites de données de la part d'employés ayant plus d'accès qu'ils n'en ont besoin », explique M. Williams.

Grâce à la clarté des autorisations sur Box, le service informatique peut facilement savoir qui a accès à quel contenu et comment les choses sont partagées. Le système permet d'attribuer facilement une catégorie à un élément de contenu et de spécifier s'il peut être partagé globalement, en externe ou uniquement avec un groupe limité d'utilisateurs. Selon Mme Frost « L'utilisation de toutes ces fonctionnalités a rassuré les utilisateurs en leur montrant qu'il s'agit d'une solution sécurisée et que les fichiers sont protégés, plus protégés qu'ils ne l'étaient probablement sur le serveur de fichiers interne ».

M. Gowens corrobore ses dires : « La sécurité est très importante pour notre entreprise, car nous avons beaucoup de documents sensibles qui traitent des informations personnelles identifiables et de la conformité. Box nous aide vraiment à garantir la sécurité de ces documents à 100 % ».

Hendrick Automotive Group et Box en route vers l'avenir

En ce qui concerne le partenariat entre Box et Hendrick Automotive Group. Mme Frost explique : « Nous apprécions le fait d'avoir Box comme partenaire, car dès que nous avons la moindre idée pour notre entreprise, ils sont enthousiastes, parfois même plus que nous. Qu'il s'agisse de l'équipe de vente ou des consultants qui sont envoyés pour nous aider, ils prennent le temps de se familiariser avec notre activité et de voir ce qui pourrait être amélioré ».

Elle poursuit : « Notre plan d'action pour le futur consiste à continuer à intégrer des outils de collaboration flexibles pour faciliter le travail des utilisateurs ».

M. Taylor complète les propos de Mme Frost au sujet de Box : « Cette solution fait désormais partie de notre culture, et nous savons que nous pouvons toujours compter sur elle. La vitesse à laquelle nous pouvons récupérer les fichiers, la classification, les demandes de fichiers et toutes les fonctionnalités, la liste est longue ».

 

Box est un outil qui nous permet de créer des liens entre les membres de notre équipe, qu'ils se trouvent chez un concessionnaire, dans un bureau de l'entreprise ou même sur le terrain, en collaboration avec certains de nos partenaires ».

— David Thompson, responsable des médias et de la production vidéo, Hendrick Automotive