Wessex Archaeology découvre du contenu précieux

Le défi de la gestion du patrimoine à grande échelle

Wessex Archaeology, l'une des plus grandes organisations de conservation du patrimoine au Royaume-Uni, porte une responsabilité unique : documenter des sites qui ne seront peut-être plus jamais fouillés. Leurs équipes utilisent des pelles, des truelles, des tamis, de la ficelle et des fanions, ainsi que des appareils technologiques pour capturer les détails à conserver : appareils photo numériques, radar à pénétration de sol et magnétomètres. Et maintenant, l'Intelligent Content Management.

En matière de contenu, Wessex Archaeology fait face à des défis complexes. Les équipes génèrent une manne de données très précieuses, grâce à leurs chantiers et à leurs recherches. En raison de la variété du travail archéologique, ces données sont collectées dans de nombreux formats analogiques et numériques différents. Les équipes ont besoin d'un système permettant d'enregistrer ces données non structurées, de les stocker et d'y accéder efficacement dans toute l'entreprise (c'est-à-dire dans le monde entier), mais également de sécuriser ce contenu et de restreindre son accès aux personnes concernées, qu'il s'agisse des employés, des partenaires externes, voire des générations futures.

En d'autres termes, Wessex recherchait une solution de gestion de contenu capable d'unifier des opérations diverses tout en assurant la sécurité et la gouvernance essentielles pour garantir la confidentialité pour les clients et les organismes réglementaires.

La découverte majeure : Box

L'équipe de Wessex a découvert Box en recherchant des outils de gestion documentaire. Selon M. Bennett, « il s'est vite imposé comme favori grâce à ses fonctionnalités collaboratives, aux options de métadonnées ainsi qu'à la sécurité et à la gouvernance, qui l'ont rapidement distingué des autres outils ».

Pour une société d'archéologie, la sécurité du contenu est primordiale. Ces documents sont souvent la seule trace des sites archéologiques. Wessex Archaeology utilise Box comme solution essentielle de sécurité et de gouvernance, afin de protéger ses documents archéologiques irremplaçables tout en facilitant une collaboration contrôlée. Grâce à Box, Wessex maintient la confidentialité des données de ses clients tout en respectant son obligation de partage des données patrimoniales avec le grand public.

Le cadre de sécurité de Box est particulièrement important compte tenu du caractère sensible de ce travail, qui inclut la négociation d'accords fonciers et la gestion de documents liés à la santé et à la sécurité. M. Bennett insiste sur l'approche de la sécurité de l'IA de Box : « Notre modèle d'IA n'est pas un modèle tiers que nous alimentons en données. Nous en sommes propriétaires et responsables », ce qui permet à son équipe d'explorer des technologies émergentes sans exposer des données historiques aux menaces venues de l'extérieur.

Transformer la documentation archéologique

Box a centralisé les anciens systèmes en silo de Wessex en un portail collaboratif. L'équipe peut donc expérimenter en toute sécurité la technologie d'IA de Box. L'organisation compte exploiter l'IA, notamment à des fins d'efficacité administrative : automatisation de la génération de documents, vérification du remplissage des formulaires, extraction de métadonnées de photographies et registres archéologiques.

Si l'IA ne peut pas remplacer l'expertise archéologique, M. Bennett estime qu'elle peut faire gagner beaucoup de temps et d'efforts en pré-remplissant des champs de données et en réduisant la charge administrative manuelle. Les fonctionnalités d'extraction de métadonnées de Box sont particulièrement précieuses dans le domaine de l'archéologie, où chaque photo et chaque document doivent être correctement étiquetés afin de respecter les réglementations de l'Archaeological Data Service. « Le problème de l'étiquetage manuel, c'est le temps », indique M. Bennett. « Nos spécialistes, nos techniciens, nos archéologues devraient consacrer leur temps à faire ce qu'ils aiment, pas à remplir des feuilles de calcul. »

L'implémentation de l'automatisation des flux de travail par Box, ainsi que Box Forms, ont permis à Wessex de créer ce que M. Bennett appelle « une application front-end, qui nous permet d'obtenir des données cohérentes de nos équipes de terrain, de notre personnel de bureau, partout, et de les transférer vers notre système en respectant les exigences de nos clients ».

L'efficacité par-delà le temps et la distance

Cette solution a transformé l'activité de Wessex. Les équipes collaborent aujourd'hui en toute transparence, n'importe où, qu'elles soient « sur le terrain sous la pluie, au chaud dans leur bureau ou sur une plage ensoleillée du sud de l'Australie ».

M. Bennett imagine un avenir où « les découvertes et les images chargées dans Box déclencheront l'extraction des métadonnées par IA pour dégager les informations clés ».

Cette approche proactive est en phase avec la mission principale de Wessex, énoncée ainsi : « Comprendre notre passé est essentiel pour notre avenir. Au cœur de notre organisation se trouve notre vision, qui consiste à découvrir le passé pour construire un monde meilleur ».

Un partenariat collaboratif

Lorsqu'on lui demande de décrire l'expérience Box en un mot, sa réponse en dit long : « Collaborative. Tout ce que nous avons fait avec Box l'a été en collaboration. On ne nous a jamais dit non, mais "on va y réfléchir". Nous avons beaucoup apprécié cette expérience ».

Pour une organisation dédiée à la conservation du patrimoine pour les générations futures, Box s'est avéré le partenaire idéal, en garantissant que les registres archéologiques de Wessex traversent le temps comme les artefacts qu'ils découvrent.

Voici les avantages clés de Box, avec les mots de M. Bennett :

• Accès unifié : « Il est toujours préférable de rechercher ses documents en un seul endroit »
• Collaboration améliorée : Box réduit « la distance entre nos équipes de terrain et notre personnel de bureau, pour garantir une collaboration efficace »
• Sécurité à l'épreuve du temps : La plateforme fournit un environnement sûr pour explorer des technologies émergentes comme l'IA tout en assurant la sécurité des données

La collaboration offerte par Box, les options de métadonnées, ainsi que la sécurité et la gouvernance ont rapidement fait la différence.