Espace de travail cloud : guide à l'usage des petites entreprises
Gérer une PME implique de jongler entre de nombreuses applications logicielles, des systèmes CRM aux suites bureautiques. À mesure que votre entreprise se développe, ces applications génèrent un volume considérable de données, notamment des rapports et des feuilles de calcul, ce qui complique le suivi des informations critiques.
Alors comment garder une organisation claire et un accès facile aux données sans perdre de temps ni mobiliser trop de ressources ? Un espace de travail cloud centralise tous vos contenus et vos applications logicielles dans un environnement sécurisé, accessible partout, au bureau comme en déplacement.
Passons en revue les fonctionnalités et avantages clés d'un espace de travail dans le cloud, ainsi que les bonnes pratiques pour une mise en œuvre fluide au sein de votre entreprise.
Points essentiels :
- Un espace de travail cloud centralise vos outils professionnels et vos données dans un environnement organisé, sécurisé et accessible, quel que soit le lieu de travail de vos équipes.
- Les solutions d'espace de travail dans le cloud offrent un stockage évolutif, une sécurité renforcée et une automatisation pour simplifier les opérations et minimiser les perturbations à mesure que votre entreprise se développe.
- Box propose aux petites entreprises une plateforme cloud tout-en-un sécurisée, avec des intégrations robustes, des fonctionnalités de signature électronique et des outils intelligents pour gérer et protéger les contenus en toute simplicité.
Qu'est-ce qu'un espace de travail cloud ?
Un espace de travail cloud est un environnement virtuel qui permet d'accéder à vos applications et données, de les stocker et de les gérer depuis un ordinateur, un smartphone ou tout autre appareil connecté à Internet. Voyez-le comme un environnement de bureau numérique hébergé dans le cloud, intégrant des outils de communication, de collaboration, de productivité et bien plus.
Imaginez, par exemple, à quel point il serait plus simple pour votre équipe marketing de collaborer si elle pouvait accéder rapidement à l'ensemble de ses outils, fichiers et ressources depuis n'importe quel appareil approuvé. Elle pourrait accélérer la création de campagnes et le processus de révision de contenu sans avoir à gérer une multitude d'outils ou des informations dispersées. Mais les espaces de travail virtuels dans le cloud peuvent vous aider à accomplir bien plus encore.
Types d'espace de travail cloud
Gartner prévoit que les dépenses mondiales en services cloud publics par les individus et les entreprises dépasseront 1 billion de dollars d'ici 2027. Avec l'intégration de technologies telles que l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML), les plateformes dans le cloud proposent une nouvelle gamme de services qui vous aident à automatiser des tâches telles que la création de contenu ou l'analyse de données.
Les types d'espace de travail cloud les plus courants sont les suivants :
- Systèmes de gestion de documents : plateformes conçues pour créer, organiser et partager des fichiers de manière sécurisée, avec notamment des fonctionnalités de contrôle de version et de recherche avancée
- Environnements de bureau virtuel (VDI) : services qui fournissent un accès à distance à votre interface et vos applications de bureau
- Logiciels Workspace as a service (WaaS) : solutions qui combinent bureaux virtuels, outils de collaboration intégrés, applications cloud et flux de travail automatisés
- Logiciels de gestion de projet : outils qui aident à suivre les tâches, les échéances et l'avancement des équipes, afin d'assurer le bon déroulement des projets
- Environnements de test et de développement : espaces de travail numériques conçus pour les développeurs, comprenant des outils de codage, de test et de déploiement d'applications
- Suites professionnelles intégrées : systèmes qui regroupent les applications bureautiques, les outils de communication et les systèmes CRM dans un espace de travail unique
Découvrez les avantages de la mise en place du télétravail pour les entreprises.
Quels sont les avantages d'un espace de travail numérique dans le cloud ?
Au-delà de la possibilité de travailler depuis n'importe où, l'adoption d'un espace de travail numérique dans le cloud permet aux petites entreprises de réaliser des économies en réduisant les besoins en locaux physiques et en simplifiant la gestion informatique. Si votre priorité est la croissance, il existe d'autres avantages à prendre en compte avant de choisir la bonne plateforme.
- Accessibilité des données : supposons que votre équipe ait besoin d'accéder à un fichier important pendant un déplacement, lors d'une réunion client ou même pendant les vacances. Avec un espace de travail virtuel dans le cloud, ce fichier est toujours disponible. Cette flexibilité règle le problème d'accès limité aux ressources de l'entreprise lors du télétravail, du partage de fichiers avec des clients ou des déplacements professionnels.
- Évolutivité : dans un espace de travail cloud, vous n'avez pas à vous soucier de la gestion des limites de stockage ou de l'ajout constant de nouveaux outils. Vous pouvez facilement mettre à niveau votre plateforme de stockage cloud et connecter instantanément les applications nécessaires au bon fonctionnement de vos opérations. Cela vous permet de vous adapter à l'évolution des besoins sans avoir à gérer une infrastructure sur site, souvent coûteuse, chronophage et limitée en termes d'intégration.
- Sécurité renforcée : les espaces de travail professionnels s'appuient sur une infrastructure robuste pour faire face aux menaces liées à la sécurité du cloud grâce au chiffrement, à l'authentification avancée et aux contrôles d'accès granulaires. Ces mesures renforcent votre protection contre la perte de données et les violations de sécurité, qui peuvent avoir de lourdes conséquences pour les petites entreprises aux ressources informatiques limitées.
- Collaboration optimisée : les espaces de travail à distance dans le cloud offrent des fonctionnalités de communication, de partage de fichiers et de coédition, facilitant le travail d'équipe et l'alignement entre équipes et services. Vous pouvez discuter des priorités via la messagerie instantanée, organiser des réunions virtuelles par visioconférence ou gérer vos projets grâce à des outils de collaboration visuelle, pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Découvrez les outils et les bonnes pratiques pour optimiser la collaboration dans les petites entreprises.
Fonctionnalités courantes d'un espace de travail virtuel dans le cloud
D'après le rapport State of the Cloud Report 2024 de Flexera, les petites entreprises sont les plus grandes utilisatrices du cloud parmi tous les segments, avec 61 % de charges de travail dans le cloud public. On comprend facilement pourquoi. Les espaces de travail virtuels intègrent des fonctionnalités telles que l'accès mobile et l'automatisation des tâches, facilitant l'amélioration de la productivité des équipes et l'évolution des opérations.
Découvrez les fonctionnalités clés d'un espace de travail numérique dans le cloud.
Fonctionnalité de l'espace de travail cloud | Avantage pour les petites entreprises |
Capacité de stockage flexible basée sur les besoins de l'entreprise, permettant d'éviter les dépenses inutiles et de prévenir les pertes de données liées à un espace insuffisant. | |
Fonctionnalités basées sur l'IA | Traitement intelligent de documents, synthèse par IA ainsi que recherche et récupération des informations critiques plus rapides, améliorant l'efficacité et la prise de décision dans les équipes |
Espaces de travail centralisés pour les ressources, les projets et les équipes, facilitant l'accès aux listes de lecture de contenu regroupant des documents, des vidéos, des PDF et d'autres formats | |
Clarté et précision dans les modifications apportées aux documents, pour s'assurer que chacun travaille sur la dernière version | |
Synchronisation automatique | Accès instantané aux mises à jour en temps réel des fichiers et données, pour que les utilisateurs aient accès aux informations les plus récentes, où qu'ils se trouvent |
Efficacité des processus grâce à la réduction des tâches manuelles telles que le routage de documents en vue d'une signature électronique et l'extraction de données de rapports et de factures | |
Sécurité des données | Protection des informations d'entreprise sensibles via le chiffrement de fichiers,, l'authentification multifacteur (MFA) et les politiques de rétention |
Sécurité hors site pour le contenu critique, permettant une sauvegarde et une récupération de données efficaces en cas de sinistre, perte ou cyberattaque. |
Découvrez les principales caractéristiques et fonctionnalités des outils de collaboration dans le cloud.
Mise en œuvre de votre espace de travail d'entreprise : ce qu'il faut savoir
Choisir la bonne infrastructure cloud dès le départ peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter du stress par la suite. Nous avons identifié trois stratégies clés à garder en tête lors de la mise en œuvre d'un poste de travail cloud ou d'un environnement virtuel.
1. Choisir le bon service de bureau cloud simplifie la configuration et l'évolution
Optez pour un service de bureau cloud qui offre une personnalisation facile, une assistance continue et des ressources pour vous accompagner face aux éventuels défis. Ainsi, vous pourrez vous adapter rapidement aux évolutions à mesure que votre entreprise se développe. Voici quelques questions pour vous accompagner dans ce processus :
- Dans quelle mesure la plateforme peut-elle s'adapter facilement à l'évolution de l'entreprise ? Veillez à ce que l'espace de travail vous permette d'ajouter des utilisateurs ou d'augmenter votre capacité de stockage cloud
- Le système est-il facile à utiliser pour votre équipe ? Évaluez la facilité avec laquelle votre équipe pourra adopter la solution de bureau cloud. Un service qui nécessite peu de formation réduit les interruptions et booste la productivité dès le départ.
- Quel type de solution le service offre-t-il ? Vérifiez si la plateforme fournit les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin, telles que la gestion de contenu, des salles de données virtuelles ou des espaces de travail à distance collaboratifs.
Découvrez les avantages des espaces de travail collaboratifs.
2. Intégrer votre bureau cloud virtuel aux outils existants réduit les perturbations et améliore la productivité
Selon un rapport Salesforce, 46 % des dirigeants de petites entreprises se sentent dépassés par la multitude d'outils professionnels utilisés, tandis que 53 % estiment que les données sont souvent incohérentes d'une plateforme à l'autre. En connectant votre bureau dans le cloud aux outils que votre équipe utilise déjà, vous éliminez les silos et assurez une circulation fluide des données entre les systèmes, ce qui favorise l'alignement et l'efficacité des équipes.
3. Effectuer des sauvegardes régulières permet d'éviter la perte de données en cas de perturbations ou de défaillances imprévues
La perte de données peut représenter une menace majeure pour toute entreprise, en particulier les petites structures qui ne disposent pas toujours des ressources informatiques pour se remettre d'une panne matérielle ou d'une catastrophe naturelle. Grâce aux sauvegardes automatiques des bureaux cloud virtuels, vous pouvez restaurer votre travail rapidement en cas de panne ou de perturbation imprévue, avec un impact minimal.
Profitez d'un espace de travail dans le cloud sécurisé et intelligent avec Box
Box est une plateforme dans le cloud dédiée à la création, au stockage, à la modification et à la sécurisation de vos fichiers. Avec l'Intelligent Content Management, vous bénéficiez d'un stockage illimité, de fonctionnalités basées sur l'IA et d'outils de collaboration. Vous pouvez également simplifier vos processus métier et tirer davantage de valeur de vos contenus.
Box pour les petites entreprises offre aux petites entreprises de toute taille des fonctionnalités de partage de fichiers, de signature électronique et de sécurité robuste telles que le chiffrement 256 bits AES en transit et à l'arrêt, l'authentification utilisateur forte, ainsi que des rôles d'autorisation pour protéger vos données sensibles et collaborer facilement.[3]
Grâce aux intégrations Box, vous gérez votre contenu sur plus de 1 500 applications, pour que tous les éléments essentiels — fichiers, mises à jour et flux de travail — restent connectés et accessibles depuis un seul endroit.
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*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.