Durées de conservation des documents en France : tableau de référence
Les durées de conservation varient selon la nature des documents, le secteur d’activité, le contexte contractuel et les obligations applicables à l’entreprise. Le tableau ci-dessous présente des durées indicatives pour les principales catégories documentaires utilisées par les entreprises en France. Ces durées doivent être validées par les équipes juridiques, conformité, DPO ou records management avant d’être intégrées dans une politique de rétention documentaire.
Catégorie de document | Exemples de documents | Durée indicative de conservation | Point de départ généralement retenu | Comment Box Governance peut aider |
|---|---|---|---|---|
Contrats et documents commerciaux | Contrats commerciaux, conventions, correspondances commerciales papier ou électroniques | 5 ans | Fin de la relation commerciale ou événement déclencheur documenté | Appliquer une politique de rétention par type de contrat, dossier client ou métadonnée |
Documents bancaires | Relevés bancaires, talons de chèque, justificatifs bancaires | 5 ans | Date du document ou clôture de la période concernée | Classer les documents bancaires et contrôler les accès aux contenus sensibles |
Contrats électroniques avec un consommateur | Contrats conclus par voie électronique à partir du seuil applicable | 10 ans | Livraison du bien ou exécution de la prestation | Déclencher une rétention basée sur la date de livraison ou de fin de service |
Livres et registres comptables | Livre journal, grand livre, livre d’inventaire | 10 ans | Clôture de l’exercice comptable | Appliquer une conservation automatique aux dossiers comptables par exercice |
Pièces justificatives comptables | Factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, bons de réception | 10 ans | Clôture de l’exercice comptable | Centraliser les preuves comptables et limiter leur suppression avant échéance |
Documents fiscaux | Documents utilisés pour les droits de contrôle, d’enquête ou de communication de l’administration fiscale | 6 ans | Dernière opération ou date d’établissement du document | Conserver les pièces fiscales pendant la durée requise et tracer leur cycle de vie |
Comptes annuels | Bilan, compte de résultat, annexe | 10 ans | Clôture de l’exercice | Préserver les comptes annuels dans un espace documentaire gouverné |
Statuts et documents de société | Statuts, actes modificatifs, documents liés à la vie sociale | Durée variable selon le document | Perte de personnalité morale, radiation ou fin d’utilisation selon les cas | Appliquer des politiques différenciées selon les catégories de documents corporate |
Bulletins de paie | Double papier ou électronique du bulletin de paie | 5 ans pour l’employeur | Date d’émission du bulletin | Automatiser la conservation RH tout en limitant les accès aux personnes habilitées |
Registre unique du personnel | Registre du personnel | 5 ans | Départ du salarié | Déclencher une rétention à partir d’un événement RH, comme la date de départ |
Documents liés au contrat de travail | Contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite | 5 ans | Date du document ou fin de la relation concernée | Relier les règles de conservation aux dossiers collaborateurs |
Charges sociales et taxe sur les salaires | Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Date du document ou période concernée | Organiser les preuves sociales dans des dossiers sécurisés et auditables |
Accidents du travail | Déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | Date de déclaration | Préserver les documents RH sensibles dans un environnement contrôlé |
Documents de santé | Dossiers, justificatifs ou documents de santé selon le cadre applicable | Durée variable selon le type de document et le régime applicable | Selon la nature du document ou la fin de la prise en charge | Appliquer des règles renforcées de confidentialité, de conservation et d’accès |
Documents financiers et LCB-FT | Documents KYC, connaissance client, pièces liées à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme | Généralement 5 ans pour certaines obligations, selon le cadre applicable | Fin de la relation d’affaires ou exécution de l’opération selon les cas | Mettre en place des politiques de conservation par catégorie réglementaire et preuve d’audit |
Une politique de conservation efficace ne doit pas seulement indiquer une durée. Elle doit aussi préciser le type de document concerné, le point de départ de la conservation, les personnes autorisées à accéder au contenu, les exceptions applicables, les cas de conservation légale et le processus de suppression ou d’archivage à l’échéance.
*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.