Comment charger des documents

L'un des avantages de travailler dans le monde d'aujourd'hui est que vous n'avez plus besoin des copies papier de documents. Il n'y a pas si longtemps, si un document, comme un contrat, nécessitait une révision et une signature, vous deviez en envoyer une version physique au destinataire. Dans le meilleur des cas, vous n'aviez qu'à traverser le bureau ou à le faire livrer en ville en quelques heures. Mais si le destinataire se trouvait dans une autre ville, un autre état ou un autre pays, cela pouvait prendre des jours, voire des semaines pour obtenir une copie.

Désormais, lorsque vous devez envoyer un document à quelqu'un, vous pouvez simplement le charger sur une plate-forme cloud. Le destinataire peut examiner le document instantanément, y apporter des modifications et même le signer. Vous pouvez visualiser les modifications et voir la signature sans avoir à imprimer le document ou remettre une copie physique au destinataire.

Lorsque vous travaillez avec beaucoup de contenu, documents, fichiers vidéo, PDF ou JPEG, le chargement de documents sur le cloud est impératif. Dans cet article, découvrez comment charger un fichier, les types de fichiers que vous pouvez charger et pourquoi cela est-il important.

Que signifie charger un document ?

Vous avez probablement téléchargé un bon nombre de documents et d'autres contenus au cours de votre vie. Si vous avez déjà acheté un MP3 ou de la musique dans une boutique numérique, comme Google Play ou iTunes, vous avez téléchargé des fichiers. Si vous avez déjà enregistré un PDF à partir d'un site Web, vous avez téléchargé des fichiers.

Lorsque vous téléchargez un fichier, votre ordinateur reçoit des données d'un autre ordinateur. Vous stockez ensuite ce fichier sur votre ordinateur ou un périphérique amovible, comme une clé USB.

Le chargement est l'inverse du téléchargement : vous envoyez un fichier depuis votre ordinateur vers une autre destination sur le cloud. Si vous publiez des photos ou vidéos sur Instagram ou Facebook, vous chargez les fichiers sur ces sites Web. Lors du processus de chargement, le fichier doit commencer sur votre ordinateur et se retrouver ailleurs, qu'il s'agisse d'un autre périphérique, d'un site Web ou d'un e-mail.

Cependant, le chargement ne supprime pas toujours le document de votre périphérique. Lorsque vous chargez un PDF ou un fichier d'un autre format sur une plate-forme basée sur le cloud, le document original reste souvent sur votre périphérique. Un autre fichier est créé. Il s'agit de la copie exacte du premier. Ce nouveau fichier se trouve alors là où vous l'avez chargé. De même, lorsque quelqu'un télécharge un fichier que vous avez chargé sur son périphérique, il ne supprime pas techniquement le fichier chargé de son emplacement. À la place, une autre version de celui-ci est créée et stockée sur son ordinateur. C'est pourquoi, afin d'éviter les problèmes de contrôle de version, les meilleurs flux de travail restent sur le cloud pour que tout le monde travaille sur la même version.

Vous pouvez charger un document de plusieurs façons, en fonction du nombre de documents dont vous disposez, de leur taille et de la plate-forme que vous utilisez. Les options de chargement sont les suivantes :

• Explorateur de fichiers
• Adresse e-mail
• File Transfer Protocol (FTP
• Fonction glisser-déposer

Comment charger la copie papier d'un document

Charger un document qui existe déjà sous forme numérique est relativement simple. Souvent, tout ce que vous avez à faire est de choisir l'option « charger » sur le site Web de destination ou le programme que vous utilisez, puis de sélectionner le fichier dans le navigateur qui apparaît.

Mais imaginons que vous ayez d'anciens contrats papier que vous aimeriez placer sur le cloud, ou un document dactylographié que vous souhaitez numériser pour le garder en lieu sûr. Avant de charger ce type de fichier d'un ordinateur à un autre, vous devez transformer la copie papier au format numérique.

Plusieurs raisons justifient de numériser des copies papier de documents :

• La création d'une version numérique d'un document ancien et son stockage sur le cloud vous permet de le sauvegarder, si quelque chose devait arriver à l'original
• Si l'original physique est particulièrement ancien, vous pourriez craindre qu'il ne s'abîme en étant manipulé par plusieurs personnes
• If the physical original is particularly old, you might be worried that it will crumble or fall apart as more people handle it
• Il est plus facile d'égarer une copie physique

Avec une version numérique du document, vous pouvez conserver l'original tout en accédant numériquement aux informations qu'il contient. Une fois numérisé et chargé, vous pouvez partager votre document n'importe où dans le monde. Vos collègues peuvent avoir besoin d'accéder à de vieilles photos de l'entreprise ou à d'anciens documents marketing, par exemple. Ou peut-être que votre équipe juridique au siège social souhaiterait étudier les anciens contrats des collaborateurs de votre site. Lorsque vous numérisez ces documents et que vous les chargez sur le cloud, vous et votre équipe pouvez y accéder à tout moment à partir de n'importe quel périphérique.

Il existe plusieurs options pour numériser un document et le charger sur votre ordinateur ou vers une autre destination. Découvrons tout d'abord comment charger une version d'un document physique.

En utilisant l'appareil photo de votre smartphone ou tablette

Selon le type de smartphone ou de tablette, vous pouvez disposer de plusieurs options pour numériser un document, en utilisant l'appareil photo de votre téléphone pour capturer une image du document. Numériser vos documents peut être aussi facile que prendre des photos de vacances.

Par exemple, vous pouvez ouvrir l'appareil photo et le pointer sur la première page du document à numériser. Certains appareils photo de smartphone détectent automatiquement que vous orientez l'objectif vers un document texte et passent en mode scanner. Lorsque vous prenez la photo, l'appareil numérise le document afin que le texte soit clair et lisible. Vous modifiez ensuite le document numérisé à l'aide des outils intégrés à l'application.

Si l'appareil photo de votre téléphone ne détecte pas automatiquement le texte et ne numérise pas les documents, ou si vous avez plusieurs pages à numériser, il est préférable d'utiliser une application, comme Google Drive ou OneDrive. L'application Notes sur iOS dispose également d'une fonction de numérisation.

L'un des avantages de la numérisation des images est que vous pouvez ensuite les modifier facilement, sans risquer d'endommager l'original. Si l'image d'origine est fortement endommagée, vous pouvez améliorer la numérisation ou la photo à l'aide d'un programme de retouche d'image, plutôt que de dépenser du temps et de l'argent pour restaurer l'image d'origine. Scanner l'image avec un appareil photo de téléphone ne nécessite pas d'alimenter les pages dans une machine, il y a donc moins de risques de dommages physiques.

Mieux encore, lorsque vous numérisez un document à l'aide de votre appareil, vous avez souvent la possibilité de charger ce document numérisé directement à partir de celui-ci.

Numérisation d'un document et chargement vers un ordinateur

Vous n'êtes peut-être pas à l'aise pour numériser ou prendre des photos de documents avec un appareil mobile. Vous pouvez également avoir un grand nombre de documents et ne pas vouloir prendre une photo de chaque page manuellement. Une autre option consiste à utiliser un scanner connecté à un ordinateur de bureau ou portable, ou à un périphérique de stockage externe. L'utilisation d'un scanner peut également être votre meilleure option si vous devez numériser des documents pour le travail et que vous n'avez pas d'appareil mobile approuvé par votre employeur. Votre entreprise peut ne pas vouloir que vous utilisiez un périphérique personnel pour numériser des documents professionnels potentiellement confidentiels.

Plusieurs options s'offrent à vous pour numériser des documents au moyen d'un scanner. Certaines imprimantes ont des scanners intégrés. Mais si la vôtre ne dispose pas de cette fonctionnalité, il vous faudra un autre périphérique.

Plusieurs types de scanners existent. Une des options est un scanner à plat. Pour utiliser ce type de scanner, placez le document face vers le bas sur une surface vitrée et fermez le couvercle. Appuyez sur le bouton « numériser ». Un capteur passe alors sous la vitre et lit le texte figurant sur le document. Si le scanner est connecté à un ordinateur, vous pouvez voir l'image ou le texte transféré sur l'écran du moniteur lorsque le capteur passe.

Si vous utilisez un scanner à plat, vous devez manipuler à la main chaque page du document lors de la numérisation. Le scanner à alimentation feuille à feuille est une autre option. Généralement plus petit qu'un scanner à plat, il comporte une ouverture à chaque extrémité. Il suffit de placer une pile de documents à numériser en haut de l'ouverture. Vous appuyez ensuite sur « Numériser » et les feuilles traversent le scanner, une par une, en sortant par l'autre extrémité.

Une fois le document numérisé, le rendu de la version numérisée sur votre périphérique dépend de plusieurs facteurs. Si le scanner est connecté directement à votre ordinateur via un câble, un dossier de fichiers contenant les documents numérisés sera probablement créé sur votre périphérique. Il vous suffit de cliquer sur le dossier pour accéder aux documents.

Certains scanners utilisent le Wi-Fi pour se connecter à des périphériques à proximité, tandis que d'autres vous permettent de brancher une clé USB pour charger les fichiers. Une fois la numérisation terminée, éjectez le lecteur, puis branchez-le sur un autre périphérique pour charger les nouveaux fichiers.

Types de formats de document à charger

Les documents sont disponibles dans de nombreux formats et tailles. Certains sont basés sur du texte, d'autres sont des images. En fonction des besoins de votre entreprise en matière de contenu, vous devrez peut-être aussi charger des fichiers vidéo et audio. Examinons de plus près quelques-uns des types de formats de fichier de document les plus courants et comment les charger.

PDF

PDF signifie « format de document portable ». Adobe a créé le format PDF pour faciliter l'échange et la présentation de documents. Lorsque vous enregistrez un document au format PDF, le destinataire ne peut généralement pas le modifier.

Les PDF sont des documents universels. Que quelqu'un ouvre un PDF sur un PC ou un Mac, sur un ordinateur portable ou un smartphone, la disposition et la mise en forme du document seront les mêmes. Ce qui se trouve sur la première page sera sur la première page pour chaque utilisateur. Les PDF sont parfaits pour préserver la conception et la mise en forme exactes du document original. Ils sont également faciles à afficher et à partager sur la plupart des périphérique.

Un fichier PDF peut contenir à la fois du texte et des images. Certains fichiers PDF sont modifiables, les utilisateurs peuvent les ouvrir et ajouter des informations. Un exemple courant de PDF modifiable est un formulaire fiscal. Vous pouvez facilement charger un PDF vers presque n'importe quel site Web ou programme de destination en cliquant sur « charger » et en sélectionnant le fichier PDF à partir de votre ordinateur. Ces fichiers ont généralement l'extension « .PDF » à la fin du nom de fichier.

Docx ou doc

Un fichier .docx ou .doc est un document créé dans Microsoft Word. Avant 2006, seul Microsoft Word pouvait ouvrir les fichiers .doc. Aujourd'hui, la plupart des programmes de traitement de texte peuvent les lire. Cependant, contrairement à un fichier PDF, un fichier .docx ou .doc peut sembler différent lorsqu'il est ouvert par différents utilisateurs. La pagination ou la mise en page du texte peuvent légèrement varier entre les périphériques et programmes.

Le format .docx a vu le jour en 2007. Le « x » dans l'extension fait référence au langage XML ou « langage de balisage extensible ». Ces types de fichiers sont plus petits et moins susceptibles d'être corrompus que les fichiers .doc. Les images ont également une meilleure apparence sur les fichiers .docx.

Les fichiers .doc et .docx sont destinés à être modifiés, ce qui en fait une bonne option lorsque vous avez l'intention de collaborer sur un document avec d'autres personnes.

Fichiers audio

Vous pouvez diviser les fichiers audio en deux grandes catégories : compressés et non compressés. Les fichiers compressés peuvent être des fichiers « avec perte » ou « sans perte ». Cela a à voir avec la taille et la qualité des fichiers. Les fichiers audio avec perte incluent les MP3 qui perdent certaines données lorsqu'ils sont créés, ce qui affecte la qualité sonore. Cependant, la perte de qualité n'est souvent pas assez importante pour que l'auditeur moyen puisse la détecter.

Les fichiers audio sans perte incluent les formats FLAC et ALAC. Ces deux formats compressent un fichier sans en supprimer les données. Il n'y a pas de perte de qualité, si bien que la taille de fichier est généralement beaucoup plus grande que celle des fichiers avec perte.

Les fichiers audio non compressés ont tendance à être assez volumineux et de haute qualité. Parmi eux figurent la modulation par impulsions et codage (PCM) et le Direct Stream Digital (DSD). Vous pouvez charger la plupart des fichiers audio vers une solution de stockage sur le cloud en fonction de la taille limite des fichiers pour la plate-forme que vous utilisez. Certains sites Web et autres programmes peuvent ne pas reconnaître ou ne pas vous permettre de charger tous les fichiers audio. Les e-mails, par exemple, ont souvent une limite de taille des fichiers ne vous permettant pas de charger un fichier audio non compressé ou sans perte.

Fichiers vidéo

Les fichiers vidéo reposent sur des codecs pour la compression. Il s'agit de dispositifs ou programmes informatiques codant ou décodant un flux de données ou un signal. Sans codec, les fichiers seraient très volumineux. Comme pour les fichiers audio, plus la qualité du fichier vidéo est élevée, plus le fichier est volumineux. Les fichiers AVI sont généralement d'une qualité optimale et également assez volumineux. Les fichiers MP4 sont populaires, relativement petits, et leur définition est inférieure à celle des autres options.

Fichiers image

Comme les fichiers audio, les fichiers image peuvent être compressés ou non. Les fichiers images peuvent également être des fichiers vectoriels ou raster. Les images raster se composent de pixels, semblables à de petits blocs. Si une image raster est redimensionnée, les pixels peuvent être déformés, rendant l'image floue. Les fichiers JPEG, PNG et GIF sont des exemples de fichiers image raster.

Un fichier image vectoriel est créé à l'aide d'une formule proportionnelle. L'image peut facilement être redimensionnée sans devenir floue ni se déformer. Les fichiers PDF, AI et EPF sont des exemples de fichiers vectoriels. Tous les PDF ne sont pas des images vectorielles. Certains peuvent être des images raster, en fonction de la façon dont le document a été créé à l'origine.

Un fichier image RAW est un exemple de fichier non compressé. Ce n'est ni un fichier raster ni un fichier vectoriel, et il s'agit peut-être de la forme la plus pure de l'image. Habituellement, un appareil photo capture une image RAW et le format de fichier est converti en un fichier raster ou vectoriel lorsque vous le chargez dans un programme de montage.

Chargement de documents à partir d'un appareil mobile

Parfois, vous souhaitez charger des documents de votre téléphone ou tablette vers votre plate- forme de partage de fichiers ou un serveur. Vous pouvez le faire rapidement si votre plate-forme dispose d'une application mobile ou d'une version mobile de son site Web. Si ce n'est pas le cas, vous pourrez peut-être charger le document en l'envoyant par e-mail.

Le document doit être présent sur le périphérique pour pouvoir charger un fichier. S'il s'agit d'une copie papier, vous pouvez d'abord le capturer, en le numérisant ou le prenant en photo. Vous pouvez aussi connecter votre périphérique à un autre ordinateur à l'aide d'un câble USB et transférer des documents de cet ordinateur vers votre tablette ou téléphone avant de les charger.

Chargement de documents volumineux

Certains types de documents, comme les PDF contenant de nombreuses images, les fichiers audio non compressés et les fichiers vidéo haute définition, peuvent être assez volumineux. Lorsque vous essayez de les charger sur le FTP ou par e-mail, vous risquez de dépasser la limite de capacité définie par votre fournisseur d'accès Internet. Une meilleure option consiste à charger les fichiers sur une plate-forme de partage basée sur le cloud. Une fois les fichiers sur la plate-forme, vous et les autres membres de l'équipe pouvez y accéder depuis n'importe quel périphérique.

Chargement de documents vers Box

Content Cloud permet à tous les membres de votre équipe d'accéder facilement au contenu que vous chargez. Vous disposez de plusieurs options pour charger vos documents sur Content Cloud, en fonction du type de compte Box dont vous disposez. Tous les types de comptes peuvent utiliser la fonction Explorateur de fichiers. Les comptes d'entreprise et professionnels peuvent également utiliser un FTP ou des e-mails pour charger des fichiers.

Vous pouvez même utiliser une fonction « glisser-déposer » pour charger des fichiers depuis votre ordinateur de bureau ou tablette vers Box. Vous pouvez faire glisser les fichiers vers le dossier dans lequel vous souhaitez les charger, et cela fonctionne sur les navigateurs Chrome, Firefox et Safari.

La limite de taille des fichiers pour les chargements varie en fonction du type de compte. Si vous possédez un compte Box personnel, la taille maximale d'un fichier est de 250 Mo. Pour les comptes Starter, la limite de taille passe à 2 Go. Les comptes Enterprise Plus permettent le chargement de fichiers plus volumineux, jusqu'à 150 Go.

Quelques conseils pour charger sur Box

Box est intuitif et convivial. Lorsque vous chargez des documents sur Content Cloud, gardez ces conseils à l'esprit pour faciliter le processus :

• Conservez un nom de fichier inférieur à 255 caractère
• Évitez d'utiliser des symboles et du code ASCII non imprimable dans le nom du fichier
• Maintenez votre navigateur à jour
• Assurez-vous que la taille du fichier est inférieure à la limite spécifiée pour votre type de compte
• Assurez-vous d'être connecté à Internet

Vous travaillerez plus efficacement si tout le monde collabore sur le cloud. Box vous offre un emplacement sécurisé pour charger votre contenu, le partager avec vos collègues, attribuer des autorisations et déléguer des tâches. Content Cloud fournit un emplacement central pour accéder aux vidéos, contrats, fichiers audio, supports marketing et autres types de contenu alimentant votre entreprise.

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