Fonctionnalités clés de niveau entreprise des outils de collaboration sécurisée

Votre équipe s'appuie sur des outils de collaboration pour travailler ensemble et mener à bien ses projets plus rapidement. Cependant, ces mêmes outils qui facilitent le travail d'équipe présentent des risques s'ils ne sont pas correctement sécurisés.

Environ trois violations sur quatre impliquent un facteur humain, qu'il s'agisse d'une erreur, d'une mauvaise utilisation ou d'une victime d'attaques d'ingénierie sociale. Bien que la sensibilisation et la formation à la cybersécurité soient essentielles, vous ne pouvez pas compter uniquement sur les personnes pour atténuer les risques. Vous avez également besoin d'outils de collaboration dotés d'une sécurité de qualité professionnelle. La mise en œuvre de mesures de protection automatisées fournit un filet de sécurité nécessaire pour protéger votre contenu.

Comment choisir votre logiciel de collaboration sécurisé

Une collaboration d'équipe efficace implique le partage d'informations et de fichiers avec d'autres personnes afin de garantir que tout le monde reste aligné sur les objectifs et les tâches du projet. Cependant, des personnes non autorisées pourraient accéder à votre système et à vos données si vous ne disposez pas de contrôles de sécurité solides.

Lorsque vous sélectionnez des outils de collaboration en ligne sécurisés pour votre entreprise, assurez-vous qu'ils incluent ces 11 fonctionnalités et capacités.

1. Authentification multifacteur (MFA)

La MFA renforce la sécurité en vous demandant de fournir plusieurs formes de vérification avant d'accéder à vos comptes ou à des informations sensibles. Selon ce rapport de Microsoft Digital Defense, la MFA réduit le risque de compromission des comptes de 99,2 %.

Avec la MFA, même si les identifiants de connexion sont compromis, les attaquants doivent fournir un code généré par une application d'authentification, reçu par SMS ou obtenu à partir d'un jeton physique. Dans certains cas, cette couche de protection supplémentaire implique une authentification biométrique (telle que la reconnaissance d'empreintes digitales ou faciale).

2. Authentification unique (SSO)

Seules 25 % des personnes interrogées dans le cadre d'une enquête menée par Keeper ont déclaré utiliser des mots de passe forts et uniques pour tous leurs comptes. Cette information est préoccupante, car une mauvaise hygiène en matière de mots de passe est l'une des principales causes de violations.

La SSO contribue à réduire le risque de violations liées aux mots de passe, car vous n'avez pas à mémoriser plusieurs mots de passe. Vous pouvez accéder à plusieurs applications avec un seul ensemble d'identifiants de connexion, ce qui simplifie le processus d'authentification et renforce la sécurité.

3. Chiffrage AES 256 bits au repos et en transit

Considéré comme pratiquement inviolable, le chiffrement AES 256 bits offre un niveau de sécurité élevé en chiffrant les données à l'aide d'une clé de 256 bits. Cette fonctionnalité rend extrêmement difficile le déchiffrement de vos données par des personnes non autorisées. Le chiffrement des données est tout aussi important lorsqu'elles sont stockées (au repos) que lorsqu'elles sont transmises entre des appareils ou des serveurs (en transit).

4. Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) et autorisations

Le RBAC définit les autorisations en fonction de rôles prédéfinis au sein de votre organisation, garantissant ainsi que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux ressources nécessaires à leurs tâches. Ainsi, vous limitez l'exposition des informations sensibles et réduisez le risque d'accès non autorisé ou de violation des données.

L'autorisation est particulièrement utile lorsque vous partagez des fichiers avec des collègues. Vous définissez des contrôles qui déterminent ce que les personnes peuvent faire avec vos documents (par exemple, limiter la possibilité de les modifier ou de les télécharger). Des fonctionnalités avancées de collaboration sécurisée vous permettent également de définir des dates d'expiration pour les fichiers partagés et d'activer une protection par mot de passe facultative, qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire.

En mettant en œuvre le RBAC et les rôles d'autorisation dans vos outils de collaboration d'entreprise sécurisés, vous permettez un travail d'équipe optimal tout en conservant le contrôle de l'accès aux informations sensibles.

5. Confiance des appareils

Vous pouvez définir des exigences granulaires en matière de propriété ou de sécurité pour les appareils (gérés et personnels). Votre entreprise peut exiger, par exemple, que tous les appareils accédant à son réseau disposent d'un code d'accès, d'un certificat ou de contrôles pour le chiffrement du disque et d'une protection antivirus.

6. Liste blanche d'adresses IP

Les outils de collaboration sécurisés qui permettent la liste blanche d'adresses IP restreignent l'accès à un système, un réseau ou une application en fonction d'une liste prédéfinie d'adresses IP approuvées. Vous spécifiez les adresses IP autorisées à accéder au système tout en bloquant toutes les autres. Cette approche est l'opposé d'une liste noire d'adresses IP, qui refuse l'accès à des adresses IP spécifiques.

7. Contrôle de version et audit

Grâce au contrôle de version des documents, vous pouvez gérer et suivre les modifications apportées à votre contenu au fil du temps. Cette fonctionnalité permet de comparer facilement différentes versions et de revenir à des états antérieurs si nécessaire. Vous pouvez empêcher toute modification ou altération non autorisée, garantissant ainsi l'exactitude et la fiabilité des informations critiques.

Et, grâce à l'audit, vous obtenez un enregistrement détaillé des activités des utilisateurs qui indique qui a accédé ou modifié un document et quand, ce qui facilite les efforts de conformité et permet d'identifier les violations de sécurité potentielles.

8. Gouvernance des données

Une enquête menée en 2024 auprès de responsables des données a révélé que 88 % des personnes interrogées considèrent la sécurité et la conformité des données comme une priorité absolue, devant l'IA. Une gouvernance efficace des données garantit la qualité, l'intégrité, la sécurité et la conformité des données en régissant la manière dont elles sont stockées, gérées, conservées et protégées tout au long de leur cycle de vie.

Grâce à une solution d'entreprise, vous pouvez appliquer des règles prédéfinies aux données stockées dans votre plateforme de collaboration ou votre système d'entreprise. Par exemple :

• Les politiques de conservation définissent les règles de gestion du cycle de vie des données, en précisant la durée de conservation des informations et le moment où elles doivent être supprimées.
• Les conservations légales sont des directives visant à préserver les données pertinentes pour les procédures judiciaires ou les enquêtes, empêchant leur suppression même si elles entrent dans le champ d'application d'une politique de conservation.
• La résidence des données fait référence à l'exigence selon laquelle les données doivent être stockées dans des emplacements géographiques ou des juridictions spécifiques afin de se conformer aux réglementations locales ou aux accords contractuels.

Une institution financière multinationale, par exemple, peut être tenue de conserver les enregistrements des transactions de ses clients pendant un an, en les stockant dans une région spécifique, afin de se conformer aux exigences réglementaires, tout en appliquant simultanément des conservations légales pour préserver les données pertinentes dans le cadre d'un litige en cours.

9. Filigrane vectoriel

En intégrant des identifiants uniques ou des métadonnées dans les graphiques vectoriels d'un fichier, le filigrane vectoriel vous permet de protéger les documents, images et conceptions sensibles contre toute distribution ou modification non autorisée.

Dans le cas de la gestion de contenu dans le domaine des sciences de la vie, par exemple, vous pouvez apposer un filigrane avec des horodatages ou utiliser des identifiants sur les dossiers de R&D. Si quelqu'un tente de divulguer un fichier, le filigrane contenant toutes ces informations est partagé avec lui, ce qui permet à votre organisation de remonter à la source de la fuite.

10. Contrôles de conformité

Les cadres de conformité réglementaire exigent des mesures telles qu'un contrôle d'accès robuste, le chiffrement des données, des évaluations de sécurité continues et des pistes d'audit afin de protéger les informations sensibles et d'atténuer les risques.

Lorsque vous choisissez une plateforme de collaboration sécurisée, assurez-vous que ses offres de conformité couvrent vos besoins réglementaires. En fonction de la nature de votre activité, vous devez démontrer votre conformité à des cadres spécifiques en matière de cybersécurité et de confidentialité des données. Par exemple, une entreprise de soins de santé doit se conformer à la réglementation HIPAA pour protéger les données des patients, tandis que les entreprises de commerce électronique doivent se conformer aux normes PCI DSS pour sécuriser les données des cartes de paiement et prévenir la fraude.

11. Détection des menaces et prévention des fuites de données

La surveillance continue du trafic réseau, du comportement des utilisateurs et des activités du système vous aide à détecter les anomalies, les schémas suspects ou les cybermenaces connues.

Par exemple, les outils de collaboration sécurisés dotés de fonctions de détection des menaces peuvent signaler les tentatives de connexion inhabituelles provenant d'un emplacement non reconnu, indiquant une compromission potentielle du compte. Les solutions plus avancées ont également recours à l'intelligence artificielle (IA) pour analyser les contextes et identifier les contenus malveillants et les vols de données potentiels.

Vous pouvez également automatiser le processus de protection des données sensibles à l'aide de contrôles de sécurité basés sur la classification, qui appliquent des mesures appropriées en fonction du niveau de classification de votre contenu. C'est le cas des logiciels de collaboration sécurisés qui analysent automatiquement les fichiers pour détecter les informations personnelles identifiables (PII) et appliquer des politiques définies par l'administrateur afin de réduire le risque de fuite de données.

Découvrez les 21 meilleures fonctionnalités et capacités des outils de collaboration dans le cloud.

Renforcer la sécurité de la collaboration en équipe avec Box

Box simplifie la collaboration tout en garantissant la sécurité de tous vos contenus. Grâce à Intelligent Content Management de Box, vous pouvez centraliser l'ensemble de votre contenu sur une plateforme tout-en-un où vous pouvez créer, stocker, partager et collaborer sur des fichiers.

En faisant de la sécurité et de la conformité notre priorité absolue, nous avons gagné la confiance de plus de 100 000 organisations. Nos clients bénéficient de fonctionnalités de sécurité avancées de qualité professionnelle, notamment les suivantes :

• Authentification forte des utilisateurs grâce au chiffrement AES 256 bits
• Filigrane vectoriel
• Sept rôles de partage conviviaux
• Device Trust
• Alertes en cas d'activité suspecte
• Détection des ransomware
• Gestion des versions de fichiers et journaux d'audit centralisés
• Politiques de conservation, conservations légales
• Contrôles de résidence des données

Nos certifications de conformité incluent, entre autres, FedRAMP, PCI DSS, FIPS 140-2, RGPD, HIPAA, GxP Validation, NIST 800-53 et SOC.

Contactez notre équipe et laissez-nous vous montrer ce que vous pouvez faire avec nos outils de collaboration sécurisés.

*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.