Les avantages de l'utilisation d'une application de prise de notes numériques
Dans une organisation composée d'équipes hybrides et distantes, il peut être difficile de garder tout le monde sur la même longueur d'onde sans les outils et la technologie appropriés pour permettre la collaboration. La prise de notes, par exemple, peut s'avérer difficile si vous ne pouvez pas partager des informations avec votre équipe ou accéder à des documents partagés pour avoir une idée claire des questions que se posent vos collègues.
Prendre des notes efficaces lors d'une réunion, d'une présentation ou d'une discussion sur un projet peut aider vos collaborateurs à rester concentrés, à exprimer leurs attentes, à réduire la confusion et à fournir à chacun une voie claire vers ses objectifs. Cependant, les notes manuscrites sont difficiles à partager et peuvent prendre beaucoup de temps à documenter. Avec le bon outil de partage de contenu, vous permettez à vos équipes de prendre des notes numériques. Cette avancée leur permet de modifier, réviser et partager des fichiers au même endroit pour que tout le monde reste en phase.
Pourquoi les notes numériques sont-elles mieux que les notes physiques ?
Si vous essayez de déterminer le type de prise de notes le plus efficace pour vos équipes hybrides et distantes, considérez les avantages de prendre des notes numériques plutôt que des notes manuscrites.
Prenez des notes n'importe où
L'avantage le plus évident de la prise de notes numériques est que celles-ci peuvent vous accompagner partout. Bien que vous puissiez aussi emporter des notes papier avec vous lors de vos réunions, ce n'est pas aussi simple, pratique ou accessible que les notes électroniques.
Si vous avez des membres d'équipe à distance, vous ne pourriez pas leur montrer vos notes papier et collaborer sans les numériser sur un appareil et les télécharger. Même ainsi, vous ne pourriez pas apporter de modifications ou d'ajouts à vos notes. Lorsque vous prenez des notes numériques, vous pouvez les conserver sur votre ordinateur portable, de bureau, tablette ou smartphone où que vous soyez. Mieux encore, vous pouvez les conserver dans le cloud.
Vous devez vous envoler pour une réunion d'affaires et ne souhaitez pas emporter toute une pile de notes. Les notes électroniques sont disponibles partout et à tout moment. Ou vous avez soudain une excellente idée pour votre prochain projet alors que vous vous trouvez dans un café. Vous n'avez pas besoin d'attendre votre retour à votre bureau pour la noter. Sortez votre téléphone ou votre ordinateur portable.
La plupart des gens ayant déjà un appareil électronique avec eux à tout moment, les applications de prise de notes numériques sont adaptées pour un accès en tout lieu.
Collaborer en temps réel
Avec les notes sur papier, vous ne pouvez pas travailler en collaboration et simultanément sur un document avec vos collègues et les membres de votre équipe. L'extraction d'un document auquel les membres de votre équipe distante ne peuvent pas accéder ou qu'ils ne peuvent pas modifier complique leur contribution à un projet et l'exécution des tâches dans les délais.
La prise de notes numérique facilite l'envoi, le partage, la modification et la collaboration sur un document dans la même application, ce qui vous permet de voir qui a effectué les modifications avec des horodatages pratiques. Grâce aux notes numériques, vous et vos collaborateurs pouvez accéder rapidement à du contenu, l'organiser, le gérer, et attribuer des tâches pour une collaboration sans faille. Lorsqu'il s'agit d'équipes hybrides et à distance, les outils collaboratifs sont essentiels pour permettre un travail cohérent.
Économiser de l'espace physique et du stockage numérique
Votre espace de travail dispose-t-il d'étagères remplies de carnets, blocs de papier, post-its ou calendriers ? Toutes ces notes peuvent être encombrantes et désorganisées.
De même, si vous conservez des notes manuscrites pour un projet à long terme, vous finirez par accumuler de nombreux documents susceptibles d'être facilement déplacés et abîmés. Les notes numériques sont un moyen d'économiser de l'espace et vous permettent d'étendre ou de consolider votre contenu d'une simple pression sur un bouton, ce qui vous évite d'avoir à stocker du contenu dans votre bureau ou porte-documents.
Rester organisé
La prise de notes peut rapidement devenir inefficace si vous êtes désorganisé. Avec les notes manuscrites, vous pouvez facilement vous perdre en recherchant des sujets, des résumés de réunions ou des détails sur vos projets. Les notes numériques vous épargnent cela. Vous pouvez les classer dans un nombre illimité de dossiers auxquels vous pouvez facilement accéder et qui vous permettent d'effectuer du tri et des recherches au sein de votre organisation.
Une application de prise de notes numériques vous permet, à vous et votre équipe, de déplacer facilement du contenu d'un dossier à un autre et même de créer des sous-dossiers pour réduire l'encombrement et accélérer l'accès. Grâce à une plate-forme cloud, vos notes seront organisées de manière sécurisée et soignée, selon vos besoins, pour une personnalisation infinie.
Trouvez ce dont vous avez besoin
La prise de notes numériques améliore votre capacité de recherche. Avec les notes sur papier, vous devez trier manuellement chaque document ou dossier jusqu'à trouver ce que vous cherchez. Cela peut être un problème si vous essayez de prendre des notes importantes avant une réunion ou de les référencer au cours de celle-ci.
Grâce à la prise de notes numériques, au lieu de parcourir des dizaines de documents pour trouver une note spécifique, vous pouvez rapidement rechercher votre contenu en saisissant des mots-clés ou sous-titres pour afficher ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Une structure de fichiers numériques est utile, car elle vous permet de trouver ce dont vous avez besoin, rapidement et facilement.
Partager avec tout le monde
L'un des éléments clés de la collaboration avec les équipes hybrides et à distance est le partage de contenu sans avoir à copier et numériser chaque document avant de l'envoyer par e-mail. Vos employés peuvent collaborer avec des notes numériques, ce qui permet à tous les membres de votre organisation et au-delà de partager et de travailler rapidement sur le même document.
Au lieu d'avoir à remettre physiquement un document papier comme vous le feriez avec des notes manuscrites, les notes numériques vous permettent d'envoyer du contenu aux membres de votre équipe, où qu'ils se trouvent. Cela vous permet d'améliorer la productivité sur le lieu de travail et de réduire les délais de vos projets. Vous éliminerez également les obstacles quotidiens en vous assurant que l'ensemble de votre équipe dispose de ce dont elle a besoin pour accomplir ses tâches.
Ajouter des visuels
La prise de notes numériques est la solution idéale si vous souhaitez que vos notes soient interactives et intègrent bien plus que des mots. Vous préparez peut-être une présentation pour votre équipe, et souhaitez inclure des visuels, des liens ou des vidéos pour transmettre votre message.
Avec les notes numériques, vous pouvez créer des concepts complets qui incluent plus de ressources que les notes papier. Les visuels peuvent également aider votre équipe à mieux intégrer les informations. De plus, comme vous pouvez facilement partager votre contenu numérique, les personnes ont la possibilité de le consulter en cas de besoin.
Modifier librement
Réfléchissez à la difficulté à modifier des notes papier. L'utilisation d'un effaceur ou simplement la suppression d'un mot pour corriger une erreur peut donner à vos documents un aspect désordonné et peu professionnel, ce qui peut être embarrassant lorsque vous les partagez avec les membres de votre équipe. La numérisation et le téléchargement de notes manuscrites pour votre équipe à distance peuvent sembler être une bonne solution. Mais si elles contiennent des erreurs ou des parties illisibles, vous recevrez probablement plusieurs e-mails vous demandant de clarifier votre contenu.
La prise de notes numériques vous permet d'apporter autant de corrections que nécessaire à votre document sans créer de bavures ni laisser de marques d'effaceur sur la page. Vous pouvez instantanément supprimer un paragraphe, corriger une faute de frappe ou ajuster le formatage de votre contenu pour une meilleure lisibilité par vos équipes à distance.
Conseils pour la prise de notes numériques
Maintenant que vous connaissez les avantages des notes numériques par rapport aux notes papier, il est temps de découvrir comment vous et les membres de votre équipe pouvez les mettre en pratique. Voici les principales façons d'améliorer vos méthodes de prise de notes numériques.
Familiarisez-vous avec votre outil de prise de notes
La première étape pour prendre des notes efficaces et utiles sur votre application de prise de notes numériques consiste à vous familiariser avec les fonctionnalités et à apprendre à les utiliser. La plupart des outils numériques disposent d'une interface conviviale et sont faciles à utiliser. Cependant, nous vous recommandons de prendre quelques minutes pour découvrir tout ce qu'ils vous permettent de faire.
L'exploration de l'outil vous donne également l'occasion de partager ce que vous avez appris avec les membres de votre équipe. Assurez-vous que vos équipes hybrides et à distance peuvent suivre leurs notes et se sentent à l'aise lors de l'utilisation de l'application avant de vous lancer dans une présentation ou une réunion de projet.
Choisissez une méthode ou un style de prise de notes
Chacun a sa méthode préférée pour prendre des notes et les revoir. Pour organiser davantage vos notes, choisissez une méthode ou un style de prise de notes vous permettant de les structurer de manière efficace et soignée. Qu'il s'agisse de listes à puces ou d'un plan détaillé de chaque réunion à revoir ultérieurement, élaborez votre style de prise de notes pour vous aider à conserver les informations.
Par exemple, la méthode des grandes lignes inclut le sujet principal de la réunion ou de la présentation, suivi de puces pour chaque sous-sujet et points clés. Vous préférez peut-être la méthode des phrases, où vos notes incluent le sujet principal, mais contiennent des points écrits sous forme de phrases complètes. Essayez différents styles de prise de notes et déterminez celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Définissez les informations que vous souhaitez documenter
Si vous vous rendez à une réunion ou à une présentation sans savoir ce que vous devez documenter, vos notes seront peut-être désorganisées et confuses. Lorsque vous préparez une réunion, prenez le temps de réfléchir au type d'informations que vous souhaitez recueillir. Souhaitez-vous vous concentrer sur l'écoute de l'intervenant et simplement noter les points clés, ou créer un aperçu détaillé de tout ce que votre équipe a abordé ?
Pour rendre vos notes plus efficaces et éviter les détails inutiles, déterminez ce qui est ou non une information importante. La rédaction de notes non pertinentes ne rendra que plus difficile leur examen ultérieur. Par exemple, vous n'avez probablement pas besoin de noter toutes les blagues faites lors d'une réunion. Les mises à jour de projet, les objectifs organisationnels et les politiques ou procédures modifiées sont les éléments que vous souhaitez enregistrer.
Préparez vos notes avant les réunions
Si vous êtes l'organisateur de la réunion, il est important que vous prépariez des notes. Il est également important que les membres de votre équipe prennent des notes lors votre présentation. Avoir des notes à portée de main incluant les éléments que vous souhaitez aborder, les mesures à prendre et les mises à jour de la gestion de projet optimise l'efficacité et garantit le bon déroulement d'une réunion.
Même une simple liste à puces et d'éléments de discussion peut vous aider, vous et votre équipe, à organiser une réunion plus productive, plutôt que de parcourir des documents ou des onglets pour trouver ce que vous souhaitez aborder ensuite. À la fin de la journée, vous et les membres de votre organisation avez des plannings très chargés. La rationalisation de vos réunions permet donc à chacun de reprendre rapidement son travail.
Déterminez l'objectif de vos notes
Il est parfois facile d'oublier pourquoi nous prenons des notes. Lorsqu'il s'agit de réunions et de présentations, il peut s'agir d'une habitude de sortir votre ordinateur portable et de commencer à suivre les points des membres de votre équipe avec un plan. Cependant, le véritable objectif de la prise de notes est de vous aider à organiser vos pensées et de disposer d'une source précise que vous pourrez consulter ultérieurement.
Si vous travaillez sur un projet, vous devrez prendre des notes sur les objectifs, les échéances importantes, les tâches et toute autre information clé. La simple transcription de la réunion est généralement une perte de temps (et peut être effectuée par un outil automatisé).
Avant de commencer à rédiger une note, demandez-vous si les informations sont connues de tous, redondantes ou si elles ont un but dans votre document. Cette stratégie permet d'éviter de surcharger les notes.
Notez les questions
Noter vos questions et idées est un autre élément clé d'une prise de notes complète et efficace, notamment lorsque vous utilisez un outil de partage de contenu avec d'autres membres de votre équipe. Toute votre organisation pouvant collaborer sur des documents et du contenu partagés, un autre membre de l'équipe peut répondre à votre question dans vos notes partagées.
Si ce n'est pas le cas, votre équipe pourra aborder votre question importante lors de la prochaine réunion et entamer une conversation sur vos notes. Si vous avez des questions, préoccupations ou idées après la fin de la réunion, incluez-les dans vos notes et voyez où vos réflexions mènent.
Modifiez vos notes après les avoir prises
Souvent, nous prenons des notes sans y revenir par la suite. Au moment de les relire, elles peuvent vous paraître quelque peu confuses. Si vous aimez écrire rapidement les principaux points et notes au fur et à mesure, prenez ensuite quelques instants pour modifier et consolider votre contenu.
Cette méthode peut vous permettre de rester dans le flux d'écriture pendant la réunion ou la présentation, et vous évite de vous laisser distraire pendant que vous rédigez. La modification de vos notes peut également vous aider à savoir où vous avez commencé à écrire sans vous concentrer ou en incluant des détails peu pertinents. Pour obtenir des notes claires et réellement exploitables, revoyez-les, supprimez toutes les informations inutiles et soyez concis.
Rendez vos notes accessibles aux autres
L'un des principaux avantages de la prise de notes numériques est que vous pouvez partager instantanément vos notes avec n'importe qui au sein de votre organisation et au-delà. La mise à disposition de vos notes où que vous soyez permet à vos équipes hybrides et à distance de rester en phase et de collaborer sur le contenu pour garantir le bon déroulement de chaque projet.
Vous pouvez désigner une personne chargée de prendre des notes lors d'une réunion et de les partager avec toute l'équipe. Vous pouvez également demander aux membres de l'équipe de collaborer au sein d'un seul document. Dans tous les cas, l'accessibilité numérique réduit les risques de mauvaise communication et de confusion, et permet de créer une source d'informations fiable pour toutes les personnes impliquées.
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