Que sont les données non structurées ?

Les données non structurées désignent toute information qui ne suit pas de format prédéfini. Il peut s'agir d'un fichier entier, comme une présentation, ou d'une section d'un document, comme un paragraphe dans un rapport. Souvent appelées « contenu », ce type de données existe sous de nombreux formats, notamment des PDF, des vidéos, des clips audio et des images.

Pensez à toutes les informations que vous ne pouvez pas intégrer dans une feuille de calcul ou une base de données. Les factures, les propositions commerciales et les enregistrements de réunions sont des exemples de contenu non structuré. Et dans votre entreprise, ces données représentent probablement la majorité de vos fichiers. Selon Congruity360, environ 90 % des données de l'univers numérique sont non structurées.

Cette quantité d'informations brutes constitue une véritable mine d'or encore inexploitée, mais elle est souvent dispersée entre des stockages cloud et des systèmes de gestion documentaire, ce qui la rend difficile à exploiter et à utiliser. Bonne nouvelle : vous pouvez exploiter le potentiel de vos contenus et les transformer en informations exploitables pour votre organisation. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment.

Points forts :

• Les données non structurées sont des informations qui ne suivent pas de format fixe, comme les enregistrements d'appels de votre équipe support ou les fichiers de campagne issus d'actions marketing
• Les exemples de données non structurées en entreprise incluent les e-mails, les contrats, les rapports, les documents financiers et les sauvegardes archivées
• La principale différence entre les données structurées et non structurées réside dans le format : les données structurées reposent sur un modèle fixe, facile à analyser, tandis que les données non structurées nécessitent des outils plus avancés pour leur traitement et leur exploitation
• Box, la plateforme Intelligent Content Management, permet de transformer les informations non structurées en données à forte valeur grâce à des capacités basées sur l'IA, à l'automatisation des flux de travail et à des intégrations d'applications adaptées aux méthodes de travail des équipes

Principales caractéristiques des données non structurées

Le manque d'uniformité n'est qu'une des caractéristiques des données non structurées. On peut également les décrire comme suit :

• Sens subjectif : les données non structurées ne suivent pas de format fixe, si bien que leur signification dépend souvent du ton, de la mise en forme ou de la formulation. Par exemple, une phrase dans une transcription peut suggérer une urgence selon le ton, tandis qu'un avis client peut paraître positif ou négatif en fonction des mots qui encadrent une expression.
• Vastes et variées : les entreprises gèrent quotidiennement de grands volumes de contenus non structurés, dans de multiples formats. Par exemple, vous pouvez intégrer des messages d'accueil personnalisés, des guides de formation, des formulaires et des vidéos introductives dans un processus d'intégration.
• Difficiles à analyser : les contenus sans structure ni métadonnées (informations contextuelles comme les dates et les types de documents) nécessitent souvent le recours à l'intelligence artificielle (IA) pour extraire les informations clés ainsi que pour interpréter le ton et l'opinion. Les solutions traditionnelles telles que les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) exigent que les utilisateurs ajoutent les métadonnées manuellement, un processus chronophage qui limite l'extraction des données.

Découvrez pourquoi les entreprises abandonnent les systèmes ECM traditionnels au profit de la gestion de contenu intelligente.

Exemples de données non structurées en entreprise

Les données non structurées sont au cœur de votre activité, impactant chaque équipe, chaque système et chaque flux de travail. Voici où elles interviennent dans vos activités quotidiennes.

• E-mails et pièces jointes liés aux communications internes et aux échanges avec les clients
• Transcriptions du support client, notamment les journaux de chat en direct et les enregistrements d'appels
• Ressources marketing telles que les visuels créatifs et les fichiers de campagne
• Contrats et accords, notamment les conditions fournisseurs et les documents juridiques
• Rapports et présentations tels que les présentations stratégiques et les rapports d'avancement
• Documents financiers, tels que les relevés bancaires et les dossiers d'audit
• CV et supports de formation dans des formats tels que PDF, diapositives et vidéos
• Sauvegardes de données, qui incluent des journaux archivés et des fichiers hérités

Données structurées vs données non structurées : comprendre les différences

Dans la plupart des organisations, la gestion de contenu consiste à capturer, stocker et exploiter des données structurées et non structurées. Tandis que les premières alimentent les transactions quotidiennes, le reporting et d'autres activités critiques reposant sur des formats de fichiers cohérents, les secondes permettent de capturer le contexte et les connaissances nécessaires à la prise de décision.

Comparons les données structurées et non structurées afin de mettre en évidence les différences entre ces deux types de contenu.

Outre les données structurées et non structurées, le contenu peut également être qualifié de semi-structuré, c'est-à-dire organisé sans être figé dans un format fixe. Par exemple, le langage HTML (HyperText Markup Language) permet de structurer les informations d'un site web à l'aide de balises telles que les titres et les paragraphes, mais les informations à l'intérieur de ces balises ne sont pas strictement structurées.

Comment les données non structurées influencent-elles la prise de décision en entreprise ?

Les données non structurées permettent d'expliquer le « pourquoi » derrière vos indicateurs et vos données, afin de prendre des décisions avec une compréhension plus approfondie du contexte. Supposons que vos chiffres de vente indiquent une baisse du chiffre d'affaires et que les journaux de chat du service client révèlent que les concurrents proposent des prix plus bas. Vos données structurées montrent ce qui s'est passé, tandis qu'une source d'information non structurée en explique les raisons.

Avec l'adoption croissante de l'IA, la manière dont les entreprises gèrent les données non structurées a évolué. L'Association for Intelligent Information Management (AIIM) a constaté que 90 % des organisations s'attendent à ce que l'IA ait un impact sur leur manière de travailler avec des formats de fichiers non structurés. Les plateformes basées sur l'IA permettent de collecter, capturer et analyser des données à grande échelle avec une grande précision, accélérant ainsi la prise de décision.

Des tâches qui prenaient autrefois des heures dans vos opérations sont désormais réalisées en quelques minutes, voire en quelques secondes grâce à l'IA appliquée aux données non structurées. Par exemple, cette technologie peut :

• Convertir des PDF numérisés en formats structurés et consultables
• Résumer des rapports complexes en points clés
• Mettre en correspondance des CV avec des offres d'emploi dans le cadre du recrutement
• Classer des documents par projet ou par service dans des portails de contenu

Découvrez comment les portails de contenu propulsés par l'IA permettent de valoriser et de gérer les données de votre entreprise.

Les mégadonnées (big data) sont-elles non structurées ?

Les mégadonnées (big data) désignent des ensembles de données, structurées, semi-structurées et non structurées, d'une ampleur, d'une complexité et d'une vitesse de génération telles que les outils traditionnels ne peuvent pas les traiter ni les analyser efficacement pour en extraire des informations exploitables.

Imaginez une entreprise générant chaque jour des centaines de messages de chat, de documents, de photos et d'enregistrements de transactions. Sans un stockage cloud évolutif des données, cette entreprise atteindrait rapidement ses limites de capacité et aurait du mal à traiter le flux constant de mégadonnées non structurées.

Comment les données non structurées sont-elles stockées ?

La manière de stocker les données non structurées varie en fonction du type de contenu, de la fréquence d'accès nécessaire et des systèmes et outils déjà utilisés par votre entreprise.

Parmi les meilleures solutions de stockage des données non structurées figurent :

• Stockage cloud haute capacité : idéal pour stocker de grands volumes de données non structurées sans solliciter votre infrastructure locale. Optez pour cette solution si vous avez besoin d'un accès flexible à de grands ensembles de données, tels que des archives vidéo ou des fichiers d'ingénierie.
• Bibliothèque de ressources numériques ‏: conçue pour les équipes qui s'appuient sur des contenus multimédias riches. Ce système vous permet d'organiser facilement, de retrouver et de collaborer sur des visuels de campagne et des photos de produits.
• Système de gestion des archives  : une solution sécurisée pour organiser des documents sensibles soumis à des obligations juridiques ou de conformité. Privilégiez cette solution pour stocker des contrats fournisseurs et des documents financiers soumis à des politiques strictes de conservation.
• Plateforme de gestion de contenu intelligente : une plateforme de gestion des données non structurées basée sur l'IA, conçue pour gérer les fichiers à grande échelle, en s'appuyant sur l'intelligence des contenus afin de tirer davantage de valeur des informations de l'entreprise. Il s'agit d'un moyen économique d'intégrer l'IA à la création de contenu, à la recherche, à l'analyse et à l'automatisation, tout en connectant les applications que vous utilisez déjà afin d'optimiser les flux de données.

Les trois principaux défis du stockage et de la gestion des données non structurées

La gestion des données non structurées ne peut être efficace que si vos équipes peuvent trouver et collaborer sur les fichiers sans exposer accidentellement des informations sensibles à des violations de sécurité ou de conformité. Mais atteindre cet équilibre entre facilité d'utilisation et gouvernance n'est pas toujours simple.

Voici trois des principaux défis liés au stockage et à la gestion des données non structurées, ainsi que des solutions concrètes pour y répondre.

Défi n°1 : la croissance rapide des données exige une gouvernance et une sécurité renforcées

Le dilemme « évolutivité versus sécurité des données » empêche les DSI et les responsables informatiques de dormir, surtout à mesure que le volume de données non structurées augmente. Lorsque vous disposez d'un volume considérable de contenus, dans des formats et à des niveaux de sensibilité variés, comment pouvez-vous gérer le cycle de vie des données à grande échelle sans compromettre la protection ni la conformité ?

Solution

Associer un stockage flexible à des fonctionnalités intégrées de gouvernance des données et de contrôle de la sécurité constitue un bon point de départ lors du choix d'une plateforme. Privilégiez des solutions qui permettent de définir des politiques personnalisées, d'appliquer le chiffrement et de contrôler finement les accès afin de respecter les exigences réglementaires.

Défi n°2 : les silos de données ralentissent la collaboration

Même si votre plateforme de contenu non structuré propose des outils de collaboration sécurisés, ils ne sont pas pleinement efficaces lorsque les données sont dispersées entre différents systèmes. Les équipes perdent un temps précieux à rechercher les informations dont elles ont besoin, ce qui freine la collaboration et réduit la productivité globale.

Solution

L'intégration des applications cloud permet de regrouper les outils et logiciels utilisés par vos équipes au sein d'une couche de contenu unifiée. Par exemple, vous pouvez extraire des informations de votre CRM pour alimenter des modèles de documents et envoyer un contrat en signature électronique sans quitter le système CRM.

Découvrez comment intégrer les signatures électroniques dans vos flux de contenu. 

Défi n°3 : l'intégration de l'IA dépend de la disponibilité des données non structurées

Ensemble, les données non structurées et l'IA peuvent révéler des schémas cachés et des insights contextuels que les données structurées seules ne permettent pas d'identifier. Mais lorsque vos informations ne sont ni organisées ni accessibles, les algorithmes d'IA ne peuvent pas les analyser efficacement. Une étude d'IDC révèle qu'un accès insuffisant aux données et/ou leur mauvaise qualité nuisent aux taux de réussite des implémentations d'IA générative.

Solution

Investir dans des solutions intelligentes qui organisent et sécurisent les informations non structurées ouvre la voie à une mise en œuvre efficace et responsable de l'IA. Privilégiez des plateformes avancées capables de nettoyer les données en éliminant les redondances et les incohérences afin de les rendre facilement accessibles. Des outils fiables vous permettent également de contrôler les données sur lesquelles les modèles d'IA peuvent (ou non) s'entraîner.

Passez en revue les principes de l'IA à prendre en compte lors de l'intégration de cette technologie.

Bonnes pratiques de gestion des données non structurées pour les entreprises

Pour maintenir une base de données non structurées organisée et prête pour l'intégration de l'IA, concentrez-vous sur les bonnes pratiques suivantes.

• Définissez une stratégie de gestion des métadonnées à l'échelle de l'entreprise : capturez et extrayez les données clés de l'ensemble de vos contenus non structurés afin d'améliorer leur recherche et leur analyse.
• Automatisez la saisie et le traitement des données : utilisez des outils d'automatisation des flux de travail basés sur l'IA pour ingérer les informations non structurées issues de vos documents, PDF et images, et les orienter vers le bon emplacement, par exemple, un tableau de bord ou une file d'approbation.
• Permettez un accès sécurisé depuis n'importe où : dans le rapport L'état des lieux de l'IA en entreprise de Box, 73 % des organisations citent la sécurité des données et la conformité comme priorité absolue lors du choix d'une plateforme d'IA pour le contenu et les données non structurées. Permettez à vos équipes d'accéder aux fichiers en toute sécurité, où qu'elles se trouvent, grâce à des solutions cloud intégrant l'authentification multifacteur (MFA), le chiffrement et des pistes d'audit pour garantir la conformité réglementaire.

Gérez le stockage de vos données non structurées de manière sécurisée et intelligente avec Box

De précieux enseignements sont cachés dans les fichiers de votre entreprise. Pour les révéler, vous avez besoin d'une plateforme de gestion des données non structurées qui vous aide à organiser, rechercher et sécuriser les informations sans ralentir vos équipes. Box, leader de la gestion de contenu intelligente, vous aide à transformer les données en informations exploitables par votre entreprise.

Avec notre plateforme, vous bénéficiez de :

• Une solution flexible et interopérable pour stocker et gérer facilement les contenus non structurés, tout en sécurisant les flux d'information grâce à des contrôles de sécurité et de conformité
• Box AI, notre suite de fonctionnalités d'intelligence artificielle qui extrait rapidement les données clés et fournit des informations contextuelles et des réponses à partir de vos documents
• Automatisation des flux de travail basée sur l'IA pour rationaliser des processus tels que l'intégration ou l'acheminement de documents, afin de garantir des opérations fluides et efficaces
• Intégration transparente avec plus de 1 500 applications, permettant à vos équipes de collaborer entre différents outils sans quitter Box

Contactez notre équipe et découvrez comment Box peut vous aider à tirer davantage de valeur de vos données non structurées.

*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.