Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'un système de gestion des documents ?

Propositions de projet. Documentation technique. Dossiers RH. Ressources de formation. Supports marketing. Et la liste est encore longue !

Le contenu est le carburant de votre entreprise. Cependant, la gestion de tous ces documents est souvent plus difficile qu'il n'y paraît. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez besoin d'aide pour gérer tous ces documents. 

L'utilisation d'un système de gestion des documents dans le cloud est bénéfique pour les entreprises, car elle simplifie l'organisation, facilite la collaboration et améliore la transparence. Pour en savoir plus, lisez la suite de cet article.

Les défis de la gestion des documents

En l'absence de processus établi, la gestion des documents de l'entreprise est souvent une tâche colossale. Des fichiers importants disparaissent, les disques durs de votre réseau se remplissent et les employés passent des heures à chercher les ressources dont ils ont besoin.

Voici quelques-uns des principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées en matière de gestion des documents :

• Travail cloisonné : les services et les personnes utilisent des systèmes différents pour stocker et gérer leurs documents, ce qui rend l'accès difficile pour les autres.
• Lecteurs réseau saturés : en l'absence d'un système de gestion des documents adéquat, les disques deviennent rapidement pleins et difficiles à parcourir.
• Informatique parallèle : les membres de l'équipe ou les services insatisfaits de votre système de stockage se tournent vers des logiciels que votre équipe informatique n'a pas approuvés, ce qui entraîne des problèmes de sécurité et de conformité.
• Bases de données désorganisées : le manque d'organisation conduit les utilisateurs à travailler avec des informations manquantes ou incomplètes, ce qui nuit à la productivité et augmente les risques.

Les entreprises qui ne traitent pas une grande quantité d'informations peuvent résoudre ces problèmes, mais elles sont rares. 

Les entreprises génèrent une énorme quantité de données chaque jour, mais elles n'en conservent qu'une petite partie. Il est essentiel de trouver un moyen de s'assurer que votre entreprise conserve les données indispensables et supprime celles qui ne le sont pas, afin d'éviter de graves problèmes à l'avenir.

La mise en place d'un système de gestion des documents robuste permettra à votre entreprise d'atteindre son plein potentiel. Mais qu'est-ce qu'un système de gestion des documents et comment savoir lequel convient le mieux à votre entreprise ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents ?

Un système de gestion des documents est un système numérique qui vous aide à gérer l'ensemble du cycle de vie du contenu, de sa création à sa conservation. Il encadre la façon dont les informations sensibles circulent dans votre entreprise, ce qui permet de simplifier les flux de travail et de stimuler la productivité.

En fonction des besoins de votre entreprise, vous pourrez opter pour un système de gestion des documents sur site ou dans le cloud. Un système de gestion des documents sur site vous permet de stocker et de gérer tous vos documents sur vos serveurs internes. Bien que cette option réduise considérablement la latence en conservant toutes les informations au niveau local, elle présente un coût initial plus élevé et offre un espace de stockage limité.

Un système de gestion des documents dans le cloud, en revanche, implique le stockage de vos documents sur un serveur cloud externe et leur gestion sur Internet. Cette solution vous permet de maintenir des coûts réduits et d'évoluer, offrant ainsi la souplesse dont votre entreprise a besoin pour se développer.

Système de gestion des documents et stockage dans le cloud

Il est facile de confondre les solutions de gestion des documents et de stockage dans le cloud si vous débutez dans le domaine du cloud. Les deux options offrent des capacités de stockage dans le cloud, mais elles diffèrent sur quelques points essentiels.

Les systèmes de stockage dans le cloud se contentent de conserver votre contenu dans un endroit sécurisé. En général, il s'agit d'applications grand public destinées à un usage personnel. Ainsi, vous pouvez transférer vos photos de vacances sur un lecteur cloud pour libérer de l'espace sur votre téléphone. 

Un système de gestion des documents vous offre d'autres possibilités en plus du stockage de vos documents dans le cloud. Vous pouvez également transformer vos documents à l'aide d'outils intégrés :

• Collecte de documents et de données
• Partage sécurisé de fichiers
• Automatisation du flux de travail
• Contrôle des versions
• Signatures électroniques

Ces fonctionnalités supplémentaires font du système de gestion des documents dans le cloud une plate-forme puissante pour les entreprises de toute taille, quel que soit leur secteur d'activité. 

Critères de sélection d'un système de gestion des documents

Tous les systèmes de gestion des documents ne se valent pas. Gardez les fonctionnalités suivantes à l'esprit lorsque vous évaluez différents systèmes. 

Centralisation

Tout bon système de gestion des documents comporte un référentiel centralisé robuste pour l'ensemble de votre contenu, des documents Word aux fichiers audio et vidéo, en passant par les fichiers PDF. Ce référentiel crée une source unique de référence pour l'ensemble de votre entreprise, ce qui garantit que vos employés utilisent la version la plus précise et à jour de vos informations.

Un référentiel centralisé dans le cloud offre également les avantages suivants :

• Accès facile : étant donné qu'il n'y a qu'un seul point d'accès, les utilisateurs n'ont pas besoin de passer leur temps à faire des recherches dans des documents cloisonnés.
• Amélioration de la collaboration : tout le monde peut accéder aux bons documents, les modifier et les envoyer à ses collaborateurs, au même endroit
• Sécurité accrue : la protection des informations est plus facile lorsqu'elles sont regroupées en un seul endroit. Il est possible d'accorder ou de refuser l'accès à des personnes spécifiques, de verrouiller la modification de certains documents et d'appliquer des protections avancées aux documents sensibles.

Recherchez un système qui autorise les utilisateurs à charger du contenu dans le référentiel à partir de sources multiples afin de créer un flux d'informations plus homogène.

Grand espace de stockage

L'infrastructure de stockage traditionnelle sur site limite l'espace disponible pour les documents importants. Par ailleurs, une fois cet espace de stockage saturé, vous devez acheter de nouveaux équipements, dont la plupart resteront inutilisés pendant de longues périodes. Recherchez des systèmes de gestion des documents hautement évolutifs, dans le cloud, afin de pouvoir facilement ajouter de l'espace de stockage au fil du développement de votre entreprise. 

Chargements rapides

Le chargement de fichiers vers les systèmes existants peut prendre beaucoup de temps en raison des nombreuses étapes nécessaires. Un bon système de gestion des documents simplifie le processus de chargement, si bien que les utilisateurs n'ont plus qu'à glisser-déposer les fichiers qu'ils souhaitent charger depuis leur disque dur ou leur bureau dans le navigateur. Cette méthode permet de charger facilement et rapidement plusieurs fichiers à la fois, ce qui stimule la productivité.

Partage sécurisé de fichiers

Les entreprises ont souvent besoin de partager des documents avec des clients et des partenaires commerciaux, et leurs employés doivent pouvoir partager des ressources entre eux pour mener leurs tâches à bien. Un système de gestion des documents offrant des fonctions spécialisées de partage de fichiers stockera le document dans un emplacement central sécurisé et limitera la durée pendant laquelle chaque partie peut y accéder, réduisant ainsi le risque d'utilisation inappropriée des informations. Un bon système de gestion des documents améliore la transparence de l'entreprise en permettant de savoir qui a accédé à quels fichiers et à quel moment. 

Outils de collaboration

Une collaboration efficace stimule l'efficacité et renforce la culture d'entreprise. Recherchez un système de gestion des documents qui permette à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément et en temps réel sur le même document. Grâce à cette fonctionnalité, il n'est plus nécessaire de multiplier les échanges de pièces jointes par e-mail pour apporter les modifications requises, ce qui est souvent source de confusion et de redondance. 

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de gestion des documents ?

À mesure que nous avançons dans le XXIe siècle, les entreprises ont de plus en plus besoin de numériser leurs activités pour gagner en efficacité. Vous préparez peut-être déjà votre transformation numérique, ou vous ne faites que l'envisager. Quoi qu'il en soit, un système de gestion des documents dans le cloud peut grandement faciliter cette transition. Voici pourquoi.

Profitez d'un accès facile

La facilité d'accès est l'un des principaux avantages d'un système de gestion des documents. Ces systèmes permettent de briser le cloisonnement des informations afin que les employés n'aient pas à parcourir l'ensemble de l'entreprise pour trouver des documents spécifiques. 

De nombreux systèmes de gestion des documents avancés disposent également de capacités de recherche intelligente et d'assistance par intelligence artificielle, qui facilitent grandement la recherche d'informations. Ces technologies peuvent numériser et extraire des informations spécifiques des documents, de sorte que les chercheurs trouvent exactement ce dont ils ont besoin sans devoir ouvrir ou parcourir de nombreux fichiers.

De plus, un système de gestion des documents dans le cloud permet aux employés d'accéder aux documents et de les modifier n'importe où, à condition de disposer d'une connexion Internet. Qu'ils se connectent depuis le bureau, la table de la cuisine ou leur café préféré, ils peuvent rapidement récupérer les documents dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Dopez votre productivité

Les travailleurs intellectuels ont souvent l'impression de manquer de temps pour accomplir leurs tâches. En moyenne, ils ne consacrent qu'environ 53,3 % de leur journée à des tâches productives. Qu'est-ce qui leur prend tout leur temps ? 

Des études ont montré que les travailleurs consacrent au moins 25 % de leur semaine de travail à la recherche des ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail. La mise en place d'un système de gestion des documents facilite l'accès aux documents appropriés et permet aux employés de se concentrer sur leurs tâches.

Améliorez la sécurité

Nul ne souhaite que le premier venu mette la main sur les informations les plus sensibles de son entreprise, d'autant que le coût moyen d'une violation de données n'a cessé d'augmenter depuis 2013 (sans parler des amendes liées au non-respect des réglementations essentielles en matière de cybersécurité, comme le RGPD et l'HIPAA). 

La mise en place d'un système de gestion des documents peut réduire le risque de violation de données. Les administrateurs du système de gestion des documents peuvent autoriser ou refuser l'accès aux informations sensibles, selon les besoins, afin d'éviter tout accès par des utilisateurs non autorisés. De plus, des fonctions d'enregistrement/de vérification permettent de surveiller l'accès aux documents, afin de savoir qui peut consulter quelles informations et à quel moment.

En outre, la plupart des systèmes de gestion des documents dans le cloud disposent de systèmes de sauvegarde automatique qui facilitent la récupération des données en cas de sinistre.

Organisez-vous

En se développant, votre entreprise devra inévitablement gérer davantage de documents. Sans un référentiel centralisé pour stocker tous ces fichiers, vous courez le risque de cloisonner les informations et de perdre des documents sensibles.

Un système de gestion des documents stocke tous vos documents dans un endroit facilement accessible. Vous avez ainsi l'assurance que votre contenu est organisé de façon logique. Les fonctions de catégorisation des documents, telles que les conventions de dénomination des fichiers, l'identification et le classement, vous permettent de trouver vos fichiers plus efficacement.

Libérez de l'espace de stockage physique et numérique

La présence d'un trop grand nombre de documents sur vos disques diminue leur efficacité et complique votre travail. Le transfert de ces documents vers un système de gestion des documents libère un espace précieux et vous permet de gagner en efficacité. 

Il en va de même pour les systèmes papier. Toute entreprise qui utilise des documents papier sait que la gestion des fichiers est compliquée. La mise en place d'un système de gestion des documents réduit votre dépendance vis-à-vis des systèmes physiques, ce qui vous permet de vous débarrasser des placards de rangement qui occupent un espace précieux. Par ailleurs, en imprimant moins, vous réduirez vos coûts et adopterez une démarche plus respectueuse de l'environnement. 

Obtenez des mises à jour et un retour d'information en temps réel

Le partage des connaissances et des retours d'information n'est pas simple avec les méthodes traditionnelles, telles que les documents stockés localement et les feuilles de calcul. Même avec des fonctions telles que les commentaires et le suivi des modifications, il est difficile de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Un système de gestion des documents dans le cloud permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur le même document, ce qui favorise une communication plus efficace et réduit le risque de doublons. Chacun peut apporter des modifications et voir instantanément ce que font les autres utilisateurs, ce qui stimule la productivité. 

Cependant, dans les environnements asynchrones, le fait de pouvoir laisser des commentaires reste indispensable, car cela permet aux employés situés dans des fuseaux horaires différents de collaborer. Si certains de vos collaborateurs travaillent dans différentes régions du monde, veillez à garder à l'esprit les besoins des différentes équipes.

Gardez une trace des modifications et des révisions

Si la modification de documents via des pièces jointes pouvait fonctionner autrefois, cette méthode n'est tout simplement pas viable de nos jours. Il est trop facile de se laisser submerger par de longues chaînes d'e-mails et le risque d'erreur humaine est élevé.

La mise en place d'un système de gestion des documents élimine les allers-retours incessants en conservant vos documents en un seul endroit. Vous n'avez plus qu'à accorder l'accès à vos employés et à vous mettre au travail.

Les fonctions de contrôle des versions vous permettent de toujours travailler sur la version la plus récente de vos documents. Une fonction de retour en arrière vous permet de revenir à une version antérieure en cas d'erreur.

Améliorez la communication

Une communication claire est essentielle pour réussir. Un système de gestion des documents facilite la collaboration et la communication entre les membres de votre équipe, vos clients et vos partenaires commerciaux. 

Un système de gestion des documents dans le cloud vous permet d'automatiser la distribution des documents en sélectionnant le destinataire, l'heure et le canal de communication appropriés. En quelques clics, vous pouvez également réadapter les documents en fonction des préférences de vos destinataires, ce qui vous permet de gagner du temps et d'entretenir de bonnes relations avec toutes les parties.

Favorisez la conformité

Il est difficile de respecter les réglementations sectorielles et gouvernementales sans un système de gestion approprié. Les documents essentiels peuvent facilement passer inaperçus, ce qui expose votre entreprise à des risques en matière de sécurité et de conformité.

Les fonctions de suivi des audits vous aident à prouver aux auditeurs que votre entreprise respecte les normes et réglementations essentielles en assurant le suivi des versions des documents, des modifications et des parties concernées. 

Par ailleurs, vous pouvez utiliser un système de gestion des documents avancé pour automatiser les fonctions de conformité pour des fichiers spécifiques. Les capacités d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique vous permettent de catégoriser et de sécuriser chaque document en toute simplicité.

Faites preuve d'une plus grande transparence

La transparence est un facteur souvent sous-estimé d'une gestion des documents réussie, or il s'agit d'un aspect essentiel. Sans un système transparent, vous êtes plus susceptible de rencontrer des problèmes tels que des informations inexactes, des problèmes de conformité et des risques de cybersécurité.

Un bon système de gestion des documents accroît la transparence dans l'ensemble de votre entreprise. Comme tous vos documents sont regroupés au même endroit, tout le monde utilise les mêmes informations. Les fonctions de suivi des modifications vous permettent de contrôler ce que les utilisateurs font avec vos documents. Enfin, le suivi d'audit vous permet de vous assurer que vous êtes en conformité avec les normes ou les réglementations qui s'appliquent à votre entreprise.

Découvrez la puissance du Content Cloud

Grâce à une plate-forme unique et sécurisée pour tout votre contenu, Box vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie du contenu : création de fichiers, modification simultanée, partage, signature électronique, classification, conservation, et bien plus encore. Nous facilitons la collaboration sur le contenu avec n'importe quel utilisateur, au sein comme à l'extérieur de votre entreprise. La sécurité et la conformité de qualité professionnelle font partie intégrante de notre ADN. Vous avez ainsi l'assurance que votre contenu est protégé, en toute sérénité. Par ailleurs, fort de plus de 1 500 intégrations transparentes (ainsi que d'une gamme de fonctionnalités natives, comme Box Sign), le Content Cloud apporte une couche de contenu unique qui permet à vos équipes de travailler comme elles l'entendent.

Le Content Cloud change la donne pour l'ensemble de l'entreprise, en simplifiant les flux de travail et en stimulant la productivité de toutes les équipes. Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez ce que vous pouvez faire avec Box.

**Tandis que nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de vigilance lorsqu'ils évaluent leur conformité aux lois applicables.