Qu'est-ce qu'une signature électronique ?

Une signature électronique peut consister en un son, un symbole ou un processus associé à un document (tel qu'un contrat ou un accord) et exécuté par une personne dans l'intention de le signer. Ces signatures virtuelles vous permettent de donner votre consentement ou d'approuver le contenu d'un document.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les signatures électroniques, leurs avantages et les types de cas d'utilisation professionnelle dans lesquels elles jouent un rôle crucial.

Points forts :

• Une signature électronique est une marque ou une action liée à un document et exécutée par une personne dans l'intention d'apposer sa signature.
• La signature électronique de documents accélère les processus et réduit la paperasse en vous permettant de signer des contrats, des accords et d'autres documents importants où que vous soyez.
• Les signatures électroniques peuvent prendre la forme de noms tapés, de signatures dessinées ou d'autres identifiants.
• Avec Box Sign, vous bénéficiez d'un nombre illimité de signatures électroniques sans frais supplémentaires, ce qui simplifie les flux de travaux de manière native dans Box et dans des applications tierces grâce à de puissantes intégrations.
• Box Sign propose également des signatures électroniques dans des applications personnalisées avec des API ouvertes et des outils conviviaux pour les développeurs, le tout soutenu par une sécurité et une conformité de pointe. 

Définition et évolution de la signature électronique

Alors qu'une signature à l'encre est une marque d'accord apposée à la main sur un document papier, la signature électronique peut prendre plusieurs formes, notamment les suivantes :

• Votre nom saisi dans un document
• Une image chargée de votre signature manuscrite
• Une signature que vous dessinez sur l'écran d'un appareil
• Le fait de cocher une case pour indiquer votre accord ou votre consentement 

D'une manière ou d'une autre, nous signons des documents depuis des siècles, des sceaux anciens aux systèmes d'autopen (des machines à signer créées dans les années 1800 qui permettaient de signer de grands volumes de documents à grande échelle). Aujourd'hui, avec la transformation numérique, de plus en plus de processus manuels migrent vers le cloud, ce qui vous permet de conclure des contrats sans manipuler de papier et d'offrir une meilleure expérience client.

Les solutions de signature électronique les plus avancées automatisent les tâches post-signature, améliorent la collaboration avec les groupes de destinataires et les demandes de signature partagées, et s'intègrent de manière transparente aux outils existants, rendant l'ensemble du processus plus rapide, plus efficace et plus sûr.

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Avantages des signatures électroniques

The Insight Partners prévoit que le marché des logiciels de signature électronique atteindra 35,7 milliards de dollars d'ici 2030, avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 34,2 % entre 2022 et 2030. L'un des facteurs à l'origine de cette expansion rapide est l'adoption croissante de technologies qui améliorent les services de bout en bout et favorisent des pratiques commerciales plus durables, comme le remplacement des flux de travail papier.

Passons en revue les principaux avantages des signatures électroniques.

Amélioration de l'efficacité

Grâce aux solutions cloud modernes, vous collectez les signatures électroniques plus efficacement en créant des flux de travail directement dans les applications que vous utilisez déjà, telles que les outils CRM et les logiciels d'automatisation.

Selon le rapport State of Cloud de Pluralsight, 94 % des organisations sont déjà dans le cloud. Si c'est votre cas, vous pouvez également utiliser des API et des outils de développement pour intégrer les signatures électroniques dans vos flux de données existants, sans avoir à changer de plateforme.

Réduction du gaspillage de papier

Une fois que tout le monde a signé un contrat électroniquement, chaque signataire a généralement besoin d'une copie pour ses propres archives, ce qui implique davantage d'impressions, de numérisations, de fax et d'envois. Ces étapes supplémentaires entraînent des dépenses et réduisent inutilement la productivité des parties prenantes internes et externes.

La signature électronique permet à chaque partie d'accéder instantanément au document signé, ce qui réduit le temps et les ressources consacrés à l'impression et à l'envoi postal. Cette méthode rend le processus d'approbation plus écologique et plus efficace, car elle permet de réduire la consommation de papier et les tracas logistiques qui contribuent aux déchets et aux retards.

Réduction des coûts liés à la documentation

Pensez aux dépenses traditionnellement liées à la signature de documents : papier, encre ou toner, ainsi que l'entretien continu des imprimantes et des photocopieurs. Il faut également compter les frais d'affranchissement ou de messagerie, ainsi que le temps passé à déposer les enveloppes à la poste ou à planifier un ramassage par coursier.

Les fonctionnalités de signature électronique des documents permettent non seulement d'éliminer bon nombre des coûts habituels des bureaux, mais aussi de réduire les frais de déplacement, en particulier pour la remise de documents sensibles.

Sécurité renforcée

Les documents papier peuvent être perdus ou endommagés et nécessitent un stockage physique, dont la gestion exige souvent de l'espace et du temps. La signature d'un document électronique à l'aide d'une plateforme sécurisée offre de nombreux avantages, notamment les suivants :

• Authentification du destinataire : ce processus permet de prouver l'identité du signataire, de sorte que seules les personnes autorisées peuvent exécuter le document.
• Sceaux inviolables : cette fonctionnalité fournit un enregistrement immuable de l'intégrité du document, le protégeant ainsi de toute modification après la signature.
• Filigrane numérique : cette technique consiste à intégrer des informations imperceptibles et traçables dans le document, servant d'outil pour vérifier l'authenticité et empêcher la duplication.
• Sauvegarde en ligne : cette fonctionnalité assure la sécurité des fichiers critiques en les stockant automatiquement dans le cloud, protégeant ainsi leur contenu contre les pannes, les vols ou les dommages physiques.
• Contrôle d'accès granulaire : cette fonctionnalité permet de définir des autorisations personnalisées pour chaque utilisateur, empêchant ainsi les violations de données en limitant l'accès aux documents.
• Stockage de données cloud évolutif : cet élément central garantit une sécurité robuste et l'accessibilité de vos données à mesure qu'elles augmentent, sans risque de panne matérielle ou de contraintes de capacité.
• Contrôles de conformité : automatisez et personnalisez les processus de conformité grâce à des fonctionnalités qui appliquent les normes de documentation, telles que les politiques de conservation et le chiffrement cloud. 

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Cas d'utilisation courants de la signature électronique

Découvrez quelques-uns des cas d'utilisation les plus significatifs de la signature électronique.

1. Ventes

Les signatures électroniques accélèrent vos cycles de vente en facilitant la collecte des signatures sur les contrats et les accords de confidentialité (NDA), éliminant ainsi les goulots d'étranglement dans le processus. En cas de retard dans le processus de signature, votre équipe commerciale peut rapidement confirmer si le prospect est toujours intéressé par votre produit ou service.

2. Ressources humaines

L'utilisation des signatures électroniques dans les services des ressources humaines simplifie les flux de travail en permettant aux nouvelles recrues de signer facilement leurs contrats de travail et de prendre connaissance des manuels, le système les guidant à travers chaque champ obligatoire.

Comme les signatures électroniques réduisent ou éliminent une grande partie des allers-retours sur les termes du contrat, un nouveau membre de l'équipe peut passer de la candidature à l'intégration des ressources humaines plus rapidement.

3. Approvisionnement

Travailler avec de nouveaux fournisseurs permet à votre entreprise de réaliser des économies, surtout si le nouveau fournisseur pratique des tarifs moins élevés ou offre un meilleur service. Toutefois, l'intégration prend souvent beaucoup de temps, ce qui réduit vos résultats financiers.

Grâce à une plateforme basée sur le cloud, vous envoyez instantanément les nouveaux contrats fournisseurs, ce qui accélère le processus d'intégration. Si vous recueillez des signatures électroniques, vos nouveaux fournisseurs peuvent signer les contrats immédiatement et fournir les services ou les matériaux sans délai.

4. Juridique

Le service juridique peut utiliser les signatures électroniques pour minimiser les risques de non-conformité liés aux contrats et aux accords de confidentialité. Grâce aux plateformes qui offrent des fonctionnalités de gestion des contrats, vous pouvez facilement automatiser des tâches telles que la circulation des documents, tout en appliquant les protocoles de sécurité et de conformité.

5. Administration

Si votre équipe administrative passe une grande partie de sa journée à collecter ou à suivre des contrats, à collecter des baux ou à rassembler des accords de confidentialité, l'utilisation des signatures électroniques rationalisera ses journées de travail.

Par exemple, grâce à une plateforme basée sur le cloud, vos assistants de direction et administratifs peuvent utiliser les signatures électroniques pour faire signer des projets ou des accords par les membres de l'équipe de direction ou de gestion lorsque cela est nécessaire, depuis n'importe quel appareil.

6. Marketing

Supposons que votre équipe marketing souhaite travailler avec une agence externe pour la prochaine campagne de votre entreprise et ait besoin de l'accord de l'équipe de direction. En recueillant les signatures électroniques en interne auprès des cadres et en externe auprès de l'agence, elle évite les casse-tête logistiques et permet aux projets d'avancer rapidement.

7. Finance

Votre service financier approuve les factures par voie électronique et valide les budgets à l'aide de signatures électroniques. La mise en œuvre d'un système qui permet l'automatisation des flux de travail numériques contribue à optimiser les tâches de routine sans compromettre les normes de sécurité ou de conformité.

Notez que l'utilisation des signatures électroniques est soumise à des lois qui varient selon le lieu et les applications spécifiques. Il est important que votre entreprise comprenne les exigences qui s'appliquent dans votre région.

Sécuriser vos flux de travail de signature électronique avec Box Sign

Box est la principale plateforme de gestion intelligente du contenu. Elle permet aux équipes de créer, de modifier et de collaborer sur du contenu depuis n'importe où et n'importe quel appareil. De la création à la signature, notre plateforme rationalise la gestion des documents grâce à un stockage flexible, une gouvernance et des fonctionnalités basées sur l'IA pour créer des flux de travail plus rapides.

Intégré à notre écosystème, Box Sign offre des signatures électroniques illimitées et une expérience sécurisée et fluide sans frais supplémentaires pour les clients Box.

Avec Box Sign, vous pouvez :

• utiliser Box AI pour automatiser les processus de signature électronique tels que l'acheminement des documents et les demandes d'approbation ;
• collecter des signatures sécurisées et conformes tout en protégeant les informations sensibles ;
• intégrer Box Sign à votre site Web grâce à des API et des outils de développement ;
• intégrer Box à plus de 1 500 applications et faire signer vos contrats sur les plateformes que vous utilisez. 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, Box Sign et nos autres fonctionnalités natives vous aident à répondre à vos besoins en matière de contenu.

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**Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.