Comment obtenir l'adhésion de la direction à des outils de gestion de contenu d'entreprise?
Vous avez la certitude que la transition vers une solution de stockage de documents dans le cloud est la prochaine étape logique pour améliorer l'efficacité et la collaboration de votre équipe. En fait, vous avez déjà identifié le meilleur outil de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour y parvenir. Cependant, vous avez encore besoin de l'adhésion de la direction pour approuver le budget et les ressources nécessaires à sa mise en œuvre.
Dans cet article, nous allons voir comment défendre une initiative de transformation numérique.
Qu'est-ce qu'un outil de gestion de contenu d'entreprise ?
Les outils de gestion de contenu d'entreprise sont des solutions logicielles conçues pour gérer le contenu numérique d'une organisation tout au long de son cycle de vie, de sa création à sa suppression. Les solutions ECM fournissent une plateforme centralisée pour stocker, organiser, partager et accéder à divers types de données d'entreprise, notamment des documents, des images, des vidéos, des e-mails, des pages Web, etc.
Les meilleurs outils ECM comprennent les fonctionnalités suivantes :
- Gestion documentaire numérique : les outils ECM vous permettent de collaborer et de partager du contenu avec les membres de votre équipe. Des fonctionnalités telles que les commentaires, le contrôle des versions et les autorisations facilitent la collaboration.
- Automatisation des flux de travail : vous pouvez concevoir des flux de travail personnalisés pour acheminer les documents et le contenu à travers des processus d'approbation prédéfinis, la collecte de signatures, les notifications et les actions, ce qui réduit les interventions manuelles et améliore l'efficacité.
- Sécurité et conformité : les solutions ECM offrent des fonctionnalités de sécurité de qualité professionnelle, telles que le chiffrement, le contrôle d'accès granulaire et la détection des menaces, afin de protéger votre contenu contre tout accès, toute modification et toute divulgation non autorisés. En fournissant des calendriers de conservation, des conservations légales et des pistes d'audit, ces outils soutiennent également vos initiatives en matière de conformité.
- Intégration à votre pile logicielle : les outils ECM s'intègrent souvent à d'autres systèmes et applications métier, tels que votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP), votre système de gestion de la relation client (CRM), votre messagerie électronique, vos outils de vidéoconférence, etc.
- Capture, création ou numérisation de contenu : vous pouvez utiliser un système ECM pour numériser des documents papier et capturer du contenu provenant de diverses sources, telles que des scanners, des appareils multifonctions, des e-mails et des formulaires Web. Selon la solution, vous pouvez également créer du contenu directement sur la plateforme.
- Stockage centralisé dans le cloud : les logiciels de gestion de contenu d'entreprise offrent un stockage évolutif et de puissantes fonctionnalités de recherche et de récupération, permettant aux utilisateurs de localiser le contenu et d'y accéder rapidement à l'aide de mots-clés, de métadonnées, d'une recherche de texte intégral et de filtres de recherche avancés. Ces fonctionnalités vous aident à trouver les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin, améliorant ainsi la productivité et la prise de décision.
Comment justifier l'utilisation d'outils ECM
Sans le soutien de la direction, vos initiatives de gestion de contenu peuvent manquer des ressources, de l'autorité et de l'orientation stratégique nécessaires pour surmonter les obstacles organisationnels, ce qui se traduit par une adoption limitée, une mise en œuvre inefficace et des occasions manquées en matière d'innovation et d'avantage concurrentiel.
Gartner affirme que 95 % des organisations ont du mal à développer une vision du changement numérique, souvent en raison des attentes contradictoires des différentes parties prenantes. C'est pourquoi il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Lorsque vous défendez les avantages des logiciels ECM, concentrez-vous sur les arguments clés qui correspondent aux objectifs stratégiques et aux priorités de votre entreprise. Envisagez de discuter avec la direction de tous les avantages que votre entreprise peut en tirer :
1. Efficacité et productivité accrues
Les logiciels de gestion de contenu d'entreprise rationalisent les processus de création, de stockage, de récupération et de distribution de contenu. En centralisant la gestion des documents et en automatisant les tâches répétitives, votre équipe travaille plus efficacement et se concentre sur des activités à forte valeur ajoutée, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité à l'échelle de l'organisation. Par exemple, vous pouvez définir un flux de travail automatisé pour acheminer les documents vers la signature électronique, ce qui permet de gagner du temps en évitant les allers-retours de communication.
Selon IDC, les organisations qui continuent d'investir dans la transformation numérique enregistrent une augmentation de 22 % de leur efficacité opérationnelle et de 21 % de la productivité de leurs employés.
2. Stockage évolutif pour toutes vos données
Selon un rapport IDC, 25 % des décideurs commerciaux et informatiques affirment que le volume de données augmente plus rapidement que la capacité de leur organisation à les utiliser, à les traiter et à les gérer. Le besoin croissant de gérer un volume élevé de données renforce la nécessité d'une solution de stockage évolutive, l'un des principaux avantages des systèmes de gestion de contenu d'entreprise basés sur le cloud.
3. Réduction des coûts
La mise en œuvre d'outils ECM peut entraîner des économies significatives, car elle permet de réduire les processus papier, de minimiser la saisie manuelle des données et d'optimiser l'espace de stockage. En améliorant l'efficacité opérationnelle et en réduisant les erreurs, les logiciels de gestion de contenu d'entreprise réduisent les coûts opérationnels et génèrent des économies à long terme.
Le passage au zéro papier grâce aux logiciels ECM permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi de diminuer l'impact environnemental. La réduction de la consommation de papier, d'énergie et des émissions de carbone liées à l'impression et au transport s'inscrit dans les objectifs de responsabilité sociale des entreprises et renforce la réputation de votre organisation en tant qu'entreprise respectueuse de l'environnement.
4. Sécurité et conformité renforcées
Les outils ECM contribuent à la conformité aux réglementations du secteur et aux politiques internes en fournissant des fonctionnalités de sécurité robustes, un contrôle des versions, des pistes d'audit et des contrôles d'accès. Ces fonctionnalités garantissent l'intégrité des ressources de contenu et réduisent les risques de non-conformité, d'amendes, de litiges et d'atteinte à la réputation, en particulier dans les secteurs hautement réglementés.
En fait, la demande croissante en matière de respect des exigences réglementaires, d'amélioration de la gestion des audits et d'augmentation de la visibilité et du contrôle stimule la croissance du marché ECM. Selon Fortune Business Insights, la taille du marché mondial ECM atteindra 106,26 milliards de dollars d'ici 2030, avec un TCAC de 16,1 % à partir de 2023.
5. De meilleures expériences numériques
En permettant un accès rapide à des informations précises et en rationalisant les processus, les systèmes de gestion de contenu d'entreprise contribuent à une meilleure expérience numérique. Qu'il s'agisse de répondre plus rapidement aux demandes de renseignements, de fournir un service personnalisé ou de diffuser des messages cohérents sur tous les canaux, les outils ECM aident votre équipe à améliorer la satisfaction et la fidélité des clients.
En réduisant les tâches manuelles grâce à l'automatisation des flux de travail, les outils ECM améliorent la satisfaction et l'engagement des employés. Les employés satisfaits sont plus productifs, plus fidèles et plus enclins à rester dans l'entreprise, ce qui réduit les coûts liés au roulement du personnel et permet de conserver les connaissances institutionnelles.
6. Avantage concurrentiel
Les outils ECM offrent une plateforme évolutive et flexible qui s'adapte aux besoins changeants des entreprises, aux technologies émergentes et aux exigences réglementaires, garantissant ainsi une durabilité et une croissance à long terme. Par conséquent, les organisations qui adoptent des outils ECM acquièrent un avantage concurrentiel en étant capables de réagir plus rapidement aux changements du marché, de s'adapter aux besoins des clients et d'innover plus rapidement.
Conseil supplémentaire : lorsque vous présentez les arguments en faveur des outils de gestion de contenu d'entreprise, citez des cas d'utilisation et des exemples de réussite pour démontrer leur valeur dans un contexte réel. Cette approche permet d'apaiser les inquiétudes et de renforcer la confiance des dirigeants.
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*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.