Comment favoriser une gestion collaborative des tâches?
La réussite d'une équipe commence par la collaboration. Mais lorsque chacun est plus occupé que jamais avec ses propres tâches individuelles, le travail d'équipe peut facilement être négligé.
Selon le rapport State of Teams 2024, 93 % des dirigeants estiment que les équipes pourraient obtenir les mêmes résultats en deux fois moins de temps si elles collaboraient plus efficacement. Avec l'automatisation et l'intelligence artificielle (IA) qui prennent en charge les tâches routinières, la gestion collaborative des tâches peut transformer la manière dont votre entreprise crée de la valeur, ouvrant la voie à une équipe plus connectée et plus productive.
Dans ce guide, nous partageons des stratégies éprouvées de gestion des tâches qui profitent aux équipes de toutes tailles et de tous secteurs.
Points essentiels :
- La gestion collaborative des tâches améliore la productivité et la créativité en combinant une communication claire, une responsabilité partagée et des outils adaptés pour fluidifier les flux de travail.
- Une collaboration efficace dans la gestion des tâches favorise une communication ouverte et renforce le travail d'équipe en créant un sentiment d'objectif commun
- Box propose une plateforme sécurisée, basée dans le cloud, avec des fonctionnalités de collaboration intégrées telles que le partage de fichiers, l'automatisation des flux de travail et des outils alimentés par l'IA, permettant aux équipes de travailler plus intelligemment, où qu'elles soient.
Qu'est-ce que la gestion collaborative des tâches ?
La gestion collaborative des tâches est le processus de gestion des tâches ou des flux de travail au sein d'un groupe qui facilite la coordination et la responsabilité partagée. Elle associe une communication claire, des espaces de travail collaboratifs (physiques ou virtuels), ainsi que l'utilisation d'outils permettant aux équipes de travailler ensemble vers un objectif commun.
Pour comprendre au mieux ce qu'est la gestion collaborative des tâches, commençons par nous pencher sur ce qu'elle n'est pas :
- elle n'est pas un processus chaotique : la collaboration autour des tâches nécessite des plateformes adaptées et un processus structuré pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde
- elle ne consiste pas seulement à attribuer des tâches : une véritable collaboration implique des contributions partagées, des discussions ouvertes et une résolution collective des problèmes pour faire avancer les projets
- elle ne comprend pas seulement l'utilisation d'outils de collaboration : bien que les logiciels de gestion de projet et les outils de brainstorming virtuel puissent être utiles, il s'agit aussi de favoriser la communication et de créer des relations de travail fondées sur la confiance et la responsabilité
Avantages de la gestion des tâches pour les équipes collaboratives
Supposons que votre service marketing doive accélérer le processus d'approbation d'une nouvelle campagne. Lorsque l'équipe collabore en divisant la campagne en petites tâches et en révisant conjointement les documents, elle peut identifier les obstacles potentiels dès le début, et le produit final est renforcé grâce aux contributions collectives.
Les avantages de la gestion des tâches dans un environnement collaboratif incluent :
- Communication améliorée : une collaboration réussie autour des tâches ne peut avoir lieu sans une communication efficace. Pour gérer des projets, les membres d'équipe doivent poser des questions, commenter des tâches et discuter des solutions. Le dialogue ouvert qui résulte des efforts collaboratifs est essentiel pour éliminer les malentendus et éviter les retards dans les délais.
- Résolution des problèmes plus créative : la collaboration en ligne sur les tâches permet de réunir des perspectives diverses pour accomplir le travail. Que ce soit via des outils de collaboration dans le cloud ou des réunions virtuelles, une équipe à distance peut faire du brainstorming et résoudre des problèmes qu'un individu seul ne pourrait pas régler.
- Renforcement du travail d'équipe et amélioration du moral : lorsque chaque membre d'équipe comprend son rôle et sa contribution, la gestion des tâches favorise un sentiment d'objectif commun. Cette pratique encourage le soutien mutuel, grâce auquel les collègues s'entraident lors des périodes chargées ou face à des défis, et chacun se sent soutenu et valorisé.
- Productivité améliorée : en gérant et en hiérarchisant les tâches de manière collaborative, on évite les chevauchements de responsabilités et on améliore la visibilité sur l'avancement du projet. Il est plus facile de traiter les obstacles potentiels avant qu'ils ne s'aggravent, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des ressources.
Mettez en œuvre des bonnes pratiques pour renforcer la planification collaborative des projets.
Top 4 des stratégies de gestion des tâches pour une collaboration efficace
La manière dont vos équipes collaborent sur les tâches influence leur productivité et la qualité des résultats. Par exemple, gérer une équipe répartie géographiquement nécessite un logiciel de collaboration sur les tâches adapté et une culture de confiance pour combler la distance.
Pour vous aider à créer un espace de travail plus collaboratif, voici quatre stratégies de gestion des tâches :
1. Définir clairement des objectifs et des priorités pour la collaboration en ligne autour des tâches
Avant de commencer les tâches, il faut définir ce que signifie réussir. Par exemple, votre objectif est-il d'augmenter les ventes ou de lancer un nouveau produit ? Vous pouvez utiliser une plateforme de tableau blanc virtuel pour clarifier vos objectifs, vos priorités et les responsabilités individuelles.
2. Choisir un logiciel de gestion des tâches avec des fonctionnalités collaboratives intégrées
Un logiciel de gestion des tâches permet de créer des tâches, de fixer des échéances et d'ajouter des descriptions ou des pièces jointes. Puisque votre priorité est la collaboration, privilégiez les plateformes qui permettent aux équipes de s'approprier leurs tâches et de partager facilement les modifications.
Le rapport mondial de Zoom montre que 44 % des dirigeants préfèrent les logiciels de gestion de projet axés sur la collaboration. Cependant, la même étude indique que le choix d'un outil n'est qu'un début : 34 % des répondants passent une heure ou plus chaque jour à faire le suivi auprès de leurs collègues pour vérifier l'avancement d'un projet ou d'une tâche.
Au-delà de l'utilisation d'un gestionnaire de tâches collaboratif, il est essentiel de s'aligner sur les processus et de proposer des fonctionnalités qui facilitent le travail d'équipe. Voici un aperçu :
Fonctionnalité du logiciel de gestion collaborative des tâches | Ce que vous pouvez faire avec |
Donnez accès à des documents ou des actifs importants en fournissant un lien sécurisé | |
Téléversez et collaborez sur des fichiers avec des membres d'équipe, ce qui permet un accès en temps réel aux documents | |
Gérez des tâches et travaillez sur des documents en déplacement grâce à des appareils mobiles | |
Suivez les révisions des documents, revenez à des versions antérieures si nécessaire ou consultez les modifications au fil du temps | |
Intégration d'applications cloud | Connectez des outils logiciels basés sur le cloud pour centraliser toutes les informations et communications liées au projet sur une seule plateforme |
Protégez les données sensibles en chiffrant les documents au repos (dans le stockage) ou en transit (pendant le transfert) pour que seuls les utilisateurs autorisés puissent y accéder. |
Découvrez les principales fonctionnalités de collaboration sécurisée de niveau entreprise.
3. Favoriser une communication ouverte
Une communication claire améliore la collaboration. Une enquête menée par HP révèle que 43 % des travailleurs intellectuels ne se sentent pas connectés à leurs collègues, ce qui rend difficile l'atteinte d'objectifs communs en matière de tâches collaboratives.
Encouragez la communication ouverte entre les membres de votre équipe grâce à :
- Des mises à jour de tâches sur votre application de gestion collaborative pour que tous les membres restent informés et puissent partager leurs avis constructifs en suivant les progrès
- Des réunions régulières qui favorisent des discussions constructives et optimisent le temps de l'équipe
- La documentation des comptes rendus de réunions, des décisions et des mises à jour de projet
Découvrez les meilleures méthodes de prise de notes pour organiser vos pensées et vos idées
4. Automatiser les flux de travail pour faciliter l'exécution des tâches
Les processus manuels ralentissent la productivité et augmentent le risque d'erreurs. L'automatisation de l'attribution des tâches ou du processus de révision du contenu permet de réduire le temps consacré à ces activités.
Autres exemples de rationalisation des tâches collaboratives grâce à l'automatisation des flux de travail numériques :
- Flux d'approbation : envoyez les contrats, budgets ou propositions aux bons approbateurs, sans intervention manuelle
- Intégration des employés : automatisez la collecte des documents, l'attribution des formations et le suivi des progrès des nouvelles recrues
- Signature électronique : simplifiez la signature des contrats en automatisant l'envoi, la signature et le retour des accords de manière numérique
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Essayez Box comme logiciel de gestion collaborative des tâches
Les outils de gestion collaborative des tâches doivent pouvoir s'adapter aux besoins de votre entreprise. Avec Box, vous disposez d'une plateforme basée dans le cloud pour collaborer sur du contenu depuis n'importe où, avec n'importe quel appareil. Notre plateforme de gestion de contenu intelligente Intelligent Content Management intègre un stockage de fichiers, des tableaux blancs, des espaces de travail partagés et des fonctionnalités alimentées par l'IA pour dynamiser vos flux de travail.
Vous pouvez utiliser Box comme logiciel de gestion de projet, pour que vos équipes centralisent votre contenu et organisent leurs tâches dans un espace sécurisé. Plus qu'une simple application de collaboration sur les tâches, Box associe le partage sécurisé de fichiers qui favorise l'entraide avec l'automatisation qui optimise la productivité
Connectez Box à plus de 1 500 applications afin qu'aucun membre d'équipe n'ait à changer de plateforme pour accomplir ses tâches. Des contrôles de sécurité pour les entreprises, tels que l'authentification multifacteur et la classification des données, offrent une tranquillité d'esprit pour collaborer en toute sécurité avec des partenaires tout en protégeant les informations sensibles.
Prenons contact et discutons des solutions de gestion collaborative des tâches pour votre organisation.
*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.