Die Boston Planning and Development Agency

Die Boston Planning and Development Agency (BPDA) hatte große Probleme mit doppelten und lokal gespeicherten Inhalten ohne zentralen Zugriff. Vierzig Prozent der Inhalte waren doppelt vorhanden, was zu enormen Problemen bei der Versionskontrolle führte. Es bestand erhöhte Unsicherheit, welche Dateien aktuell genutzt werden sollten. Chief Information Officer Michael O'Shea beschreibt die damalige Situation folgendermaßen: „Die Mitarbeiter wollten Kopien physischer Dokumente für ihre eigenen Akten, also scannten sie die Dokumente ein und speicherten sie lokal im PDF-Format. Früher oder später mussten sie die Dokumente allerdings noch einmal bearbeiten, also baten sie die IT-Abteilung darum, eine Word-Version zu erstellen, die sie abändern und ausdrucken konnten.“ Das Ergebnis? Unzählige,überflüssige Dateien, verstreut auf zahllosen lokalen Festplatten.

Michael O'Shea hat die Aufgabe, die Behörde zu modernisieren und ihre Arbeitsprozesse über Investitionen in die IT zu verbessern. „Unsere Arbeit erfordert ein hohes Maß an Kommunikation, Zusammenarbeit und Genehmigungsprozessen“, erklärt er. Er betrachtete die Situation nicht einfach nur als Status Quo, sondern als ein Problem, das es zu lösen galt. Der erste Schritt zur Lösung bestand darin, die vorhandenen Arbeitsprozesse den Nutzerbedürfnissen aller Beteiligten entsprechend zu optimieren. Aufgrund seiner Erfahrung ist Michael O’Shea davon überzeugt, dass „Menschen scheinbar instinktiv Technologie als die Lösung sehen. Leider bedingt ein Wechsel hin zu neuen IT-Lösungen ohne ein Verständnis der zugrundeliegenden Probleme oft, dass zu einem späteren Zeitpunkt wieder andere Schwierigkeiten – etwa bei der Integration – auftreten.“ Erst, als die wichtigsten Prozesse für die Optimierung überarbeitet worden waren, widmete sich Michael O'Shea und sein Team der Suche nach neuen, passenden IT-Lösungen. Dies hat dazu beigetragen, einen Umstieg auf die Cloud für alle Inhalte in der gesamten Organisation in Gang zu setzen. Und so kam die BPDA auf Box.

Zusammenarbeit jenseits von Organigrammen

„Die Kompetenz hier sucht ihresgleichen. Wir haben ein paar wirklich gute Leute“, berichtet Michael O'Shea. „Innerhalb ihrer Teams arbeiten sie auch sehr produktiv zusammen.“ Aber: Regierungsangestellte sollten auch mit Beteiligten von außerhalb, Bürgern und externen Behörden optimal zusammenarbeiten. „Sobald Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen hin- und hergeschickt wurden, begannen die Probleme“, erklärt Michael O'Shea. „Hier wird Box Abhilfe schaffen.“ 

Durch den sicheren Datenaustausch über Box können die Beamten problemlos Daten teilen – auch mit Personen außerhalb ihrer eigenen Abteilung. Es müssen nun keine Dokumente mehr persönlich übergeben oder per E-Mail hin und her gesendet werden. Alles kann nun über Box abgewickelt werden. Wenn die Beamten Inhalte austauschen möchten, können sie einfach einen Link zu einem sicheren Dokument versenden.

„Wir sind jetzt in der hervorragenden Lage, den Leuten nur das zu zeigen, was wirklich relevant für sie ist“, bemerkt Michael O'Shea. „Box ist vom Standpunkt der Sicherheit, aber auch vom Standpunkt der Kundenerfahrung großartig.“ Box macht den Mitarbeitern das Leben leichter und den Content-Austausch für die Behörde sicherer. Denn letzteres wird durch Mitarbeiter gerne auch einmal vernachlässigt. „Ein großer Teil unserer Arbeit beruht auf der Zusammenarbeit mit anderen Behörden und Abteilungen“, erklärt Michael O'Shea. „Und natürlich wechseln auch bei uns hin und wieder die Mitarbeiter. Manchmal erfahren wir erst im Nachhinein, dass eine Person eine bestimmte Abteilung verlassen hat … und trotzdem noch Zugriffsrechte hat.“ Box Governance ermöglicht es, den Zugriff auf einen Link zu deaktivieren oder eine zeitliche Zugriffsberechtigung festzulegen. So kann die BPDA strengere Aufbewahrungs- und Dispositionsrichtlinien einhalten.

„Für uns bedeutet Sicherheit, dass die richtigen Leute Zugriff auf die richtigen Informationen haben, und zwar immer und überall. Das hört man oft und es klingt klischeehaft. Aber wir bedienen ein breites Spektrum an unterschiedlichen Anforderungen und arbeiten intensiv sowohl mit internen als auch externen Personen zusammen.“ 

Michael O'Shea, CIO, Boston Planning and Development Agency

Neue Arbeitsweisen unter Verzicht auf papierbasierte Prozess

Sicherer Content-Austausch und Governance sind nur der erste Schritt bei der Optimierung der Prozesse der BPDA. „Durch seine automatischen Funktionen und Workflows ist Box Relay für uns ein echter Glücksfall“, so Michael O'Shea. „Die Mitarbeiter sind schon sehr gespannt darauf.“

Ein Beispiel: In der Personalabteilung ist das Onboarding üblicherweise ein ziemlich chaotischer Prozess. Ein neuer Angestellter erhält ein E-Mail-Paket mit ungefähr zwanzig Dokumenten im Anhang. Diese soll er ausdrucken und zur Einweisung mitbringen. Wenn er vergisst, sie mitzubringen, müssen sie erneut ausgedruckt werden. Ohnehin müssen alle Informationen im Anschluss wieder in ein elektronisches System eingegeben werden, damit sie später weiterbearbeitet werden können. Da verschiedene beteiligte Mitarbeiter Zugang zu unterschiedlichen Informationen des neuen Mitarbeiters benötigen, werden die Dokumente entsprechend oft herumgereicht.

Dank Box wird dieser Prozess bedeutend effizienter gestaltet. Neue Angestellte können die erforderlichen Dokumente ganz praktisch direkt in der Cloud ausfüllen. Beteiligte Mitarbeiter können dann darauf zugreifen und die Informationen, die sie zum Abschluss des Onboarding-Prozesses benötigen, entnehmen. Ganz unabhängig voneinander! Keiner muss auf den anderen warten.

„Wir würden gerne automatische Funktionen zu unserem Vorteil nutzen. Wir sind davon überzeugt, dass dies eine enorme Effizienz ermöglicht, und alle sind begeistert davon.“ 

Michael O'Shea, CIO, Boston Planning and Development Agency

Die Zukunft der Zusammenarbeit an Inhalten für die BPDA

„Unsere Modernisierung schreitet immer weiter voran. Während also immer mehr digitalisiert wird, werden auch vermehrt entsprechende Lösungen eingesetzt“, erklärt Michael O'Shea. Die BPDA nutzt Box for Gmail und G Suite. Außerdem wird aktuell Office 365 getestet. Im Moment prüft Michael O'Shea Integrationen, die der Digitalisierung der Prozesse dienlich sein könnten, darunter Okta für Identitätsverwaltung und DocuSign für elektronische Unterschriften. Der Vorteil ist, dass die für die Nutzung dieser Inhalte erforderlichen Daten in Box gesichert werden können.

Maschinelles Lernen ist ein weiterer Bereich, aus dem die BPDA enorme Vorteile ziehen könnte. Aktuell speichert die Behörde mit dem Schwerpunkt Stadtentwicklung zahlreiche Bilder von Straßen, Gebäuden, Häusern und Bäumen. Um das gewünschte Bild zu finden, müssen Mitarbeiter oft tausende archivierter Karten und Fotos durchsuchen. Metadaten wurden hier nie konsistent genutzt. Mithilfe von maschinellem Lernen könnten all diese digitalen Ressourcen mit Tags versehen werden, sodass das Auffinden benötigter Bilder deutlich einfacher und schneller wäre. „Das wäre für uns ein echt großer Vorteil“, betont Michael O'Shea.

Mit effizienteren, sichereren Mechanismen für den Content-Austausch und eine produktivere Zusammenarbeit wird die BPDA ihre gesamte To-Do-Liste sicher schon bald vollständig umsetzen können.