Bulletproof schafft Nachfrage durch Disruption

Informationssilos beseitigen und 8 globale Studios vereinen

In der anspruchsvollen Welt des globalen Designs können wenige Pixel über die milliardenschwere Zukunft einer Marke entscheiden. Für Kreativagenturen, die hinter den größten Marken der Welt stehen, steht viel auf dem Spiel.

Bulletproof ist eine führende Kreativagentur für Markenentwicklung und spezialisiert auf die Entwicklung von Brand-World-Plattformen für namhafte Kund:Innen wie Diageo, Mondelez International, The Coca-Cola Company und Heineken. Marken entscheiden sich für die Zusammenarbeit mit Bulletproof aufgrund des kreativen Rufs der Agentur — und diese kreative Arbeit wird durch die richtigen Technologieentscheidungen ermöglicht. Wie Rob Frost, Global Head of IT bei Bulletproof, sagt: „Ohne das ‚kleine Zahnrad‘ IT kann der restliche Prozess nicht reibungslos funktionieren. Deshalb spielt die IT in jedem Unternehmen eine große Rolle — besonders in der Kreativbranche.“

Rob und Bulletproof Managing Partner Jonny Stewart berichten, wie intelligentes Inhaltsmanagement von Box der Agentur dabei geholfen hat, schneller zu arbeiten, kreative Ressourcen optimal zu nutzen und Kund:Innen letztlich Arbeit auf höchstem Niveau zu liefern.
 
 

Eine globale Größe, angetrieben von einer KI-gestützten Content-Plattform

Bulletproof wurde vor 25 Jahren in London gegründet und hat sich von einem kleinen Projekt zweier Freunde, die an einer Kunsthochschule studierten, zu einem globalen Unternehmen mit Studios in New York City, Amsterdam, Singapore, Melbourne, Sydney, Dubai und Shanghai entwickelt. Mit dem Wachstum der Agentur stand auch die IT-Infrastruktur vor den typischen Herausforderungen der Kreativbranche: enorme Dateigrößen und die Grenzen lokaler Server. Rob erklärt: „Vor Box hatten wir ein Problem mit doppelten Dateien. Jedes Mal, wenn man sich mit dem Server verbunden hat, wurde die Datei dupliziert — und die VPN-Verbindung zu den lokalen Servern war langsam.“

Der Wechsel von isolierten lokalen Servern zu einem einheitlichen Cloud-Ökosystem war zwar ein technisches Upgrade, gleichzeitig aber auch der Beginn einer grundlegenden Transformation der Arbeitsabläufe der Agentur. Heute verwaltet Bulletproof beeindruckende 1,2 Petabyte an Daten auf Box. Dazu gehören kreative Assets wie Photoshop-Dateien, InDesign-Layouts und Motion Graphics. Die Mitarbeiter:Innen von Bulletproof erreichen eine aktive Box-Nutzungsrate von 99 % innerhalb von 90 Tagen — ein klarer Beleg dafür, dass die Plattform heute das Rückgrat des täglichen Betriebs bildet.

Wie Rob erklärt: „Box hat viele unserer Herausforderungen in der Zusammenarbeit, beim Upload von Dateien und bei der Geschwindigkeit gelöst. Und die Möglichkeit, weltweit von überall hochladen zu können, war ein enormer Vorteil für uns.“
 

KI-gestützte Box Hubs bieten eine schnelle Möglichkeit, Informationen zu finden

Über reine Dateiverwaltung und Zusammenarbeit hinaus ermöglicht Box Bulletproof den Übergang zu echtem, intelligentem Inhaltsmanagement mit sicherem Zugang zu KI-Tools. Box Hubs ist eines der Tools, auf das sich Robs Team besonders stark fokussiert.

Als die Agentur kürzlich ein Rebranding durchführte, wurde ein Box Hub als zentraler Ort für Logos, Schriftarten, neue Templates und weitere relevante Dateien genutzt. Innerhalb dieses Hubs konnten die Teammitglieder Box AI nutzen, um Informationen und Dateien schnell zu finden, ohne sich manuell durch Unterordner arbeiten zu müssen.

„Statt sich durch den Hub zu arbeiten“, erklärt Rob, „kann man einfach eine Frage stellen. Die Information wird direkt gefunden.“ Er ergänzt: „Der Branding Hub war der Prototyp für alle weiteren Hubs, die wir danach aufgebaut haben.“

Dazu gehört auch ein Box Hub für das IT-Onboarding, der neuen Mitarbeiter:Innen einfachen Zugriff auf alle Dateien, Hilfe- und Informationsmaterialien bietet, die sie für den Einstieg benötigen. Neue Mitarbeiter:Innen können Box AI nutzen, um gezielt Informationen zu finden oder sehr spezifische Fragen auf Basis der Inhalte im Hub zu beantworten. „Früher“, sagt Rob, „wurde das Intranet nie aktualisiert; es war statisch. Heute ist alles innerhalb eines Box Hubs aktuell. Das ist ein großer Mehrwert des Box-Toolsets.“

Unstrukturierte Daten werden zu KI-fähigen, strukturierten Assets

Auf dieser Grundlage von intelligentem Inhaltsmanagement geht Bulletproof den Schritt von klassischen manuellen Prozessen hin zu fließenden, KI-gestützten Workflows. In der Vergangenheit, so Rob, „hatten wir viele unterschiedliche Ordnerstrukturen, in diesem Sinne waren die Daten zwar strukturiert. Aber es waren keine Daten, auf die man schnell oder kollaborativ zugreifen konnte.“

Da Inhalte heute in Box Hubs nach Team oder Projekt veröffentlicht werden, lässt sich deutlich einfacher Struktur in Form von Metadaten auf zuvor unstrukturierte Daten wie Text-, Bild- und Videodateien anwenden. Metadaten ermöglichen wiederum erweiterte Suche und automatisierte Workflows.

Insgesamt nutzt Bulletproof die gesamte Produktpalette von Box, um diese Dynamik durchgängig aufrechtzuerhalten:

• Box Drive ist das zentrale Tool für die Kreativteams. Rob sagt: „Die Kreativen merken oft gar nicht, dass sie überhaupt mit Box arbeiten. Für uns war das ein echter Gamechanger im Vergleich zu einem lokalen Server.“
• Box Hubs bietet eine „Single Source of Truth“ und bündelt alles von Schulungsmaterialien bis hin zu globalen Rebranding-Assets — einschließlich Schriftarten, Logos und Templates.
• Box Extract unterstützt Teams dabei, Workflows zu automatisieren, indem Metadaten aus kuratierten Inhalten extrahiert werden.
• Box Sign hat manuelle PDF-Prozesse ersetzt und ermöglicht es den Rechts- und Kreativteams, NDAs und Verträge effizient zu verwalten. Rob hebt dabei besonders hervor: „Vor Box Sign hatten wir Schwierigkeiten nachzuvollziehen, wo Dateien gespeichert wurden. Mit Box Sign können wir genau festlegen, wo Dateien abgelegt werden sollen.“
• Box Shield verhindert, dass versehentlich die falschen Dateien außerhalb des Unternehmens geteilt werden.
• Box Zones ermöglicht lokale Datenspeicherung und hilft der IT dabei, neue Standorte schnell einzurichten.

Einfache Integration mit MCP und Copilot Studio

Ein zentraler Bestandteil der KI-Strategie der Agentur ist die Integration des Box Microsoft Cloud Provider (MCP), die es Microsoft Copilot ermöglicht, sicher auf das umfangreiche Repository unstrukturierter Inhalte zuzugreifen, das Bulletproof bereits in Box gespeichert hat. Rob erklärt: „Box ist von Grund auf sehr sicher. Durch die Möglichkeit, dass Microsoft über den Box MCP-Server direkt mit einem sicheren Kanal kommunizieren kann, entsteht ein direkter Zugang zu den Dateien und Ordnern, die benötigt werden.“

Durch die Entwicklung individueller Agents in Copilot Studio ermöglicht Bulletproof Mitarbeiter:Innen, interne Wissensdatenbanken wie Markenrichtlinien und Schulungsmaterialien über Box Hubs hinweg abzufragen. Doch das ist nur ein früher Anwenderbericht. Rob sagt: „Mit dem MCP-Server können Sie innerhalb der Strukturen und Möglichkeiten von Box praktisch alles umsetzen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.“

Informationssilos auflösen und echte Zusammenarbeit fördern

Jonny sagt: „Kultur dreht sich immer um die Menschen. Sie können jedes unserer Studios weltweit besuchen. Sobald Sie durch die Tür kommen, ist sofort klar, dass Sie bei Bulletproof sind.“ Dazu gehört auch, Mitarbeiter:Innen weltweit gemeinsame Tools bereitzustellen.

Früher waren mit lokalen Servern Informations- und Arbeitsbereiche innerhalb der einzelnen Agenturstandorte voneinander isoliert – „Informationsinseln“, wie Jonny sie nennt. „Box hat all das aufgelöst und uns ermöglicht, wirklich als vernetztes Unternehmen zusammenzuarbeiten.“

In den vergangenen zwei Jahren hat Bulletproof mehr technologische Veränderungen durchlaufen als im gesamten Jahrzehnt davor. Zum Glück, so Rob, „lief das mit Box völlig nahtlos ab. Die Menschen wechselten von lokalen Servern direkt in die Cloud.“

„Heute“, ergänzt er, „sind alle Agenturen auf technologischer Ebene miteinander verbunden. Vereinheitlichung bedeutet, dass wir wirklich im Einklang arbeiten. Das ist ein Gamechanger.“

Sichere Zusammenarbeit, auf die IT sich verlassen kann und der Kund:Innen vertrauen

„Ein Kreativteam ist eine Gruppe von Menschen, die zusammenkommen, um zu kollaborieren“, sagt Jonny. „Menschen, die bestimmte Fähigkeiten einbringen, die gemeinsam stärker sind. Zusammenarbeit ist sehr wichtig.“

Bei Bulletproof nutzen verschiedene Kreativteams — Packaging-Designer, 3D-Designer und weitere spezialisierte Bereiche der Agentur — Box, um Dateien global hochzuladen, zu speichern, zu teilen und gemeinsam daran zu arbeiten. Nur einige Beispiele:

• Client services nutzt Box, um Dateilinks mit spezifischen Zugriffsrechten an Kund:Innen zu senden, sodass nicht einfach jede Person auf die Dateien zugreifen kann.
• Das Legal-Team und das Creative-Services-Team nutzen Box Sign sowohl für NDAs als auch für weitere Dokumente und Verträge.
• Das Finance-Team arbeitet mit Excel in Box, um sicher auf gemeinsame Dokumente zuzugreifen.

Und vielleicht am wichtigsten: Kund:Innen vertrauen der Sicherheit ihrer wertvollen IP aufgrund des guten Rufs und der Sicherheitszertifizierungen von Box. „Sicherheit ist ein großes Thema“, bestätigt Rob. „Wir wollen sicherstellen, dass alles so gut wie möglich abgesichert ist. Mit Box können wir einen Freigabelink erstellen oder sogar sicherstellen, dass externe Personen sich anmelden müssen, um die Datei zu sehen. Und wenn sie hochladen oder bearbeiten sollen, können sie das innerhalb von Box ganz einfach tun — sofern wir die Berechtigungen freigeben.“

Geld und Zeit gespart

Box bringt Bulletproof nicht nur kreativen Mehrwert, sondern auch messbare Zeit- und Kostenvorteile. Rob sagt: „Ein zentraler Ort für die Speicherung von Inhalten, mit allem gesichert, spart uns Zeit und Geld. Wir haben keine lokalen Server mehr vor Ort und müssen uns nicht mehr um Backups kümmern, dadurch sinkt der administrative Aufwand.“

Konkret spart das Unternehmen im Vergleich zum früheren VPN und unter Berücksichtigung des reduzierten Verwaltungsaufwands rund ein bis zwei Stunden pro Person und Tag. Durch den Einsatz von Box für intelligentes Inhaltsmanagement statt lokaler Hardware spart Bulletproof außerdem rund 10.000 £ pro Jahr.

Darüber hinaus reduziert Box die Anzahl der IT-Anfragen. Früher mussten Mitarbeiter:Innen die IT kontaktieren, um verlorene Dateien wiederzufinden. Heute ermöglicht Box eine einfache Suche nach genau diesen Dateien. Auch das Wiederherstellen gelöschter Dateien oder älterer Versionen, die überschrieben wurden, ist deutlich einfacher. „Es funktioniert alles“, sagt Rob. „Es funktioniert reibungsloser und weltweit einheitlich. Für uns war der größte Vorteil von Box die einfache Bedienung und die sichere Zusammenarbeit, aber auch die einfache Verwaltung ist ein massiver Pluspunkt.“

Die Zukunftsfähigkeit von Kreativität

Bulletproof prüft derzeit, Hubs für den externen Austausch mit Kund:Innen einzurichten. Außerdem nutzt die Agentur Box Hubs, um KI-gestützte Portale für Personalwesen und andere Bereiche aufzubauen, und plant den Einsatz von Box Relay und Box Automate für erweiterte Metadaten-Extraktion, um archivierte Kampagnendaten schneller auffindbar zu machen.

Indem die Agentur ihre Petabytes an kreativer Intelligenz in Box bündelt, hält Bulletproof nicht nur mit der digitalen Entwicklung Schritt. Sie definiert die Zukunft des Brand Storytellings durch sichere, KI-gestützte Disruption.

 

Box ist ein sehr zukunftsorientiertes Unternehmen, das ständig neue Ideen, neue Produkte und Lösungen entwickelt, die den Endnutzer:innen zugutekommen. Als Unternehmen, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und wächst, wächst Box mit uns.
 

—Rob Frost, Global Head of IT, Bulletproof