Anfangsschwierigkeiten durch zentralisierte Inhalte in der Cloud gelöst

Über die Jahre hat sich World Kinect deutlich weiterentwickelt und verändert. Das liegt zum Großteil an globalen Akquisitionen. Heute verfügt das Unternehmen über eine vielfältige Suite an Lösungen für die Energiebranche. Zusätzlich zu den Kernangeboten im Bereich Energie und Kraftstoff für die Transportbranche bietet World Kinect auch Beratungsservices, Lösungen für Nachhaltigkeit und erneuerbare Energien sowie Lieferoptionen für Erdgas und Strom.

CIO Josh McLean beschreibt World Kinect wie folgt: „Unsere Vision ist es, alles anzutreiben, was fliegt, fährt oder schwimmt. Unser Produktangebot ist sehr vielfältig. Es umfasst unternehmensgerechte Lösungen für sowohl erneuerbare Energien als auch das Energiemanagement, z. B. Reiseplanungen für Privatflugzeuge.“

Die fortlaufende Transformation von World Kinect in ein vielschichtiges Unternehmen für Energie und damit verbundene Lösungen wird durch den kürzlichen Namenswechsel (von ehemals World Fuel Services) verdeutlicht. „Mit dem höheren Reifegrad unseres Unternehmens war es nun Zeit für eine Veränderung“, erklärt McLean. Der neue Name steht für das Bekenntnis, sich Seite an Seite mit den Kunden weiterzuentwickeln, ihre zentralen Anforderungen in Sachen Energie zu erfüllen und gleichzeitig ihren Erfordernissen im Hinblick auf die Energiewende gerecht zu werden – und zwar auf einem gemeinsamen Weg der Nachhaltigkeit.

Doch Wachstum und Veränderung (und all die Akquisitionen) resultieren in inhaltlichen Zwängen. Beim Onboarding neuer Unternehmen mit ihren bereits existierenden Teams und Prozessen stellt die Integration aller Inhalte, die zu einem Unternehmen gehören, wie Rechnungen, Verträge, Marketingdokumente, Besprechungsnotizen und vieles mehr, eine Herausforderung dar. Über die Zeit vor der Zusammenarbeit mit Box sagt McLean: „Sie können sich das Ausmaß dieser Datenflut vorstellen. Ein entscheidender Punkt unserer Strategie war die Organisation von Daten. Dahingehend haben wir uns für Box als unsere bevorzugte, strategische Content-Plattform entschieden. Das hat sich ausgezahlt.“

Dauer des Content-Zugriffs von Tagen auf Sekunden reduziert

Wie Senior IT Director Julio Pereira erklärt, gab es mit dem alten Content-Paradigma „zu viele Reibungspunkte beim Verschieben von Daten und zu wenig Governance oder Möglichkeiten, Informationen zugänglich zu machen – im Gegensatz zur direkten Weitergabe von Informationen an Beteiligte.“

Mit dem zuvor verwendeten On-Premises-Servermodell ergaben sich Content-Silos über mehr als 70 weltweit verteilte Rechenzentren hinweg. Bis Personen die benötigten Dateien erhielten, konnte es manchmal Tage dauern.

Dank Box entfallen auf das File Sharing mittlerweile nur noch wenige Sekunden, unabhängig vom Standort der Personen. Über die Content Cloud haben alle Beteiligten bei World Kinect – einem globalen Unternehmen mit über 5.000 Beschäftigten – sofortigen und gleichberechtigten Zugriff auf Informationen. World Kinect nutzt Box nun auch für die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Niederlassungen und Außendienstmitarbeiter:Innen, sowie für externe Partner und Kunden.

Einfacher mobiler Zugriff, kürzere Workflows

Die Möglichkeit, auf Inhalte in der Cloud zuzugreifen, hat sich für World Kinect als bahnbrechend erwiesen. Kürzlich führte das Unternehmen daher Box Mobile für alle Fahrer:Innen im Außendienst ein. Diese können nun noch am Auftragsort Dokumente zur automatischen Bearbeitung in der Niederlassung hochladen. Außerdem verkürzen die einfachen Uploads über Mobilgeräte Workflows und ermöglichen es Finanzteams sogar, Abrechnungszeiträume zu verringern.

Bestimmte Teams nutzen zudem Integrationen zwischen Box und anderen Apps, die Workflows zusätzlich vereinfachen und optimieren. Beispielsweise sind Salesforce- und Microsoft-Tools wichtig für die Teams von World Kinect. Box bietet Integrationen für beide und stellt außerdem eine API für die Entwicklung maßgeschneiderter Apps bereit. „Die Handhabung von Dokumenten hat sich dadurch maßgeblich verändert. Sie dreht sich jetzt um die Einbindung der Integrationen aller unserer Systeme in eine zentralisierte, skalierbare und trotzdem verteilte Content-Plattform“, so Pereira.

Sicherheit und Compliance in einer stark regulierten Branche

Es liegt in der Natur der Sache des globalen Energiegeschäfts von World Kinect – und der vielen, damit verbundenen Regierungsbehörden –, dass die Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch sind. Jedes international agierende Unternehmen sieht sich mit verschiedensten Regeln und Vorschriften konfrontiert. Pereira sagt dazu: „Je nach geografischer Region müssen wir unterschiedliche Compliance-Anforderungen einhalten. Box ermöglicht uns, die Klassifizierungen und regulatorischen Vorschriften, z. B. für den Rechts- oder Finanzbereich, entsprechend einzupflegen, um unsere Inhalte besser verwalten zu können.

Bei der Content-Migration, die sich durch eine Akquisition oder eine Modernisierungsinitiative ergibt, kann das Team von Pereira exakt identifizieren, welche Inhalte bereits existieren – und so ausschließlich nützliche und relevante Daten migrieren. Während der Migration in die Content Cloud erarbeitet das Team genaue Aufbewahrungsrichtlinien und Dokumentenklassifizierungen als spezifische Leitplanken zu Informationen.

Ermüdende Aufgaben mit KI eliminieren

Die Zusammenarbeit an Inhalten mit Box gestaltet sich für World Kinect bezüglich KI sehr vielversprechend – ein Thema, das für viele IT-Branchenführer Priorität hat. World Kinect arbeitet schon seit einiger Zeit mit KI, und McLean weiß um die Bedeutung von gut organisierten, zentralisierten Daten (insbesondere unstrukturierten Daten bzw. Inhalten). Er sagt: „Wenn Sie über einen umfassenden Datensatz verfügen, der über APIs zugänglich ist, eröffnen sich damit viele Möglichkeiten.“

Doch Datenschutz und Sicherheit sind im KI-Rennen genauso wichtig. KI kann nicht einfach auf private Daten angewendet werden. „Ein Grund, warum Box für uns so wichtig ist, liegt in der Verwaltung des Datenschutzes über Berechtigungen. Generative KI bietet viele Möglichkeiten, doch Box ist durch seine Datenschutzfunktionen besonders gut positioniert. Darin liegt das Erfolgsgeheimnis. Die KI ist dabei das Sahnehäubchen.“

Für World Kinect ergeben sich viele potenzielle KI-Anwendungsfälle, insbesondere hinsichtlich Effizienzsteigerungen bei Finanzdaten wie Krediten, Rechnungen und anderen Dokumenten.KI könnte beispielsweise die Unternehmensprozesse bei der Kreditvergabe an Kunden verbessern, oder die Rechtsabteilung dabei unterstützen, Verträge nach bestimmten Klauseln oder Details zu durchsuchen. Durch die erfolgten Technologieinvestitionen profitiert das Unternehmen in vielen Bereichen von Effizienzsteigerungen. „Wir glauben, dass KI noch weiter dazu beitragen wird, sodass sich Mitarbeiter:Innen auf strategischere und wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können“, so McLean.

Eine sich vertiefende Partnerschaft rund um die Content-Optimierung

Die Zusammenarbeit zwischen World Kinect und Box ist über die Jahre zunehmend enger geworden. McLean sagt dazu: „Wir arbeiten mit Box zusammen, um Daten auf skalierbare Weise schützen und diesen Prozess stets anpassen zu können, unabhängig vom jeweiligen Standort. Box ist ein herausragend geführtes Unternehmen mit einer fantastischen Kultur, weshalb wir auch abseits des Produkts sehr von der Partnerschaft profitieren.“

 

„Wir sind in über 200 Ländern und Gebieten tätig und beschäftigen über 5.000 Mitarbeiter:Innen. Box ist dabei unsere zentrale Content Management-Plattform für das gesamte Unternehmen. “

– Josh McLean, Chief Information Officer, World Kinect Corporation