Digitale Transformation für lokale Behörden

Die digitale Transformation ist  in so gut wie jeder Branche ein heißes Thema. Bis 2030 wird der Markt für Technologien, die den digitalen Wandel ermöglichen, voraussichtlich auf 8,92 Billionen US-Dollar anwachsen – bei einer jährlichen Wachstumsrate (Compound Annual Growth Rate, CAGR) von 21,6 %.  

Behörden bilden keine Ausnahme: Die US- Regierung arbeitet seit 2012 an der Verbesserung ihrer digitalen Dienste. Mit den jüngsten technologischen Fortschritten hat sich diese Initiative auf Investitionen in die Verbesserung der Cybersicherheit und ein stabiles Internet für alle US-Bürger:Innen ausgeweitet.  

Das Gleiche gilt für die lokale Ebene, wo Behörden Prozesse sorgfältig verwalten. In deröffentlichen Verwaltung trägt die digitale Transformation dazu bei, die internen Arbeitsabläufe zu verbessern und den Bürger:Innen besser zu dienen. Die Einbindung digitaler Technologien in lokale und staatliche Behörden wird entscheidend für die Verbesserung der Bürgerdienste sein.

Die Bedeutung der digitalen Transformation für lokale Behörden

Ältere IT-Systeme haben im öffentlichen Sektor ausgedient. Die digitale Transformation erleichtert den lokalen Behörden die Verwaltung erheblich durch:  

• Verbesserung der Cybersicherheit: Technologische Fortschritte haben zu beeindruckenden Innovationen im Bereich Cybersicherheit geführt – wie z. B. der KI-gestützten Erkennung von Sicherheitsmängeln und der Multifaktor-Authentifizierung (MFA)
• Beseitigung von Datensilos: Mitarbeitende aus allen Abteilungen können auf Dateien zugreifen, Dokumente bearbeiten und Entscheidungen auf der Grundlage der aktuellsten Daten treffen
• Hybride Arbeitsplätze: Cloudbasierte Technologien ermöglichen es Mitarbeitenden, von überall aus und auf jedem Gerät zu arbeiten, sodass auch Behörden von den Vorteilen der Hybrid- und Remote-Arbeit profitieren
• Kosteneinsparungen: Die Cloud bietet sicheren, zugänglichen Speicher für alle Inhalte der Behörde, wodurch die teure, ineffiziente Wartung von Hardware wegfällt, die Platz und Zeit des IT-Teams beansprucht
• Verbesserung der Nachhaltigkeit: Die digitale Transformation ermöglicht es den Behörden, papierlos zu arbeiten, unnötige Verschwendung zu vermeiden und eine nachhaltigere öffentliche Verwaltung zu schaffen

Die digitale Transformation bereitet die öffentliche Verwaltung darauf vor, einer zunehmend technikaffinen Gesellschaft besser zu dienen.

Anwendungsfälle für die digitale Transformation in lokalen Behörden

Der digitale Wandel hat die Macht, die Arbeitsweise von Behörden in Zukunft radikal zu verändern. Im Folgenden finden Sie einige der nützlichsten Anwendungsfälle für digitale Technologien in modernen öffentlichen Einrichtungen.

Beschaffung

Manuelle Beschaffungsprozesse sind langsam, ineffizient und komplex, was wertvolle Zeit in Anspruch nimmt und manchmal dazu führt, dass Behörden Zahlungen an Anbieter verspätet leisten. Durch die digitale Transformation und neue Technologien wird der Einkauf viel effizienter und weniger ressourcenintensiv, da diese Prozesse online stattfinden, wodurch Behörden Zeit und Geld sparen. Außerdem erleichtern diese Technologien die Verwaltung von Aufgaben, da Dokumente einfach gespeichert werden können.

Initiativen für intelligente Städte

Intelligente Städte nutzen fortschrittliche Technologien, um die Lebensqualität ihrer Bürger:Innen zu verbessern. Der Markt für intelligente Städte dürfte in den kommenden Jahren rasch wachsen und Cloud-Dienste sind für die Infrastruktur intelligenter Städte von entscheidender Bedeutung.

Die intelligente Infrastruktur sammelt enorme Datenmengen von Sicherheitskameras, Bewegungssensoren und ähnlichen Geräten. Aber wie werden all diese Daten organisiert? Die Migration in die Cloud macht das Speichern, Organisieren, Abrufen und Analysieren vieler Daten einfach und kostengünstig. Und dank leistungsstarker KI können Unternehmen heute mehr denn je mit dieser Art von Daten arbeiten.

Fallmanagement

Rechtsabteilungen in lokalen Behörden übernehmen alle möglichen Aufgaben – von der Leitung von Mitarbeitenden der Stadtverwaltung bis hin zur Vertretung von Personen in Gerichtsverfahren. Es versteht sich von selbst, dass täglich viele Daten durch diese Abteilungen fließen.

Durch die Einführung neuer digitaler Technologien können Behörden die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Fällen beschleunigen, die Belastung für Mitarbeitende verringern und Untersuchungen schneller voranbringen. Staatsanwält:Innen nutzen beispielsweise Cloud-Dienste, um Akten, Genehmigungsanträge und andere wichtige Dokumente sicher zu speichern und zu verwalten. So stellen sie sicher, dass die Dokumente für den Prozess bereit sind.

Behördenübergreifende Zusammenarbeit

Regierungsbehörden müssen häufig zusammenarbeiten, um ihre gemeinsamen Ziele zu erreichen. Aufgrund mangelnder Integrationen stellen ältere Anwendungen häufig Hindernisse für die Zusammenarbeit zwischen Behörden dar. Das Hin- und Hersenden verschiedener Versionen desselben Dokuments per E-Mail führt beispielsweise häufig zu Verwirrung und langwierigen Diskussionen.

Die Cloud bietet einen zentralen digitalen Ort für die gesamte Dokumentenbibliothek einer Behörde, wodurch die Probleme beim Zugriff auf Dokumente und bei ihrer Bearbeitung in den verschiedenen Ämtern wegfallen. Die nahtlose Integration zwischen behördlichen Anwendungen verringert zudem Reibungen und bietet sowohl Mitarbeitenden als auch Bürger:Innen ein besseres Benutzererlebnis.

Darüber hinaus können Mitarbeitende gemeinsam an demselben Dokument arbeiten und die Änderungen von anderen Personen in Echtzeit sehen. Mit cloudbasierten Tools für die Zusammenarbeit sind alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand.

Nutzung von Cloud-Speicherlösungen für die digitale Transformation

Cloudlösungen für lokale Behörden enthalten häufig die folgenden Funktionen, die eine reibungslose digitale Transformation ermöglichen:

• Erweiterte Cybersicherheitsfunktionen: Erstklassige Cloud-Anbieter verfügen über proaktive Cybersicherheitstools und -technologien wie AES-256-Verschlüsselung und KI-gesteuerte Erkennung von Sicherheitsmängeln  
• Automatisierung: Intelligente Automatisierungsfunktionen übernehmen sich wiederholende Aufgaben, optimieren Workflows und geben den Mitarbeitenden mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Die Mitarbeitenden können dieselben Dokumente gleichzeitig bearbeiten und die Änderungen aller Beteiligten in Echtzeit sehen, was eine effizientere und effektivere Arbeit ermöglicht
• Fernzugriff: Mit der Cloud können Behörden mobile Anwendungen erstellen, mit denen Mitarbeitende an verschiedenen Orten auf Dokumente zugreifen und den Informationsaustausch mit der Öffentlichkeit optimieren können
• Funktionen für besseren Bürgerservice: Cloud-Speichertools für lokale Behörden vereinfachen die Bereitstellung nahtloser Online- und mobiler Dienste, die eine moderne, optimierte Erfahrung bieten

Bevor Sie neue digitale Technologien implementieren, ist es wichtig, die Hindernisse zu berücksichtigen, auf die Ihre Behörde auf dem Weg dorthin stoßen wird.

Unterstützung für den digitalen Wandel in lokalen Behörden

Digitale Instrumente sind der Schlüssel zur Verbesserung der Dienstleistungen für Bürger:Innen. Allerdings gibt es einige häufige Hindernisse, denen Behörden beim Einstieg in die digitale Transformation ausgesetzt sind. Eine klare, gut definierte Roadmap hilft Ihrer Behörde, diese Herausforderungen souverän zu meistern.

Die vielleicht größte Herausforderung für den digitalen Wandel im öffentlichen Sektor ist ein Mangel an Engagement und Akzeptanz innerhalb der Behörde, insbesondere seitens der Leitung. Es ist für jede Organisation schwierig, neue Technologien erfolgreich einzuführen, wenn sich die Mitarbeitenden dagegen wehren.  

Die Unterstützung durch die richtigen Personen ist der beste Weg zum Erfolg. Wenn einflussreiche Menschen an die digitale Transformation glauben, zeigen sie anderen den Wert Ihrer Investition und überzeugen auch den Rest der Mitarbeitenden davon, dem Wandel eine Chance zu geben.

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