So stärken Sie Ihr Team mit Tools für die visuelle Zusammenarbeit

Miniaturansicht eines Blogbeitrags über die Unterstützung Ihres Teams mit Tools für die visuelle Zusammenarbeit

 

Heutzutage sind Teams weltweit verteilt, was bedeutet, dass traditionelle Methoden der Zusammenarbeit (wie E-Mails und statische Dokumente) die Arbeit verlangsamen und die Synergie am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Mit Tools für die visuelle Zusammenarbeit in Echtzeit überbrücken Sie die Kluft zwischen Remote- und Hybridarbeit und verändern die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter:Innen kommunizieren, Brainstorming betreiben und Ideen verwirklichen.

 

Was ist visuelle Zusammenarbeit? 

Visuelle Zusammenarbeit bezeichnet den Prozess, bei dem Teams mithilfe visueller Elemente zusammenarbeiten und kommunizieren. Sie umfasst die Verwendung visueller Hilfsmittel wie Diagramme, Tabellen, Bilder und andere Arten von Grafiken wie Haftnotizen und Verbindungselemente. Das Ziel des Einsatzes dieser Tools ist es, das Verständnis, die Kreativität und die Produktivität zu verbessern. 

Definition von Tools für die visuelle Zusammenarbeit

Vorteile von Lösungen für die visuelle Zusammenarbeit 

Angesichts der Tatsache, dass 62 % der Menschen mit Kolleg:Innen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten, besteht ein wachsender Bedarf an nahtloser Zusammenarbeit und Kommunikation. 

Hier erfahren Sie, wie Software für virtuelle Zusammenarbeit Ihrem Team helfen kann: 

  • Verbesserte Kommunikation: Plattformen für visuelle Zusammenarbeit verfügen häufig über Chat- oder Messaging-Funktionen, mit denen Sie sofort kommunizieren, schnelle Updates austauschen und Fragen stellen können, ohne separate Kommunikationswerkzeuge zu benötigen. Sie können sofort Feedback, Kommentare und Anmerkungen abgeben und so die Kommunikation bei der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern.
  • Erhöhte Interaktion: Mit Tools für die virtuelle Zusammenarbeit können Sie zeichnen, schreiben, Videos und Fotos hinzufügen und mit den Inhalten interagieren, was zu einem intensiveren Gesamterlebnis führt. Die besten digitalen Whiteboards bieten auch Gamification-Elemente, wie beispielsweise Abstimmungen über Ideen, um die Interaktion und Beteiligung zu verstärken.
  • Verbesserte Produktivität: Viele Tools für die Zusammenarbeit integrieren Projektmanagement-Funktionen wie Aufgabenverfolgung, Fristen und Fortschrittsüberwachung. Dank dieser Funktionen bleiben Sie organisiert, können Aufgaben priorisieren und Meilensteine erreichen.
  • Zentralisierte Speicherung: Für 43 % der Befragten einer von Box gesponserten IDC-Studie stellt die Integration isolierter Organisationen eine der größten Herausforderungen im Zusammenhang mit Inhalten dar. Software für visuelle Zusammenarbeit speichert Inhalte in der Regel in der Cloud, sodass Ihr Team problemlos auf dieselben Daten zugreifen und gemeinsam daran arbeiten kann, wodurch Silos vermieden werden. Die visuelle Zusammenarbeit ermöglicht zudem einen einfachen Zugriff auf die neueste Version, wodurch Verwirrung und Doppelungen von Dateien vermieden werden.
  • Prozessoptimierung: Optimieren Sie Ihre Workflows, indem Sie deren aktuellen Zustand visualisieren, um Lücken, Ineffizienzen und Hindernisse zu identifizieren. Nutzen Sie eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit, um sich den Idealzustand des Prozesses vorzustellen und den Fortschritt zu verfolgen, indem Sie den Status aktualisieren, Kommentare einfügen und Aufgaben durch verschiedene Phasen verschieben.
Vorteile der visuellen Zusammenarbeit

 

Plattform für visuelle Zusammenarbeit: Die vier wichtigsten Anwendungsfälle zur Stärkung Ihres Teams 

Asana hat festgestellt, dass 37 % der Wissensarbeiter:Innen angeben, dass ihr Unternehmen über Technologien für die Zusammenarbeit verfügt, deren effektive Nutzung jedoch niemandem bekannt ist. Damit Ihr Team den größtmöglichen Nutzen aus Tools für die visuelle Zusammenarbeit zieht, sollten Sie die folgenden Anwendungsfälle berücksichtigen. 

 

1. Brainstorming und Ideenentwicklung 

Mit Tools wie digitalen Whiteboards können Sie Ideen organisieren und miteinander verknüpfen. Sie können zeichnen, schreiben und Konzepte verknüpfen und so eine visuelle Darstellung der Brainstorming-Sitzung erstellen. Sie können außerdem digitale Mindmaps erstellen, um Ideen zu visualisieren und zu strukturieren. Eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit ermöglicht während Brainstorming-Sitzungen das einfache Verzweigen, Verknüpfen und Umstrukturieren von Konzepten.

Das Erstellen einer Mindmap wie im folgenden Beispiel unterstützt Sie dabei, Ideen visuell zu strukturieren und Verbindungen zwischen Konzepten herzustellen.

 

2. Mitarbeiterschulung und Onboarding 

Mithilfe von Software für visuelle Zusammenarbeit kann Ihr HR-Team interaktive und visuell ansprechende Schulungsinhalte wie Prozessabläufe und Organigramme erstellen und so neue Mitarbeiter:Innen besser einarbeiten. Hier ist ein Beispiel für die Verwendung digitaler Whiteboards zur Erstellung eines Organigramms. 

 

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, auf diesen Whiteboards visuelle Vorlagen für Leistungsbewertungen zu erstellen, sodass Führungskräfte und Mitarbeiter:Innen gemeinsam an Leistungszielen, Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten arbeiten können. 

 

3. Online-Meetings und -Workshops 

Tools für die visuelle Zusammenarbeit helfen Ihnen, Ihre Meetings optimal zu nutzen – insbesondere für Remote-Teams oder Teams, deren Mitglieder an verschiedenen Standorten arbeiten. Mit dem Präsentationsmodus in digitalen Whiteboards können Sie wichtige Daten vermitteln, während Ihr Team gleichzeitig Dokumente, Bilder oder Diagramme in Echtzeit mit Anmerkungen versieht. Diese Funktion ist außerdem praktisch, um Feedback zu geben und Notizen zu machen. 

Stellen Sie sich einen Workshop vor, in dem Ihr Marketingteam ein Dokument zur Käuferpersönlichkeit erstellt. Mit einem digitalen Whiteboard, das bei Abstimmungen hilft, kann Ihr Team Vorschläge priorisieren und sicherstellen, dass jeder im Entscheidungsprozess mitreden kann, was zu einem Gefühl der Inklusivität beiträgt. 

 

4. Projektplanung und -management 

Für 29 % der Mitarbeiter:Innen stellt mangelnde Transparenz der Prozesse ein erhebliches Hindernis für die Produktivität dar. Sie können dieser Herausforderung begegnen, indem Sie eine visuelle Darstellung des Projektumfangs, der Rollen der Teammitglieder, der Anforderungen und der Abhängigkeiten erstellen. Diese Klarheit stellt sicher, dass Ihr Team Folgendes versteht: 

  • Die Rolle in dem Projekt
  • Die Auswirkungen der Beiträge auf das Endergebnis
  • Die Ausrichtung des Projekts auf übergeordnete Geschäftsziele 

Wenn Ihr Team visuell erkennt, wie sich seine Arbeit in den größeren Kontext des Projekts einfügt, fördert dies das Verantwortungsbewusstsein und die Eigenverantwortung. 

Sie können auch die Kanban-Board-Funktionen nutzen, um Aufgaben über visuelle Boards mit Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu verwalten. 

 

Worauf Sie bei einer Software für visuelle Zusammenarbeit achten sollten 

Die Auswahl des geeigneten Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud ist entscheidend für die Verbesserung der visuellen Kommunikation und Produktivität innerhalb Ihres Teams. Hier sind die fünf wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten: 

  1. Intuitive Benutzeroberfläche: Halten Sie Ausschau nach einer Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die leicht zu bedienen ist. Dank des intuitiven Designs machen Sie sich schnell mit dem Tool vertraut, ohne eine steile Lernkurve durchlaufen zu müssen.
  2. Sicherheitsmaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass das Tool über leistungsfähige Sicherheitsfunktionen verfügt, darunter sichere Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und Compliance mit Branchenstandards. Achten Sie auf Maßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und SSO, um sich vor Cloud-Sicherheitsbedrohungen zu schützen.
  3. Integrationsmöglichkeiten: Wählen Sie eine Plattform, die sich mit anderen von Ihrem Team verwendeten Tools integrieren lässt, wie beispielsweise Kommunikationsplattformen, Projektmanagement-Software oder Dateispeicherdienste. Idealerweise sollten Sie ein Tool auswählen, das zu Ihrer Software für den Cloud-Datenspeicher und die Verwaltung derselben passt.
  4. Anpassungsoptionen: Die besten Tools für die visuelle Zusammenarbeit bieten Anpassungsoptionen, um Ihre Workflows zu optimieren. Vorgefertigte Vorlagen bieten einen schnellen Einstieg mit standardisierten Strukturen und mit benutzerdefinierten Vorlagen können Sie das Tool an die Präferenzen Ihres Teams anpassen.
  5. Versionsverwaltungsfunktionen: Wählen Sie eine Lösung, die Versionskontrollfunktionen bietet, sodass Sie bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren können und die Entwicklung der Zusammenarbeit transparent wird. 

 

Arbeiten Sie gemeinsam auf einer interaktiven visuellen Plattform mit Box Canvas. 

Box steigert die Effizienz und Kreativität Ihres Teams.  Mit intelligenten Content Management erhalten Sie eine zentralisierte Plattform, auf der Sie alle Ihre Dateien erstellen, speichern, freigeben und bei der Zusammenarbeit daran teilnehmen können.

Box Canvas ist Teil der intelligenten Content Management-Plattform von Box und ermöglicht es Ihnen, visuelle Hilfsmittel für Brainstorming, die Lösung komplexer Probleme oder die Umsetzung von Plänen zu nutzen. Mit unserem virtuellen Whiteboard-Tool profitieren Sie von folgenden herausragenden Funktionen: 

  • Unbegrenzte Leinwände, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte nicht durch Platzmangel für die Planung und Visualisierung von Ideen eingeschränkt werden.
  • Freiformzeichnenund visuelle Elemente wie Formen und Verbindungselemente zur Unterstützung Ihrer kreativen Ausdrucksweise
  • Vorgefertigte und benutzerdefinierte Vorlagen, mit denen Sie Projekte schnell starten und Echtzeit-Benachrichtigungen erhalten können, um stets auf dem Laufenden zu bleiben.
  • Moderatorenmodus zur Durchführung von ansprechenden Meetings und Workshops mit interaktiven Umfragen und zeitgesteuerten Übungen
  • Sicherheit und Compliance der Enterprise-Klasse mit Box Shield zum Schutz des Informationsflusses und zur automatischen Verhinderung von Datenverlusten 

Beginnen Sie Ihre kostenlose Testphase mit Box, um das beste Tool für visuelle Zusammenarbeit in Aktion zu erleben. 

 

Handlungsaufruf zur Kontaktaufnahme mit Box bezüglich der visuellen Zusammenarbeit

 

*Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.