Was ist digitales Dokumentenmanagement?

Unabhängig davon, ob einfache Bestellungen oder die Bearbeitung von Hunderten von Dokumenten eines multinationalen Unternehmens, die Dokumentenverwaltung ist ein wesentlicher Arbeitsbestandteil. Tatsächlich sind diese Inhalte das größte Kapital einer Organisation. Viele nutzen ein digitales, bzw. elektronisches, Dokumentenmanagementsystem (eDMS), um den Wert ihres Contents zu maximieren und von zusätzlichen Vorteilen wie Effizienz und Sicherheit zu profitieren.

Ein eDMS spielt eine Schlüsselrolle für die Organisation und die Speicherung von Dokumenten. Einige der leistungsstärkeren eDMS-Plattformen können jedoch zusätzliche Vorteile bieten. Content beeinflusst alles - von der Interaktion mit Kunden und der Reputation bis hin zur Einhaltung von Vorschriften und der Produktivität der Mitarbeiter. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie ein elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) zu Ihrer Content-Strategie passt.

Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem?

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem, auch elektronisches Dokumentenmanagementsystem genannt, ist nicht nur ein wesentliches System für die Ablage von Dokumenten, sondern auch das Herzstück der Dokumentenverwaltung. Es sollte eine Schnittstelle und Werkzeuge für Organisation, Speicherung und Zugriff bieten. Ein eDMS kann für die sichere Datenaufbewahrung sorgen, die Zusammenarbeit ermöglichen, alltägliche Aufgaben automatisieren und Workflows effizienter machen.

Ein deutlicher Vorteil ist der zentrale Zugang, den ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht. Es sorgt für mehr Sichtbarkeit und zentralisiert die Unternehmensinhalte an einem Ort, wo Mitarbeiter die Features des Systems nutzen können. Ein cloudbasiertes eDMS erweitert diese Möglichkeiten, weil Nutzer von jedem Gerät und von jedem Ort aus auf die Daten zuzugreifen können.

Unternehmen arbeiten mit vielen unterschiedlichen Content Typen - von Verträgen und Marketingbroschüren bis hin zu Berichten, Steuerunterlagen, Fotos und Designdateien. Sie alle sind wichtige Assets, die ein Business am Laufen halten. Ohne ein eDMS sind diese Dateien einer Vielzahl von Risiken ausgesetzt, beispielsweise Zerstörung, menschliches Versagen und Datenverlust. Außerdem können sie den Wert, den sie eigentlich haben, nicht wirklich ausspielen. Ein eDMS kann das volle Potenzial dieser Dateien freisetzen und damit für Wachstum, Einsparungen und Tempo sorgen.

Was kann ein eDMS?

Ein eDMS kann je nach Plattform über eine enorme Bandbreite an Funktionen verfügen. Zu den Merkmalen dieser elektronischen Aktenverwaltungsprogramme gehören:

• Erstellen und Digitalisieren von Dokumenten
• Organisieren von Dateien mit Kennzeichnungssystemen, Metadatensuche und Ordnern
• Manuelle oder automatische Archivierung von Dateien gemäß den Anforderungen an die Aufbewahrung
• Versionsmanagement von Dokumenten
• Integration mit gängigen Anwendungen
• Zugangskontrollen
• Optimierte Navigation
• Tools für die Zusammenarbeit zur einfachen gemeinsamen Nutzung und Live-Bearbeitungsfunktionen
• Automatisierte Workflows und Genehmigungsverfahren
• Sicherung von Dateien
• Sicherheitsprotokolle auf Unternehmensebene

Ist ein eDMS dasselbe wie ein ECM-System?

Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) wird oft als eine Art eDMS betrachtet, ist es aber nicht. Ein ECM enthält einige der oben erwähnten Funktionen, da es darauf ausgelegt ist, mehr Nutzen aus allen Arten von Content zu ziehen, einschließlich umfangreicher Dateien wie Videos, Fotos und Präsentationen. Ein ECM beinhaltet diese Art von Dateien und verfügt in der Regel über zusätzliche Funktionen wie Prozessautomatisierung und Aufbewahrungsrichtlinien.

Manchmal unterstützt ein eDMS aktive Dokumente, die häufig verwendet und geändert werden. Ein ECM kann darüber hinaus Daten verwalten, die kaum geändert werden. Beides ist für Unternehmen von Bedeutung. Ein ECM kann Ihnen die Vorteile eines eDMS und mehr bieten.

Wesentliche Merkmale des digitalen Dokumentenmanagementsystems

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem besitzt verschiedene Fähigkeiten, die Organisation, Sicherheit, Effizienz, Compliance und mehr umfassen. Einige der wichtigsten Funktionen, über die Ihr eDMS verfügen sollte, sind:

1. Erstellung von Dokumenten und anderen Inhalten

Dokumente zu Ihrem eDMS hinzuzufügen, sollte einfach und schnell gehen. Es gibt viele Möglichkeiten des Hinzufügens einer Datei innerhalb und außerhalb des eDMS. Sie können ein Dokument in der Plattform selbst erstellen, ein in einer anderen App erstelltes Dokument hochladen oder leistungsstarke Integrationen nutzen, um Dokumente aus Apps direkt im eDMS zu speichern. Sie können Ihre Dokumente digitalisieren, um Papier in eine elektronische Datei umzuwandeln, die einfach zu sortieren und zu speichern ist.

Unabhängig davon, wie Sie arbeiten möchten, sollte das richtige eDMS zahlreiche Optionen für die Erstellung und Aufnahme von Dateien bieten. Es sollte das Hochladen einer Reihe von Dateitypen unterstützen, vor allem die, die Sie in Ihrem Unternehmen am häufigsten verwenden. Ein leistungsfähiges eDMS sollte alles verarbeiten können, von PDF bis MP4.

2. Indizierung der Dateien

Ein Dokument in Ihrem eDMS ist mit einer Menge von Daten verknüpft. Mit diesen Informationen kann die Datei in der Datenbank organisiert werden. Während des Erstellungsprozesses eines Dokuments können Sie beispielsweise benutzerdefinierte Indexfelder einrichten, mit denen Mitarbeiter auswählen können, welche Art von Dokument sie erstellen oder welche Abteilung dafür zuständig ist. Diese Eingabedaten bleiben im Dokument gespeichert, damit das eDMS weiß, wo es einzuordnen und wie es zu behandeln ist. Die Indexierung kann automatisierte Prozesse, die Suche und Organisation von Dateien ermöglichen. 

Die Dokumentenindizierung kann alles umfassen, von manuell hinzugefügten Daten bis hin zum automatischen Abruf des Inhalts einer Datei. Beim Hinzufügen einer Datei scannt das eDMS die Datei und indiziert die darin enthaltenen Daten, damit sie effektiver durchsucht und genutzt werden können.

Die Indizierung kann Informationen wie Telefonnummern, Namen, Kontonummern, Daten, Adressen und Bestellnummern auslesen. Abhängig von Ihrem Unternehmen können Sie unterschiedliche Informationen indizieren. Eine Steuerberatungskanzlei benötigt vielleicht mehr Daten zu Kontonummern und Summen, während ein medizinischer Dienstleister vielleicht mehr Wert auf Versicherungscodes und Geburtsdaten legt. Fast jedes Unternehmen muss seine Daten in irgendeiner Form indizieren, um sie effektiv zu organisieren.

3. Dokumentensuche

Die Dokumentenindizierung bildet die Grundlage für die Dokumentensuche. Mit Daten, die an ein Dokument angehängt sind, können Sie einfach basierend auf Attributen nach Inhalten und Dateien suchen.

Angenommen, Sie suchen nach allen Dokumenten, die sich auf Hans Müller, einen Ihrer Kunden beziehen. Mit einem eDMS, das Dokumente indiziert, können Sie nach "Hans Müller" suchen und diese Dokumente leicht finden. Oder Sie möchten eine Analyse aller Verträge durchführen, die für neue Kunden erstellt wurden. Sie können die Ergebnisse herausfiltern, indem Sie nach Dokumenten suchen, die mit dem Tag "Neukunde" versehen wurden. 

Starke Funktionen für die Dokumentensuche können Ihnen Zeitverlust und Mitarbeiterfrustration ersparen. Auch für Unternehmen, die mit riesigen Datenmengen zu tun haben, die sich oft nicht manuell organisieren lassen, ist sie unerlässlich. Die Dokumentensuche ist ein wichtiger Faktor, um Dateien nutzbar zu machen und rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Denn wenn Sie die Informationen nicht finden können, können Sie die Aufbewahrungsanforderungen nicht erfüllen.

4. Dokumentenverarbeitung

Die Verarbeitung von Dokumenten kann neben Indexierung auch erweiterte Aufgaben wie intelligente Klassifizierung und Handschrifterkennung umfassen, die eine Indexierung ermöglichen. Hier kann künstliche Intelligenz (KI) ein eDMS zu einem hervorragenden System machen. Eine KI-gestützte Plattform kann ein handgeschriebenes Dokument lesen, einen Vertrag anhand seines Formats identifizieren und Dateien auf sensible Daten prüfen, die ein strikteres Handling erfordern.

Einige der grundlegendsten Formen der Dokumentenverarbeitung sind die intelligente Zeichenerkennung (ICR) und die optische Zeichenerkennung (OCR). Diese Werkzeuge können das Bild eines Dokuments erfassen, die Zeichen analysieren und sie in ein maschinenlesbares Format umwandeln. Das sind hochpräzise Werkzeuge, die den Digitalisierungsprozess beschleunigen können.

Zu den weiteren Funktionen der Dokumentenverarbeitung gehören die Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente und die Verwendung von Integrationen mit anderen Programmen, um ein Dokument entsprechend den Geschäftsabläufen weiter zu verarbeiten.

5. Workflow

Workflows spielen eine große Rolle für die Effizienz und Leistung Ihrer Mitarbeiter sowie für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften. Workflow-Tools in einem eDMS können dazu beitragen, diese Anforderungen zu erfüllen. Sie können automatisierte Prozesse anpassen, um die Genehmigung eines Dokuments zu vereinfachen, das Onboarding zu beschleunigen und Anträge schnell zu genehmigen. So werden Ihre Dateien ein wertvoller Teil dieser Vorgänge und sind nicht länger lästige Pflicht.

6. Versionskontrolle von Dokumenten

Viele Dateien durchlaufen mehrere Entwurfsphasen und Versionen, bis sie freigegeben und genehmigt werden. Die Versionskontrolle erfasst und speichert diese unterschiedlichen Versionen. Sie können jederzeit zu einem alten Entwurf einer Datei zurückkehren, mehrere Versionen zum Vergleich erstellen und die Änderungen an einem Dokument überprüfen. Diese Funktion kann auch die Identifizierung der Personen umfassen, die Änderungen vornehmen. Auch für die Datenintegrität spielt sie eine große Rolle, da die Benutzer auf alte Versionen zurückgreifen können, um Dateien wiederherzustellen, die möglicherweise zerstört wurden. Die Versionskontrolle von Dokumenten ist für die interne Verantwortlichkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich. Das sollte automatisch und umfassend geschehen, sodass all Ihre Dateien davon profitieren, ohne dass Ihre Mitarbeiter aktiv werden müssen.

7. Integrationen

Für Ihre Arbeit verwenden Sie nicht nur eine einzige App. Wahrscheinlich stehen Ihnen eine ganze Reihe von Anwendungen zur Verfügung: von Textverarbeitungsprogrammen, Vertriebsmanagement-Tools bis hin zu Design- und Sicherheitssoftware. Mit Integrationen können Sie diese Tools verbinden und von überall aus auf Ihren Content zugreifen, um Workflows zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Geben Sie Dokumente direkt in Zoom frei, speichern Sie Verträge direkt in Microsoft Word und betten Sie Dateien in Ihr Salesforce-Dashboard ein. Die Möglichkeiten sind lediglich durch die Integrationsoptionen begrenzt, die Ihr eDMS-Anbieter anbietet. Zu Ihrer Information: Box verfügt über 1.500 Integrationen. Mit Hilfe von APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen) können Sie benutzerdefinierte Integrationen erstellen, mit denen Sie das eDMS in die Software Ihres Unternehmens integrieren können.

Native Apps für Apple- und Android-Systeme erleichtern die Nutzung Ihres eDMS von jedem Gerät aus und sorgen für eine reibungslose Benutzererfahrung. Desktop- und webbasierte Anwendungen tragen ebenfalls zu Einfachheit und Vielseitigkeit bei.

8. Compliance

Viele Unternehmen unterliegen rechtlichen Vorschriften wie z. B.:

• Ausfuhrkontrolle (ITAR/EAR)
• Aufsichtsbehörde der Finanzindustrie (FINRA)
• GxP
• Allgemeine Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
• Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA)

Ein eDMS kann Unternehmen dabei helfen, die geltende Vorschriften einzuhalten. Von robusten Audit-Funktionen und Zugriffskontrollen bis hin zu hochgradiger Verschlüsselung gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit einem eDMS eine gesetzeskonforme und private Datenverarbeitungsumgebung zu erschaffen. Diese Features sollten für eine einfachere Verwaltung über den gesamten Content-Lebenszyklus sorgen.

Einige Beispiele für Compliance-Features sind:

• Aufbewahrungsrichtlinien: Mit einem eDMS können Sie modifizierbare Richtlinien erstellen, die den Umgang mit der Aufbewahrung, Entsorgung und Erhaltung von Dateien im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien steuern. 
• Granulare Benutzerberechtigungen: Mit detaillierten Berechtigungen für die gemeinsame Nutzung, Bearbeitung und Anzeige stellen Sie sicher, dass nur diejenigen, die auf ein Dokument zugreifen müssen, dies auch können. 
• Verschlüsselung: Ihr eDMS sollte bewährte Verschlüsselungsmethoden verwenden, wie z. B. die FIPS 140-2-Zertifizierung und AES 256-Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung.
• Audit-Protokolle: Überprüfen Sie den Zugriff und die Bearbeitungen mit Hilfe detaillierter Audit-Protokolle und administrativer Berichtsfunktionen.

9. Sicherheit

Sicherheit ist ein weiterer wesentlicher Teil jedes Unternehmens und für die meisten ist sie unantastbar. Ihre Dokumentenverwaltungslösung muss die Sicherheit auf Unternehmensebene bieten, die Ihre Stakeholder, Kunden und Aufsichtsbehörden erwarten. Im Jahr 2021 stiegen die Kosten für Datenschutzverletzungen auf 4,24 Millionen US-Dollar - der höchste Wert, seit IBM vor 17 Jahren Datenschutzverletzungen bekannt machte. Während Hacker in vielen Fällen auf Geld abzielen, haben diese Sicherheitsverletzungen noch andere gravierende Nebenwirkungen, zum Beispiel kosten für Rechtsanwälte, Rufschädigung und Infrastrukturänderungen.

Business Content kann ein breites Spektrum an Informationen enthalten, auf die es Hacker abgesehen haben. Ihre Dateien können sensible Kundendaten, vertrauliche Informationen über Unternehmenspraktiken, Bankkontonummern und Anmeldedaten enthalten.

Bei Einbrüchen zählen Zugangsdaten zu den begehrtesten Objekten, denn sie können den Zugriff auf eine beliebige Anzahl von Dokumenten erlauben. Diese Bedrohung ist ein Grund, warum ein eDMS einen vielschichtigen Ansatz für die Dokumentensicherheit verfolgen sollte. Im Falle von gestohlenen Zugangsdaten können eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Datensicherungen und ein granularer Zugang verhindern, dass ein Hacker großen Schaden anrichtet.

Auch menschliches Versagen ist eine reale Bedrohung für Unternehmen. eDMS-Funktionen wie Versionskontrolle, Berechtigungen, Audits und automatisierte Prozesse helfen dabei, die Auswirkungen zu minimieren. Die Tatsache, dass es sich bei einem eDMS um ein elektronisches System handelt, macht es zu einer viel sichereren Option als Papierdokumente. Es ist schwieriger, eine Datei in der Cloud zu verlieren, als ein Stück Papier oder einen USB-Stick zu verlegen.

Warum ist es wichtig, ein eDMS einzusetzen?

Inhalte machen wahrscheinlich einen großen Teil der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aus. Daher ist es bei der Handhabung von Dokumenten wichtig, grundlegende Anforderungen an Sicherheit und Effizienz zu erfüllen. Das richtige eDMS kann Ihrem Unternehmen bei wichtigen und weitrechenden Veränderungen helfen.

1. Effizienz verbessern

Ein modernes eDMS hat viele Funktionen, die extra dafür entwickelt wurden, Reibungsverluste zu reduzieren und alltägliche Abläufe zu beschleunigen. Vom schnelleren Auffinden eines Dokuments bis hin zur Workflow-Optimierung ist die elektronische Aktenverwaltung perfekt, um im Arbeitsalltag Zeit und Geld zu sparen. Durch Funktionen wie automatisierte Prozesse, die Indizierung von Dokumenten und die schnelle Aufnahme von Dokumenten verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit banalen, sich wiederholenden Aufgaben und haben mehr Zeit für wichtige Dinge.

Die Asana-Studie "Anatomie der Arbeit" aus dem Jahr 2021 zeigt, dass Arbeitnehmer 60 % ihrer Zeit mit "Arbeiten für die Arbeit " verbringen, d. h. mit routinemäßigen, nicht qualifizierten Tätigkeiten wie unnötigen Besprechungen und der Suche nach Informationen. Dieser Prozentsatz steigt mit der Größe des Unternehmens und bringt eine Reihe weiterer negativer Auswirkungen, wie z. B. längere Arbeitszeiten, höhere Burn-out-Raten und verpasste Termine mit sich. Langwierige Aufgaben - die Suche nach Dateien und alle Arbeiten, die automatisiert werden könnten - tragen zur Ineffizienz bei. Ein eDMS kann hier Abhilfe schaffen und Abläufe beschleunigen.

2. Kosten reduzieren

Ein eDMS hilft auf unterschiedliche Weise bei der Kostenreduzierung. Zeitersparnis durch verbesserte Effizienz führt zu Einsparungen bei den Arbeitskosten, da Sie für die gleiche Arbeit weniger Mitarbeiter einstellen müssen. Automatisierte Prozesse senken die Fehlerquote und damit auch die Kosten für die Fehlerbeseitigung. Sie vermeiden auch andere Nachteile, wie z. B. Rufschädigung oder Gebühren für die Einhaltung von Vorschriften. Sie sparen die Kosten für Datenschutzverletzungen und Ressourcen, die Sie für die Aufbewahrung und den Druck von Papierdokumenten benötigen würden.

3. Verbesserung der Compliance

Die Einhaltung der Compliance kann eine ganze Abteilung beschäftigen, aber ein umfassendes eDMS erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Umfassende Compliance-Funktionen bieten Sicherheit und helfen Unternehmen bei der Aufbewahrung und Verwaltung aller relevanten Dokumente. In stark regulierten Branchen wie dem Finanz- und dem Gesundheitswesen, nimmt die Compliance oft einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch. Den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Einhaltung der regulatorischen Vorschriften zu minimieren ist ein gewaltiger Fortschritt. Und ein leistungsfähiges eDMS kann eine Compliance bieten, die mit manuellen Prozessen einfach nicht zu erreichen ist.

4. Schützen Sie Ihr Unternehmen

Unternehmen sind einer Vielzahl von Bedrohungen ausgesetzt, und die Sicherheit ihrer Inhalte ist von entscheidender Bedeutung. Es mag schwierig sein, den Wert von Strategien zur Dokumentensicherheit zu beziffern. Trotzdem ist das ein Bereich, an dem man nicht sparen sollte. Starke Dokumentensicherheit ist ein Muss, und Ihr eDMS ist eine der besten Möglichkeiten, sie zu implementieren. Wenn Sicherheit ein fester Bestandteil Ihres eDMS ist, haben Sie die Unterstützung bereits inkludiert. Dann gibt weniger Lücken und die gesamte Plattform ist einfach zu handhaben. Ein eDMS kann die Sicherheit auf Unternehmensebene auch auf Integrationen in andere Programme übertragen.

Wie Box bei der Dokumentenverwaltung hilft

Box ist ein umfassendes eDMS mit einer benutzerfreundlichen, anpassbaren Oberfläche und allen Funktionen, die Sie für Compliance, Effizienz und Sicherheit benötigen. Die Box Content Cloud, eine zentrale, cloudbasierte Plattform, erleichtert die Verwaltung großer Datenmengen und bietet Funktionen für jede Art von Unternehmen - von Versicherungsanbietern und gemeinnützigen Organisationen bis hin zu Pharmaherstellern und Finanzunternehmen.

Hier sind ein paar Dinge, die Content Cloud möglich macht:

• Schutz von Content durch Wasserzeichen, Klassifizierungstools und granulare Zugriffskontrollen
• Maschinelles Lernen zur Erkennung von Bedrohungen und Steigerung der Effizienz
• Uneingeschränkte Zusammenarbeit mit Kommentaren, Echtzeit-Bearbeitung, Aufgabenzuweisungen und einfacher Freigabe
• Erstellung automatisierter Workflows ganz ohne Programmierkenntnisse für gängige Arbeitsabläufe
• Native Signierung von Dokumenten, von Verträgen bis hin zu Jahresberichten
• Rationalisierung der Dokumentenverwaltung mit leistungsstarken Indizierungs-, Digitalisierungs- und Organisationstools
• Über 1.500 vordefinierten Integrationen, APIs und Entwickler-Tools für einen nahtlosen Zugriff auf Ihre Dateien von all Ihren Anwendungen
• Sicherheit auf Unternehmensebene, die das Geschäft schützt und die Einhaltung der Compliance für sensible Daten garantiert
   

Die Content Cloud hat über 100.000 Unternehmen - darunter 67 % der Fortune 500 – dabei unterstützt, besser mit ihren Daten zu arbeiten.

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Box wird von wichtigen Analystenfirmen wie Gartner, Forrester und IDC im Bereich Cloud Content Management regelmäßig als führender Anbieter ausgezeichnet. Sie haben erkannt, dass Box den Wert Ihrer Daten mit Tools für jeden Aspekt des Dokumentenmanagements maximieren kann - ganz gleich, ob Sie mit einfachen PDFs oder Dutzenden von Dateitypen arbeiten. Wenn Sie nach einem eDMS suchen, das mehr kann, ist Box die richtige Lösung für Sie. Es ist einfach, Box zu nutzen, und es ist auch einfach, darauf zu migrieren. Wir arbeiten mit bewährten Prozessen und Box Consulting, die eine einfache und schnelle Migration ermöglichen. Wenn Sie mehr über den Wechsel zu Box und die Vorteile unserer leistungsstarken Plattform für Ihre Content-Management-Strategie erfahren möchten, wenden Sie sich noch heute an unser Experten-Team.

Auch wenn wir uns nach wie vor dafür einsetzen, Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die sich durch erstklassigen Datenschutz, Sicherheit und Compliance auszeichnen, stellen die in diesem Blogpost enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kunden dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Beurteilung der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.