Was ist Workflow?

Ein Workflow ist eine Abfolge von Aufgaben, mit denen ein bestimmtes Ziel erreicht werden kann. Betrachten Sie es als eine Reihe von Aktivitäten für Sie und Ihr Team. Jede Aufgabe wird in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt. Dabei halten sich bestimmte Teamkolleg:Innen an festgelegte Richtlinien. Alle das zusammen ist ein Workflow.

Beim Workflow-Management stehen Unternehmen häufig vor der Herausforderung, dass sich wiederholende Aufgaben leicht zu Fehlern führen und sie für ihr Team langweilig werden können. Diese Aufgaben nehmen auch viel Zeit in Anspruch und lenken die Teammitglieder von wichtigeren Arbeiten und Projekten ab.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Ausführung bestimmter Aufgaben zu optimieren, Zeit und Aufwand zu sparen und das Risiko von Fehlern zu verringern. Sehen wir uns die Definition von Workflow, seine Haupttypen und Beispiele an. Außerdem sprechen wir darüber, wie das Workflow-Management Ihrem Unternehmen zugutekommt, indem es Aufgaben und Prozesse automatisiert, sodass sich Ihr Team auf die wichtigsten Dinge konzentrieren kann.

Workflow-Definition

Das Konzept des Workflows gibt es schon seit Jahrzehnten. Es bezieht sich auf die Reihenfolge der Aufgaben oder Schritte, die zum Abschluss eines Prozesses erforderlich sind. Dabei wird ein Dokument, eine Aufgabe oder eine Information strukturiert von einem Schritt in einen anderen verschoben. Das ultimative Ziel des Workflows besteht darin, die Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Standardisierung komplexer Geschäftsprozesse zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihr Team Aufgaben effizient und konsistent erledigt.

Sobald Sie einen Workflow abgeschlossen haben, wird mindestens ein Ergebnis erzielt. Beispiel: Ein Workflow kann beginnen, wenn ein:e Mitarbeiter:In eine Kostenerstattung beantragt. Das Ergebnis des Prozesses ist, dass entweder diese:r Mitarbeiter:In eine Erstattung erhält oder der Antrag abgelehnt wird.

Unternehmen benötigen heute mehr denn je Tools für das Workflow-Management. Nach Angaben von Allied Market Research wurde die globale Marktgröße des Workflow-Management-Systems 2022 auf 9,8 Mrd. US-Dollar geschätzt und wird bis 2032 voraussichtlich 99,9 Mrd. US-Dollar erreichen. Der Aufstieg von Daten und der Wechsel zu einer Cloud-First-Welt verändern die Landschaft der Geschäftsprozesse und der Workflows, die sie unterstützen. Dieser neue Trend eröffnet mehr Möglichkeiten zur Verbesserung eines breiteren Spektrums von Geschäftsprozessen.

Die Entwicklung des Workflow-Managements

In der Vergangenheit war das Workflow-Management ein manueller Prozess. Ein klassisches Beispiel für ein traditionelles Tool zur Workflow-Organisation ist das Gantt-Diagramm, das von dem Maschinenbauingenieur Henry Gantt erfunden wurde. Das Diagramm erstellt eine Zeitachse für ein Projekt und verwendet horizontale Leisten, um den Fortschritt jeder erforderlichen Aufgabe anzuzeigen. Obwohl das Diagramm noch heute verwendet wird, ist es ein Beispiel für einen manuellen Prozess, bei dem ein Mensch Änderungen nachverfolgen und auf dem neuesten Stand halten muss.

Jetzt können Softwareplattformen digitale Workflows automatisieren. Sie erkennen Auslöser, weisen Aufgaben zu, führen Ergebnisse aus und erstellen Fortschritts- und Statusberichte. Dieselbe Software kann auch regelgesteuerte Workflows aufnehmen. Dadurch können Designer:Innen die Reihenfolge von Aufgaben und Ereignissen auf der Grundlage von Geschäftsregeln bestimmen. 

Ein:e Mitarbeiter:In füllt dann beispielsweise ein Kostenerstattungsformular nicht manuell aus, sondern klickt auf ein paar Kästchen in einem Onlineformular und reicht das Formular elektronisch ein. Ein Computer kann die Informationen auf dem eingereichten Formular lesen, nach bestimmten Auslösewörtern suchen, bestätigen, dass die Regeln eingehalten werden, und dann den Kostenerstattungsantrag automatisch genehmigen oder ablehnen.

Der Aufstieg der Workflow-Automatisierung in Unternehmen

In den 1990er Jahren wuchs die Automatisierung von Enterprise-Workflows neben dem Aufkommen des Geschäftsprozessmanagements (BPM). Dies ist eine Disziplin, die sich nach wie vor auf enge, tiefe und komplexe Prozesse wie Ansprüche sowie Vertrags- und Bestandsverwaltung konzentriert. MIT BPM können Unternehmen anspruchsvolle und komplexe Business-Workflows entwerfen, modellieren, ausführen, überwachen und optimieren. Außerdem sind komplexe Diagramme und andere Tools für die visuelle Zusammenarbeit erforderlich, um Geschäftsprozesse zu modellieren. Das erfordert das Know-how von Softwareentwickler:Innen.

Mit dem Wandel hin zu einem kundenorientierten Betriebsmodell und schnelleren Reaktionszeiten wurde die Digitalisierung aller (und nicht nur geschäftskritischer) Geschäftsfunktionen zwingend erforderlich. Dieser sich abzeichnende Unternehmenstrend führte zu Low-Code-Workflows. Dabei sind vorkonfigurierte Skripte und Workflow-Vorlagen an jeden Prozess angepasst und erfordern nur minimale technische Fähigkeiten der Entwickler:Innen.

Noch fortschrittlicher ist das Konzept des No-Code-Workflows. Dies entstand durch den Wunsch, allen Geschäftsbenutzer:Innen die Automatisierung von Prozessen zu ermöglichen, um die Interaktion zu fördern und durch Skaleneffekte Effizienzgewinne zu erzielen. Durch „No-Code“ können Geschäftsbenutzer:Innen selbst Workflows erstellen und ändern. IT-Mitarbeiter:Innen müssen also keine anderen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) integrieren, um die Automatisierungsfunktionen zu verbessern. Ihr Team kann beispielsweise mithilfe von KI Dokumente suchen, Inhalte generieren und Informationen in Sekunden zusammenfassen. Dadurch spart es Zeit für andere Aktivitäten.

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Was ist eine Workflow-Engine?

Eine Workflow-Engine ist ein Softwareprogramm, das sicherstellt, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Die Engine versteht die Reihenfolge, in der Aufgaben erledigt werden müssen, und stellt sicher, dass, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, die nächste beginnt. Eine Workflow-Engine verfügt über drei Hauptfunktionen.

1. Erstellung von Workflows und Änderung von Workflows

Die Komplexität bei der Erstellung von Workflows variiert von Engine zu Engine. Einige Workflow-Engines erfordern, dass Benutzer:Innen Code schreiben, um neue Workflows zu entwerfen. Das bedeutet, dass hierfür Softwareentwickler:Innen benötigt werden. 

Low-Code-Workflow-Engines erfordern komplexe Konfigurationen und eine geringe Menge an Code. Das bedeutet, dass IT-Expert:Innen benötigt werden. No-Code-Engines bieten intuitive Benutzeroberflächen wie Drag-and-Drop, mit denen Sie Workflows ohne umfangreiches technisches Wissen erstellen und ändern können.

Low-Code- und No-Code-Workflow-Engines bieten häufig einen Satz vordefinierter Vorlagen mit branchenspezifischer Logik. Das macht es nicht-technischen Mitarbeiter:Innen noch einfacher, die Software zu verwenden. In vielen Fällen bevorzugt ein:e Endbenutzer:In der Software No-Code- oder Low-Code-Produkte. Sie sind zwar nicht technisch versiert, aber am besten mit den zu automatisierenden Prozessen vertraut. Mit der Möglichkeit eines eigenen Workflows können sie automatisierte Aufgaben erstellen, die für das Projekt am sinnvollsten sind.

2. Ausführung von Workflows

Sobald der Workflow erstellt wurde, kann er ausgeführt werden. Häufig sind mehrere Komponenten an der Workflow-Ausführung beteiligt:

• Aufgabenmanagement: Die Engine erstellt die Aufgaben, die Teil des Prozesses sind. Die Engine weist die Aufgaben den richtigen Personen oder Programmen zu und erstellt eine jeweilige Frist. Jede Aufgabe sollte über eine Startzeit, eine Endzeit, einen Status, eine:n zugewiesene:n Mitarbeiter:In und den zugehörigen Inhalt verfügen.

• Prozessverfolgung: Wenn Sie eine Aufgabe als abgeschlossen markieren, wird die Engine zur nächsten Phase oder Aufgabe übergehen. Während des Übergangs wird der Inhalt möglicherweise von der/dem ersten Benutzer:In auf eine:n andere:n Benutzer:In übertragen. Je nach Typ des verwendeten Workflows stehen für den nächsten Schritt möglicherweise mehrere Optionen zur Verfügung.

• Änderungserkennung und -reaktion: Das Design der Engine ermöglicht, Änderungen des Prozessstatus zu erkennen. Wenn sich der Prozessstatus ändert, z. B. wenn eine Aufgabe als abgeschlossen markiert wird, benachrichtigt die Engine nach Bedarf Benutzer:Innen oder startet die nächste Aufgabe.

• Ereignisbenachrichtigung: Dieser Schritt kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Die Workflow-Engine benachrichtigt Benutzer:Innen möglicherweise, wenn jemand einen neuen Ordner oder eine neue Datei erstellt, ein Termin naht oder jemand eine Datei öffnet oder ändert.

3. Monitoring und Management von Workflows

Workflow-Engines generieren Berichte über den Status laufender Prozesse, Abschlusszeiten und andere Metriken, die mit abgeschlossenen Workflows verknüpft sind. Mit diesen Engines können Administrator:Innen auch Änderungen an einem laufenden Prozess vornehmen. Wenn sich eine Aufgabe verzögert oder eine Frist verfehlt wird, kann die Engine, je nach Workflow-Design, den Prozess stoppen, eine Warnung erstellen und fortfahren.

In der Vergangenheit waren Workflow-Tools und Tools für die Zusammenarbeit in der Regel voneinander getrennt. Also konnte ein vollständiges Bild nur durch die Kombination von Auditberichten aus beiden Systemen erhalten werden. Durch die Kombination von Workflow- und Content-Zusammenarbeit erhalten Unternehmen einen einheitlichen Auditbericht über den gesamten Lebenszyklus unstrukturierter Daten. Dadurch wird Zeit gespart und Inkonsistenzen werden vermieden. 

Einige Workflow-Engines sind auch mit gängigen Produktivitätssuiten verbunden, sodass Benutzer:Innen Aufgaben mit ihren bevorzugten Office-Tools ausführen können. Darüber hinaus kann die Engine in Content-Management-Tools und andere Unternehmensanwendungen integriert werden.

Sicherheit und Compliance sind zwei weitere Komponenten des Workflow-Monitorings. 

• Administrator:Innen steuern, wer Workflows erstellt oder ändert, wer Benachrichtigungen erhält und welche Benutzer:Innen Berechtigungen für bestimmte Inhalte haben
• Die Engine sollte den Datenschutz durchsetzen, sodass Inhalte nur bei Bedarf sichtbar sind, und Workflows unterstützen, die Kund:Innen, Anbieter:Innen und Partner:Innen umfassen 

Umfassende Engines bieten Funktionen, mit denen Unternehmen branchenspezifische und behördliche Vorschriften einhalten können. Zu diesen Funktionen zählen digitale Wasserzeichen, Aufbewahrung und Entsorgung von Inhalten sowie Handhabung von Signaturen.

Vorteile des No-Code-Workflows

Da Unternehmen sich mit der digitalen Transformation befassen, sollte es nicht überraschen, dass die Prozessmodernisierung ihre oberste Priorität ist. Die traditionellen Skalierungs- und Effizienzvorteile, die BPM ursprünglich bot, haben sich nun zu Mikroeffizienz entwickelt, die für Hunderte – wenn nicht Tausende – von Prozessen in einem Unternehmen skaliert ist.

Um diese Effizienz zu nutzen, müssen Prozesseigentümer:Innen (Benutzer:Innen ohne Entwicklererfahrung) flexibel sein und Prozesse anpassen und ändern. Sie müssen dabei vom Status quo abweichen können, um den sich schnell ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Es geht weniger darum, sich mit ausgeklügelten Workflow-Diagrammen und komplexen Diagrammen auseinanderzusetzen, sondern vielmehr um die Beschleunigung relativ kleinerer aber umfangreicher und zeitaufwändiger Alltagsprozesse.

Unternehmen bemühen sich um Prozessmodernisierung und erleben dabei eine explosionsartige Zunahme inhaltsorientierter Prozesse. Das Informationsvolumen, das Unternehmen nutzen, ist im Laufe der Zeit stetig gestiegen. Die meisten dieser Inhalte, wie Verträge, Unterhaltungen und Rechnungen, sind unstrukturierte Daten.

Die zunehmenden Inhalte und das Verständnis, dass die meisten Geschäftsprozesse benutzergesteuert sind, führten zu No-Code-Workflow-Lösungen. Dazu gehören tägliche Routineaufgaben wie die Überprüfung von Inhalten, die Genehmigung von Rechnungen, die Erstellung neuer Kundenleistungen oder die Übermittlung von Eingaben an Wochen-, Monats- und Quartalspläne.

Benutzerorientierte No-Code-Plattformen ermöglichen es den Mitarbeiter:Innen, die den betreffenden Prozessen am nächsten sind, sehr zeitnah auf ein sich ständig veränderndes Markt- und Wettbewerbsumfeld zu reagieren und Workflows schnell zu erstellen und anzupassen.

Workflow-Typen

Inhaltszentrierte Workflows können verschiedene Formen annehmen, je nach Struktur und Art des Prozesses. Hier sind die wichtigsten Workflow-Typen.

1. Case-Workflow

Möglicherweise wissen Sie zunächst nicht, wie Sie vom Beginn eines Prozesses bis zum Ende zu gelangen. Durch mehr Informationen wird der Weg klarer. Case-Workflows verwenden Wenn-Dann-Regeln. Sie behandeln Situationen, in denen Entscheidungen auf der Grundlage bestimmter Bedingungen oder Kriterien getroffen werden müssen. Diese Regeln, auch als bedingte Anweisungen bezeichnet, ermöglichen es dem Workflow, je nach Ergebnis eines bestimmten Tests oder einer bestimmten Bewertung unterschiedliche Pfade einzuschlagen.

Beispiele hierfür sind Bearbeitung von Ansprüchen und Tickets für technischen Support. Ein:e Kund:In kann ein Support-Ticket mit einer Beschreibung des Problems einreichen. Basierend auf den Informationen im Ticket bestimmt der Workflow den nächsten Schritt und leitet den/die Kund:In zu einem Online-Tutorial weiter. Wenn das Problem durch das Tutorial nicht behoben werden kann, wird der/die Kund:In an eine:n Support-Mitarbeiter:In weitergeleitet, der/die das Ticket entweder schließen oder bei Bedarf an eine:n Manager:In weiterleiten kann.

2. Prozess-Workflow

Einige Workflows sind sehr repetitiv. Sie wechseln von A nach B nach C und so weiter. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, kann er erneut beginnen. Wenn-Dann-Regeln sind für einen Prozess-Workflow nicht notwendig. Es wird fast immer A, B, C usw. sein.

Beispiele für Prozess-Workflows sind z. B. Genehmigungen von Rechnungen oder Aufträgen. Benutzer:Innen reichen die Rechnungen oder Aufträge ein. Diese werden dann geprüft und eine Entscheidung wird getroffen. Mit Prozess-Workflows können Sie mehrere derselben Aufgaben gleichzeitig ausführen, wie z. B. die Verarbeitung im Batch von Rechnungen oder Aufträgen.

3. Projekt-Workflow

Ein Projekt-Workflow kombiniert Elemente sowohl von Prozess- als auch von Case-Typen. Er kann von A nach B nach C wechseln und gleichzeitig Abweichungen basierend auf den Ergebnissen der einzelnen Aufgaben zulassen. In der Regel ist dieser Typ für größere Projekte reserviert, bei denen viele sich wiederholende Aufgaben erforderlich sind. Dazu zählen das Design einer Website oder die Produktion einer Zeitung.

Die verschiedenen Workflow-Typen können auch durch befolgte Regeln oder die eingeschlagenen Pfade unterschieden werden. Einige Workflows sind beispielsweise sequenziell. Dabei wirkt sich jede Aufgabe direkt auf die nachfolgende Aufgabe aus.

Bei anderen Workflows wird ein Zustandsmaschinenmodell verwendet. Sie bieten Optionen für die Aufgaben. Beispiel: Ein Teammitglied übermittelt eine Urlaubsanfrage, vergisst jedoch, das Datum anzugeben. Anstatt die Anfrage automatisch abzulehnen, sendet das Workflow-Management-System sie an den/die Mitarbeiter:In zurück, um die fehlenden Informationen anzugeben. Wenn die Anfrage Datumsangaben enthält, die in einem Zeitraum mit hoher Arbeitslast liegen, kennzeichnet der Prozess sie, damit sie vor der Genehmigung an eine:n Manager:In zur Prüfung gesendet werden kann.

Einige Workflows sind regelgesteuert. Die Aufgaben im Workflow werden nicht sequenziell abgeschlossen, sondern basieren auf einem definierten Regelsatz. Das Projekt geht voran, aber es gibt deutlich mehr Spielraum für Abwechslung.

Häufige Beispiele für Workflows

Werfen wir einen Blick auf einige gängige Formulare, um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wie Workflows überwacht und verwaltet werden können:

1. Verträge oder Rechnungen überprüfen und genehmigen

Die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten, einschließlich Verträgen und Rechnungen, umfasst in der Regel einen Case-Workflow und ein Zustandsmaschinenmodell. Beispiel: Der/Die Anbieter:In übermittelt eine Rechnung. Eine Person oder Anwendung prüft sie dann und bestätigt, dass der/die Anbieter:In die aufgeführten Waren und Dienstleistungen bereitgestellt hat und dass der vereinbarte Preis berechnet wurde.

Wenn die Rechnung die Prüfung besteht, wird sie genehmigt. Nach der Genehmigung wird die Rechnung bezahlt. Der Prozess beginnt erneut, wenn der/die Anbieter:In die nächste Rechnung einreicht. Wenn es jedoch ein Problem mit der Rechnung gibt, muss sie zur manuellen Prüfung oder Korrektur an eine:n entsprechende:n Mitarbeiter:In geschickt werden. Möglicherweise wird sie zur Korrektur an den/die Anbieter:In zurückgeschickt oder benötigt eine manuelle Genehmigung durch eine:n Manager:In.

Die Prüfung und Genehmigung von Verträgen erfolgt in der Regel nach einem ähnlichen Prozess wie bei Rechnungen, aber das Team ist oft anders. Das Signieren von Dokumenten ist oft Teil des Workflow-Prozesses. Dieser Schritt kann problemlos in den Workflow aufgenommen werden, insbesondere wenn E-Signatur-Software integriert ist.

Die Schritte beim Verwalten eines Vertrags können wie folgt aussehen:

• Vertrag erstellen
• Zur Genehmigung an das Management senden
• An Contractingnehmer:In senden, z. B. an neue:n Anbieter:In
• Neue:r Anbieter:In unterzeichnet Vertrag und sendet ihn zurück
• Der zurückgesendete Vertrag wird von Ihrem Team genehmigt und unterzeichnet
• Ein vollständig unterzeichneter Vertrag wird an die entsprechenden Parteien verteilt
  
   

2. Mitarbeiter:Innen einarbeiten

Workflow-Prozesse können auch Teil des HR-Onboarding-Prozesses sein. Eine eingehende Bewerbung für eine Stelle kann den Prozess auslösen. Von dort aus kann die Bewerbung angenommen oder abgelehnt werden. Das kann an der Verwendung bestimmter Stichwörter im Lebenslauf oder Anschreiben liegen.

Eine genehmigte Bewerbung kann in die nächste Phase übergehen, bei der es sich um eine manuelle Prüfung durch ein Mitglied des HR-Teams handeln kann. Abgelehnte Bewerbungen erhalten möglicherweise ein Schreiben des Typs „Danke für Ihre Bewerbung“. Nach der Überprüfung können angenommene Bewerbungen in die nächste Phase übergehen, die ein Schreiben mit „Nein, danke“ oder eine Einladung zum Vorstellungsgespräch sein kann.

Der Workflow wird so lange fortgesetzt, bis ein:e Bewerber:In ein Angebot erhält, was die Notwendigkeit von Angebotsschreiben und Unterschriften in Gang setzt. Der Workflow kann dann E-signierte Angebotsschreiben enthalten, um den Einstellungs- und Recruiting-Prozess zu beschleunigen. Dabei werden die endgültigen Dokumente in einem sicheren HR-System gespeichert.

Typische Schritte für Mitarbeiter-Onboarding sind:

• Ein:e Bewerber:In reicht die Bewerbung ein
• Die Bewerbung wird geprüft und akzeptiert
• Der/Die Bewerber:In wird für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert
• Das Vorstellungsgespräch wird geplant
• Nach dem Vorstellungsgespräch schließt der/die Bewerber:In die Testaufgabe ab und sendet sie zurück
• Die Testaufgabe wird genehmigt und der/die Bewerber:In erhält ein Angebot
• Der/Die Bewerber:In akzeptiert die Stelle
• Die Bewerberdatei wird erstellt
• Der/Die Bewerber:In reicht die erforderlichen Unterlagen und den Ausweis ein
• Der/Die Bewerber:In erhält ein Begrüßungspaket

So identifizieren Sie Workflows

Verschiedene Arten von Auslösern können den Workflow-Prozess starten, z. B.: 

 

• Dateibasierte Aktionen, wie das Hochladen eines Dokuments
• Ordnerbasierte Aktionen, z. B. Erstellen eines neuen Ordners in Ihrem Cloud-Dokumentenspeicher
• Metadatenbasierte Aktionen, z. B. wenn sich der Status eines Dokuments ändert

Inhaltsorientierte Workflow-Automatisierung eignen sich für Prozesse, die Inhalte erstellen, ändern oder bearbeiten, mehrere Personen oder Phasen einbeziehen, routinemäßig sind und häufig auftreten. 

Ein kurzer Tipp für Einzelpersonen und Teams, um solche Prozesse zu erkennen: Überprüfen Sie ihre E-Mail- und Messaging-Anwendungen. Suchen Sie nach Inhalten wie hin- und hergehende Nachrichten mit Anhängen, Erinnerungen an Dateiaktualisierungen und Status-Meetings. Die Prozesse, bei denen Mitarbeiter:Innen standardmäßig auf E-Mail oder Messaging zurückgreifen, eigen sich in der Regel für Automatisierung.

Viele Teams und Abteilungen können von der Automatisierung profitieren, insbesondere wenn Prozesse bereichsübergreifende Gruppen umfassen, die über den gesamten Lebenszyklus hinweg an gemeinsamen Inhalten zusammenarbeiten und diese prüfen und verwalten. Beispiele hierfür sind u. a.:

• Geschäftsbereichsleiter:Innen, die mit HR- und Rechtsabteilungen an Verträgen zusammenarbeiten
• Marketingabteilungen, die mit Produktmanagement und Vertrieb zusammenarbeiten, um Go-to-Market-Assets zu erstellen und zu verteilen
• Finanzabteilungen, die Genehmigungen und Pläne mit Auswirkungen auf das Budget verarbeiten

Vorteile der Workflow-Automatisierung

Im Bericht „2023 Digital Trends“ von Adobe haben 39 % der Führungskräfte die Optimierung oder Automatisierung der Zusammenarbeit und Prozesse zur Verbesserung der Arbeitsgeschwindigkeit und -qualität als oberste Priorität für Kundenzufriedenheit benannt. Die Vorteile der Workflow-Automatisierung gehen jedoch über CX und Betriebseffizienz hinaus. Sehen wir uns die wichtigsten Vorteile für Ihr Unternehmen an.

1. Schnellere Zykluszeiten

Durch die Erleichterung von Übergaben, das Senden von Erinnerungen und die Automatisierung manueller Schritte verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten. Je schneller Sie Redundanzen und Engpässe erkennen, desto optimierter werden Ihre Workflows, was zu noch schnelleren Zykluszeiten führt.

2. Gesteigerte Produktivität

Indem Sie Ihren Benutzer:Innen die Möglichkeit geben, Workflows zu erstellen und zu ändern, verhelfen Sie ihnen zu einer effizienteren Arbeit. Je besser die Tools, mit denen Mitarbeiter:Innen arbeiten müssen, desto produktiver sind sie. Je weniger Support die Mitarbeiter:Innen von IT-Mitarbeiter:Innen benötigen, desto mehr kann sich die IT-Abteilung auf andere Projekte konzentrieren, die größere Auswirkungen auf den Mehrwert Ihres Unternehmens haben. 

Weitere Informationen: Produktivität mit einem effizienten Workflow maximieren

3. Höhere Einnahmen

Indem Sie Ihren Mitarbeiter:Innen die Tools zur Erstellung und Überwachung von Workflows zur Verfügung stellen, die perfekt auf den Verkaufsprozess für Kund:Innen abgestimmt sind, beschleunigen Sie Geschäftszyklen. Je schneller und reibungsloser Sie den Abschluss angehen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie den Abschluss gewinnen und den Umsatz steigern.

4. Kostensenkung

Durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessen reduzieren Sie Bürokratie und System-Overhead. Weniger Bürokratie und effizientere Prozesse führen zu weniger Zeit und Kosten für Geschäftsabläufe.

5. Minimierte Risiken

Durch das vollständige Monitoring von Workflows und den schnellen Zugriff auf Audit-Trails und Berichte verringern Sie das Risiko von Compliance-Verstößen. Je mehr Übersicht und Kontrolle Sie über Ihre Prozesse haben, desto einfacher ist es, gesetzliche Auflagen wie z. B. Datenschutzbestimmungen einzuhalten. 

6. Weniger Fehler

Durch wiederholbare Prozesse zur Erstellung und Änderung geschäftskritischer Inhalte minimieren Sie Fehler. Je mehr Sie Ihre Workflows standardisieren und automatisieren können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten, die nachbearbeitet werden müssen.

Vereinfachen Sie Projekte und Aufgaben mit der führenden Workflow-Management-Software

Box vereint das Beste aus Content-Management und Workflow-Automatisierung in einer Lösung. Unsere Plattform ermöglicht den nahtlosen Fluss von Inhalten zwischen Anwendungen und Personen, sodass Geschäftsprozesse automatisiert, flexibel und sicher sind. 

Mit der Möglichkeit zur Ad-hoc-Zusammenarbeit sowie zur Automatisierung von Routineprozessen auf einer einzigen Plattform optimiert und vereinfacht Box Prozesse, die sonst Bolt-on-Workflow-Tools mit Produktivitätssuiten erfordern würden. 

Die Intelligent Content Cloud ist eine benutzerfreundliche Plattform, die für alle Phasen des Content-Lebenszyklus entwickelt wurde. Wenn Sie noch nicht zur Cloud gewechselt haben, machen Sie sich keine Sorgen. Wir helfen Ihnen. Box Shuttle bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, all Ihre Inhalte von älteren Systemen in die Cloud zu verschieben.

Sobald Ihre Inhalte vollständig migriert sind, können Sie unsere Tools für die Workflow-Automatisierung und das Management von Geschäftsprozessen nutzen. Wenn Ihr Content-Workflow eine Signatur erfordert, bietet Box Sign Ihnen native integrierte E-Signaturen genau dort, wo Ihre Inhalte gespeichert sind. 

No-Code-Optionen

Sie können auch manuelle Prozesse mit Box Relay automatisieren und Self-Service-Workflows mit der IFTTT-Logik („If This Than That“) über einen intuitiven No-Code-Workflow-Builder erstellen. Box Relay ermöglicht die Erstellung von Workflows in wenigen Minuten und automatisiert die Übergabe von Inhalten während der typischen Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse.

Box Relay bietet außerdem reibungslose Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die Integration mit Drittanbieteranwendungen und die nahtlose Zusammenarbeit mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. 

Low-Code-Optionen

Mit Box-APIs können Sie auch den Content-Flow über Anwendungen hinweg automatisieren. Box ist eine offene Content-Plattform mit einer Vielzahl von APIs, die Entwickler:Innen beim Erstellen neuer oder verbesserter Anwendungen verwenden können. Die Content-Services lassen sich in Systeme und Apps integrieren und vereinfachen die Bereitstellung von Inhalten. Dazu verwalten sie programmgesteuert den Zugriff auf, die Zusammenarbeit mit und die Speicherung von Informationen in der Cloud.

Broadcom verwendet beispielsweise Box-APIs, um seine Produktlebenszyklus-Management-Systeme über eine ERP-Integration (Enterprise Resource Planning) mit der Cloud zu verbinden, sodass Inhalte über das dezentrale Fertigungsmodell bereitgestellt werden können.

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BMP)

Automatisieren Sie den Content-Flow über BPM-Tools hinweg. Box verfügt über vorgefertigte Integrationen mit mehr als 1.500 branchenführenden Anwendungen, darunter Workflow-Anbieter wie Nintex, ServiceNow, Pega, IBM und Workato (weitere Informationen zur Partnerschaft mit uns).

Viele Unternehmen möchten manuell intensive Geschäftsprozesse automatisieren, um Effizienz zu verbessern und Fehler zu reduzieren. Workflow-Tools bieten eine hervorragende Möglichkeit, die wachsenden Anforderungen an die Prozessmodernisierung zu erfüllen.

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** Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.