Was ist ein Workflow?
Jeden Tag führen Teams in Ihrem Unternehmen eine Reihe bestimmter Aufgaben aus. Gerade bei einfachen Aufgaben, die sich ständig wiederholen, kann die Aufmerksamkeit mit der Zeit nachlassen. Dann schleichen sich manchmal Fehler ein. Daher sind wiederkehrende Tätigkeiten ideale Kandidaten für die Automatisierung und Prozessoptimierung.
In diesem Zusammenhang fällt oft der Begriff Workflow, der manchmal als Synonym für Geschäftsprozess verwendet wird. Allerdings gibt es einen Unterschied zwischen den beiden Begriffen. In diesem Beitrag beantworten wir häufige Fragen rund um Workflows: Was bedeutet Workflow? Wie unterscheidet er sich von einem Geschäftsprozess? Wozu dient eine Workflow-Engine? Außerdem behandeln wir, was Workflow-Management ist.
Definition von Workflow
Der englische Begriff Workflow ist in den deutschen Wortschatz eingegangen: Der DUDEN definiert Workflow als „Ablauf arbeitsteiliger Prozesse in Unternehmen bzw. Arbeitsablauf bei Computerprogrammen“. Ein Workflow fasst einen Arbeitsablauf zusammen. Er gibt Auskunft darüber, wer bis wann was erledigt haben muss. Im Workflow ist die Reihenfolge von Aktivitäten festgelegt, er berücksichtigt aber auch etwaige Abhängigkeiten und Einschränkungen.
Bei der digitalen Transformation werden immer mehr Workflows automatisiert, sodass IT und Mensch effizienter Hand in Hand arbeiten. Gleichzeitig wird Ihr Team von monotonen Aufgaben entlastet, sodass es mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben hat.
Workflows vs. Geschäftsprozesse
Ein Geschäftsprozess besteht aus vielen kleinen Arbeitsschritten in der richtigen Reihenfolge. Er beschreibt, was bei den einzelnen Schritten passiert: Was ist bei einem bestimmten Prozessschritt zu tun? Geschäftsprozesse haben oft eine strategische Komponente und sind deshalb meist weniger detailliert als Workflows.
Beim Workflow hingegen wird neben dem Was auch das Wer festgelegt. Workflows sind vergleichbar mit detaillierten Arbeitsanweisungen. Sie geben alles vor, damit ein Mitarbeiter die Aufgaben korrekt umsetzen oder eine Aufgabe automatisiert werden kann.
Workflows spielen eine zentrale Rolle bei der Koordinierung verschiedener Geschäftsprozesse. Damit sind sie eine wichtige Voraussetzung für die Automatisierung von Geschäftsprozessen – denn auch Maschinen bzw. Anwendungen brauchen genaue Anweisungen, um die jeweilige Aufgabe korrekt durchzuführen.
Workflow-Engine
Workflow-Engines sind Softwareprogramme, die dafür sorgen, dass alle Arbeitsschritte innerhalb eines bestimmten Workflows in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden. Bei einem Workflow erfolgt der zweite Prozessschritt erst, wenn der erste abgeschlossen ist. Denn das ist die Voraussetzung für den nächsten Schritt im Prozess. Zum Beispiel werden Rechnungen in der Finanzbuchhaltung erst dann automatisch freigegeben, wenn der maschinelle Abgleich mit Bestellung und Wareneingang ein positives Ergebnis liefert.
Wesentliche Aufgaben von Workflow-Engines
Workflow-Engines erfüllen drei wesentliche Aufgaben – die Erstellung, Ausführung und Überwachung von Workflows:
Workflows erstellen und modifizieren
Die Erstellung von Workflows in den entsprechenden Engines ist unterschiedlich komplex. Bei manchen Engines ist eine Programmierung erforderlich. Dann brauchen Sie einen Softwareentwickler, der den Code schreibt.
Immer mehr Workflow-Engines bieten jedoch intuitiv verständliche Benutzeroberflächen und Drag-and-Drop-Funktionen. Auch Nutzer ohne Programmierkenntnisse und technisches Know-how können damit Workflows leicht und schnell erstellen und anpassen.
Solche sogenannten „Low Code“ oder „No Code“ Engines wie Box Relay haben vordefinierte, branchenspezifische Workflow-Vorlagen. Dies bedeutet, dass Ihre Branchenspezialisten selbst optimale Workflows erstellen können, ohne Hilfe von Softwareentwicklern.
Workflows ausführen
Haben Sie den Workflow einmal eingerichtet, kann Ihr Team ihn einfach in Gang setzen. Zunächst erstellt die Engine die Aufgaben, die für den Prozess erforderlich sind, und weist sie den richtigen Personen oder Softwareanwendungen zu. Die Workflow-Engine verknüpft jede dieser Aufgaben mit einem Start- und einem Endzeitpunkt.
Sie erfasst auch, welche Aufgaben bereits ausgeführt wurden und welche noch offen sind. Somit kennen die Engines den Prozessstatus und geben entsprechende Meldungen aus, wenn beispielsweise ein Nutzer mit dem Workflow interagiert hat.
Workflows überwachen und auf Ausnahmen hinweisen
Die Workflow-Engine überwacht den Fortschritt des gesamten Ablaufs und reagiert auf Probleme und Ausnahmen. So geben Workflow-Engines regelmäßig Statusmeldungen aus und liefern Ihnen Informationen, wie lange die Umsetzung gedauert hat, sowie andere Kennzahlen.
Bei Ausnahmen erhält der zuständige Mitarbeiter eine Aufforderung, die betreffende Aufgabe manuell zu prüfen. Werden beispielsweise die Aufgaben im Rechnungswesen automatisiert, weist die Workflow-Engine auf Dokumente hin, die unlesbare Daten enthalten oder bei denen der Abgleich Diskrepanzen ergibt. Solche Ausnahmen werden dann manuell bearbeitet.
Was ist Workflow-Management
Beim Workflow-Management werden einzelne Geschäftsprozesse im Detail analysiert, optimiert, koordiniert und organisiert. Allerdings geht Workflow-Management über reines Aufgabenmanagement hinaus: Denn Sie können damit einzelne Prozesse optimal an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Arten von Workflows
Es gibt verschiedene Arten von Content-basierte Workflows, je nach der Struktur des Ablaufs und der enthaltenen Aufgaben:
Fallbezogene Workflows
Wenn Sie nicht alle Schritte von Anfang bis Ende kennen, bietet sich die Einrichtung von fallbezogenen Workflows an. Hier nutzen die Workflow-Engines „Was, wenn“-Regeln. Typische Beispiele sind technische Supportanfragen.
Wenn ein Nutzer ein Ticket erstellt und dabei kurz das Problem beschreibt, entscheidet die Workflow-Engine, wie der nächste Schritt aussehen könnte. Dies kann der Kontakt zu einem Supportmitarbeiter, die Nachfrage durch einen Chatbot oder der Verweis auf ein Tutorial sein.
Prozessorientierte Workflows
Manche Workflows wiederholen sich immer wieder. Sobald ein Workflow abgeschlossen ist, beginnt er von vorn. Das Rechnungswesen in Ihrem Unternehmen ist ein gutes Beispiel dafür. Die Prüfung eingehender Rechnungen, der Abgleich mit Bestellungen und Wareneingang und die Freigabe zur Bezahlung wiederholen sich ständig.
Immer mehr Unternehmen automatisieren deshalb ihr Rechnungswesen. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst und mit Bestell- und Wareneingangsdaten abgeglichen. Nur wenn die dafür eingesetzte Engine Diskrepanzen erkennt, wird Ihr Team eingeschaltet. Somit kann es sich auf Ausnahmen und Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren.
Projektbezogene Workflows
Beim Projektworkflow kombinieren Sie Elemente fallbezogener und prozessorientierter Abläufe. Projektbezogene Workflows werden normalerweise bei großen Projekten eingesetzt, die mit häufig wiederkehrenden Aufgaben verknüpft sind.
Vorteile von Workflows
Mithilfe von Workflows lassen sich wiederkehrende Tätigkeiten im Unternehmen automatisieren. Für Ihr Unternehmen hat gutes Workflow-Management viele Vorteile:
- Kürzere Zyklen: Freigaben erfolgen schneller, durch versandte Erinnerungen und die Automatisierung manueller Schritte beschleunigt Ihr Unternehmen die Umschlagszeiten. Gleichzeitig identifizieren Sie redundante Abläufe und Engpässe schneller und können umgehend Abhilfe schaffen.
- Größere Produktivität: Indem Nutzer ihre Workflows erstellen und modifizieren, arbeiten sie effektiver und produktiver.
- Höherer Umsatz: Mithilfe von Workflows und Automatisierung beschleunigen Sie die Geschäftszyklen Ihres Unternehmens und steigern den Umsatz.
- Niedrigere Kosten: Durch die Automatisierung von einfachen Aufgaben, wie dem Einscannen von eingehenden Rechnungen, sparen Sie Ressourcen und Kosten.
- Geringere Risiken: Da Ihre Workflows von Anfang bis Ende überwacht werden, erhalten Sie einen bei Audits verwertbaren Nachweis. So verringern Sie das Risiko, gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen.
- Weniger Fehler: Durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben können geschäftsentscheidende Daten erstellt und modifiziert werden. So minimieren Sie die Gefahr von Fehlern und vermeiden kostspielige Nacharbeit.
Workflow Beispiele
Die folgenden Beispiele zeigen automatisierte Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
Prüfung, Abgleich und Freigabe von Rechnungen
Das Rechnungswesen eines Unternehmens eignet sich gut, um Workflows zu optimieren und automatisieren. Deshalb werden Eingang, Prüfung, Abgleich und Freigabe von Rechnungen oft als Pilotprojekt für die Prozessautomatisierung gewählt.
Sobald eine Rechnung elektronisch eingeht oder automatisch eingescannt wurde, wird sie mit Bestell- und Wareneingangsdaten im ERP-System des Unternehmens abgeglichen. Ist das Ergebnis positiv, wird die Freigabe zur Bezahlung ausgelöst. Ähnliche Workflows sind auch bei der Prüfung von Verträgen und anderen Dokumenten möglich.
Onboarding von Mitarbeitern
Das Onboarding von Mitarbeitern ist ein Prozess mit vielen Schritten, die in einem Workflow dargestellt werden können:
- Kandidat sendet Bewerbung.
- Unternehmen prüft Bewerbung.
- Unternehmen lädt Kandidaten zum Gespräch ein.
- Unternehmen plant Gespräche.
- Unternehmen testet Kandidaten nach erfolgreichem Gespräch.
- Unternehmen wertet Test aus.
- Unternehmen macht erfolgreichem Kandidaten ein Jobangebot.
- Kandidat nimmt Angebot an.
- Unternehmen legt Personalakte an.
- Kandidat reicht benötigte Unterlagen und Identifikationsnachweis ein.
- Unternehmen richtet Gehaltsüberweisung ein.
- Unternehmen sendet dem Kandidaten das Begrüßungspaket.
Geht eine Bewerbung ein, wird der Workflow ausgelöst. Der jeweils nachfolgende Schritt ergibt sich daraus, ob die Bewerbung akzeptiert oder abgelehnt wurde, das Bewerbungsgespräch erfolgreich oder erfolglos verlief, das Unternehmen ein Angebot macht oder nicht und der Kandidat das Angebot annimmt oder nicht.
Der Workflow beginnt bei bestimmten Triggern, wie durch das Hochladen einer Datei (Bewerbung mit Lebenslauf wird eingereicht) oder dem Anlegen eines Ordners (die Bewerbungsunterlagen werden gespeichert). Doch auch Trigger auf Metaebene sind denkbar, wie der Status eines Dokuments (Bewerbung akzeptiert bzw. abgelehnt).
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