クラウドコラボレーションのメリット
柔軟な働き方が定着し、かつては選択肢であったクラウドの導入が必須条件になっています。クラウドなしでは、リモートワーカーの管理は困難です。在宅勤務が可能な米国労働者の59%が週に数日は在宅勤務をしている現状では、クラウドコラボレーションなしでは、生産性の大幅な低下に直面する可能性が高いと考えられます
クラウドコラボレーションプラットフォームは、リモートチームによるオンデマンドでのコンテンツアクセスを可能にし、チームメンバーが世界中に分散していても同一のタスクで共同作業ができるよう支援します。プロジェクトの追跡やデジタルホワイトボードなどの便利な機能は、オフィスで仕事をするチームの業務も効率化します。
クラウドコラボレーションツールは、場所やデバイスを問わず、いつでも業務を遂行できるように設計されています。
リモートチームを支援
クラウドベースのコミュニケーションツールなしでのリモートワークは容易ではありません。メールでのやり取りは非効率的になりがちで、重要な業務に割り当てるべき時間が犠牲になってしまうケースも珍しくありません。また、メールによるファイルの送信・受信では、バージョン管理などの問題が生じます。
クラウドを活用することで、リモートワーカー間の連携がスムーズで効率的なものになります。クラウドは、同期型・非同期型の両方の作業を可能にし、場所を問わず、関係者全員が最新情報を共有できる環境を提供します。
未来志向のビジネスにはクラウドコラボレーションが欠かせません。将来新たなパンデミックが発生し、オフィスでの業務が停止した場合でも、クラウドを活用することで、従業員は必要な情報にアクセスし、業務を継続できます。しかし、クラウドは、このような問題が発生したとき以外にも有用性をもたらします。
リアルタイムでファイルを更新
従来のオフィス用ソフトウェアにおける文書の変更の追跡は、煩雑な作業を伴います。最悪の場合には不可能です。Microsoft Wordなどのデスクトップ用アプリケーションには、コメント、注釈、編集履歴の追跡などの機能があります。しかし、メールなどの従来型の手法でこのような文書を共有すると、バージョン管理の問題を引き起こすおそれが生じます。
クラウドコラボレーションツールは、複数の人が同じ文書を共同編集している場合でも、全てのファイルを一元的に管理し、リアルタイムで更新します。リアルタイムのバージョン管理により、どのリビジョンが最新かに関する混乱を完全に解消します。
クラウドコラボレーションソフトウェアを利用することで、チームのメンバーは誰が文書を編集しているかを確認できます。また、グループチャット機能で他の参加者と会話し、後でメンバーが評価できるように注釈やコメントを残すこともできます。これらの機能により、チーム全員が同じ認識を共有し、進捗が一貫して維持されます。
チームのエンゲージメントの向上
インスタントメッセージやビデオ会議プラットフォームなどのクラウドベースのコミュニケーション手段は、リモートのチームメンバー間のコミュニティ意識と帰属意識を育み、エンゲージメントと定着率を向上させます。居心地の良さを感じると、人は積極的にアイデアを共有するようになり、イノベーションの促進にもつながります。
クラウドコラボレーションによるチームのエンゲージメントの向上は、シャドーIT（組織内で許可されていないソリューションの使用）などのリスク要因の排除にも貢献します。
シャドーITソリューションに頼る背景には、通常、IT部門が承認したツールに対する不満があります。シャドーITは、個人の特定の業務を効率化する一方で、組織に予測不可能なサイバーセキュリティのリスクをもたらす危険性があります。以下に例を示します。
- データの損失
- 可視性と制御性の欠如
- 予期せぬコストの発生
- システムの非効率性
- 攻撃対象領域の拡大
- 業界規制への非準拠
従業員が利用したくなるようなクラウドツールを導入することで、シャドーITに頼る必要がなくなります。クラウドベースのコラボレーションアプリは、組織内の全員が重要な情報やリソースに容易にアクセスし、積極的に意見を共有する機会を提供します。また、これらのツールを使用してチームの活動を把握し、メンバー全員がIT部門による承認済みのプログラムのみを使用することを確認できます。
一元管理と整理による業務の効率化
各チームや各従業員が、別々のファイル管理システムを構築するケースがあります。これは、データのサイロ化につながります。データのサイロ化とは、組織内の他のデータセットと互換性のない孤立したデータ集合体の乱立を意味します。例えば、マーケティング部門が特定のプラットフォームを使用し、営業部門がまた別のプラットフォームを使用する場合に、両チーム間の情報共有が困難になります。
データのサイロ化を放置すれば、予期せぬストレージコストや情報の正確性の欠如につながるリスクが生じます。この潜在的なリスクを排除するには、徹底したデータガバナンス戦略が必要です。
クラウド環境では、全てのファイルをアクセスしやすい単一のシステムに集約するため、効率的なファイルの整理が可能になります。可視性も高まり、誰がいつどのファイルにアクセスしたかを容易に把握できます。
コンテンツの一元管理と整理が可能になることで、データセキュリティも強化されます。クラウドアプリケーションは、文書のログファイルや改訂履歴を保存し、従来型のシステムではデータが消失するような自然災害その他の緊急事態からファイルを保護します。クラウドコラボレーションツールでは、カスタマイズされたIDとアクセス管理（IAM）制御機能により、チームメンバーによる特定のファイルへのアクセスを管理できます。
大容量ファイルへの容易なアクセス
アクセシビリティはクラウドの最大のメリットの1つです。大容量のファイルの共有には、従来の低速なプロセスは不向きです。クラウドを利用することで、手間が省けると同時に、チームメンバーが必要に応じて各自でデータにアクセスできるようになります。
多くのメールサーバーは、1メール当たりの送受信容量が最大でも50 MBに制限されています。したがって、音声や動画などの大容量ファイルの共有は困難になります。従来は大容量ファイルの共有にはオフラインの手段に頼る必要がありました。例えばファイルを外付けドライブに移動させ、そのドライブを直接相手に渡すといった方法です。
クラウドコンピューティングソリューションを利用することで、あらゆる種類のファイルをサイズの制限なくクラウドにアップロード・共有できます。従業員は、クラウドドライブを介して直接ファイルにアクセスできます。多くのソリューションでは、組織内の誰とでもファイルへのリンクを共有できます。また、チームメンバーを招待して特定の文書の編集を依頼することも可能です。
BYODの活用
BYOD（Bring Your Own Device、個人所有のデバイスの業務使用）ポリシーが普及しています。2021年には、米国企業の83%が何らかの形でBYODを導入していました。BYODポリシーにより、従業員は個人のデバイスを業務に使用できます。これらのデバイスには、ノートパソコン、タブレット、スマートフォン、その他業務の遂行に必要なIT部門承認済みのデバイスが含まれます。
BYODポリシーの導入の主なメリットは次のとおりです。
- 生産性の向上：従業員は自分の個人用デバイスの操作に慣れており、会社のツールを使用する場合よりも迅速に業務を遂行できる。
- 運用コストの削減：従業員が自分のデバイスを持ち込むことで、新たなテクノロジーやインフラの購入が不要となり、IT部門は予算を他の用途に割り当てられる。
- リモートワークの簡素化：BYODポリシーにより、従業員は自分のデバイスを使用して場所を問わず業務を遂行できる。
- 新たなテクノロジーへのアクセス：従業員は自分のデバイスを大切に扱い、最新状態に保つ傾向がある。結果として革新的な新機能を活用することになり、業務の質と効率が向上する。
クラウドコラボレーションソフトウェアは、企業ネットワークに有線で接続する必要がなく、インターネットに接続しているデバイスから業務関連ファイルやデータにアクセス可能にすることで、BYODポリシーを実現します。また、クラウドベースの性能監視ソフトウェアを活用することで、従業員が個人デバイスを使用している間も業務に集中していることを確認できます。
信頼性の高いクラウドサービスプロバイダ（CSP）は、高度なセキュリティ制御を提供するため、情報と従業員（オフィスの外にいる従業員も含めて）が常に保護されているという安心感が得られます。
ビジネスと共に成長するストレージ
ビジネスの成長に伴ってIT環境も変化します。従来型のインフラは購入・維持コストが高く、実際に必要な容量よりも大きいストレージ容量を確保しがちです。一方、クラウドサービスは、柔軟な拡張性を備えています。ニーズの変化に応じてクラウドストレージプランを柔軟に調整できるため、実際の使用量を上回るストレージに対する過剰な支払いを抑制できます。
この拡張性は、クラウドの基盤である仮想化テクノロジーによって実現されています。物理デバイスとは異なり、仮想サービスは柔軟性が高く、必要なときに必要なだけリソースと性能を容易に拡張できます。新規メンバーの採用や部門の拡大に際しても、プランの拡張により、容易に対応できます。
クラウドコラボレーションを成功させるためのヒント
新しいITソリューションへの投資は大きな決断です。選択したツールがニーズに適していることを確認するとともに、従業員による正しい使用を徹底させる必要があります。クラウドコラボレーションのベストプラクティスについて以下に解説します。
整理整頓を維持
効果的なクラウドコラボレーションには、整理整頓が不可欠です。整理することで、組織内の全員が同じ認識を共有しやすくなります。チーム全員が利用できるクラウドベースの共有ドライブを構築することで、場所を問わず生産性を維持できます。
共有ドライブの整理体系の構築における重要なポイントは次のとおりです。
- 容易な保存：シンプルでわかりやすい命名規則と整理プロセスにより、不整合を防ぐ。
- 容易な検索：よく考えられた整理体系は文書の検索を容易にし、時間と労力の節約につながる。
- 容易な再利用：テンプレートの検索・使用を容易にすることで、業務効率が高まる。
整理整頓は人にも当てはまります。チームメンバーがそれぞれ異なる理解で業務に取り組むと、参加意識の醸成や効果的なコラボレーションは困難になります。クラウドベースのビデオ会議プラットフォームを活用することで、チームメンバー全員が意識を統一し、全体像を把握する機会が得られます。
一元化されたコミュニケーションシステムを活用
リモートワークには複数のコミュニケーション手段が必要です。複数のコミュニケーション手段を持つことで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。ビデオ会議、インスタントメッセージ、メールなど、全てクラウドベースのツールを提供できます。
しかし、全てのコミュニケーション手段がクラウド上に集約されているとしても、それぞれ別々のアプリケーションである場合には、管理が複雑になるおそれがあります。
クラウドコラボレーションツールを利用することで、アプリケーションを頻繁に切り替えることなく、議論の進捗を追跡し、新しいメンバーを会話に招待し、プロジェクトの進捗を記録できます。さまざまなコミュニケーションプラットフォームと統合されたソフトウェアは、あらゆる会話や業務の一元管理を可能にし、体系化と効率化を促進させます。
内部共有と外部共有をそれぞれサポート
ここまでは、効果的なチーム運営に不可欠な内部のコラボレーションを中心に解説してきました。
しかし、組織外の関係者とのコラボレーションも、業務を遂行するうえで不可欠です。外部協力者の代表的な例を以下に挙げます。
- パートナー企業
- ベンダー
- サプライヤー
- 請負業者
- 顧客・エンドユーザー
例えば、入荷予定の情報が必要な場合には、サプライヤーがクラウドドライブに保存している出荷履歴へのアクセスが必要になります。外部共有が必要な状況と、組織内にとどめるべき状況を理解・区別することは、業務を遂行するうえできわめて重要です。
クラウドを利用することで、社外のパートナーや社内の部門と容易にファイルを共有できます。IDおよびアクセス管理（IAM）により、承認された第三者にクラウドドライブやツールへのアクセス権を付与することができます。外部共有を有効化は、シャドーITなどのリスクの防止に役立つ一方で、データの完全な安全性を確保するには、クラウドソフトウェアのセキュリティ制御を利用する必要があります。したがって、高度なサイバーセキュリティ機能を提供するクラウドサービスプロバイダ（CSP）を採用することが重要です。
視覚的コラボレーションとテキストベースのコラボレーションの使い分け
テキストベースのコラボレーションは、簡単な質問への回答やチームへのメッセージ伝達に適しています。しかし、特にリモートワーカーにとっては、メールやダイレクトメッセージでは誤解が生じやすいという傾向があります。
デジタルホワイトボードは、標準的なテキストベースのツールやPowerPointスライドでは実現できない方法でアイデアを共有できるため、オンラインのコラボレーションに役立ちます。
ワークショップやブレインストーミングなど、複雑なトピックをリアルタイムで議論するセッションには、視覚的なコラボレーションツールが効果的です。チーム全員が同じデジタルホワイトボード上でリアルタイムに共同作業できるため、真のコラボレーションが実現します。
ホワイトボード、カンバンボード、ストーリーボードなどの効果的な可視化手法やツールをオンライン空間にもたらすことで、チームメンバーの積極的な参加を促進し、全員が全体像を容易に把握できるようになります。
対面でのやり取りにはまだ及ばないものの、デジタルホワイトボードなどのツールを活用することで、対面と同レベルの生産性の高いオンラインワークショップやクリエイティブセッションを開催できます。付箋や図表などの機能により、チームメンバーが互いにアイデアを出し合い、より深いインサイトや革新的な発想を生み出す可能性が高まります。動画や画像などのデジタルメディアをボードに添付することも可能なため、リモートか対面かを問わず、マーケティングやメディア関連の組織がアイデアを自由に交換するのに有用なツールとなります。
チームメンバーのトレーニング
コラボレーションソフトウェアを選択したあとは、めざす成果を達成するための対策を講じます。チームによる効果的・効率的な活用を促進するには、トレーニングの実施が不可欠です。
トレーニングは、組織全体を対象に、新しいソフトウェアの導入前および導入期間中に実施すると効果的です。さらに、ソリューションの導入後数か月から1年程度経過した時点で、継続的なトレーニングプログラムを実施することも有用です。主要なアップデートや新機能へのアップグレードについての情報を全従業員と共有することで、最新の状態にスムーズに移行できます。このような体制を整えることで、テクノロジーが変化しても高い生産性を維持することができます。
また、パワーユーザーや内部チャンピオン（ツールのエキスパートであり、同僚の質問や支援の第一窓口となるチームメンバー）のグループを組織内で形成することも有用です。
インテリジェントコンテンツ管理の活用
Boxは、あらゆるコンテンツの一元管理を可能にする単一のセキュアなプラットフォームを提供します。ファイルの作成、共同編集、共有、電子サイン、分類、保持期間の管理などの機能により、コンテンツライフサイクル全体をサポートし、組織の内外を問わず、コンテンツを介した共同作業を容易にします。フリクションレスなエンタープライズグレードのセキュリティとコンプライアンスは、BoxのDNAに組み込まれているといえるほど注力している分野であり、コンテンツが確実に保護されているという安心感をお客さまに提供しています。Boxとシームレスに統合可能なアプリケーションは1,500以上。さらに、Box Signをはじめとするネイティブな機能も充実しています。Boxは、単一のコンテンツレイヤーとして、各ユーザーがそれぞれ最適な方法で業務を遂行できる環境を提供します。
インテリジェントコンテンツ管理は、組織全体のゲームチェンジャーとなり、あらゆる業務のワークフローを効率化して生産性を高めます。Boxの可能性についてのご相談・お問い合わせを承っております。ご連絡をお待ちしています。
**Boxは、高度なプライバシー、セキュリティ、コンプライアンスを備えた製品とサービスの提供に尽力しています。ただし、この記事で提供される情報は、法的助言の提供を意図したものではありません。適用される法律に対するコンプライアンスを検証する際には、お客さまが自らデューデリジェンスを実施することを推奨します。