Coalfire

Als Unternehmen, das andere Unternehmen beim Schutz vor Cyberangriffen und der Minimierung von Datenrisiken unterstützt, kann sich Coalfire keine Fehler erlauben. Einige Kunden werden aufgrund ihrer Domains regelmäßig hinsichtlich der Compliance geprüft, darunter Technologieunternehmen wie GoDaddy, Herstellerverbände wie 3M, Finanzunternehmen wie Sunwest und rechtliche Unternehmen wie LexisNexis. 

Angesichts seiner hochrangigen Kunden muss Coalfire die Compliance und Sicherheit deren sensibler Daten gewährleisten. Das gilt natürlich aber auch für die unternehmenseigenen. Für Robert L. Flores, Vice President of Information Technology Services bei Coalfire, sind Entscheidungen rund um die Governance von Informationen und die Datensicherheit von größter Bedeutung. 

Früher waren all diese Inhalte stark verteilt und separiert und je strenger die Bestimmungen für den Umgang mit Daten wurden, desto mehr sorgten die Unmengen an Inhalten bei Coalfire für echte Probleme. Deshalb suchte Flores nach einer Lösung, um die vielen veralteten Lösungen durch eine zentrale Plattform zu ersetzen, die Prozesse vereinfachen und die optimale Kontrolle der Unternehmens- und Kundendaten gewährleisten sollte. So stieß Coalfire auf Box.

„Box spielte eine wichtige Rolle bei der Umstellung, da wir mit der Lösung einfach zu einem konsolidierten Datenspeicher wechseln konnten, der all unsere Anforderungen erfüllt – komfortabel in der Anwendung, aber äußerst sicher und gut zu verwalten.“

 Robert L. Flores, Vice President of Information Technology Services, Coalfire

Eine Content-Plattform, die keine Prozesse aufhält

Bevor Flores zu Coalfire kam, gab es keine durchgängige Strategie rund um die Informationsverwaltung. Die Teams nutzten verschiedene Content Repositories von SharePoint über Netzlaufwerke bis hin zu gefährlichen Lösungen, die Mitarbeiter ohne Zustimmung des Unternehmens implementiert hatten. Es gab keinen einheitlichen Prozess für das Asset-Management. Flores erklärt: „Es war schon eine Herausforderung, all die verschiedenen Orte zu finden, an denen Daten gespeichert waren. Viele Mitarbeiter waren echte Datenmessies. Es war, als würde man Reality-TV schauen. Jedes Mal, wenn wir eine ‚Schranktür‘ geöffnet haben, sind Unmengen an Daten herausgefallen.“

Mit 12 Niederlassungen in den USA und einer weiteren in Großbritannien war es an der Zeit, alle Daten von Coalfire auf einer zentralen Content-Plattform zu konsolidieren. Flores wollte unbedingt eine Plattform finden, die zentralisierte Sicherheit bot, ohne optimale Prozesse zu verhindern. „Ich war immer der Meinung, dass Prozesse Vorrang vor Technologie haben und nicht umgekehrt“, erklärt er. „Man fängt beim idealen Prozess an und sucht damit im Hinterkopf die richtige Technologie aus, mit der der Prozess funktioniert. Das war unser Ansatz.“

Andere Lösungen wie Office 365 und G Suite waren nicht ideal für Coalfire, da sie nicht zu den von Anwendern gewünschten Prozessen passten. „Box hingegen war der gemeinsame Nenner für alle anderen Plattformen“, erläutert er. „Es leitete hinter den Kulissen alles auf eine gemeinsame Quelle weiter. Sodass die Benutzer ihr Verhalten Front-End nicht verändern mussten.“

Mit Box als Content-Ebene konnte Coalfire eine interne Plattform namens Coalfire One aufbauen, über die das Unternehmen nun direkt mit Kunden kommunizieren, Informationen sicher austauschen und abgeschlossene Projekte archivieren kann. „Als wir uns einmal entschieden hatten“, so Fores, „war die Migration zu Box ein Kinderspiel. Das war einer der Vorteile, die uns wirklich von der Lösung überzeugt haben.“ Mitarbeiter müssen sich nicht in verschiedene Plattformen einarbeiten und das Team um Flores kann Inhalte jetzt deutlich einfacher und sicherer verwalten.

„Die Suite aus Produkten und Services um Box herum war unschlagbar. Durch die bereits in die Plattform integrierte fortschrittliche Verschlüsselung und Dateiverwaltung konnten wir die Entwicklungszeit verkürzen und die Markteinführung beschleunigen, was uns letztlich die Skalierung unseres Geschäfts ermöglicht.“

 Robert L. Flores, Vice President of Information Technology Services, Coalfire

Verbesserte Governance für vertrauliche Inhalte

Neben Box als zentrale Content-Plattform integrierte Coalfire Box Governance, eine wichtige Komponente für Unternehmen, die mit wertvollen Kundendaten aus verschiedensten Branchen arbeiten. Coalfire führt unterschiedliche Compliance-Prüfungen durch, von denen alle individuelle Aufbewahrungsrichtlinien und andere einzigartige Parameter aufweisen. Informationen müssen exakt über den festgelegten Zeitraum aufbewahrt und anschließend sofort vernichtet werden.

Mit Box Governance kann Flores jetzt Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und mit Box genauer ermitteln, was in den Archiven enthalten ist und wo Risiken bestehen. „Die Governance-Lösung von Box war perfekt“, so Flores. „Ich kann Ihnen gar nicht sagen, wie froh unsere Rechtsabteilung war, als sie erfuhr, dass es ein Tool gibt, das Informationen genau zum richtigen Zeitpunkt löschen kann. Ein sofort einsatzbereites Tool für die Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten – die Mitarbeiter haben auf dem Flur Räder geschlagen.“

Flores nutzt außerdem Box Governance für Projekte, die Sicherheitsklassifikationen und DSGVO-Compliance beinhalten. Zur DSGVO-Compliance erklärt er: „Es gibt viele verschiedene Anforderungen, die sich nur minimal mit denen der USA überschneiden. Wir stehen hier zwar erst am Anfang der Prozessverwaltung, aber ich kann mir nicht vorstellen, dass es etwas gibt, das Box Governance nicht bewältigen kann.“

„Wir hätten uns keine bessere oder einfachere Lösung für die Governance unserer individuellen Workflows wünschen können. Box passt einfach perfekt zu uns.“

 Robert L. Flores, Vice President of Information Technology Services, Coalfire

Eine vereinfachte Sicherheitsumgebung mit umfassender Datenschutzkontrolle

Die letzte Komponente in Flores' Plan für die Sicherheit von Inhalten war die Verwaltung von Verschlüsselungscodes, denn laut der Unternehmensrichtlinie von Coalfire muss für alle digitalen Inhalte ein selbstverwaltetes Eigentumsrecht gelten.

Die Inhaltssicherheit darf jedoch nicht die Arbeit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Mit dem Hardware-Sicherheitsmodell von Box KeySafe speichert und schützt Coalfire seine Verschlüsselungscodes und gewinnt so die vollständige, unabhängige Kontrolle, ohne das Benutzererlebnis zu beeinträchtigen. Das Unternehmen kann die Verschlüsselung vor Ort kontrollieren und dabei die spezifischen Compliance-Regeln einhalten, ohne dass es zu Problemen für Anwender kommt. Dieser Punkt ist ein zentrales Argument für Vertriebsmitarbeiter. Denn die Verschlüsselungscodes sind im Bezug auf die Sicherheit für Interessenten von größter Bedeutung.

„Wir müssen immer über die Codes für sämtliche Repositorys verfügen, die wir verwenden“, bestätigt Flores. „Tatsächlich ist das einer der Aspekte, die uns zu Box geführt haben. Wir speichern äußerst sensible Daten für all unsere Kunden. Deshalb können wir uns beim Schutz dieser Daten keine Fehler erlauben. KeySafe war für uns ein großes Plus.“

Auch für Flores ist die absolute Kontrolle über die Verschlüsselung entscheidend: „Die Verschlüsselung muss nicht nur in die Sicherheitsvorkehrungen eingebunden werden, sondern es muss auch einen Kill-Switch geben.“ Mit KeySafe können sich Administratoren anmelden, um ausführliche Aufzeichnungen über die Verwendung der Codes abzurufen oder den von Flores erwähnten Kill-Switch zu betätigen. Und da sich mittlerweile alle Inhalte in Box befinden, trägt KeySafe zu Flores' Ziel bei, die Sicherheitsumgebung zu vereinfachen.

„Die Verwaltung unserer eigenen Verschlüsselungscodes war die absolute Mindestvoraussetzung, als es für uns um die Auswahl einer Plattform ging.“

Robert L. Flores, Vice President of Information Technology Services, Coalfire

Sicherheit dank zentraler Content-Plattform

Als Sicherheitsunternehmen mit Expertise verfolgt Coalfire eine Herangehensweise für Zusammenarbeit, Governance und Sicherheit, die eine genaue Prüfung jedes Technologiepartners erfordert. Durch die Einführung von Box für die Sicherung und Governance von Inhalten, gekoppelt mit der Ebenenverschlüsselung, bleibt das Technologieunternehmen an der vordersten Front der digitalen Sicherheit – ohne sich in Einzelheiten zu verlieren.