Die Eric Wright Group vereint vielfältige Teams in der Content Cloud

Content Management im Angesicht von zunehmend komplexen Geschäftsprozessen

The Eric Wright Group wurde 1979 als Baufirma gegründet. Über die letzten 40 Jahre hat es sich zu einem vielfältigen Unternehmen entwickelt, das in den Bereichen Bauwesen, Bauingenieurwesen, Anlagenmanagement, Wassertechnik, Grundstückserschließung und auf anderen Gebieten aktiv ist. Es gehört dem Eric Wright Charitable Trust, der gegründet wurde, um langfristige Beschäftigung und den Aufbau der Gemeinden zu stützen. Der Trust fördert verschiedene gemeinnützige Einrichtungen im Nordwesten Englands, wo die Eric Wright Group ihren Hauptsitz hat.

Das Unternehmen ist vielseitig, zuverlässig und engagiert sich für das Gemeinwohl. Chris Newton, Head of Business Systems, sagt dazu: „Alle Gewinne, die wir aus dem kommerziellen Geschäft erzielen, fließen in die Unterstützung von gemeinnützigen Organisationen ein.“ Das Unternehmen ist hochkomplex aufgebaut, weshalb sich die IT-Teams (wie bei vielen anderen Unternehmen) mit einer Vielzahl von Technologieplattformen, SaaS-Tools und Schatten-IT-Problemen auseinandersetzen müssen.

Mit rund 750 Mitarbeiter:Innen und zusätzlichen Subunternehmern und Agenturen, die im Alltagsgeschäft verschiedenste Arten von Inhalten nutzen, steht das IT-Team der Eric Wright Group vor großen Herausforderungen. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter:Innen sehr unterschiedliche Rollen und Anforderungen und arbeiten in vielen anspruchsvollen Umgebungen. Manche von ihnen nutzen Box den ganzen Tag, während andere dies nur gelegentlich tun. Dafür verwenden sie je nach Bedarf Laptops, Tablets und Mobilgeräte.

Personen, die nur sporadisch auf Inhalte zugreifen müssen, stellen hier ein besonders hohes Risiko dar. Wahrscheinlich sind sie isoliert von den geschäftlichen Kernfunktionen und Informationsquellen des Unternehmens. Fehlt ihnen der Zugriff auf notwendige Daten, können die Folgen schwerwiegend sein. Aus diesem Grund war es für die Eric Wright Group unerlässlich, die verschiedenen Arten von Inhalten, die für die Geschäftstätigkeit erforderlich sind – Verträge, Inspektionsfotos, Pläne, Richtlinien, Verfahren und mehr – an einen zentralen Ort in der Cloud zu migrieren.

Die Zusammenarbeit an Inhalten teamübergreifend vereinfachen

Vor 2022 waren Inhalte in einem Dokumentenmanagementsystem untergebracht, das bereits seit fast 10 Jahren im Unternehmen zum Einsatz kam. Dieses war jedoch veraltet und bot keine direkte Upgrade-Option auf ein Ersatzsystem.

„Aufgrund der großen Anzahl unserer Remote-Mitarbeiter:Innen – von denen einige in voneinander getrennten Bereichen arbeiten – war es in Bezug auf VPNs und Firewalls technisch sehr schwierig, auf unser altes Dokumentenmanagementsystem zuzugreifen“, so Newton. Als Workaround wurden wichtige Dokumente häufig auf lokalen Laptops gespeichert und fielen auf Schatten-IT-Lösungen zurück.

Daraus ergaben sich verschiedene Probleme:

• Das bestehende Content Management-System erlaubte keinen standortunabhängigen Zugriff
• Die Plattform stützte sich weitgehend auf veraltete Technologie, die nur eingeschränkte Content-Funktionen bot
• Das Auffinden und Freigeben von Dokumenten gestaltete sich schwierig

Dieses Legacy-System war schwer nutzbar, umständlich und veraltet. Sowohl die interne als auch die externe Zusammenarbeit an Dateien war kompliziert und manche der zugrunde liegenden Technologien für Kernfunktionen hatten das Ende ihrer Lebensdauer erreicht. 2022 entschied sich das Unternehmen daher, nach einer alternativen Lösung zu suchen. Nach einem umfassenden Auswahlprozess fiel die Entscheidung auf die Content Cloud von Box.

Ein nahtloser Wechsel in die Content Cloud

Die komplexe inhaltliche Landschaft der Eric Wright Group umfasste eine Vielzahl von Content-Silos in einem alternden Content Management-System und mit ebenfalls veralteten Netzwerkfreigaben. Nach der Entscheidung, für einen sicheren, zentralen und einfachen Zugriff auf Box zu vertrauen, war es nur noch eine Frage der Migration. Das IT-Team musste den Wechsel möglichst schnell durchführen, um eine Vertragsverlängerung für die alte Plattform zu vermeiden.

Box Consulting unterstützte hierbei einen reibungslosen und schnellen Übergang. Project Manager Brendan O’Shea sagt hierzu: „Die Berater:Innen bei Box haben sich die Zeit genommen, uns und unser Unternehmen kennenzulernen. Sie haben sich an Personen auf unserem Gebiet gewandt, um zu verstehen, wie wir Box einsetzen. Es war ein individueller Ansatz.“

Weitere Vorteile durch Sicherheits- und Workflow-Funktionen

Für die Content-Sicherheit war es ein großer Pluspunkt, dass Mitarbeiter:Innen kritische Dateien nicht länger auf ihren eigenen Geräten speicherten und Daten stattdessen zentral in Box aufbewahrt wurden. „Aus Risikosicht ist das ein gutes Beispiel für etwas, das nur wie eine kleine Veränderung erscheinen mag. Es war jedoch eine wirklich tiefgreifende Veränderung.“

Die Eric Wright Group nutzt Box auch für die Vereinfachung unterschiedlicher Content-Prozesse:

• Das Flottenmanagement-Team verwendet Box Mobile, um während Inspektionen Fotos von Fahrzeugen hochzuladen, Schäden oder Abweichungen festzuhalten und sie ohne Verzögerungen direkt ins System hochladen zu können
• Der externe Subunternehmer, der mitten in der Nacht Zugang zu einem Auftragsort benötigt, verlässt sich auf eine sichere Box Mobile-Datei, die den Schlüssel- und Alarmcode des Standorts enthält
• Teams speichern und teilen Projektdokumente mit externen Partnern, um weiterhin rechenschaftspflichtig und transparent zu bleiben

„Die Anwendungsfälle sind sehr vielfältig“, so O'Shea. „Aber die Beteiligten nutzen Box definitiv für die interne und auch für die externe Zusammenarbeit, bei der wir vertraglich verpflichtet sind, Daten wie Leistungsinformationen bereitzustellen.“

Ebenso wichtig für das Team ist die Vielfalt der Geräte, die jetzt verwendet werden können, und die damit verbundenen Funktionen. Dazu zählen beispielsweise Box Mobile, Box Capture usw. Außerdem informiert sich die Eric Wright Group derzeit über Box Relay, um die Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend zu optimieren. Wenn z. B. ein neuer Vertrag erstellt wird, hilft Box Relay beim Aufbau einer neuen Ordnerstruktur, sodass nur geringfügig manuelle Arbeiten erforderlich sind. Die Lösung automatisiert die Erstellung neuer Verträge und das Versenden von Dokumenten an Subunternehmer.

Gleichzeitig prüft das Unternehmen Box Canvas und arbeitet an einem Pilotprojekt innerhalb der Personalabteilung. Laut Newton besteht nach Abschluss des Pilotprojekts in einigen anderen Unternehmensbereichen ein erhöhter Bedarf für den Einsatz von Canvas. O'Shea beschreibt beispielsweise: „Womöglich haben wir eine:n Architekt:In und Maschinenbauingenieur:In, die beide remote arbeiten und hoffentlich Canvas für die Zusammenarbeit verwenden können.“

Zuverlässige Sicherheit in der Content Cloud

Zusätzlich zu den Kernfunktionen von Box nutzt das Team der Eric Wright Group auch Box Shield, um Datenverluste zu vermeiden und die Content-Sicherheit zu verstärken.

Die Sicherheit von Inhalten ist besonders wichtig für die Baubranche im Vereinigten Königreich, die in den letzten Jahren einen deutlichen Anstieg der Anforderungen an Dokumentenaufzeichnung und Compliance verzeichnet hat. Die neue Gesetzgebung schreibt Bauunternehmen vor, Inhalte in schriftlicher Form aufzubewahren. Britische Unternehmen müssen sehr viel mehr Sorgfalt walten lassen, wenn es darum geht, wie sie Inhalte und Dateien verwenden, erstellen, freigeben und insbesondere vernichten.

Zu diesem Zweck schützt und unterstützt Box die Inhalte des Unternehmens auf verschiedene Weisen:

• Klassifizierung: Kontrolle der Freigabe von Dokumenten und Ermittlung, ob sie extern oder nur intern weitergegeben werden dürfen
• Aufbewahrung: Erfüllung der Anforderungen, wie lange bestimmte Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen (in einigen Fällen bis zu 40 Jahre)
• Verhinderung von Datenverlusten: Gewissheit, dass alle Daten in der Cloud gesichert sind, sowie die zusätzliche Verwendung von Box Shield
• Rechtmäßigkeit und Cybersicherheit: Aufrechterhaltung dieser beiden Notwendigkeiten auf passende Weise

Außerdem erzählt O’Shea: „Es gibt ein echtes Sicherheitsnetz für Führungskräfte: Wenn sie wissen, dass sie eine Version eines Vertrags finden müssen, müssen sie keine alten Dokumente und E-Mails durchforsten. Alle Inhalte befinden sich an einem Ort. Für den Vorstand ist das ein großer Sicherheitsvorteil.“

Eine solide Implementierung für eine erfolgreiche Zukunft

Die Eric Wright Group ist mit der Zusammenarbeit mit Box sehr zufrieden. „Alle haben während des gesamten Prozesses schnell und auch proaktiv reagiert“, bestätigt O'Shea. „Die Implementierung verlief sehr gut. Tatsächlich lief der Leiter des Flottenteams gestern an mir vorbei, während er Box Mobile nutzte, und sagte: ‘Es gibt wirklich keine Nachteile hierbei!‘ Jetzt geht es darum, den Schwung beizubehalten.“

 

Dokumente lassen sich nun besser und einfacher erstellen, auffinden und verwenden. Und Box hat unsere wichtigsten Leistungskriterien definitiv erfüllt.

– Chris Newton, Head of Business Systems, The Eric Wright Group