Flex

Die Supply-Chain-Branche ist ein Ökosystem aus Herstellern, Zulieferern, Partnern und Kunden, die für ihren Betriebserfolg aufeinander angewiesen sind. Und wie in den meisten Brachen, ist auch die Supply-Chain-Branche geprägt von Umbrüchen durch neue digitale Möglichkeiten – die Produkteinführungszeit wird immer wichtiger und der Wettbewerb verschärft sich.

Flex ist ein Anbieter von Design-, Technik-, Fertigungs- und Logistikdiensten. Mit rund 200.000 Mitarbeitern in über 30 Ländern sieht sich Flex als Technologiepartner, der Einblicke in die Supply-Chain und Dienstleistungen in Echtzeit für anspruchsvolle Kunden in allen Branchen und Endmärkten liefert. 

Flexibilität, Effizienz, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit – das sind die Herausforderungen, die Führungskräfte wie Friedrich „Fritz“ Wetschnig, CISO von Flex, beschäftigen, wenn sie sich über die technologischen Möglichkeiten informieren. Tools zu finden, die die Zusammenarbeit und Sicherheit ins Gleichgewicht bringen, ist Wetschnigs Aufgabe. Das ist aber auch der Grund, warum er sich für Cloud Content Management entschieden hat, um das sich ständig weiterentwickelnde digitale Modell des Unternehmens zu optimieren und den Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Der Aufbau eines inhaltsorientierten Modells

Informationen sind in der Supply-Chain von größter Bedeutung, da sie sich unmittelbar auf die Produktionslinien auswirken. Wird der Datenfluss gestört, kann sich die Produktion verzögern oder ganz zum Erliegen kommen. Wetschnig ist ein großer Fan der digitalen Transformation, da eine Digitalisierung der Prozesse alle Arbeitsbereiche vereinfacht, auch den Schutz der Daten. Ein Beispiel ist die Unterzeichnung von Verträgen. Bislang hieß es: ausdrucken, unterzeichnen, einscannen, per E-Mail versenden. Nach der Digitalisierung läuft der gesamte Prozess online ab. „Mein größter Vorteil?“ Wetschnig erklärt: „Ich kann einen Vertrag zentral speichern. Ich weiß, wo er ist und wie ich ihn schützen kann.“

„Das Tolle am Cloud Content Management ist, dass Inhalte an Personen weitergegeben werden können, die diese zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und mit den richtigen Berechtigungen benötigen.“

Den Benutzern – Mitarbeiter, Partner, Kunden und anderen externe Personen – nahtlose Wege, zu bieten die Tools gemeinsam nutzen zu können während die Inhalte geschützt sind, ist nur ein Teil der digitalen Transformation von Flex. Content Management hat sich weiterentwickelt. Es dreht sich nicht mehr nur um die reine Produktivität und Zusammenarbeit, sondern vielmehr um die Anforderung Daten zu schützen und zu zentralisieren. Wetschnig baut integrierte Technologien auf, mit denen die Inhalte an einer zentralen Stelle verbleiben, unabhängig davon, wie die Benutzer auf die Inhalte zugreifen und sie bearbeiten: „Ich möchten allen den Zugriff auf die Daten ermöglichen, wenn sie diese benötigen, ohne den Umweg über die IT-Abteilung gehen zu müssen. Andererseits möchte ich auch, dass die Daten zentralisiert sind.“

Mitarbeiter mit praxisnahen Technologien unterstützen

Als FTP in den 1970er Jahren eingeführt wurde, feierte die IT-Welt die Technologie, um große Dateien hochzuladen, zu speichern und weiterzugeben. Die Benutzer fanden sie dagegen oft umständlich. Auf dem Weg hin zu seinem Ziel, Daten zu zentralisieren und die Anwendung für Mitarbeiter zu vereinfachen, möchte Wetschnig die on-premises Technologien für die heutige digitale Welt aktualisieren.

Flex musste immer mehr Daten mit externen Partnern teilen, ohne dabei die Sicherheit zu vernachlässigen. „Wir haben uns für Box entschieden, weil es in zwei wichtigen Bereichen eine kluge Wahl ist. Ich habe die IT-Komponente, in der ich den Zugriff steuern kann. Aber ich habe auch eine simple Benutzeroberfläche, die die Nutzer intuitiv bedienen können. Und der Schwerpunkt auf die mobile Nutzung passt perfekt zu unserer Unternehmensstrategie.“ Mithilfe von Self-Service-Optionen erhalten die Benutzer mühelos Zugriff auf die Daten, sodass sie zeitnah eigenständige Entscheidungen treffen können. Die IT-Abteilung kann sich auf strategische Initiativen konzentrieren.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von Box für interne Benutzer: die Möglichkeit, unterschiedliche Dateitypen – ganz zu schweigen von unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten – in einer einzigen, einheitlichen Plattform zusammen zuführen. Die Integration von Box in Office 365 ist nur ein Beispiel, wie das in der Praxis umgesetzt wird. Wetschnig betont: „Ich kaufe keine Datensilo-Lösung. Ich muss berücksichtigen, wie sich die Lösung in mein gesamtes Portfolio einfügt. Da Office 365-Dateien in Box geöffnet und bearbeitet werden können, müssen sich die Benutzer nichts Neues aneignen um mit den Inhalten arbeiten zu können.“

Als Flex sich für Box als Content Collaboration-Plattform entschied, die die Mitarbeiter weltweit besser zusammenführen sollte, wurde die Lösung rasch und ganz natürlich angenommen. Die Benutzerzahl stieg schnell von 500 auf 20.000 an.

„Der wahre Nutzen von Box lag in der einfachen Anwendung, stundenlange Schulungen waren nicht nötig.“

Zulieferer in einem cloudbasierten Bereich zusammenführen

Das Cloud Content Management dreht sich nicht allein um die Mitarbeiter. Im Supply-Chain-Ökosystem gibt es viele Benutzertypen, die jeden Tag mit Daten arbeiten, unter anderem die unverzichtbaren Zulieferer. Technologien, die helfen die Daten zu zentralisieren, gehen weit über das interne Benutzererlebnis hinaus. 

Viele Unternehmen nutzen ein traditionelles Bestandsdatenmodell. Das kann die Einbindung erschweren. Wenn jeder Zulieferer ein eigenes Portal verwendet, müssten Unternehmen wie Flex mehrere Portale unterstützen. 

Flex zentralisiert diesen Prozess mit einem einzigen Portal, auf das alle Beteiligten gemäß ihren Berechtigungen zugreifen können. Die Zulieferer integrieren die Plattform in ihre eigenen Systeme und können somit schnell und einfach auf Bestandsdaten und Inhalte zugreifen. Es werden weniger Daten dupliziert, sodass der Prozess optimiert wird und eine einzige Informationsquelle entsteht. 

Der Zugriff auf dieses Portal ist mit den spezifischen Anmeldeinformationen der Partner verknüpft, wodurch die Sicherheit gewährleistet wird. „Was wir jetzt als Integration mit Partnern umsetzen“, so Wetschnig, „ist der Aufbau eines Vertrauensverhältnisses zwischen den Identitätssystemen. Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, endet damit auch sein Zugriff auf unsere Seite.“ Der sichere Prozess reduziert Störungen und erhöht die Sicherheit für Flex-Zulieferer.

„Der Sicherheitsaspekt ist nicht nur für uns eine wichtige Überlegung, sondern auch für unsere Partner und Zulieferer“, bekräftigt Wetschnig. „Mit dem Cloud-Service schaffen wir eine zentrale Anlaufstelle. Dort stehen alle nötigen Informationen zur Verfügung, selbst Rechnungen.“ Damit wird es für Flex einfacher, Informationen auf sichere Weise an Zulieferer und Partner zu übermitteln.

Der Aufbau einer zukunftsfähigen Technologie

Wetschnig hat bei dem Wechsel von Flex zum Cloud Content Management enorme Erfolge erzielt. Doch die digitale Transformation besteht aus mehreren Schritten. Immer wenn ein CISO neue Tools begutachtet, muss er sowohl die bestehenden Technologien berücksichtigen als auch die Zukunft im Blick behalten. 

„Der Weg muss ganz klar zur Integration führen. Dadurch wird es wirklich effizienter.“

Wenn Wetschnig nach neuen Technologiepartnern sucht, folgt er einem Schema: „Eine der ersten Fragen, die ich mittlerweile stelle: ‚Welche Integrationen bieten Sie?‘“ Viele Unternehmen stellen unzählige Behauptungen über Integrationen auf, doch diese müssen geprüft werden. Neue Tools müssen sich nahtlos in alle anderen Technologien integrieren lassen. So können Partnerschaften entstehen, die sich über Jahre entwickeln. 

„Beim Aufbau einer digitalen Partnerschaft muss Effizienz entstehen. Der entscheidende ist ein Rahmen, der dem Unternehmen die Flexibilität gibt Arbeiten zu erledigen, ohne die IT zurate ziehen zu müssen.“

Wetschnig befasst sich auch mit Anwendungsbeispielen für künstliche Intelligenz und maschinellem Lernen innerhalb des Unternehmens. Da Flex die Supply-Chain durch eine kluge Auswahl von Technologien immer weiter verändert, wird sich Wetschnig auf Partnerschaften in der Cloud konzentrieren, die die Prozesse noch stärker schützen und transformieren.

Die sich wandelnde Rolle des CISO

Seit Wetschnigs Anfängen bei Flex vor nahezu zwanzig Jahren hat sich viel verändert. „Als ich zum Sicherheitsbereich kam, ging es vorwiegend um die Infrastruktur. Mittlerweile jedoch, so Wetschnig weiter, hat sich die Cybersicherheit von einem IT-Problem zu einem Unternehmensrisiko ausgeweitet: „Wir sprechen mit dem Vorstand und befassen uns mit dem Risiko der Cybersicherheit im Unternehmen – ein Thema für jede Firma.“

„Sicherheit hat sich von einem IT-Problem zu einem Unternehmensproblem oder Unternehmensrisiko ausgeweitet. Das ist der Wandel des CISO.“

Die Rolle des Chief Information Security Officer's (CIO) hat sich für ihn selbst und für die Branche im Allgemeinen weiterentwickelt. Das Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Unternehmensflexibilität zu finden, ist eine besondere Herausforderung für Führungskräfte wie Wetschnig. Er erklärt: „Alle denken, die Sicherheit hält die Menschen davon ab, ihre Arbeit zu tun. Aber ich möchte ein Rahmenwerk aufbauen, in dem die Mitarbeiter sehr einfache Entscheidungen treffen können. Wenn die Grundlage stimmt, erhält der Benutzer die Verantwortung, aber auch die Möglichkeit, etwas zu tun. Das ist nicht immer ein Widerspruch.“

Mit Box kann er dieses Rahmenwerk bereitstellen. Es ist einfach eine agilere Lösung. Die IT sagt dem Benutzer nicht mehr: „Ich behindere dich bei der Arbeit“, sondern: „Ich helfe dir mehr Arbeit schneller zu erledigen.“

Als CISO hört man normalerweise kein Dankeschön. Box war die erste Lösung, für die ich ein Dankeschön bekommen habe.“