Eine Cloud Plattform für den modernen Arbeitsplatz

Die Serviceplan Group ist mit über 5.000 Mitarbeitern weltweit die größte unabhängige und partnergeführte Agenturgruppe Europas. Ihre Teams erschaffen bewegende Kampagnen und faszinierenden Content für führende Marken wie Lufthansa, Bayer AG und BMW.

Im Jahr 1970 als klassische Werbeagentur gegründet, entwickelte die Serviceplan Group rasch das Konzept vom „House of Communication“ – das bis heute einzige komplett integriert aufgestellte Agenturmodell in Deutschland, das alle modernen Kommunikationsdisziplinen aus den Bereichen Creative und Content, Media und Data sowie Experience und Commerce unter einem Dach vereint. Heute ist die Gruppe mit eigenen Standorten sowie weiteren Partnerschaften in 34 Ländern weltweit vertreten und vereint mehr als 40 Spezialagenturen.

Ursprünglich bestanden die IT-Anwendungen für sichere Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement aus mehreren File Servern und File Sharing-Lösungen, die mit der Dezentralisierung der Mitarbeiter nicht Schritt halten konnten. Die Serviceplan Group brauchte eine Lösung, um ihre Arbeitsabläufe für die Zusammenarbeit zu verbessern, ihre Remote-Teams und (kürzlich) integrierte Agenturen zu verbinden und die isolierte Arbeit auf Dateiservern zu eliminieren.

Deshalb wandte sich das Unternehmen an Box.

Stefan Reitmeier, Senior Technical Manager bei der Serviceplan Group, teilt seine Gedanken: "In der Vergangenheit hatten wir File Server, auf denen wir große Mengen an Mediendaten gespeichert haben. Aber sobald es um Teams geht, die von verschiedenen Standorten arbeiten, ist es viel einfacher, wenn man mit einer Cloud-Plattform arbeitet."

Mit der Content Cloud können die Teams der Serviceplan Group:

• Ihre Kerngeschäftsprozesse wie Kundenpräsentationen und Kampagnenideen gemeinsam mit ihren Kollegen auf einer einzigen Plattform erstellen, teilen, bearbeiten und klassifizieren
• Von überall aus auf die relevantesten Inhalte zugreifen
• Multimediale Kampagnen Inhalte mit einem Klick sicher mit führenden Marken und Partnern teilen

“Das Erstellen und Teilen von Daten ist viel schneller,” sagt Reitmeier.

Eine perfekte Kombination aus Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit

Bei der Suche nach der besten Cloud-Content-Management-Plattform für ihr Unternehmen konzentrierte sich das IT-Team der Serviceplan Group auf zwei zentrale Anforderungen:

• Sicherheit: Heutzutage haben Kunden strenge Anforderungen, wenn es um Datensicherheit, Dokumentenklassifizierung und Compliance geht. Dienstleister müssen nachweisen, dass sie in der Lage sind, regionale Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO und ISO 27001 einzuhalten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Menschen sind an die einfachen und intuitiven Benutzeroberflächen ihrer privaten Apps gewöhnt und sie erwarten das Gleiche von Geschäftsanwendungen. Fehlen diese Funktionen, werden sie auf Endbenutzerlösungen zurückgreifen, was zu Schatten-IT und erhöhten Sicherheitsrisiken für Unternehmen führt.

Box führte deutlich in beiden Kategorien. Stefan Reitmeier teilte mit: "Es ist wirklich schwer, eine Lösung wie Box zu finden, die so einfach zu bedienen ist und gleichzeitig so viele Compliance- und Sicherheitsfunktionen bietet, die wir als großes Unternehmen zwingend brauchen."

Mit Box Shield kann die Serviceplan Group benutzerdefinierte Klassifizierungskennzeichen erstellen und verwalten, um Datenlecks zu verhindern und potenziellen Datendiebstahl und bösartige Inhalte zu erkennen. Gleichzeitig stellt Box Governance sicher, dass Serviceplan Group die geltenden Aufbewahrungsrichtlinien sowie Datenschutzbestimmungen einhält.

Eine moderne und einfache Benutzeroberfläche, gepaart mit nahtlosen Integrationen in andere Anwendungen, macht Box für alle Teams, Kunden und Partner einfach zu benutzen.

Einfache und kosteneffiziente IT

Höhere Produktivität und mehr Sicherheit sind nur einige der Vorteile, die mit Box einhergehen. Durch den Einsatz von Box als Ablösung alter File Server und File Sharing- Lösungen konnte die Serviceplan Group auch die IT-Komplexität und die damit verbundenen Kosten reduzieren.

Fabian Prüschenk, CFO und COO der Serviceplan Group, berichtet: "Wir hatten eine Vielzahl von File Servern und Lösungen für den Datentransfer, die nun in einem einzigen Produkt vereint sind. Und wie wir alle wissen, ist ein einziges Produkt viel effizienter und kostengünstiger, als eine Vielzahl von Systemen im Einsatz zu haben."

Von Sicherheit bis Interoperabilität - alle Anforderungen werden erfüllt

Die drei Dinge, die die Serviceplan Group an Box am meisten schätzt, sind laut Stefan Reitmeier:

1. Schnelle und einfache Implementierung: "Die Implementierung war super einfach und viel schneller als wir ursprünglich dachten."
2. Sicherheit: "Box ist wahrscheinlich die fortschrittlichste Cloud-File-Sharing-Plattform, wenn es um Sicherheit und Compliance geht."
3. Integration mit Microsoft 365: "Box verfügt über eine hervorragende Integration mit Microsoft Teams, wodurch eine Cloud-Content-Management-Spezialisierung hinzugefügt wird und es zu einer perfekten Ergänzung zu Microsoft 365 macht."

Box vereint die beiden Welten perfekt: Die Benutzerfreundlichkeit von kommerziellen Anwendungen und die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen von Unternehmen. Das ist es, was Box so einzigartig macht.