Verfügbarkeit und Sicherheit von Inhalten an erster Stelle
 

Wenn eine alteingesessene Fachkanzlei für Gesellschaftsrecht auf mehr als 200 Jahre Tradition zurückblicken kann, ist sie selten wirklich „innovativ“. Das ist bei Travers Smith anders: Diese renommierte Wirtschaftskanzlei ist kein bisschen altmodisch. Travers Smith hat seinen Hauptsitz in London sowie Niederlassungen in Paris und erscheint im „Innovative Lawyers Report“ der Financial Times unter den „15 innovativsten Kanzleien Europas“.

Anfang 2020 führte die Kanzlei die Content Cloud ein. Projektleiter war Shawn Curran, Head of Legal Technology mit Zuständigkeit für Produkte für das Rechtswesen, eDiscovery und Technik. In Currans umfassenden Aufgabenbereich fällt somit alles von vorgefertigten Produkten für das Rechtswesen bis hin zu speziell für Anwälte entwickelter Software. Und im Rahmen der eDiscovery leitet Curran auch die Sichtung von Dokumenten für Gerichtsprozesse. Sein Team muss also eine Vielzahl verschiedenster Workflows im Griff behalten. In Absprache mit dem Team für eDiscovery fiel letztendlich die Entscheidung für die Umstellung auf Box und die Content Cloud sowohl für Inhalte als auch für Workflows.

Curran leitete die Transformation auf Box als primäre Form der Zusammenarbeit, wann immer Dokumente freigegeben werden müssen, ob für Datenräume bei Verhandlungen über Fusionstransaktionen und Übernahmen oder für die Freigabe von Prozessunterlagen.

Box ist unverkennbar ein technologieorientiertes Unternehmen mit ausgereiften Entwicklerportalen und API-Funktionen.

Von problematischen Benutzeroberflächen zu nahtlosem Content-Management

Ein ausschlaggebender Faktor für die Umstellung von der Legacy-Technologie auf das Content-Management mit Box war für Curran die Benutzerfreundlichkeit von Box. „Wir bezeichnen das als Enterprise-Technologie, die wie Verbrauchertechnologie aussieht“, erklärt er, „und das ist ideal für Zielgruppen ohne technisches Fachwissen.“ Box ist einfach eine leicht zu verwendende Plattform. Man sieht sofort, welche Funktionen es gibt und welche Schaltflächen man dafür braucht. Das passt einfach.“

Und in der Praxis hat das ganz nebenbei enorme Vorteile. In der Legacy-Technologie war die Benutzeroberfläche so verwirrend, dass unsere Mandanten nicht einmal grundlegende Schritte wie das Hochladen eines Dokuments durchführen konnten. Die Legacy-Technologie wurde daher nicht wie vorgesehen verwendet. Zu ihrer Umgehung schlich sich eine Schatten-IT ein, bei der Inhalte unter Verwendung von Verbraucher-Apps oder gar E-Mail übermittelt wurden. Da stieß die Governance schnell an ihre Grenzen. Bei Box ist der Ablauf der Dateifreigabe klar und schlüssig. Das macht die Verwendung auch für Benutzer ohne technische Vorkenntnisse denkbar einfach. Und das ist wichtig, denn der Datenaustausch mit Mandant:innen ist bei Travers Smith ein wesentlicher Bestandteil der Workflows.

Die Content Cloud macht die Abläufe bei Travers Smith effizienter und das Erlebnis für Mandant:innen und Mitarbeitende angenehmer. Dafür gibt es drei Hauptgründe. Mit Box können Curran und sein Team:

• Den Schutz der Inhalte und Daten von Kunden und Sachverständigen priorisieren
• Die mühelose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen internen und externen Beteiligten ermöglichen
• Die Governance für Inhalte zugänglicher machen, aber teilweise auch automatisieren

Inzwischen haben mehr als 600 interne Box User das Onboarding abgeschlossen. Damit ist die Content Cloud vom Software-Tool zur Unternehmenskultur avanciert. Die Mehrzahl der Kanzleigruppen und der Teams für Business Services verwenden sie bereits. Dieses Wachstum entwickelte sich größtenteils organisch, nachdem die 300 ursprünglichen Plätze in weniger als zwei Monaten nach der Einführung von Box belegt waren. Damit war klar, dass das Content Management in Box einfach besser funktioniert, und immer mehr Mitarbeitende wurden hinzugefügt. Und neben all diesen genannten Vorteilen ist Box auch noch sicherer.

Sicherheit mit Box, allzeit bereit

Im Rechtswesen sind Cyber-Hacking und Sicherheitsbedenken ein wichtiges Thema. Gerade in den letzten Jahren hat eine Reihe von Datenlecks bei Großkanzleien Aufmerksamkeit erregt. Curran verfolgt grundsätzlich einen extrem konservativen Ansatz für die Sicherheit von Inhalten:

• Die Richtlinien sehen für alle Inhalte kürzestmögliche Aufbewahrungsfristen vor
• Es gibt keinen „übergeordneten“ Zugriff auf Content. Stattdessen läuft alles in separaten Ordnern
• Die Konfiguration erfolgt auf Grundlage der pessimistischsten Sicherheitsoptionen

Box ermöglicht all das mit einer Sicherheitsaufstellung und einem Ruf für Zuverlässigkeit, angesichts derer sich selbst Currans Bedenken in Luft auflösen. Er sagt: „Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass Box Sicherheit nicht als optionales Extra verkauft. Stattdessen ist Sicherheit fest im Kernprodukt verankert. Uns gefällt das Konzept von Box: Sicherheit an erster Stelle, Content an zweiter.“

Die entsprechenden Funktionen von Box sind für die Teams bei Travers Smith schnell unverzichtbar geworden. Mit Box Shield haben sie beispielsweise KI-basierte Analysen zur Erkennung von ungewöhnlichem Verhalten eingerichtet. Wenn ein Ordner für die Freigabe von Daten an Mandant:innen eingerichtet wurde und der Zugriff auf die Inhalte des Ordners nicht dem erwarteten Verhalten entspricht, wird automatisch das Risikoteam eingeschaltet, um die Umstände zu prüfen. „Die sofort einsatzbereite KI von Shield zur Erkennung von ungewöhnlichem Verhalten ist für uns enorm wichtig“, erklärt Curran. „Wir nutzen diese Funktion konsequent.“

Selbstverständlich gelten bei Travers Smith strengste Passwortprotokollen, daher müssen auch alle mit Box übermittelten Inhalte passwortgeschützt sein. Bei Verstößen gegen diese Regeln werden die übertragenen Dokumente automatisch gelöscht. Diese zusätzliche Schutzebene verhindert eine unbeabsichtigte Offenlegung vertraulicher Materialien. Dazu Curran: „Ich betrachte Box nicht als Content-Plattform, sondern als Sicherheitsplattform. Beim Erwerb der Sicherheitsfunktionen erhält man erfreulicherweise auch die Content-Funktionen.“

Optimierte Governance mit Kosteneinsparungen von 4.000-5.000 USD pro Rechtsfall

„Durch die Einführung von Box für die Betreuung bei Rechsstreitigkeiten“, sagt Curran, „können wir deutlich leichter und effizienter mit den Gerichten zusammenarbeiten und Inhalte freigeben, und für Kunden erfolgt die Datenfreigabe an uns auf digitalem Wege weitaus sicherer.“ Für eine Anwaltskanzlei ist Governance ebenso wichtig wie Sicherheit. Box Governance bietet erweiterte Content-Kontrollfunktionen, sodass Travers Smith Dokumente den gesetzlichen Fristen entsprechend aufbewahren und dann automatisch löschen kann.

Durch die penible Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien vermeidet Travers Smith einen unkontrollierten Anstieg der Content-Volumen. Dennoch entstehen unweigerlich immer neue Inhalte. Weil die Kanzlei bei Box ein unbegrenztes Datenmodell nutzt, müssen keine zusätzlichen Kosten für Plattformspeicher an die Mandant:innen weitergegeben werden. Auch wenn Mandant:innen Content in Gigabyte- oder gar Terabyte-Größenordnungen hochladen, verursacht das keine Probleme. So kann Travers Smith sich ganz darauf konzentrieren, was wichtig ist: Rechtsdienstleistungen für die Mandant:innen zu erbringen.

Box ist im Vergleich mit anderen Datenraumtechnologien extrem kosteneffizient. Für Travers Smith bedeutet das zusätzliche Kosteneinsparungen von 4.000 bis 5.000 USD pro Rechtsfall und Jahr — und die Kanzlei betreut 40 oder 50 Fälle pro Jahr.

Das richtige Timing

Es war ein glücklicher Zufall, dass die Einführung von Box genau zu Beginn der Pandemie erfolgte. Dazu Curran: „Mit unseren Legacy-Systemen wären wir den Anforderungen während der Pandemie nicht gerecht geworden. Das Timing war daher optimal.“

Vor der Pandemie schickte Travers Smith beispielsweise routinemäßig große Mengen an Papierdokumenten zu persönlichen Anhörungen an die Gerichte. Obwohl es bereits einige digitale Workflows gab, waren die meisten Vorgänge papierbasiert oder anderweitig umständlich. Weit verbreitet war im Rechtswesen beispielsweise die Datenerfassung auf Speicherlaufwerken und -geräten, die dann weitergegeben werden konnten. Auch bei Verschlüsselung dieser Speichermedien wirft ihre Verwendung Sicherheitsbedenken auf. Außerdem lassen sie sich nicht nahtlos in Workflows einbinden.

Mit Box kann die Kanzlei nun Daten aller Art nicht nur schnell und sicher, sondern auch ortsfern freigeben – das erwies sich während der Pandemie als entscheidender Vorteil. Wer bislang beharrlich an der Tradition der persönlichen und papierbasierten Erbringung von Rechtsdienstleistungen festgehalten hatte, erkannte nun sehr schnell, dass virtuelle Workflows eine beträchtliche Effizienzsteigerung bieten. '

Eine weitere unerwartete positive Begleiterscheinung der Pandemie war die schnelle Akzeptanz von elektronischen Unterschriften. „Seit Beginn der Pandemie erfolgen nahezu alle Vorgänge, Transaktionen und Abschlüsse bei uns auf Basis elektronischer Unterschriften“, sagt Curran. Die native Integration von Box Sign in die Content Cloud eröffnet Travers Smith ganz neue Möglichkeiten zur direkten Einbeziehung integrierter elektronischer Unterschriften in das zentrale Cloud Content Management. „Box ist ein hochgradig innovatives Unternehmen“, sagt Curran, „und davon profitieren wir bei Travers Smith durch die Implementierung einer maßgeschneiderten und einzigartigen Version von Box speziell für die Anforderungen des Rechtswesens.“

Eine wertvolle Plattform für das Rechtswesen

Derzeit belegt die Kanzlei ihre Räumlichkeiten zu 50 Prozent. Das bedeutet für die Mitarbeitenden jede Woche zwei oder drei Tage Home Office und ist ein unter Kanzleien üblicher Ansatz. Die bereits bestehenden digitalisierten Abläufe erleichtern diese flexible Vorgehensweise, und Box spielt dabei eine zentrale Rolle. Dank der Content Cloud kann Travers Smith im weitgehend virtuellen Umfeld nach der Pandemie Content für Rechtsdienstleistungen besser abrufen, bereitstellen, freigeben, schützen und für Transaktionen nutzen.