Implementierung eines cloudbasierten zum Dokumentenmanagementsystems

Es spielt keine Rolle, welche Branche oder welches Geschäftsmodell auf Ihr Unternehmen zutrifft – Sie benötigen Inhalte, um Ihrer Arbeit nachgehen zu können. In der Vergangenheit haben Sie Ihre Inhalte vielleicht mit Papierablagen, einer lokalen IT-Infrastruktur oder einer Kombination aus beidem verwaltet. Inzwischen verfolgen 91 % der Unternehmen eine digital ausgerichtete Strategie, sodass die Umstellung auf ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Wettbewerbsfähigkeit von entscheidender Bedeutung ist

Wie bereits der Name verrät, werden bei cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen herkömmliche elektronische Dokumentenmanagementprozesse in die Cloud verlagert. Es handelt sich dabei um webbasierte Tools, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, sie von dort aus zu verwalten und darauf zuzugreifen – und das über nahezu jedes Gerät. Viele davon können mit anderen Anwendungen integriert werden, um eine zentrale Datenquelle für Ihr gesamtes Unternehmen zu schaffen.

Die Wahl des richtigen Cloud-DMS ist nur ein Teil des Ganzen – eine reibungslose Implementierung ist noch wichtiger, um die Rentabilität schnell zu steigern. Mit den folgenden 10 Schritten können Sie Ihre Ziele im Dokumentenmanagement erreichen.

10 Schritte zur Implementierung eines cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems

Die Implementierung eines Cloud-DMS ist komplex. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Unternehmen langfristig optimal zu positionieren.

1. Identifizieren Sie Ihre Anforderungen an das Dokumentenmanagement

Auch wenn die Versuchung groß ist, zunächst verschiedene Produkte auszuprobieren, kann dies ohne einen konkreten Plan die Auswahl des richtigen DMS erschweren. Machen Sie sich stattdessen zunächst Gedanken darüber, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an ein DMS hat.

Hier finden Sie einige hilfreiche Fragen, die Sie bei Ihrer Suche unterstützen können:

• Was sind Ihre allgemeinen Ziele für das Dokumentenmanagement?
• Vor welchen Herausforderungen steht Ihr Unternehmen derzeit beim Dokumentenmanagement?
• Welche Branchenstandards oder staatlichen Vorschriften gelten für Ihr Unternehmen?
• Welche anderen Anwendungen hat Ihr Unternehmen im täglichen Betrieb?
• Wo erledigen Personen normalerweise ihre Arbeit? Haben Sie viele Mitarbeiter:Innen, die hybrid oder remote arbeiten?
• Wie hoch ist Ihr Budget?
• Wer wird Ihr DMS am häufigsten verwenden?
• Welche Funktionen würden Ihnen die Arbeit am meisten erleichtern?

Stellen Sie eine Fokusgruppe zusammen, die Sie durch diesen Vorplanungsprozess führt. In dieser Gruppe sollten alle Ebenen Ihres Unternehmens vertreten sein, einschließlich Administrator:Innen, IT-Mitarbeiter:Innen, Abteilungsleiter:Innen und alle, die eine klare Meinung zu technologischen Veränderungen haben. Anhand der Beiträge aller Personen, die von der Änderung betroffen sein könnten, erfahren Sie, welche Funktionen Sie benötigen und welche wünschenswert wären.

2. Wählen Sie ein cloudbasiertes DMS

Informieren Sie sich über alle Ihre Optionen und prüfen Sie, welches DMS Ihre Anforderungen am besten erfüllt. Wählen Sie eine Lösung, die einen ganzheitlichen Ansatz für das Dokumentenmanagement und die Dokumentenkontrolle verfolgt und eine Vielzahl von nützlichen Funktionen bietet.

Einige Funktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind:

• Skalierbarkeit: Cloud Computing-Lösungen sind flexibel, d. h. Sie können jederzeit Speicherplatz aufrüsten und neue Funktionen hinzufügen, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern
• Versionskontrolle: Diese Funktion verwaltet mehrere Versionen jedes Dokuments, wodurch Unklarheiten vermieden und Speicherplatz im System eingespart wird
• Zusammenarbeits-Tools: Mit einem cloudbasierten DMS können Teammitglieder gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, was zu einer effizienteren Zusammenarbeit beiträgt
• Zugriff auf mobile Dokumente: Einige DMS-Anbieter bieten Zugriff über eine Mobil- App. So können Ihre Mitarbeiter:Innen von überall aus produktiv sein, auch unterwegs
• Sicherheitsmerkmale: Schützen Sie Ihre Inhalte mit integrierten Schutzfunktionen wie Sicherheitsklassifizierungen, Identitäts- und Zugriffsverwaltungskontrollen, Dateisperren und Datenverschlüsselung
• Monitoring-Funktionen: Leistungsüberwachungsfunktionen rund um die Uhr. So können Sie Ihr DMS kontinuierlich evaluieren und feststellen, inwieweit Anpassungen erforderlich sind
• Software-Integrationen von Drittanbietern: Stellen Sie sicher, dass Ihr DMS mit allen anderen Anwendungen in Ihrem Tech-Stack integriert werden kann, um Ihre Daten zu konsolidieren und die Effizienz zu steigern

Sie können bei vielen DMS-Anbietern das Produkt vor dem Kauf testen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wann immer Sie können. Mit einer kostenlosen Testversion oder Live-Demo Achten Sie auf DMS-Funktionen wie Integrationen, Versionskontrolle und Zugriff auf mobile Apps können Sie sich ein Bild von der Funktionsweise des Systems machen und so Ihre Auswahl einschränken.

3. Implementierungsplan

Erstellen Sie eine detaillierte Roadmap für die Implementierung, um den Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern. So halten Sie Fristen besser ein und minimieren schleichende Veränderungen des Umfangs.

Zu den wichtigsten Komponenten Ihres Plans sollten gehören:

• Leistungsbeschreibung: Beschreiben Sie das von Ihnen gewählte DMS und die Gesamtkosten für die Implementierung
• Ziele: Die Dokumentation sämtlicher Ziele, die Sie mit Ihrem neuen DMS erreichen wollen, trägt zum Erreichen dieser Ziele bei. Das erhöht Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Implementierung
• Zeitrahmen: Legen Sie Start- und Enddatum für den Umsetzungsprozess fest – oder bestimmen Sie, falls Sie keine genauen Daten angeben können, eine ungefähre Einschätzung, bis wann das Projekt abgeschlossen sein wird
• Erwartete Ergebnisse: Führen Sie die Vorteile auf, die Sie von der Umsetzung erwarten, um Stakeholder zu überzeugen
• Potenzielle Konflikte: Überlegen Sie, welche Probleme bei der Umsetzung auftreten könnten und wie sie gelöst werden können
• Auswirkung auf das Team: Geben Sie an, wer in Ihrem Unternehmen am meisten von der Änderung betroffen sein wird und wie Sie diese Personen durch Schulungen unterstützen wollen

Dokumentieren Sie alle oben genannten Informationen gründlich und stellen Sie sie allen an dem Projekt Beteiligten zur Verfügung. Auf diese Weise sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und Ihr Unternehmen übernimmt die Verantwortung.

4. Das DMS konfigurieren

Die meisten DMS-Plattformen können teilweise angepasst werden, sodass Sie Ihr DMS auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abstimmen sollten.

Beispiele für benutzerdefinierte Einstellungen:

• Workflow-Konfigurationen: Automatisierte Workflows führen Ihre Inhalte durch ihren Lebenszyklus, steigern die Effizienz und verringern Verzögerungen von wichtigen Projekten
• Dokumenttypen: Legen Sie fest, was Ihr DMS mit den unterschiedlichen Arten von Inhalten, die Ihr Unternehmen handhabt, erreichen soll
• Metadaten: Einige Cloud-DMS-Optionen bieten Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte Metadaten zu erstellen. Dies optimiert die Verwaltung und bietet maximale Kontrolle über Ihre Inhalte, sodass Sie Inhalte leichter durchsuchen können
• Governance-Richtlinien: Mit Ihrem DMS können Sie gegebenenfalls benutzerdefinierte Richtlinien für die Aufbewahrung von Inhalten festlegen, um Risiken proaktiv zu minimieren und das Lebenszyklusmanagement zu optimieren

An dieser Stelle ist das Einholen von Feedback aus den einzelnen Abteilungen hilfreich, denn bei der Auswahl eines DMS sollten Sie darauf achten, dass es sich an die verschiedenen Workflows anpassen lässt. Benutzerdefinierte Konfigurationen reduzieren zudem die Schatten- IT, indem sie den Personen die Möglichkeit geben, die genehmigten Tools an ihren Arbeitsstil anzupassen

5. Vorhandene Dokumente migrieren

Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, übertragen Sie Ihre vorhandenen Dokumente in das neue System. Dabei werden je nach Unternehmen Papierdokumente gescannt und hochgeladen oder elektronische Dateien von lokalen Laufwerken importiert.

Anhand dieser Best Practices kann die Migration in die Cloud mit minimalen Verzögerungen durchgeführt werden:

• Überprüfen Ihrer Infrastruktur: Führen Sie eine gründliche Prüfung Ihres bestehenden Systems durch, um einen Überblick über alle zu migrierenden Dokumente zu erhalten, einschließlich bestimmter Dokumenttypen, Klassifizierungen und Metadaten
• Change-Management planen: Eine sorgfältige Planung der Change-Management- Prozesse hilft Ihnen, Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs und der IT während der Migration zu minimieren
• Inhalte der Cloud zuordnen: Erstellen Sie Zuordnungen von Element zu Element aus Ihrem alten System zu Ihrem neuen cloudbasierten DMS. Abhängig vom Anbieter Scannen und Hochladen physischer Dokumente oder Importieren digitaler Dateien zur Migration in Ihr neues DMS sparen Sie möglicherweise Zeit, indem Sie bestimmte Zuordnungsaufgaben automatisieren
• Die Migration strategisch planen: Jedes Unternehmen verfolgt bei der Migration von Inhalten einen anderen Ansatz und die Erstellung einer detaillierten Migrations- Roadmap hilft dabei, den Prozess Ihren Stakeholdern näher zu bringen

Einige DMS-Anbieter bieten End-to-End-Migrationsservices an, sodass Sie Ihre digitalen Dokumente von jedem Ort in Ihrem bestehenden Netzwerk in die Cloud verschieben können. Diese Services ermöglichen nicht nur einen nahtlosen Übergang, sondern sind auch nützlich, um die Stakeholder auf das Projekt einzustimmen, was für eine langfristige Akzeptanz wichtig ist.

6. Schulen Sie Ihr Personal

Helfen Sie Ihrem Personal, Ihr neues DMS optimal zu nutzen, indem Sie umfassende Schulungen anbieten, die auf die jeweiligen Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen zugeschnitten sind. Viele Anbieter stellen hilfreiche Schulungsressourcen zur Verfügung, die Sie als Grundlage verwenden können.

RVerzichten Sie daher bei der DMS-Schulung auf eine pauschale Vorgehensweise. Bieten Sie stattdessen ein personalisiertes, mitarbeiterorientiertes Schulungsprogramm an, um Ihr Personal zu motivieren und die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Die Anforderungen an die Schulungen sollten realistisch sein, damit Ihr Personal diese absolvieren kann, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Geben Sie die Schulungen rechtzeitig bekannt, damit Ihr Personal genügend Zeit hat, alles zu erledigen. Planen Sie Schulungen in arbeitsbezogene Aufgaben ein, damit Ihr Personal konzentriert arbeiten kann.

Ein oder zwei lange Schulungseinheiten reichen oft nicht aus, damit sich Ihr Personal alles, was es lernt, merken kann. Ergänzen Sie das Schulungsangebot durch ein Selfservice-Portal oder eine Wissensdatenbank, damit Ihr Personal bei Bedarf jederzeit auf die Schulungsunterlagen zugreifen kann.

7. Ihr System überprüfen

Achten Sie vor der Implementierung Ihres Cloud-DMS darauf, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Funktionalitätstests sind wichtig für das Verständnis und die Optimierung von:

• Integrationspunkten mit anderen Anwendungen
• Jeglichen benutzerdefinierten Konfigurationen, die Sie festlegen
• Funktionsweisen des DMS auf verschiedenen Geräten
• Zugriffsberechtigungen für bestimmte Benutzertypen und Konten
• Arbeit mit verschiedenen Dokumenttypen innerhalb des DMS
• Verfahren zur Zusammenarbeit und gemeinsamen Nutzung in Echtzeit

Eine hilfreiche Testmethode ist das Sandboxing, bei dem eine sichere Nicht- Produktionsumgebung für Developer geschaffen wird, in der sie mit Plattformfunktionen experimentieren können. Sie können auch APIs mit Ihrer Sandbox verbinden, um die Kompatibilität mit anderen Anwendungen zu testen.

Führen Sie zusätzlich zu den Funktionalitätstests auch Akzeptanztests (User Acceptance Testing, UAT) mit einer ausgewählten Gruppe von Personen durch, um Probleme zu beheben, die Ihr IT-Team möglicherweise übersehen hat. Diese ersten Benutzer:Innen können wichtiges Feedback zur Optimierung der Einführung geben.

DMS-Tests sind ein fortlaufender Prozess. Sobald Sie mit Ihrem neuen System vertraut sind, werden Sie weitere Tests durchführen müssen, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Um in Zukunft Zeit zu sparen, könnten Sie grundlegende Funktionalitätstests automatisieren, die Ihre Infrastruktur schnell und automatisch verbessern.

8. Das System einführen

Sobald Sie die Schulung abgeschlossen und Ihr neues DMS gründlich getestet haben, können Sie das neue System in Ihrem gesamten Unternehmen einführen. Kündigen Sie die Einführung rechtzeitig an, damit sich niemand überrumpelt fühlt.

Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps für eine reibungslose Einführung:

• Rollen und Zuständigkeiten zuweisen: Das Festlegen von Zuständigkeiten im Rahmen der Einführung reduziert Unklarheiten und gewährleistet einen reibungslosen Ablauf
• OKRs definieren: Das Festlegen von Objectives und Key Results (OKRs) kann Ihnen bei der Planung Ihrer Einführungsstrategie helfen, indem es klare Ziele vorgibt, die Sie anstreben
• Hindernisse beseitigen: Identifizieren und beseitigen Sie noch bestehende Hindernisse vor der Einführung Ihres DMS, um den Einführungsprozess zu optimieren
• Flexibel bleiben: Die Einführungsstrategie sollte Anpassungsmöglichkeiten bieten, um unerwartete Probleme berücksichtigen zu können

Durch die Zustimmung des Unternehmens werden die Vorteile des neuen Systems klar kommuniziert und Fragen dazu beantwortet. Diese Transparenz schafft Akzeptanz auf allen Ebenen Ihres Unternehmens und ermutigt Ihr Personal, das System anzunehmen.

9. Das System überwachen und warten

Ein neu installiertes System funktioniert nicht immer gleich gut. Ein regelmäßiges Monitoring Ihres DMS trägt zu dessen einwandfreiem Betrieb bei und stellt sicher, dass die Personen bei der Nutzung des Systems die festgelegten Protokolle einhalten. Das Monitoring umfasst in der Regel die Überprüfung und Verwaltung aller Workflows und Prozesse im Zusammenhang mit Ihrem DMS.

Einige weitere Vorteile des Nutzungs-Monitorings sind:

• Verbesserte Sicherheit: Indem Sie beobachten, wie Personen Ihr DMS nutzen, können Sie versteckte Schwachstellen aufdecken, die Ihr Personal im Arbeitsalltag unter Umständen übersieht.
• Genauere Kostenberechnungen: Wer nicht weiß, wie seine Technologie tatsächlich genutzt wird, kann seine Ausgaben schnell überschreiten. Das Monitoring der Nutzung liefert ein besseres Verständnis dafür, wie viel Sie auf der Grundlage typischer Abläufe wirklich ausgeben müssen
• Vereinfachte Ressourcenzuweisung: Das Monitoring unterstützt Sie dabei, unter- und überversorgte Bereiche in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, damit Sie die Ressourcenzuweisung optimieren können
• Größere Flexibilität: Das Systemmonitoring informiert Sie über notwendige Upgrades oder die Freigabe von Speicherplatz, damit Ihnen dieser nie ausgeht.

Im Idealfall verfügt Ihr DMS über eine 24/7/ Monitoring-Funktion an 365 Tagen, sodass Sie sich einen umfassenden Überblick über die typische Nutzung verschaffen können. In Abhängigkeit vom Umfang der Automatisierung, die Sie einsetzen, könnten auch gelegentliche Wartungsaufgaben wie die Durchführung von Systemaktualisierungen und das Löschen veralteter Dateien anfallen.

10. Feedback sammeln

Lassen Sie sich von den Mitarbeitern, die das DMS täglich nutzen, Feedback geben, um die Workflows zu optimieren und organisatorische Unterstützung zu erhalten. Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Personal, dass ihre Stimme zählt, wodurch sie sich stärker mit dem System und seinem Erfolg verbunden fühlen.

Einige hilfreiche Methoden zum Einholen von Feedback sind:

• Mitarbeiterumfragen: Aus Angst vor Repressalien oder Verlegenheit äußern viele Menschen nur ungern ihre Meinung und anonyme Umfragen können sie dazu ermutigen, ihre Ansichten zu äußern
• Vorschlagsfeld: Einige Mitarbeiter haben eventuell Ideen für Prozessverbesserungen oder neue DMS-Funktionen. Schaffen Sie daher einen Kommunikationskanal, über den sie Vorschläge einreichen können.
• Fokusgruppen: Meetings mit den Teams und einzelnen Personen, die das System am häufigsten nutzen, helfen Ihnen, sich ein besseres Bild von dessen Effektivität zu machen
• Konsultationen mit Führungskräften: Mitarbeiter:Innen wenden sich zur Lösung von Problemen an ihre Führungskräfte. Diese können wertvolle Erkenntnisse über die Integration des DMS in die Workflows ihres Teams liefern.

Die Schaffung einer transparenten Kultur erleichtert effektives Feedback. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen den Prozess zur Auswertung von Feedback kennt. Indem Sie erklären, warum Sie Vorschläge annehmen oder ablehnen, fördern Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter:Innen in Ihr Urteilsvermögen.

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