So laden Sie Dokumente hoch

Einer der Vorteile der Arbeitswelt von heute ist, dass Sie nicht länger auf Ausdrucke von Dokumenten angewiesen sind. Vor nicht allzu langer Zeit mussten Sie eine physische Version des Dokuments an den Empfänger senden, wenn ein Dokument, wie z. B. ein Vertrag, überprüft und unterschrieben werden musste. Im besten Fall konnte man es im Büro weitergeben oder innerhalb einiger Stunden inerhalb der Stadt zustellen lassen. Aber wenn sich die Empfänger:Innen in einer anderen Stadt, einem anderen Bundesland oder einem anderen Land aufhielten, konnte es Tage oder Wochen dauern, bis das Dokument sie erreicht hat.

Wenn Sie heute jemandem ein Dokument senden müssen, können Sie es einfach auf eine Cloud- Plattform hochladen. Die Empfänger:Innen können das Dokument sofort überprüfen, Änderungen vornehmen und es sogar unterzeichnen. Sie können ihre Änderungen und ihre Signatur anzeigen, ohne das Dokument zu drucken oder dem Empfänger eine physische Kopie zu übergeben.

Wenn Sie mit vielen Inhalten arbeiten, von Dokumenten über Videodateien und PDF-Dateien bis hin zu JPEG-Dateien, ist das Hochladen von Dokumenten in die Cloud unerlässlich. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine Datei hochladen, welche Dateitypen Sie hochladen können und warum dies wichtig ist.

Was bedeutet es, ein Dokument hochzuladen?

Wahrscheinlich haben Sie im Laufe Ihres Lebens bereits eine große Anzahl von Dokumenten und anderen Inhalten heruntergeladen. Wenn Sie schon einmal eine MP3- oder Musikdatei in einem digitalen Store wie Google Play oder iTunes gekauft haben, haben Sie Dateien heruntergeladen. Wenn Sie eine PDF-Datei von einer Website gespeichert haben, haben Sie Dateien heruntergeladen.

Wenn Sie etwas herunterladen, empfängt Ihr Computer Daten von einem anderen Computer. Anschließend speichern Sie die heruntergeladene Datei auf Ihrem Computer oder einem Wechseldatenträger, z. B. einem USB-Laufwerk.

Das Hochladen ist die Umkehrung des Herunterladens: Sie senden eine Datei von Ihrem Computer an ein anderes Ziel in der Cloud. Wenn Sie Fotos oder Videos auf Instagram oder Facebook posten, laden Sie die Dateien auf diese Websites hoch. Man kann sich den Hochladevorgang ganz einfach so vorstellen, dass die Datei auf Ihrem Computer startet und an einem anderen Ort landet – sei es auf einem anderen Gerät, einer Website oder einer E-Mail handelt.

Beim Hochladen wird das Dokument jedoch nicht immer von Ihrem Gerät entfernt. Wenn Sie ein PDF- oder anderes Dateiformat auf eine Cloud-basierte Plattform hochladen, verbleibt das Originaldokument häufig auf Ihrem Gerät. Es wird eine separate Datei erstellt, bei der es sich um eine exakte Kopie der ersten handelt. Diese neue Datei wird dann dort gespeichert, wo Sie sie hochgeladen haben. Wenn jemand eine Datei herunterlädt, die Sie auf sein Gerät hochgeladen haben, entfernt diese Person die hochgeladene Datei technisch nicht von ihrem Speicherort. Stattdessen wird eine andere Version erstellt und auf dem Zielcomputer gespeichert. Aus diesem Grund bleiben die besten Workflows in der Cloud, um Probleme bei der Versionskontrolle zu vermeiden, sodass alle an derselben Version arbeiten.

Sie können ein Dokument auf verschiedene Arten hochladen, je nachdem, wie viele Dokumente Sie haben, wie groß diese sind und welche Plattform Sie verwenden. Zu den Upload-Optionen gehören:

• Ein Dateibrowser
• E-Mail
• File Transfer Protocol (FTP)
• Eine Drag-and-Drop-Funktion

So laden Sie eine gedruckte Kopie eines Dokuments hoch

Das Hochladen eines Dokuments, das bereits in digitaler Form vorhanden ist, ist relativ einfach. Oft müssen Sie lediglich die Option „Hochladen“ auf der Zielwebsite oder dem verwendeten Programm anklicken und dann die Datei aus dem sich öffnenden Browser auswählen.

Aber nehmen wir an, dass Sie ältere Verträge in Papierform in die Cloud übertragen oder ein getipptes Manuskript zur Aufbewahrung digitalisieren möchten. Bevor Sie diese Art von Datei von einem Computer auf einen anderen hochladen können, müssen Sie den Ausdruck in ein digitales Format umwandeln.

Es gibt mehrere Gründe für die Digitalisierung von Papierversionen von Dokumenten:

• Wenn Sie eine digitale Version eines älteren Dokuments erstellen und in der Cloud speichern, erhalten Sie ein Backup, falls etwas mit dem Original passiert
• Es ist einfacher, digitale Versionen älterer Dokumente gemeinsam zu nutzen
• Wenn das physische Original besonders alt ist, könnten Sie befürchten, dass es zerbröckelt oder auseinanderfällt, wenn es durch viele Hände geht
• Eine physische Kopie kann leichter verlegt werden

Mit einer digitalen Version des Dokuments können Sie das Original beibehalten und gleichzeitig digital auf die Informationen des Dokuments zugreifen. Sobald Sie es digitalisiert und hochgeladen haben, können Sie Ihr Dokument überall auf der Welt freigeben. Beispiel: Ihre Kolleg:Innen benötigen Zugriff auf alte Firmenfotos oder älteres Marketingmaterial. Oder vielleicht muss Ihre Rechtsabteilung in der Zentrale alte Verträge von Mitarbeitenden an Ihrem Standort überprüfen. Wenn Sie diese Dokumente digitalisieren und in die Cloud hochladen, können Sie und Ihr Team jederzeit von jedem Gerät aus darauf zugreifen.

Es gibt einige Optionen, um ein Dokument zu scannen und auf Ihren Computer oder ein anderes Ziel hochzuladen. Wir beginnen mit dem Hochladen einer Version eines physischen Dokuments.

Verwenden der Kamera auf Ihrem Smartphone oder Tablet

Je nach Smartphone- oder Tablet-Typ haben Sie verschiedene Optionen, um ein Dokument zu scannen, um es zu digitalisieren. Dazu verwenden Sie die Kamera Ihres Telefons, um ein Bild des Dokuments zu erfassen. Das Scannen Ihrer Dokumente kann genauso einfach sein wie das Aufnehmen eines Urlaubsfotos.

Sie können beispielsweise die Kamera öffnen und auf die erste Seite des Dokuments richten, das Sie scannen möchten. Einige Smartphonekameras erkennen automatisch, dass Sie das Objektiv auf ein textbasiertes Dokument richten, und wechseln in den Scannermodus. Wenn Sie das Bild aufnehmen, scannt die Kamera das Dokument, sodass der Text deutlich und lesbar ist. Anschließend bearbeiten Sie das gescannte Dokument mit den integrierten Tools der App.

Wenn die Kamera Ihres Telefons den nicht automatisch den Text erkennt und Dokumente scannt, oder wenn Sie mehrere Seiten scannen müssen, ist die Verwendung einer App wie Google Drive oder OneDrive eine bessere Option. Die Notes App unter iOS verfügt auch über eine Scanfunktion.

Ein Vorteil beim Scannen von Bildern besteht darin, dass Sie diese problemlos bearbeiten können, ohne das Risiko einzugehen, dass das Original beschädigt wird. Wenn das Originalbild erheblich beschädigt ist, können Sie den Scan oder das Foto mithilfe eines Bildbearbeitungsprogramms verbessern, anstatt die Zeit und das Geld aufzuwenden, die für die Wiederherstellung des Originalbildes erforderlich sind. Beim Scannen des Bildes mit einer Handykamera müssen die Seiten nicht in ein Gerät eingespeist werden, was bedeutet, dass die Gefahr physischer Schäden geringer ist.

Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie beim Scannen eines Dokuments mit Ihrem Gerät dieses digitalisierte Dokument häufig direkt vom selben Gerät hochladen können.

Scannen eines Dokuments und Hochladen auf einen Computer

Vielleicht ist es Ihnen nicht wohl dabei, ein mobiles Gerät zum Scannen oder Fotografieren von Dokumenten zu verwenden. Oder Sie müssen einen großen Stapel Dokumente digitalisieren und möchten nicht jede Seite manuell fotografieren. Eine weitere Möglichkeit besteht in der Verwendung eines Scanners, der an einen Desktop- oder Laptop-Computer oder ein externes Speichergerät angeschlossen ist. Die Verwendung eines Scanners ist möglicherweise auch die beste Option, wenn Sie Dokumente für die Arbeit scannen müssen und kein mobiles Gerät zur Verfügung haben, das von Ihrem Arbeitgeber genehmigt wurde. Ihr Unternehmen möchte möglicherweise nicht, dass Sie ein privates Gerät zum Scannen potenziell vertraulicher Geschäftsdokumente verwenden.

Sie haben mehrere Optionen, wenn Sie einen Scanner zum Digitalisieren von Dokumenten verwenden möchten. Einige Drucker verfügen über integrierte Scanner, aber wenn Ihr Drucker nicht als Scanner fungiert, benötigen Sie ein anderes Gerät.

Es gibt verschiedene Arten von Scannern. Eine Option ist ein Flachbettscanner. Wenn Sie einen Flachbettscanner verwenden möchten, legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf eine Glasoberfläche und schließen Sie die Abdeckung des Scanners. Tippen Sie auf die Schaltfläche „Scannen“. Dann bewegt sich ein Sensor unter dem Vorlagenglas hin und her und liest den Text auf dem Dokument ab. Wenn der Scanner an einen Computer angeschlossen ist, können Sie möglicherweise die Bild- oder Textübertragung auf den Monitor sehen, während der Sensor über den Bildschirm läuft.

Wenn Sie einen Flachbettscanner verwenden, müssen Sie jede Seite des Dokuments beim Scannen von Hand bewegen. Ein anderer Scannertyp ist ein Scanner mit Einzelblatteinzug. Er ist in der Regel kleiner als ein Flachbettscanner und hat an jedem Ende eine Öffnung. Legen Sie einen Stapel zu scannender Dokumente oben auf die Öffnung. Drücken Sie auf „Scannen“, und die Blätter werden nacheinander durch das Gehäuse des Scanners geführt und aus der Öffnung am anderen Ende herausgezogen.

Nachdem Sie ein Dokument gescannt haben, hängt es von einigen Faktoren ab, wie die digitalisierte Version auf Ihrem Gerät bereitgestellt wird. Wenn der Scanner über ein Kabel direkt mit dem Computer verbunden ist, befindet sich auf dem Gerät wahrscheinlich ein Dateiordner, der die gescannten Dokumente enthält. Klicken Sie einfach auf den Ordner, um auf die Dokumente zuzugreifen.

Einige Scanner verwenden WLAN, um eine Verbindung mit Geräten in der Nähe herzustellen, während andere zum Laden der Dateien ein USB-Flashlaufwerk anschließen können. Wenn Sie den Scanvorgang abgeschlossen haben, werfen Sie das Laufwerk aus und schließen es dann an ein anderes Gerät an, um die neuen Dateien hochzuladen.

Typen von Dokumentformaten zum Hochladen

Dokumente gibt es in vielen Formaten und Größen. Einige sind textbasiert, bei anderen handelt es sich um Bilder. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise auch Video- und Audiodateien hochladen. Sehen wir uns einige der gängigeren Arten von Dokumentdateiformaten genauer an und beschäftigen wir uns mit der Frage, wann wir diese jeweils hochladen können.

PDF

PDF steht für Portable Document Format. Adobe hat das PDF-Format entwickelt, um den Austausch und die Präsentation von Dokumenten zu erleichtern. Wenn Sie ein Dokument als PDF speichern, können die Empfänger:Innen das Dokument in der Regel nicht bearbeiten oder ändern.

PDF-Dateien sind universelle Dokumente. Unabhängig davon, ob jemand eine PDF-Datei auf einem PC oder Mac, auf einem Laptop oder Smartphone öffnet, sieht die Anordnung und Formatierung des Dokuments gleich aus. Was auf Seite 1 steht, wird für alle Benutzer:Innen auf Seite 1 angezeigt. PDF-Dateien sind gut geeignet, um das genaue Design und die Formatierung des Originaldokuments zu erhalten. Außerdem können sie auf den meisten Geräten leicht angezeigt und freigegeben werden.

Eine PDF-Datei kann sowohl Text als auch Bilder enthalten. Einige PDF-Dateien sind ausfüllbar, d. h. Benutzer:Innen können sie öffnen und Informationen hinzufügen. Ein gängiges Beispiel für eine ausfüllbare PDF-Datei sind Formulare, z. B. Steuerformulare. Sie können eine PDF-Datei ganz einfach auf nahezu jede Zielwebsite oder jedes Programm hochladen, indem Sie auf „Hochladen“ klicken und die PDF-Datei auf Ihrem Computer auswählen. Diese Dateien haben in der Regel „.PDF“ am Ende des Dateinamens.

Docx oder doc

Eine .docx- oder .doc-Datei ist eine Dokumentdatei, die in Microsoft Word erstellt wurde. Vor 2006 konnte nur Microsoft Word .doc-Dateien öffnen. Heute können die meisten Textverarbeitungsprogramme diesen Dateityp lesen. Im Gegensatz zu PDF-Dateien kann eine .docx- oder .doc-Datei allerdings anders aussehen, wenn sie von verschiedenen Benutzer:Innen geöffnet wird. Die Seitennummerierung oder das Layout des Textes können je nach Gerät und Programm geringfügig variieren.

Das .docx-Format entstand 2007. Die Erweiterung durch das „x“ bezieht sich auf XML oder erweiterbare Markup-Sprache. Diese Dateitypen sind kleiner und weniger anfällig für Beschädigungen als .doc-Dateien. Außerdem sehen Bilder auf docx-Dateien besser aus.

.doc- und .docx-Dateien sind darauf ausgelegt, bearbeitet und geändert zu werden. Dies macht sie zu einer guten Option, wenn Sie mit anderen an einem Dokument zusammenarbeiten möchten.

Audiodateien

Audiodateien lassen sich in zwei große Kategorien unterteilen: Komprimiert und unkomprimiert. Komprimierte Dateien können entweder verlustbehaftet oder verlustfrei sein. Diese Deskriptoren haben mit Dateigröße und -qualität zu tun. Zu den verlustbehafteten Audiodateien gehören MP3s, bei deren Erstellung einige Daten verloren gehen, was die Klangqualität beeinträchtigt. Der Qualitätsverlust ist jedoch oft so gering, dass er von durchschnittlichen Hörer:Innen nicht zu erkennen ist.

Verlustfreie Audiodateien umfassen FLAC und ALAC. Diese beiden Formate komprimieren eine Datei, ohne Daten daraus zu entfernen. Da es keine Qualitätseinbußen gibt, sind die Dateigrößen in der Regel wesentlich größer als bei verlustbehafteten Dateien.

Unkomprimierte Audiodateien sind in der Regel recht groß und auch von höchster Qualität. Beispiele sind Pulse-Code Modulation (PCM) und Direct Stream Digital (DSD). Sie können die meisten Audiodateien in eine Cloud-Speicherlösung hochladen, abhängig von der Dateigrößenbeschränkung für die von Ihnen verwendete Plattform. Bestimmte Websites und andere Programme erkennen möglicherweise nicht alle Audiodateien oder erlauben Ihnen das Hochladen dieser Dateien nicht. E-Mails haben beispielsweise oft eine Dateigrößenbeschränkung, die verhindert, dass Sie eine unkomprimierte oder verlustfreie Audiodatei versenden.

Videodateien

Videodateien sind für die Komprimierung auf Codecs angewiesen. Dabei handelt es sich um Geräte oder Computerprogramme, die einen Datenstrom oder ein Signal codieren oder decodieren. Ohne Codec wären die Dateien selbst riesig. Wie bei den Audiodateien gilt: je höher die Qualität der Videodatei, desto größer die Datei. AVI-Dateien haben in der Regel die beste Qualität und sind auch recht groß. MP4-Dateien sind beliebt und relativ klein und haben eine niedrigere Definition als andere Optionen.

Bilddateien

Wie Audiodateien können auch Bilddateien komprimiert oder unkomprimiert sein. Bilddateien können auch Vektor- oder Rasterdateien sein. Rasterbilder bestehen aus Pixeln, die wie winzige Blöcke aussehen. Wenn die Größe eines Rasterbildes geändert wird, können die Pixel verzerrt werden, wodurch das Bild verschwommen aussieht. Beispiele für Rasterbilddateien sind JPEG, PNG und GIF.

Eine Vektorbilddatei wird mit einer proportionalen Formel erstellt. Die Größe des Bildes kann leicht geändert werden, ohne dass es verschwommen oder verzerrt wird. Beispiele für Vektordateitypen sind PDF, AI und EPF. Nicht alle PDF-Dateien sind Vektorbilder – je nachdem, wie das Dokument ursprünglich erstellt wurde, kann es sich auch um Rasterbilder handeln.

Eine RAW-Bilddatei ist ein Beispiel für eine unkomprimierte Datei. Es handelt sich weder um eine Raster- noch um eine Vektordatei und ist vielleicht die reinste Form des Bildes. In der Regel erfasst eine Kamera ein RAW-Bild, und das Dateiformat wird in eine Raster- oder Vektordatei konvertiert, wenn Sie es in ein Bearbeitungsprogramm hochladen.

Hochladen von Dokumenten von einem mobilen Gerät

Manchmal kann es erforderlich sein, Dokumente von Ihrem Telefon oder Tablet auf Ihre Dateifreigabeplattform oder einen Server hochzuladen. Sie können dies schnell tun, wenn Ihre Plattform über eine mobile App oder eine mobile Version ihrer Website verfügt. Wenn dies keine Option ist, können Sie das Dokument möglicherweise per E-Mail hochladen.

Das Dokument muss auf dem Gerät vorhanden sein, um eine Datei hochzuladen. Wenn es sich bei diesem Dokument um eine gedruckte Kopie handelt, können Sie es zunächst durch Scannen oder Fotografieren erfassen. Sie können Ihr Gerät auch über ein USB-Kabel an einen anderen Computer anschließen und Dokumente von diesem Computer auf Ihr Tablet oder Telefon übertragen, bevor Sie sie hochladen.

Große Dokumente hochladen

Einige Arten von Dokumenten, z. B. umfangreiche PDFs mit vielen Bildern, unkomprimierte Audiodateien und HD-Videodateien, können ziemlich groß werden. Wenn Sie versuchen, sie über FTP oder E-Mail hochzuladen, überschreiten Sie möglicherweise die von Ihrem Internetdienstanbieter festgelegte Kapazitätsgrenze. Eine bessere Option besteht darin, die Dateien auf eine Cloud-basierte Dateifreigabeplattform hochzuladen. Sobald sich die Dateien auf der Plattform befinden, können Sie und andere Teammitglieder von jedem Gerät aus darauf zugreifen.

Dateien zu Box hochladen

Mit der Content Cloud können alle Mitglieder Ihres Teams ganz einfach auf die hochgeladenen Inhalte zugreifen. Je nach Typ des Box-Kontos stehen Ihnen verschiedene Optionen zum Hochladen Ihrer Dokumente in die Content Cloud zur Verfügung. Alle Kontotypen können die Datei-Browser- Funktion verwenden. Unternehmens- und Geschäftskonten können Dateien auch per FTP oder E- Mail hochladen.

Es gibt sogar eine Drag-and-Drop-Funktion, mit der Sie Dateien von Ihrem Desktop oder Tablet auf Box hochladen können. Sie können die Dateien in den Ordner ziehen, in den Sie sie hochladen möchten. Dies funktioniert in Chrome, Firefox und Safari Browsern.

Die Dateigrößenbeschränkungen für Uploads variieren je nach Kontotyp. Wenn Sie über ein persönliches Box-Konto verfügen, beträgt die maximale Größe einer Datei 250 MB. Bei Starterkonten steigt die Größenbeschränkung auf 2 GB. Enterprise Plus-Konten ermöglichen die größten Dateien-Uploads von bis zu 150 GB

Kurze Tipps zum Hochladen auf Box

Box ist intuitiv und benutzerfreundlich. Wenn Sie Dokumente in die Content Cloud hochladen, sollten Sie diese Tipps beachten, um den Prozess reibungslos zu gestalten:

• Der Dateiname darf höchstens 255 Zeichen enthalte
• Vermeiden Sie die Verwendung von Symbolen und nicht druckbarem ASCII im Dateinamen
• Halten Sie Ihren Browser auf dem neuesten Stand
• Stellen Sie sicher, dass die Dateigröße unter dem Grenzwert für Ihren Kontotyp liegt
• Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind

Die Arbeit ist effizienter, wenn alle in der Cloud zusammenarbeiten. Box bietet Ihnen einen sicheren Ort, um Ihre Inhalte hochzuladen, mit Kolleg:Innen zu teilen, Berechtigungen zuzuweisen und Aufgaben zu delegieren. Die Content Cloud bietet einen zentralen Speicherort für den Zugriff auf Videos, Verträge, Audiodateien, Marketingmaterialien und andere Inhaltstypen, die Ihr Unternehmen unterstützen.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Collaboration-Tools zu erfahren und sich selbst von der Funktionsweise der Content Cloud zu überzeugen.

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