Die Bedeutung einer klaren Kommunikation im Workflow-Management
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie sich Kommunikation auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt? Forschungen zeigen, dass Mitarbeitende, die sich mit ihren Bedürfnisse ernst genommen fühlen, sich fast fünfmal häufiger zu Bestleistungen befähigt fühlen. Und 80 % der Mitarbeitenden gaben an, dass sie eine effektivere Kommunikation am Arbeitsplatz gegenüber Belohnungen in Form der Teilnahme an schicken Firmenveranstaltungen vorziehen würden.
Wie kommt es also, dass fast 45 % der Mitarbeitenden angeben, dass in ihren Unternehmen keine aktuellen Standards oder Richtlinien für die Kommunikation am Arbeitsplatz vorhanden sind? Als Projektmanager:In mit remote arbeitenden oder hybriden Mitarbeitenden ist es wichtig, die Bedeutung der Kommunikation am Arbeitsplatz zu verstehen – sowohl persönlich als auch virtuell. Mit den richtigen Kommunikationspraktiken kann Ihr Unternehmen qualifizierte, loyale Teammitglieder an sich binden, die die Produktivität steigern und sich voll und ganz für Ihre unternehmensweiten Ziele einsetzen.
Darum sollten Sie Ihre Kommunikation verbessern
Die Verbesserung der Kommunikation Ihrer Mitarbeitenden ist ein großer Schritt – vor allem, wenn sowohl Mitarbeitende vor Ort als auch hybride oder Remote-Teams für Sie arbeiten. Eine gute Kommunikation erleichtert die Zusammenarbeit der Teammitglieder und verbessert das Vertrauen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Vorteile der Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz zusammengetragen.
Emotionale Mitarbeiterbindung verbesser
Die emotionale Mitarbeiterbindung ist an jedem Arbeitsplatz ein entscheidender Aspekt für Produktivität und die Mitarbeitertreue. Eine bessere Kommunikation führt zu besseren Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden, die wiederum dafür sorgen, dass sich Ihre Teams für ihre Beiträge gewürdigt und wertgeschätzt fühlen.
Mit einer Kultur der guten Kommunikation sind Ihre Teammitglieder stärker in ihre Arbeit eingebunden und richten ihre Fähigkeiten und Erfahrungen besser auf die Unternehmensziele aus. Eine verbesserte Kommunikation hilft allen, bessere berufliche Beziehungen aufzubauen und ein positiveres Arbeitsumfeld zu fördern.
Arbeitsmoral und Produktivität steigern
Kommunikation steigert die Produktivität, indem sie das Verständnis zwischen allen Teammitgliedern, Partnern und Führungskräften sicherstellt. Ohne effektive Kommunikation fühlen sich Mitarbeitende oft verloren oder verstehen ihre Rollen in Ihrem Unternehmen nicht. Dies führt manchmal zu einer schlechten Arbeitsmoral und zu übermäßigen Fehlzeiten der Mitarbeitenden, waswiederum die Produktivität beeinträchtigt. Wenn Sie über die richtigen Technologielösungen klar und deutlich mit Ihren Mitarbeitenden kommunizieren, können diese ihr Bestes geben.
Loyalität fördern und die Fluktuation reduzieren
Wenn Ihr Unternehmen langfristige, treue und loyale Mitarbeitende an sich binden möchte, müssen Sie der Kommunikation einen hohen Stellenwert einräumen und lernen, wie sie sich auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.
Durch eine bessere Kommunikation können Sie Missverständnisse und Desinteresse vermeiden und Ihren Mitarbeitenden das Gefühl geben, in Ihrem Unternehmen wirklich wertgeschätzt zu werden, was zu einer geringeren Fluktuation führt.. Wenn Sie Mitarbeitende über Jahre beschäftigen, können sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und so wichtige Fähigkeiten und Erfahrungen erwerben, die sie als treibende Kraft für Ihr Unternehmen nutzen können, um innovativ und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Zusammenarbeit verbessern
Innerhalb von Remote- und hybriden Teams sorgt die Kommunikation oft für Kopfzerbrechen, was zu frustrierenden Herausforderungen bei der Zusammenarbeit und falsch ausgerichteten Zielen führt. Effektive Kommunikationstools – insbesondere wenn sie cloudbasiert sind – helfen Ihren Teammitgliedern, effizient zusammenzuarbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie sich im selben Gebäude befinden oder nicht.
Durch eine bessere Zusammenarbeit profitiert Ihr Unternehmen auch von Wachstum und Innovation. Anstatt wertvolle Zeit damit zu verbringen, Teammitglieder mit ineffizienter Technologie zu kontaktieren, sorgen Sie für einen reibungslosen Projektablauf und ebnen den Weg für Kreativität.
Konfliktpotenzial abbauen
Schlechte Kommunikation führt oft zu Konflikten: Menschen fühlen sich dann missverstanden oder haben den Eindruck, dass ihre Bedürfnisse nicht erfüllt werden. Der Aufbau starker, effizienter Kommunikationsfähigkeiten verbessert Ihre Unternehmenskultur und verhindert Spannungen und Konflikte am Arbeitsplatz. Wenn Sie alle Teammitglieder ermutigen, sich auf das Zuhören zu konzentrieren, empathisch zu sein und individuelle Unterschiede zu berücksichtigen, können Sie ein respektvolles Umfeld schaffen.
Motivation fördern
Ihre Mitarbeitenden werden sich nur schwer motivieren lassen, wenn sie nicht verstehen, welchen Sinn ihre Arbeit hat und welchen Beitrag sie zu Ihrem Unternehmen leisten. Durch die richtige Kommunikation mit den Teams und die Diskussion, wie ihre einzigartigen Fähigkeiten mit Ihren Unternehmenszielen und -werten übereinstimmen, fühlen sie sich bei jeder erledigten Aufgabe motivierter.
Von täglichen Aufgaben bis hin zu unternehmensweiten Initiativen: Teammitglieder, die das „Warum“ hinter Ihrem Unternehmen verkörpern, fühlen sich inspiriert und motiviert, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz
Die Kommunikation mit Ihrem Team besteht aus mehr als nur dem Versenden einer freundlichen E-Mail oder einem persönlichen Treffen. Kommunikation hat viele Formen, insbesondere wenn hybride und Remote-Teams für Sie arbeiten. Im Folgenden sind die verschiedenen Arten der mündlichen und schriftlichen Kommunikation aufgelistet, die Fachleute im Projektmanagement verwenden.
Kommunikation von Führungskräften
Die Kommunikation von Führungskräften und anderen Personen in Führungspositionen, auch bekannt als Abwärtskommunikation, umfasst alle Informationen, Anweisungen, Anordnungen und Anfragen, die von Führungskräften an Teammitglieder weitergegeben werden. Dies ist eine traditionelle Art der Kommunikation, die im Allgemeinen kein Feedback einfordert. Stattdessen konzentriert sie sich darauf, die Mitarbeitenden in wichtigen organisatorischen Angelegenheiten zu unterrichten oder anzuleiten.
Dieser Einweg-Kanal für das Erteilen von Anweisungen führt zu Verwirrung, wenn sich die Führungskraft in Bezug auf die Bedeutung oder Anweisung nicht klar genug ausdrückt. Da es keine Optionen für Fragen und Feedback gibt, ist es wichtig, dass jede abwärtsgerichtete Kommunikation, die Sie senden, klar und deutlich zum Ausdruck bringt, was Sie meinen, und dass die Teammitglieder nach dem Lesen besser informiert sind. Nutzen Sie diese Kommunikation als Möglichkeit, Ihr Team zu inspirieren, zu ermutigen und an Ihr Unternehmen zu binden.
Aufwärtsgerichtete Kommunikation
Die aufwärtsgerichtete Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitenden dagegen, ihre Gedanken, Gefühle und ihr Feedback an die Geschäftsleitung weiterzugeben. Die aufwärtsgerichtete Kommunikation ist äußerst wertvoll und spielt eine entscheidende Rolle in der Unternehmenskultur. Sie bietet allen Teammitgliedern eine Plattform, um ihre Meinung zu äußern und von denen gehört zu werden, mit denen sie vielleicht nicht täglich zu tun haben. Dies ermöglicht es Führungskräften, die Bedürfnisse der gesamten Belegschaft besser zu erfüllen und die Zufriedenheit und emotionale Mitarbeiterbindung zu erhöhen.
Updates
Das schnelle Senden von Updates an Ihr Team ist eine effektive Möglichkeit, kurzfristig zu kommunizieren, ohne lange Newsletter zu versenden oder ein stundenlanges Meeting mit der gesamten Belegschaft zu planen. Updates, auch Memos genannt, können viele verschiedene Formen haben. Sie können eine kurze E-Mail senden oder einen gedruckten Flyer in einem öffentlichen Bereich des Arbeitsplatzes veröffentlichen, um wichtige Informationen mit Ihren Mitarbeitenden zu teilen.
Projektmanager:Innen verwenden häufig Updates, um über ein bestimmtes Projekt zu informieren oder eine Zusammenfassung der Ereignisse in einem Meeting bereitzustellen.
Projektmanagement-Kommunikation
Bei der Entwicklung und Beaufsichtigung eines Projekts erstellen Führungskräfte häufig eine bestimmte Untergruppe von Zielen und delegieren diese an Teammitglieder. Dieses Vorgehen wird als Projektmanagement-Kommunikation bezeichnet. Diese Art der Kommunikation am Arbeitsplatz umfasst häufig Updates und Memos zu einem bestimmten Projekt oder bietet eine Zusammenfassung der Ereignisse in einem Meeting.
Diese Art der Kommunikation umfasst Aufgaben wie die Ermittlung von Zielen, die Erstellung einer Liste aller Interessengruppen, die Entscheidung über die Bereitstellung der Kommunikation und die Festlegung einer Frist für Mitteilungen wie Protokolle. Die Projektmanagement-Kommunikation beschreibt auch, wie Kommunikation von allen Personen gesendet, empfangen und verstanden wird, die an einem bestimmten Projekt arbeiten.
Präsentationen
Präsentationen sind eine formale Form der verbalen und visuellen Kommunikation, die normalerweise persönlich oder über eine Videochat-Anwendung abgehalten wird. Diese hilfreiche Form der Kommunikation ist effektiv, um umfassendere unternehmensweite Themen und Neuigkeiten zu teilen, z. B. um Ihre Mitarbeitenden über ein neues Projekt oder eine neue Unternehmensinitiative zu informieren.
Präsentationen bestehen oft aus wichtigen Punkten, Bildern, Videos und anderen informativen Details. Diese Informationen dienen als Leitfaden für ein neues Verfahren oder als Erklärung für die Richtung Ihres Unternehmens. Die Erstellung eines Dokuments oder einer herunterladbaren Version Ihrer Präsentation ist ideal, damit Ihre Mitarbeitenden darauf zurückgreifen können, wenn sie ihr Gedächtnis auffrischen oder lernen müssen, wie sie eine bestimmte neue Aufgabe ausführen.
Meetings
Egal, ob Ihre Meetings persönlich oder per Video-Chat stattfinden – sie sind eine effektive, integrative Art der Kommunikation. Die Teammitglieder kommen zusammen, um sich über wichtige Updates, Ziele und Erwartungen für anstehende Projekte auszutauschen. Besprechungen sind auch ein idealer Ort für Arbeitgeber, um Teammitglieder zu bitten, ihre Bedenken oder Fragen mitzuteilen. Verwenden Sie diese Zeit, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Kommunikation mit Kund:Innen
Die meisten Unternehmen auf der ganzen Welt haben mit irgendeiner Form von Kund:Innen zu tun. Sie sollten Ihrem Team also dabei helfen, die entsprechenden Fähigkeiten zu entwickeln. Viele Unternehmen nutzen verschiedene Kanäle und Plattformen wie E-Mail, Newsletter, Telefonanrufe, Textnachrichten und Social-Media-Feeds, um mit Kund:Innen zu kommunizieren.
Das Wissen, wie man einer Marke in all diesen verschiedenen Medien konsequent eine Stimme geben kann, verbessert die Kundenerfahrung. Eine bessere Gesamtkommunikation hilft Ihrem Team auch, Feedback und Vorschläge von Kund:Innen effektiver umzusetzen.
Informelle Kommunikation
Informelle Kommunikation kann ebenso informativ und effektiv sein wie formelle Meetings und Präsentationen. Je nach Arbeitskultur schätzen Sie es vielleicht, wenn Ihre Teams schnell eine Nachricht senden können, um eine wichtige Angelegenheit zu bestätigen, anstatt im Voraus ein Meeting anzusetzen. Wie bei Updates gibt es auch informelle Kommunikation in vielen verschiedenen Formen, wie z. B. Nachrichten über eine App, E-Mail, Telefonanrufe oder SMS.
Während professionelle E-Mails und Telefonanrufe manchmal formell sind, sind diese Methoden oft viel schneller und einfacher umzusetzen als ein persönliches Treffen mit einer Führungskraft.
Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikation
Da Sie nun wissen, wie wichtig Kommunikation am Arbeitsplatz ist, sollten Sie jetzt aktiv werden. Im Folgenden sind Sie verschiedene Möglichkeiten aufgeführt, um die Kommunikation im Projektmanagement zu fördern und für mehr Loyalität und Motivation bei Ihrem Team zu sorgen.
Erstellen Sie einen Plan
Bevor Sie sich mit einem neuen Projekt befassen, überlegen Sie, wie die Kommunikation während der gesamten Durchführung aussehen soll. Vielleicht können Sie einen Plan für jede Phase des Projekts erstellen oder Ihr Team in kleinere Gruppen aufteilen und sicherstellen, dass sich die Teammitglieder gegenseitig mit Updates auf dem Laufenden halten.
Sobald Sie diese Entscheidung getroffen haben, ist es wichtig, einen Plan zu erstellen, der die Kommunikation mit Ihrem Team erleichtert und ein Beispiel dafür gibt, wie das Team mit dem Management kommunizieren sollte.
Sein Sie klar und prägnant
In einem geschäftigen Arbeitsumfeld möchten Sie die Teammitglieder sicherlich nicht ständig um eine Klärung, ein Status-Update oder eine Bestätigung eines Projekts oder einer Aufgabe bitten müssen. Vermitteln Sie dies Ihrem Team, während Sie an der Verbesserung Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz arbeiten. Sie können auch sicherstellen, dass Sie ein Meeting oder Gespräch über dasselbe Thema nicht in die Länge ziehen, da dies zu Verwirrung und Desinteresse führen kann.
Denken Sie bei der formellen Kommunikation daran, dass die Teammitglieder viel zu tun haben. Machen Sie es ihnen nicht zu schwer, zu verstehen, was Sie sagen oder was Sie von ihnen erwarten. Seien Sie klar und prägnant, damit Ihre Mitarbeitenden wissen, was Sie wollen, und erläutern Sie weitere Details, wenn sie Fragen haben.
Legen Sie Erwartungen fest
Wenn Sie möchten, dass Ihr gesamtes Unternehmen die Kommunikation bei Beginn eines neuen Projekts als Priorität betrachtet, ist es wichtig, von Anfang an die Erwartungen zu definieren. Egal, welchen Kommunikationsstil Sie wählen, um diese Erwartungen zu vermitteln – machen Sie sie deutlich, um Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden.
Hören Sie zu
Bei der Kommunikation geht es nicht nur darum, zu sprechen und Kommunikationsstile zu verstehen. Aktives Zuhören spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, andere zu verstehen und die beruflichen Beziehungen am Arbeitsplatz zu verbessern.
Fördern Sie aktives Zuhören in Ihrer Arbeitskultur, indem Sie mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn Ihre Teammitglieder in Besprechungen Fragen stellen, zeigen Sie, dass Sie ihnen zuhören, und geben Sie ihnen das Gefühl, gehört zu werden. Sie könnten auch etwas sagen wie „Verstehe ich Sie richtig, wenn Sie x sagen?“, um zu zeigen, dass Sie sich auf Ihr Gegenüber einlassen.
Halten Sie alle auf dem Laufenden
Während ein einmaliges Meeting oft klare Erwartungen und Anweisungen für Ihr Team festlegt, sollten Sie die Teammitglieder über alle neuen Details informieren, egal wie klein sie sind. Die Kommunikation über ein wichtiges Projekt oder eine Änderung oder Aktualisierung von Terminen ist für eine effektive Zusammenarbeit und das Erreichen Ihrer Ziele von entscheidender Bedeutung. Egal, ob Sie eine unternehmensweite Notiz versenden oder Ihrem Team direkt eine E-Mail schicken – halten Sie alle auf dem Laufenden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Haben Sie Geduld
Unternehmensweite Änderungen lassen sich nicht über Nacht umsetzen. Haben Sie Geduld mit diesen neuen Praktiken und geben Sie Ihren Teammitgliedern Zeit, über ihre Kommunikation nachzudenken. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, sich kurz Zeit zu nehmen, bevor Sie mit Kolleg:Innen sprechen, eine E-Mail senden oder eine Nachricht schreiben, um sicherzustellen, dass sie einen klaren, informativen und respektvollen Inhalt vermitteln.
Probieren Sie andere Taktiken aus
Wie bei jeder neuen Geschäftsrichtlinie oder jedem neuen Verfahren gilt auch hier: Wenn es nicht funktioniert, probieren Sie etwas Neues. Scheuen Sie sich nicht davor, neue Taktiken oder Kommunikationsmethoden zu finden, die für Ihr Team funktionieren. Wenn z. B. der E-Mail- Verkehr nicht mehr funktioniert, sollten Sie eine Chat-Plattform nutzen, um schnelle Projekt- Updates freizugeben. Statt einmal im Monat ein langes Meeting einzuberufen, sollten Sie in Erwägung ziehen, kürzere wöchentliche Standups abzuhalten, um auf Updates, Fragen und Bedenken der Mitarbeitenden einzugehen.
Denken Sie nach, und holen Sie Feedback ein
Die einzige Möglichkeit, die Kommunikation am Arbeitsplatz wirklich zu verbessern, besteht darin, Ihre aktuellen Praktiken zu überprüfen und Feedback von Ihren vertrauenswürdigen Teammitgliedern undMitarbeitenden einzuholen. Halten Sie ein Meeting ab, um Verbesserungen bei der Kommunikation zu besprechen, oder senden Sie eine Umfrage, in Fragen gestellt werden wie:
- Was können wir tun, um eine bessere Kommunikation zu fördern?
- Was sollten wir unterlassen, um eine bessere Kommunikation zu fördern?
- An welchen Fähigkeiten oder Bereichen können wir arbeiten, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern?
Lassen Sie Ihre Teammitglieder die Kommunikationsfähigkeiten ihrer Kolleg:Innen ggf. anonym bewerten, um bestimmte Personen zu identifizieren, die möglicherweise mehr Unterstützung beim Erlernen einer effektiveren Kommunikation benötigen. Achten Sie darauf, dass Sie sich selbst und Ihr Führungsteam in diese Umfragen und Besprechungen einbeziehen, damit Sie ein offenes Gespräch darüber führen können, dass alle etwas zu lernen haben.
Remote-Kommunikation organisieren
Die Kommunikation mit dem Projektmanagement kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere für größere Unternehmen. Mit remote arbeitenden und hybriden Teams können diese Hindernisse noch größer sein. Mit mehreren oder Dutzenden von Teammitgliedern an verschiedenen Standorten ist es schwierig, Wege zu finden, um effektiv zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Im Folgenden sind einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie die Workflow-Kommunikation mit Ihren remote arbeitenden Teams verbessern können.
Einen Raum für informelle Kommunikation schaffen
Die Verwendung einer Messenger-App oder einer anderen Plattform für die informelle Kommunikation ist eine hervorragende Möglichkeit, unnötige Unordnung in den Posteingängen Ihrer remote arbeitenden Teams zu vermeiden. Sie geben ihnen außerdem eine Plattform, auf der sie täglich Fragen stellen und sich über Details zu kleineren Projekten austauschen können. Einen Rahmen für eine zwanglosere Interaktionen können auch ein professioneller Social- Media-Feed oder Happy-Hour-Veranstaltungen sein, um ein besseres Arbeitsklima zu schaffen.
Konzentrieren Sie sich auf die Qualität Ihrer Botschaften
Remote-Teams arbeiten oft in verschiedenen Zeitzonen und haben dabei möglicherweise das Bedürfnis, sich ihre Zeit gut einzuteilen. Denken Sie daher daran, Ihre Benachrichtigungen und Meetings sorgfältig zu planen, damit Ihre Remote-Teams gut informiert sind, aber dennoch genügend Zeit für ihre tägliche Aufgaben haben.
Niemand möchte stundenlang E-Mails hin- und herschicken. Mehr als ein Viertel der Mitarbeitenden gibt an, dass zu viele E-Mails in ihren Posteingängen eine ihrer größten Ablenkungen darstellen. Helfen Sie Ihren Teams, produktive, kurze Gespräche zu führen, indem Sie im Voraus Ziele und Agenden für die Besprechung verschicken.
Denken Sie an den Menschen, an den sich Ihre Botschaft richtet
Letztendlich sollten selbst bei professioneller und formeller Kommunikation Einfühlungsvermögen und menschliche Nähe Vorrang vor Effizienz haben. Das bedeutet nicht, dass Sie ein Teammitglied während Ihrer gesamten Unterhaltung über sein Privatleben ausfragen sollten. Doch wenn Sie eine Grundlage für eine effektive Kommunikation schaffen, dürfen Sie nicht vergessen, dass alle Personen in Ihrem Unternehmen echte Menschen mit Ablenkungen, Herausforderungen, Hoffnungen und Emotionen sind. Nehmen Sie sich vor der Kommunikation einen Moment Zeit, um sich die Person vorzustellen, die Ihre Nachricht erhält, und seien Sie stets rücksichtsvoll.
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