Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum (VDR) ist eine sichere Cloud-Lösung, die der Verwaltung und gemeinsamen Nutzung sensibler Dokumente dient. Traditionelle VDR-Plattformen sind meist für spezielle Anwendungsfälle wie Fusionen und Übernahmen (M&A) ausgelegt. Moderne VDR erfüllen die Anforderungen nahezu aller Branchen und bieten eine moderne Nutzererfahrung.

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen traditionellen und modernen VDR. Zudem erhalten Sie Tipps, wie Sie einen digitalen Datenraum auswählen, der dem Anwendungsfall und den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.

Virtueller Datenraum – Definition

Ein digitaler Datenraum bietet eine sichere Plattform, um vertrauliche Informationen zu speichern und auszutauschen. Dabei werden strikte Regelungen in puncto Sicherheit und Nachvollziehbarkeit eingehalten. Ein VDR ermöglicht es Unternehmen, vertrauliche Daten und Dokumente mit Externen auszutauschen, z. B. mit

• Geschäftspartnern
• Rechtsanwälten
• Wirtschaftsprüfern
• Patentanwälten
• Kapitalgebern
• Banken
• Aufsichtsräten
• Auftragnehmern
• Beratern
• Kunden
• Lieferanten

Strenge Schutzmaßnahmen gewährleisten, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Unterlagen zugreifen. Der Zugriff auf die Unterlagen kann jederzeit wieder eingeschränkt oder ganz entzogen werden.

Was ist der Unterschied zwischen traditionellen und modernen virtuellen Datenräumen?

Im Kern sind VDR cloudbasierte Content-Plattformen. Traditionell wurden Datenräume für Finanztransaktionen wie Fusionen oder Börsengänge genutzt. Der Funktionsumfang moderner virtueller Datenräume geht über die Möglichkeiten traditioneller Systeme hinaus. Sie bieten Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Wasserzeichen sowie granulares Zugriffsmanagement.

Die Sicherheit und Compliance vieler moderner VDR ist nach gängigen Normen und branchenspezifischen Standards zertifiziert. Sie erfüllen daher die Anforderungen nahezu aller Branchen und Anwendungsfälle. Einige der Plattformen bieten gar Automatisierung und maschinelles Lernen und haben viele gängige Anwendungen integriert.

Wer sollte einen virtuellen Datenraum verwenden?

Von VDR profitieren alle Unternehmen, Teams und Personen, die gemeinsam an vertraulichen Dokumenten arbeiten, die geschützt werden müssen. Wenn Ihr Projekt schützenswertes geistiges Eigentum, vertrauliche Werbematerialien für den Launch eines neuen Produkts oder Verträge aller Art umfasst, bietet Ihnen ein moderner virtueller Datenraum den Zugriff auf die benötigten Dokumente und die Gewissheit, dass diese gut geschützt sind.

Was sind die Vorteile von virtuellen Datenräumen?

Moderne digitale Datenräume gehen im Hinblick auf Zusammenarbeit, Zertifizierungen und Funktionsumfang über traditionelle VDR hinaus. Und sie schützen vertrauliche Informationen mindestens genauso gut.

1. Hochsicherheits- und Compliance-Zertifizierungen

Virtuelle Datenräume eignen sich für viele Projekte und Branchen. Führende Plattformen sind nach gängigen Normen und branchenspezifischen Standards zertifiziert, z. B. nach ISO 27017 und 27108 oder gemäß SOC 2. Viele moderne VDR erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und sind vereinbar mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder der internationalen Norm ISO 27799 zum Sicherheitsmanagement im Gesundheitswesen.

Bei der Zusammenarbeit mit Partnern in den USA ist häufig die Einhaltung branchenspezifischer Standards gefragt, wie FedRAMP (US-amerikanische Behörden), der FINRA (Financial Industry Regulatory Authority der USA), des HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act der USA) und gemäß PCI DSS (Datensicherheitsstandard der Kreditkartenindustrie).

2. Moderne Schutzmaßnahmen

Dank Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung können Unternehmen den Zugriff auf ihren digitalen Datenraum sicher verwalten. Administratoren vergeben für bestimmte Dateien und Ordner jeweils Zugriffsberechtigungen. Sie geben manche Dokumente nur zur Ansicht frei, während Nutzer andere herunterladen oder bearbeiten können.

Moderne VDR versehen Dokumente mit Vektorwasserzeichen oder vergeben eine Klassifizierungsstufe – alles in Echtzeit. Sie erkennen Malware und ungewöhnliches Verhalten, etwa wenn ein Nutzer große Datenmengen herunterlädt. Administratoren können den Zugriff auf einzelne Dokumente jederzeit ändern oder ganz entziehen.

3. Berichterstattung, Prüfung und Analyse

Moderne virtuelle Datenräume bieten Berichte und Analysen für Administratoren. Damit haben diese alle Aktivitäten im Datenraum stets im Blick. Sie sehen, zu welchem Zeitpunkt ein Nutzer bestimmte Dateien aufgerufen, heruntergeladen und bearbeitet hat. Administratoren fällt ungewöhnliches oder unangemessenes Verhalten im Datenraum daher auf.

4. Zusammenarbeit und Benutzerfreundlichkeit

Moderne VDR bieten eine intuitive, zeitgemäße Nutzererfahrung. Leistungsstarke Tools fördern die Zusammenarbeit und bieten erweiterte Such-, Bearbeitungs- und Kommentarfunktionen. Die meisten digitalen Datenräume unterstützen eine plattformübergreifende Zusammenarbeit und bieten die Integration unzähliger anderer Hersteller, unbegrenzten Speicherplatz und beliebig viele Dateiversionen.

5. Integrierte E-Signatur-Lösung

Der Austausch von Vertragsentwürfen per E-Mail, die Unterzeichnung per Fax oder über externe eSign-Anbieter bergen Sicherheitsrisiken. Unterzeichnen Sie stattdessen Dokumente im digitalen Datenraum elektronisch: Sie und Ihre Geschäftspartner können Geheimhaltungserklärungen, Lieferantenverträge, Fusionsvereinbarungen und weitere Rechtsdokumente im digitalen Datenraum mit E-Signatur versehen.

6. Erweiterte Suche und Dokumentenbearbeitung

Die Due Diligence von Unternehmen umfasst viele höchst vertrauliche Dokumente. Doch wie finden Sie die richtigen Informationen unter tausenden Seiten? Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: In manchen VDR ist nur die Suche nach Dateinamen oder in Textdokumenten möglich. Moderne VDR hingegen bieten erweiterte Suchfunktionen. Text bzw. Suchbegriffe werden in vielen Dateitypen erkannt, sogar in Scans, die in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt wurden.

7. Automatisierte Arbeitsabläufe und Prozesse

Die erweiterten Funktionen moderner VDR sind die Voraussetzung für die Automatisierung der prozesseigenen Workflows, Prozessfreigaben und Entscheidungen. So können Sie beispielsweise einen Workflow für die Unterzeichnung von NDAs oder für die Freigabe von Dokumenten für den Upload erstellen.

8. Dateianforderung

Moderne VDR bieten die Möglichkeit, Links zum Einreichen von Dateien zu erstellen: Über eine benutzerdefinierte Drag-and-Drop-Seite können Geschäftspartner die benötigten Dokumente hochladen. Dafür sind weder Anmeldung noch Konto erforderlich. Die Dateieinreichung per Link eignet sich, um Ausschreibungsunterlagen oder konkrete Angebote anzufordern. Kreditgeber können Finanzinformationen anfordern, Versicherer die Schadensnachweise eines Versicherten einholen.

9. Integration von Apps und APIs von Drittanbietern

Viele moderne virtuelle Datenräume integrieren die Anwendungen und API anderer Hersteller, wie Microsoft Office 365, G Suite, Slack oder Salesforce. Nutzer können Daten innerhalb der jeweiligen Anwendung öffnen, aktualisieren und freigeben – alles gebündelt im virtuellen Datenraum, auf einer sicheren Plattform.

10. Voll funktionsfähige mobile App

Moderne VDR wie Box bieten Apps für Mobilgeräte, im Gegensatz zu herkömmlichen VDR-Anbietern. Nutzer können über die App Dateien auf dem Mobilgerät aufrufen, kommentieren, bearbeiten und freigeben. Oder sie spielen darüber Videos und Audios ab. Mithilfe der Smartphone-Kamera lassen sich sogar Dokumente einscannen und in durchsuchbare PDF-Dateien verwandeln. Zudem können Nutzer über das Mikrofon Kommentare aufnehmen.

Wie sicher ist ein virtueller Datenraum?

Ein Mindestmaß an Sicherheit und Verschlüsselung bieten alle digitalen Datenräume. Woran erkennen Sie, dass ein Datenraum höchsten Sicherheitsansprüchen genügt? Am besten orientieren Sie sich an den Zertifizierungen.

1. Zertifizierung nach ISO 27017 und 27108
   Moderne VDR sollten nach ISO 27017, einer Sicherheitsnorm für die Cloud, und ISO 27108, Leitlinien zum Schutz personenbezogener Daten, zertifiziert sein. Beide Normen gehen über die ISO 27001 hinaus, die den Rahmen für ein Informationssicherheits-Managementsystem vorgibt. Wenn Ihre Dokumente personenbezogene Daten enthalten sind diese Zertifizierungen unverzichtbar. Andernfalls riskieren Sie erhebliche Bußgelder, wenn es zu einer Datenschutzverletzung kommt.
2. SOC 2
   Der Standard SOC 2 (Systems and Organisations Controls 2) wurde vom US-amerikanischen Berufsverband der Wirtschaftsprüfer entwickelt. Im Rahmen des SOC-2-Audits können Unternehmen das Niveau ihrer Informationssicherheit bewerten lassen. Eine SOC-2-Zertifizierung weist darauf hin, dass der VDR-Anbieter ein dokumentiertes Sicherheitsprogramm und umfassende Kenntnisse über die Risiken für die Informationssicherheit hat. Mit der freiwilligen SOC-2-Zertifizierung signalisieren Anbieter, dass ihre digitalen Datenräume höchsten Sicherheitsansprüchen genügen.
3. DSGVO
   Unternehmen in Mitgliedstaaten der EU und ihre Partner außerhalb der EU benötigen einen virtuellen Datenraum, der den strikten Auflagen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Diese Regelung verpflichtet Datenverantwortliche und Datenverarbeiter, personenbezogene Daten besonders gut zu schützen. Gleichzeitig räumt sie Bürgern bestimmte Rechte im Umgang mit ihren personenbezogenen Daten ein. So ist die Verarbeitung personenbezogener Daten nur für bestimmte Zwecke gestattet, die Einwilligung der Betroffenen vorausgesetzt.
4. Schutz vor Ransomware/Malware
   Auch ein virtueller Datenraum muss gut vor Ransomware und Malware geschützt sein. Denn hochgeladene Dateien könnten mit Schadsoftware infiziert sein. Wählen Sie einen VDR, der diese zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Dadurch werden alle Dateien auf Cyber-Bedrohungen überprüft. Herkömmliche VDR bieten dies häufig nicht.
5. Abnormal User Detection
   Manche Anbieter moderner VDR setzen Algorithmen ein, die ungewöhnliches Nutzerverhalten erkennen. Dies könnte ein Mitarbeiter sein, der große Datenmengen herunterlädt, bevor er das Unternehmen verlässt. Oder ein Hacker, der versucht, über erbeutete Anmeldedaten Informationen zu stehlen. In solchen Fällen schlägt der Algorithmus automatisch Alarm.

Wie viel kostet ein virtueller Datenraum?

Die Preisspanne reicht je nach Projektumfang und Anbieter von wenigen bis hin zu zig Tausend Euro. Die Bezahlung erfolgt meist monatlich oder jährlich. Gerade moderne VDR bieten eine transparente Preisgestaltung, die den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen entgegenkommt. Bei Anbietern herkömmlicher VDR ist die Preisgestaltung nicht immer so transparent, oft ist auch ein Gespräch mit dem Vertrieb notwendig. Die gängigsten Preisoptionen für virtuelle Datenräume:

1. Pro Benutzer (Mitarbeiter)

Diese kostengünstige Option ist für viele Unternehmen geeignet. Eine Lösung wie Box ist schon ab 13,50 EUR pro Benutzer/Monat zu haben – unbegrenzte Datenräume und unbegrenzter Speicherplatz inklusive. Für 31,50 EUR pro Benutzer/Monat bietet Box den Upload von Dateien mit bis zu 50 GB, die E-Signatur Box Sign und über 1.500 Integrationen. Zudem profitieren Unternehmen von umfassenden Such- und Sicherheitsfunktionen: erweiterte Suchfilter, benutzerdefinierte Metadaten und automatische Durchsetzung von Kennwortrichtlinien.

2. Pro Benutzer (Mitarbeiter und Externe)

Bei einigen herkömmlichen VDR zahlen Unternehmen für jeden Nutzer, der Zugang zum Datenraum benötigt. Neben den verantwortlichen Mitarbeitern umfasst dies alle eingeladenen Benutzer. Die Kosten steigen mit der Anzahl der Beteiligten.

3. Pro Seite

Manche Anbieter erheben pro hochgeladener Seite eine Gebühr. Dieses Preismodell ist o. k. bei kleinen Projekten mit einer überschaubaren Anzahl an Dokumenten. Werden Unterlagen im großen Umfang ausgetauscht, steigen die Kosten bei diesem Preismodell schnell. Oder es ist zusätzlicher Aufwand nötig, um Dokumente zu optimieren – etwa um leere Seiten aus Excel Dokumenten zu entfernen.

4. Pro Projekt/Datenraum

Sie benötigen nur einmalig einen Datenraum? Dann kommt vielleicht die Abrechnung pro Datenraum oder Projekt infrage. Achten Sie jedoch darauf, ob dieses Preismodell mit Beschränkungen bezüglich Speicher- und Dateigröße oder Nutzerzahl verbunden ist. Möglicherweise fallen bei der Erweiterung des Leistungsumfangs hohe Kosten an. Bei dieser Option müssen Sie mit mehreren hundert Euro pro Projekt und Monat rechnen.

5. Speichergröße

Manche VDR-Anbieter berechnen Unternehmen die Kosten nach Speichergröße. Dabei erwerben Sie vorab eine bestimmte Speicherkapazität (z. B. 10 GB) pro Datenraum. Sobald Sie mehr Speicherplatz benötigen, fallen weitere Kosten an. Diese Option ist für textbasierte Dokumente wie Word, PDF, Excel geeignet. Bei Audios, Videos, PowerPoint, CAD-Dateien, Bilder oder Datenbanken ist jedoch eine Option mit unbegrenztem Speicherplatz zu empfehlen.

Wie wähle ich einen Anbieter für virtuelle Datenräume aus?

Nach welchen Kriterien sollten Sie einen VDR auswählen? Neben Kosten, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gibt es weitere Kriterien. Hier finden Sie die wichtigsten davon:

1. Sicherheit und Compliance

Alle VDR bieten ein Mindestmaß an Sicherheit und Zugriffskontrolle. Können Anbieter Zertifizierungen nach ISO 27017 und 27108, SOC 2 und branchenspezifischen Normen nachweisen, können Sie von einem sehr hohen Sicherheitsniveau ausgehen. Solche virtuellen Datenräume entsprechen dann meist auch HIPAA und der DSGVO.

2. Kosten

Der Preis ist kein Indikator für Sicherheit oder Funktionsfülle. Am besten fahren Sie mit einer Plattform mit günstigem, flexiblem Preismodell. Gerade moderne VDR bieten einen großen Leistungsumfang und sehr hohe Sicherheitsmaßnahmen für wenig Geld. Projekt- oder Volumenbasierte Preismodelle sind eine riskante Option, da unvorhergesehener Mehrbedarf die Kosten schnell in die Höhe treibt.

3. Benutzerfreundlichkeit

Wählen Sie eine VDR-Plattform mit einer modernen Benutzeroberfläche mit einfacher Navigation. Idealerweise sollte die Plattform gängige Anwendungen integrieren und die Arbeit durch Drag-and-Drop-Funktionen erleichtern.

4. Zuverlässigkeit

Ein VDR ist nur so gut wie das Unternehmen, das ihn hostet. Achten Sie auf Zuverlässigkeit, hohe Verfügbarkeit und guten Support. Denn dann läuft auch Ihr Projekt im VDR effizient und reibungslos.

So richten Sie einen virtuellen Datenraum ein

Moderne VDR zu erstellen, ist ganz einfach. So richten Sie Ihren Datenraum Schritt für Schritt ein:

1. Wählen Sie einen Anbieter. Bei manchen können Sie direkt loslegen, ohne vorher den Vertrieb kontaktieren zu müssen.
2. Fügen Sie Kollegen und Mitarbeiter als Benutzer hinzu.
3. Erstellen Sie einen Projektordner mit Unterordnern.
4. Laden Sie Kollegen in den Projektordner ein, um Dokumente hochzuladen und zu verwalten
5. Wählen Sie gegebenenfalls Dateien und Ordner für Wasserzeichen aus.
6. Erteilen Sie geeignete Zugriffsrechte und laden Sie Externe in den Datenraum ein.
7. Behalten Sie während des Projekts alle Benutzeraktivitäten im Blick.
8. Passen Sie Zugriffsrechte nach Bedarf an oder entziehen Sie sie wieder.

Top-Anwendungsfälle für moderne virtuelle Datenräume

Moderne Datenräume eignen sich für nahezu alle Anwendungsfälle. Die häufigsten haben wir für Sie unten zusammengestellt:

1. Mergers and Acquistion (M&A)

Fusionen und Übernahmen (M&A) sind ein klassischer Anwendungsfall für virtuelle Datenräume. Investmentbanken, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer und die Führungskräfte der Unternehmen nutzen sie, um bei einer Due Diligence ein Unternehmen auf Herz und Nieren zu prüfen. Dabei geht es manchmal um Millionen oder gar Milliarden von Euro. Vertraulichkeit ist ein Muss. Denn sickern Informationen durch, könnte dies den Erfolg des Projekts gefährden.

2. Kapitalbeschaffung (Venture Capital, Crowd Funding, Private Equity, IPO, Debt)

Die Beschaffung von Risikokapital, Crowdfunding, privatem Beteiligungskapital und Fremdkapital oder über einen Börsengang erfordert äußerste Diskretion. Virtuelle Datenräume sind dafür prädestiniert. So können Unternehmen vom Startup bis zum Konzern über einen virtuellen Datenraum weiteres Kapital von Investoren einwerben. Zertifizierungen nach höchsten Sicherheitsstandards gewährleisten, dass die Daten gut geschützt sind.

3. Produkteinführung und Marketing-Assets

Bevor Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen, brauchen Sie dafür eine Strategie. Diese wollen Sie zwar mit Verkäufern, Partnern und Händlern teilen, nicht aber mit Wettbewerbern. Vertrauliche Werbekampagnen, Preislisten und Verkaufsprognosen und dergleichen tauschen Sie am besten über einen VDR aus. Andernfalls riskieren Sie, dass ein Datenleck den Launch vermasselt.

4. Partnerschaften und strategische Allianzen

Partnerschaften oder strategische Allianzen verfolgen gemeinsame Geschäftsinteressen – sei es im Marketing, Vertrieb, in Forschung und Entwicklung oder in der Produktion. Dabei geht es in der Regel um sehr viel Geld. Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ist der effektivste Weg für die beteiligten Unternehmen, vertrauliche Informationen auszutauschen, zusammenzuarbeiten und miteinander zu kommunizieren.

5. Handelsverträge: MSA (Master Service Agreement), RFP (Request For Proposal), RFQ (Request For Quote)

Verträge zwischen Käufern, Verkäufern und Lieferanten sind vertraulich – und sollen es bleiben. Vereinbarungen werden häufig in Form komplexer Rahmenverträge (Master Service Agreements) getroffen. Auch Ausschreibungs- und Angebotsdokumente, wie RFP (Request for Proposal) oder RFQ (Request for Quote), sollten Sie möglichst nur über einen modernen VDR austauschen. Fordern Sie über benutzerdefinierte Links von Anbietern einfach die relevanten Dokumente an.

6. NDA (Geheimhaltungsvereinbarungen)

Am Anfang einer strategischen Allianz oder einer Forschungskooperation steht meist eine Geheimhaltungsvereinbarung. Darin vereinbaren die Beteiligten absolutes Stillschweigen, bevor sie vertrauliche Informationen offenlegen. In einem modernen VDR können Sie mit wenigen Klicks Arbeitsabläufe für NDA automatisieren, elektronische Signaturen erstellen und den Prozess somit straffen.

7. Verwaltung des geistigen Eigentums

Geistiges Eigentum wie Erfindungen, Designentwürfe und Konstruktionszeichnungen von Prototypen ist äußerst wertvoll. Noch nicht geschützte Erfindungen oder Geschäftsgeheimnisse gehören zu den sensibelsten Dokumenten. In den USA verursacht der Verlust geistigen Eigentums schätzungsweise 225 bis 600 Mrd. US-Dollar – pro Jahr! Ein virtueller Datenraum schützt Ihre wirtschaftlichen Interessen.

8. eDiscovery, Rechtsstreitigkeiten, Legal Holds

Wenn es bei Rechtsstreitigkeiten um hohe Forderungen oder Bußgelder geht, sollten die gesammelten Dokumente und Daten perfekt geschützt sein. Beim „Legal Hold“, oder auch „Litigation Hold“, sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Daten für die juristische Auseinandersetzung in einem sogenannten „Electronic Discovery“ (eDiscovery) aufzubewahren. Was wäre dafür besser geeignet als ein moderner VDR, auf den Anwälte und Rechtsberater jederzeit zugreifen können?

9. Finanzprüfung

Finanzprüfungen erfolgen vierteljährlich oder jährlich. Prüfer verifizieren und bestätigen, dass die vorgelegten Jahresabschlüsse und Bilanzen korrekt sind. Dabei müssen sie unzählige sensible Informationen prüfen. In einem virtuellen Datenraum können Sie Wirtschaftsprüfern Zugriff auf vertrauliche Dokumente gewähren.

10. Talentakquise, Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern

Virtuelle Datenräume eignen sich bestens, um die datenlastigen Aspekte der Talentakquise in einer sicheren Umgebung abzuwickeln. Beim Onboarding wie beim Offboarding von Mitarbeitern werden viele personenbezogene Informationen ausgetauscht. Ein VDR vereinfacht die Verwaltung entsprechender Dokumente und Verträge.

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