Kollaboratives Arbeiten: Definition, Vorteile und Tipps

Ihr Unternehmen sucht nach Möglichkeiten, produktiver und effizienter zu arbeiten? Dann überlegen Sie, wie Sie die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am besten fördern, auch wenn diese im Homeoffice arbeiten oder geschäftlich unterwegs sind. In diesem Artikel erfahren Sie, was kollaboratives Arbeiten ist, welche Vorteile es bietet und welche Tools und Voraussetzungen dafür erforderlich sind.

Was ist kollaboratives Arbeiten?

Laut DUDEN ist der Begriff „kollaborativ“ gleichbedeutend mit  „gemeinsam“ und „zusammen arbeitend“. Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten – wie einer Präsentation, einem Vertrag, einer Broschüre oder einer Strategie – und dabei cloud-basierte Tools und das Internet nutzen. So können sie ein gemeinsames Projekt gleichzeitig bearbeiten und sehen die Beiträge und Kommentare der Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit.

Durch das Aufkommen hybrider Arbeitsmodelle – dem Mix an Präsenzphasen im Büro und Arbeit im Homeoffice oder unterwegs – ist kollaboratives Arbeiten für Unternehmen noch wichtiger geworden. Denn heute sind die Tage selten, an denen wirklich alle Projektbeteiligten zur selben Zeit im Büro sind. Dank Cloud ist kollaboratives Arbeiten jederzeit und überall möglich.

Was sind die Vorteile des kollaborativen Arbeitens?

Die Vorteile des kollaborativen Arbeitens liegen auf der Hand: Die Zusammenarbeit ist effizienter und Unternehmen können Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität bieten, die gerade die Jüngeren erwarten. Einige der Vorteile kollaborativer Arbeit:

• Höhere Effizienz: Durch das kollaborative Arbeiten in der Cloud erfolgt die Abstimmung der am Projekt Beteiligten schnell und in Echtzeit. Mithilfe von Chatfunktionen, Channels und transparenten Datenstrukturen ist die Zusammenarbeit effizienter und das Team kommt mit weniger oder ganz ohne E-Mails aus.
• Mehr Flexibilität: Unternehmen können Mitarbeiter langfristig binden, indem sie ihnen die gewünschte Flexibilität einräumen: So können diese vor Ort im Büro, aber auch im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise ihren Beitrag zum gemeinsamen Projekt leisten.
• Besserer Teamgeist: Kollaboratives Arbeiten fördert den Zusammenhalt im Team. Wer im Homeoffice arbeitet, ist in der Regel für die Anwesenden im Büro weniger sichtbar. Beim kollaborativen Arbeiten in der Cloud spielt es für die Zusammenarbeit im Team eine untergeordnete Rolle, wo sich die einzelnen Teammitglieder gerade befinden.
• Größere Transparenz: Arbeitet das Team an einem Projekt in einer Content Cloud, erscheinen einzelne Änderungen und Beiträge in Echtzeit. So sind alle stets auf dem aktuellen Stand. Besteht Abstimmungsbedarf, gibt es dafür eigene Kanäle oder Tools, in denen alle Informationen und Entscheidungen nachvollziehbar gebündelt sind. Und die Dokumentationspflichten lassen sich einfach erfüllen.
• Zügigere Bearbeitung: Ohne die langwierige Abstimmung von Urlauben und Präsenztagen im Büro steht der zügigen Umsetzung gemeinsamer Projekte nichts mehr im Wege. Korrekturschlaufen und Freigabeprozesse lassen sich über die Cloud schneller abstimmen und abwickeln.
• Mehr Innovation: Kollaboratives Arbeiten fördert kreatives und innovatives Denken. Mit den richtigen Tools lassen sich Brainstorming und andere Prozesse für die gemeinsame Ideenentwicklung ins kollaborative Projekt integrieren.

Was sind die Voraussetzungen für kollaboratives Arbeiten?

Der Austausch von Wissen ist ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit. Gefördert wird dieser durch gemeinsame Arbeitsbereiche in der Cloud sowie virtuelle Räume, in denen interne und externe Projektbeteiligte diskutieren, Feedback geben und auch an vertraulichen Dokumenten zusammenarbeiten können. Die richtigen Collaboration-Tools fördern kollaboratives Arbeiten im Unternehmen:

• Gutes Projektmanagement:  Gerade bei größeren Projekten mit vielen Beteiligten und zahlreichen Meilensteinen ist es eine Herausforderung, alle Termine im Blick zu behalten. Eine intuitive, cloudbasierte Projektverwaltung gewährleistet, dass alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.
• Schnelle informelle Abstimmung: E-Mails schreiben war gestern. Im Chat und mit Messaging-Funktionen können sich Teams schneller abstimmen. Dadurch gehen wichtige E-Mails von Kunden oder Geschäftspartnern im E-Mail-Eingang nicht unter. Da alle im Team auf die projektspezifischen Chats zugreifen können, ist die Abstimmung für alle nachvollziehbar – auch nach einer längeren Abwesenheit.
• Unkomplizierte Besprechungen: Internet-basierte Videoanrufe und Besprechungen sind eine gute Möglichkeit, wichtige Updates zu geben, Entscheidungen zu kommunizieren oder neue Teammitglieder vorzustellen. Tools für Videokonferenzen bieten normalerweise eine Aufnahmefunktion sowie die Möglichkeit, während der Konferenz Daten auszutauschen oder den Bildschirm freizugeben.
• Einfacher Informationsaustausch: Dank projektbezogener Ablagesysteme liegen alle Unterlagen für ein Projekt gebündelt vor. Ergänzend dazu kommunizieren die Beteiligten in themen- oder projektspezifischen Channels oder Threads – für alle im Team nachvollziehbar.
• Kreatives Arbeiten: Kollaboratives Arbeiten bedeutet auch, Ideen zu generieren, auszutauschen und vielversprechende Ansätze weiterzuentwickeln. Dazu muss man das Team nicht erst in einem Besprechungsraum rund um ein Flipchart versammeln. Hauptsache, die Tools für Brainstorming wie digitale Whiteboards, Anwendungen zum Zeichnen von Mindmaps oder Designentwürfen und dergleichen stehen zur Verfügung.
• Sicherer Arbeitsbereich: Wenn Teams virtuell zusammenarbeiten, stellt dies Unternehmen vor neue Herausforderungen, damit sensible Informationen wirklich vertraulich bleiben. Durch differenzierte Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten können alle im Team schnell auf relevante und stets aktuelle Informationen zugreifen. Zugleich kann der Zugriff auf sensible Daten nach dem Prinzip „Need-to-know“ beschränkt werden.
• Ausbaufähige Cloud-Plattform: Die Voraussetzung für effizientes kollaboratives Arbeiten ist eine ausbaufähige Cloud-Plattform. Durch nahtlose Integrationen  können Sie im Unternehmen den Funktionsumfang und die Tools bereitstellen, die ihre Teams für produktive Projektarbeit benötigen.

5 Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung

Wenn Sie im Unternehmen die richtige, leistungsstarke Umgebung für kollaboratives Arbeiten haben, ist das schon die halbe Miete. Doch Tools und Technik allein reichen nicht aus, damit kollaborative Arbeit gut funktioniert. Beherzigen Sie diese 5 Tipps, damit Ihre Teams optimal in der Cloud zusammenarbeiten:

1. Klären Sie frühzeitig die Erwartungen: Damit alle im Team genau wissen, wann und wie sie zusammenarbeiten sollen, klären Sie die Erwartungen frühzeitig. Dazu gehört auch, die individuellen und projektspezifischen Verantwortlichkeiten klar zu benennen und die Prioritäten zu klären.
2. Definieren Sie klare Ziele: Je deutlicher Sie die Ziele der kollaborativen Arbeit vorgeben und dabei das SMART-Modell nutzen, umso eher werden die Teammitglieder sie erfüllen. Hierzu gehört, dass Sie die Projektziele in die übergeordneten Unternehmensziele einordnen und sie in Bezug zu den individuellen Entwicklungszielen der einzelnen Teammitglieder setzen.
3. Setzen Sie auf individuelle Stärken: Teams sind dann am effektivsten, wenn ihnen Menschen mit unterschiedlichen Präferenzen, Herangehensweisen und Stärken angehören. Die kreativsten Köpfe nützen wenig, wenn dem Team zielorientierte oder strukturiert arbeitende Mitglieder fehlen, die für die Umsetzung der Ideen sorgen. Fördern Sie die unterschiedlichen Stärken im Team und moderieren Sie mögliche Konflikte, die sich daraus ergeben könnten.
4. Fördern Sie ein teamorientiertes Arbeitsumfeld: Ein gutes Gemeinschaftsgefühl ist besonders wichtig, wenn das Team nur selten am Arbeitsplatz zusammenkommt. Umso wichtiger ist es, Erfolge gemeinsam zu feiern oder in die Teamentwicklung zu investieren, beispielsweise durch spezielle Workshops und Events vor Ort. Dadurch wachsen Teams stärker zusammen und werden effektiver.
5. Stärken Sie Innovation und Kreativität: Ein kollaboratives Umfeld bietet idealerweise den Raum für Innovation und Kreativität. Fördern Sie kreatives Denken im Team und entwickeln Sie eine Teamkultur, in der Menschen auch abwegige Ideen äußern können, ohne sich selbst zu zensieren oder Spott befürchten zu müssen. Schließlich bedeutet Innovation, neue Wege zu finden und zu beschreiten.

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