Was ist Enterprise Content Management (ECM)?
Enterprise Content Management (ECM) umfasst Strategien, Prozesse, Methoden und Tools, um Content eines Unternehmens über seinen gesamten Lebenszyklus digital zu verwalten. Dazu zählen Inhalte wie Verträge, Scans und Dateien in den unterschiedlichsten Formaten.
Mit einer ECM-Plattform in der Cloud eliminiert Ihr Unternehmen papiergebundene Prozesse und verbessert Effizienz, Produktivität und Transparenz. Dadurch kann es die direkten und indirekten Kosten senken.
Enterprise Content Management (ECM) – Definition
Laut ECM-Definition der US-amerikanischen Association for Intelligent Information Management (AIIM) umfasst Enterprise Content Management Technologien, die der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten dienen. Dazu zählen auch ECM-Tools und Strategien für die Automatisierung und die Verwaltung unstrukturierter Daten.
Doch es gibt auch andere ECM-Definitionen. Manche differenzieren nach strategischer Ebene, wie Anwendung, Geschäftsprozess und Organisation. Andere wiederum definieren ECM-Systeme nach der Art des Content Managements:
Transactional Content Management (TCM)
Beim Transactional Content Management (TCM) werden transaktionsbezogene Inhalte aus verschiedenen Kanälen klassifiziert und gespeichert: (digitale oder digitalisierte) Rechnungen, Bestellungen, Verträge, Abrechnungen und dergleichen. So lassen sich Workflows automatisieren und Anwender finden die richtigen Informationen, ohne lange zu suchen. TCM-Plattformen erleichtern zudem das Löschen von Inhalten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Web Content Management (WCM)
Beim Web-Content-Management (WCM) werden alle Inhalte einer Website verwaltet und kontrolliert. Falls Ihr Unternehmen strenge Markenrichtlinien oder eine relativ komplexe Website hat, können verantwortliche Mitarbeiter über das WCM Inhalte ändern, aktualisieren, neu anordnen und veröffentlichen.
Collaborative Content Management (CCM)
CCM (auch Cloud Content Management genannt) dient der Verwaltung gemeinsam genutzter Inhalte: Mehrere Anwender können gleichzeitig auf Verträge, Präsentationen oder andere Dokumente zugreifen und daran arbeiten. So können Sie Projekte verwalten, an denen mehrere Beteiligte mitarbeiten. Des Weiteren haben Sie stets die aktuellste Version zur Verfügung.
ECM vs. DMS
Im Zusammenhang mit Enterprise Content Management fällt häufig der Begriff Dokumenten Management System (DMS). Doch was ist der Unterschied zwischen einem ECM und einem DMS? Ganz einfach: Das DMS ist Bestandteil eines ECM und gewährleistet, dass die Dokumente digital archiviert werden.
ECM und DMS-Systeme haben zwar ähnliche Benutzeroberflächen, unterscheiden sich aber im Funktionsumfang. ECM-Plattformen bieten verschiedene Komponenten für die Erfassung, Automatisierung von Content-Prozessen und die Bereitstellung von Dokumenten. Auch Systeme für das Web-Content-Management können Teil eines ECM sein.
Die fünf Elemente des Enterprise Content Managements
ECM umfasst fünf wesentliche Elemente, die Sie zu einer maßgeschneiderten ECM- Strategie für Ihr Unternehmen kombinieren können.
- Erfassen
Am Anfang des ECM-Prozesses stehen Erfassung und Import von Informationen in ein digitales Speichersystem, z. B. einen Cloud-Server. Dokumente in Papierform werden hierzu digitalisiert. Alle Inhalte, die Ihr Team elektronisch erstellt, speichert, weitergibt oder archiviert, werden ebenfalls in der Datenbank erfasst. - Verwalten
Für die Verwaltung von Inhalten benötigen Sie eine leistungsstarke, sichere Methode. Hierzu können Sie Software für das Dokumentenmanagement, WCM- Systeme, Archivierungssoftware oder Collaboration-Software in der Cloud verwenden. Die Tools unterstützen die strukturierte Ablage, Aufbewahrung und Sicherheit aller wichtigen Informationen. - Speichern
Informationssicherheit wird angesichts hoher Geldbußen bei Verstößen immer wichtiger. Cloud-basierte Plattformen bieten sicherheitsrelevante Funktionen wie Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement und Nutzerauthentifizierung. So bestimmen Sie, wer Dokumente erstellen, anzeigen und bearbeiten darf. - Aufbewahren
Für die Aufbewahrung von Dokumenten gibt es rechtliche Vorgaben, z. B. im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die ECM-Implementierung auf einer Cloud-Plattform erleichtert Ihnen, die vorgegebenen Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten. Und im Falle eines Audits kann Ihr Unternehmen schnell auf wichtige Dokumente zugreifen. - Bereitstellen
Die schnelle Verfügbarkeit von Dokumenten ist die Voraussetzung, dass Ihre Mitarbeiter effizient arbeiten und Kunden ausgezeichneten Service erhalten. Auch wenn sich Tausende von Dateien in Ihren Datensystemen befinden – ein ECM erleichtert schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen. Dies ist auch relevant für Fälle, in denen Personen von ihrem Auskunftsrecht im Rahmen der DSGVO Gebrauch machen.
Die Vorteile eines ECM
Eine ECM-Plattform bietet für viele Funktionsbereiche im Unternehmen Mehrwert – sei es im Rechnungswesen, im Vertrieb, im Einkauf, in der Entwicklung, im Service oder in der Produktion:
1. Kosten sparen mit dem ECM
Die Umstellung auf ein Enterprise Content Management System, das auch Dokumente in Papierform digitalisiert, lohnt sich. So spart Ihr Unternehmen teuren Platz für die Aufbewahrung von Akten sowie Kosten für Papier und Verbrauchsmaterial. Dank effizienterer ECM-Prozesse und Automatisierung spart Ihr Unternehmen auch indirekt.
2. Höhere Produktivität dank ECM
Eine ECM-Lösung erhöht die Produktivität Ihrer Teams erheblich. Sie bereitet der langwierigen Suche nach Content ein Ende. Zudem behalten Sie kritische Fristen und Informationen im Blick, sodass Ihr Unternehmen von Vorteilen wie Skonto profitiert oder unnötige Kosten durch zu späte Zahlungen vermeidet.
3. Größere Rechtssicherheit durch ECM
Die ECM-Implementierung auf einer zentralen Cloud-Plattform mindert das Risiko, gegen Datenschutz und Aufbewahrungspflichten zu verstoßen. Manche Cloud-Plattformen entsprechen branchenspezifischen Standards, wie der DSGVO, den Vorgaben der US-amerikanischen Finanzaufsichtsbehörde oder den Standards zum Umgang mit personenbezogenen Gesundheitsdaten.
4. Schnellerer Zugriff auf Informationen
Zeit ist Geld. Wenn die Wertschöpfung Ihres Unternehmens auf verwertbaren Daten basiert, brauchen Sie eine moderne ECM-Plattform, die Data Mining unterstützt und geschäftsrelevante Prozesse beschleunigt. ECM-Plattformen in der Cloud bieten Suchfunktionen und Analysetools für große Datenmengen. Damit können Sie Prozesse automatisieren, Suchergebnisse eingrenzen und Inhalte effizienter finden.
5. Gut strukturierte Ablage
Gutes ECM erleichtert Ihren Mitarbeitern, Dokumente und Unterlagen strukturiert abzulegen und wiederzufinden. Eine ECM-Lösung mit Cloud-basiertem Repository bietet einen Rahmen für die Kategorisierung von Dokumenten. Zugleich reduzieren Sie damit fehleranfällige manuelle Prozesse.
6. Größere Informationssicherheit
Für Ihre ECM-Strategie wählen Sie am besten eine Plattform, die Sicherheitsfunktionen für Inhalte und Datenschutz-Tools bietet. Durch ausgefeiltes Berechtigungsmanagement können Sie festlegen, welche Nutzer Inhalte erstellen, anzeigen, ändern, aktualisieren, weitergeben und löschen dürfen.
7. Positive Arbeitsumgebung dank ECM
Chaotische Ablage im Büro wird mit zusätzlichem Stress in Verbindung gebracht. Wenn Sie durch Ihr ECM mehr Ordnung schaffen und den Zugriff auf benötigte Unterlagen erleichtern, fördern Sie das Wohlergehen Ihrer Mitarbeiter. Die Implementierung des ECM über eine Cloud-Lösung ermöglicht Ihnen zudem, Geschäftsprozesse klar zu strukturieren.
Wie man eine ECM-Strategie entwickelt
Ein ECM-System mit großem Funktionsumfang lässt sich genau auf die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens zuschneiden. Damit können Sie und Ihr Team
- auf Inhalte zur Ansicht, Bearbeitung oder Zusammenarbeit zugreifen, auch offline und über Mobilgeräte.
- alle Aktionen im Hinblick auf die Inhalte nachvollziehen.
- Papierverbrauch minimieren oder eliminieren.
- unterschiedliche Versionen von Dokumenten verwalten.
- Geschäftsprozesse beschleunigen und dadurch Geld sparen bzw. unnötige Kosten vermeiden.
- wichtige Geschäftsanwendungen integrieren.
- Audits erleichtern und die Einhaltung von Vorschriften nachvollziehbar belegen.
- die Produktivität der Teams im Unternehmen steigern.
- eine zentrale Quelle der Wahrheit (Single Source of Truth) schaffen.
Bevor Sie im Unternehmen ein ECM-System implementieren, brauchen Sie jedoch eine geeignete Strategie. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte:
- Erfassung und Indexierung von Inhalten
- Zugriffsmöglichkeiten und Verfügbarkeit
- Verwaltung von Repositorys
- Nahtlose Zusammenarbeit
- Lebenszyklusmanagement
- Systemintegrationen
- Anwenderfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Sicherheit
So erstellen Sie eine Roadmap für Ihre ECM-Strategie
Der erste Schritt zur Entwicklung einer effektiven ECM-Strategie besteht darin, eine Roadmap zu erstellen, in dem Sie Ihre Ziele und Pläne definieren. Dies sind die drei wesentlichen Schritte zur Erstellung einer solchen ECM-Roadmap:
1. Schritt: Content-Audit durchführen
Welche Inhalte gibt es in Ihrem Unternehmen? Wie benennt Ihr Team Dateien, wie werden diese gespeichert und freigegeben? Diskutieren Sie mit Ihrem Team über die Kriterien für die Kategorisierung, die Zuweisung von Datei- und Ordnernamen, Benennungsschemata für die zugrunde liegenden Organisationsprinzipien und die Einführung von verwandten und relevanten Begriffen zur strukturierten Ablage von Dokumenten.
2. Schritt: Lebenszyklus von Inhalten im Unternehmen evaluieren
Definieren Sie den Lebenszyklus der Inhalte. Wie sieht dieser Prozess aus, wenn Sie in die Cloud migrieren? Legen Sie Rollen und Zuständigkeiten fest: Wer darf welche Dokumente erstellen und ändern? Welche Aufgaben und Aktivitäten sind für die Fertigstellung der Inhalte erforderlich? Wie werden Inhalte abgelegt, aufbewahrt und kategorisiert? Berücksichtigen Sie dabei gesetzliche Aufbewahrungsfristen und das Löschen der Inhalte am Ende ihres Lebenszyklus.
3. Schritt: Gesetzliche Anforderungen und operative Risiken identifizieren
Legen Sie Richtlinien für die Content Governance fest, sodass die Sicherheit der Anwender, die Authentifizierung, die Einhaltung von Vorschriften und andere Anforderungen gewährleistet sind. Nur so sind Ihre Daten bestmöglich geschützt. Legen Sie fest, wer Zugriff auf bestimmte Arten von Content hat und mit welchen Rechten.
Best Practices für das Enterprise Content Management
Berücksichtigen Sie bei der Entwicklung Ihrer ECM-Strategie bewährte Verfahren:
1. Wählen Sie ein ganzheitliches Vorgehen
Definieren Sie gemeinsam mit Geschäftsleitung und Führungskräften die (neuen) Geschäftsziele. Strukturieren Sie mit Ihren Vorgesetzten die Ressourcenzuteilung und Budgets neu, bevor Sie Ihre ECM-Strategie umsetzen. Binden Sie auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.'
2. Beziehen Sie alle Beteiligten ein
Sie möchten mit Ihrer ECM-Strategie die erfolgreiche Umstellung zu einer cloud- basierten ECM-Plattform erreichen? Dann involvieren Sie alle Beteiligten und berücksichtigen ihre Bedürfnisse. Definieren Sie gemeinsam die Erfolgsfaktoren. Daran können Sie später messen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.
3. Entwickeln Sie ein System für die Kategorisierung
Definieren Sie gemeinsam mit den Teams die erforderlichen Informationskategorien, um Dokumente bestimmten Themenbereichen zuzuordnen. In der Inhaltsarchitektur sollten sich die geschäftlichen Anforderungen widerspiegeln. Legen Sie das Ordnungssystem für die Ablage fest und geben Sie das kontrollierte Vokabular für die Indexierung, Klassifizierung und Taxonomie Ihrer Dokumente vor.
4. Kommunizieren Sie effektiv
Beziehen Sie die Beteiligten bei allen Schritten Ihres ECM-Programms ein. So sichern Sie sich Unterstützung und Akzeptanz der betroffenen Teams. Sobald die Entscheidung für die Einführung eines cloud-basierten ECM-Systems gefallen ist, informieren Sie die Abteilungsleiter und erläutern ihnen die Vorteile. Wenn sie an Bord sind, informieren Sie alle weiteren Mitarbeiter.
Moderne ECM-Systeme in der Cloud
Mithilfe von cloudbasierten Funktionen erhalten Sie eine leistungsstarke ECM-Lösung, die mit den wechselnden Anforderungen in Ihrem Unternehmen mitwächst. Eine Cloud-Lösung wie die Content Cloud als Grundlage für Ihr ECM ermöglicht die Integration mit anderen Cloud-Diensten und:
- erleichtert die Einhaltung vorgeschriebener Kontrollen
- entlastet die IT, indem sie ausreichend Elastizität bietet
- bietet umfassenden und zuverlässigen Service
- gewährleistet Business Continuity und schnelle Wiederherstellung Ihrer Daten im Ernstfall
- vereinfacht den Zugriff über Mobilgerät oder von externen Standorten
- ermöglicht die Automatisierung von Software-Updates
Daten sind die Voraussetzung für die digitale Transformation. Somit benötigen Unternehmen Zugriff auf die verwertbaren Daten, die in ihren ECM-Systemen schlummern. Mit Machine Learning erschließen Sie den Mehrwert Ihres Contents und dank unzähliger Programmierschnittstellen (API) können Sie relevante Anwendungen integrieren, um noch effizienter zu arbeiten.
Entdecken Sie das Potenzial der Content Cloud
Mit einer sicheren zentralen Plattform für alle Ihre Inhalte wie der von Box können Sie den gesamten Content-Lebenszyklus verwalten: Dateierstellung, gemeinsame Bearbeitung, Freigabe, elektronische Unterschrift, Klassifizierung, Aufbewahrung und vieles mehr. Wir erleichtern Ihnen die gemeinsame Arbeit an Inhalten, sei es mit den Teams in Ihrem Unternehmen oder Externen. Durchgängige Sicherheit und Compliance der Enterprise-Klasse sind in unserer DNA verankert. Daher können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Inhalte stets geschützt sind. Angesichts der mehr als 1.500 nahtlosen Integrationen – sowie einer Reihe nativer Funktionen wie Box Sign – bietet die Content Cloud von Box einen zentralen Layer für Ihre Inhalte. Dadurch können Ihre Teams so arbeiten, wie sie möchten.
Die Content Cloud von Box ist ein echter Gamechanger für die gesamte Organisation: Damit können Sie die Effizienz von Workflows und die Produktivität aller Teams steigern. Kontaktieren Sie Box noch heute, und erfahren Sie mehr über seine Vorteile.
Disclaimer: Wir setzen uns stets dafür ein, Produkte und Dienste anzubieten, die sich durch erstklassigen Datenschutz, Sicherheit und Compliance auszeichnen. Dennoch stellen die in diesem Blog enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen Interessenten und Kunden daher, ihren Sorgfaltspflichtennachzukommen und die Vereinbarkeit mit geltenden Gesetzen selbst zu beurteilen.