Was ist eine File-Sharing-Software und wie funktioniert sie?
Wie können Sie Inhalte, zu denen Sie Feedback benötigen, teilen? In der Vergangenheit musste man Dokumente ausdrucken und durch das Büro tragen. Bei Videos und Bildern musste man physische Bänder oder Kopien zur Verfügung stellen. Und wer erinnert sich nicht an Scanner und Faxgeräte?
Später wurde aus dem „modernen“ Ansatz das Senden von Dateien an Kollegen per E-Mail – was in Bezug auf Versionskontrolle und Sicherheit nicht ideal war. Ganz zu schweigen davon, dass bei den meisten E-Mail-Server die Größe und Anzahl der angehängten Dateien beschränkt sind. Alternativ können Sie eine Datei auf ein Wechselspeichergerät laden, z. B. ein USB-Flash-Laufwerk oder eine tragbare Festplatte, und das Gerät physisch an Mitarbeiter:Innen übergeben. Noch einmal: Dieses Verfahren ist nicht sicher und keineswegs ideal.
Heute gibt es eine viel einfachere und sicherere Möglichkeit, Dateien und Inhalte an Ihre Mitarbeiter:Innen weiterzugeben. Mit File-Sharing-Software können Sie Inhalte optimal auf die Geräte anderer übertragen. Es gibt verschiedene Arten von File-Sharing-Programmen. Lesen Sie weiter, um mehr über die Funktionsweise und die Vorteile dieser Programme zu erfahren.
Was ist File Sharing?
Mit der Freigabe einer Datei gewähren Sie anderen Benutzer:Innen Zugriff darauf. Sie können mehrere Dateitypen über ein File-Sharing-Programm freigeben, wie Dokumente, PDFs, Audio- und Videodateien, Bilder, E-Book-Dateien und sogar ganze Computerprogramme. Der Typ und die Größe der Dateien, die Sie freigeben können, variieren je nach dem verwendeten Programm und Ihrer Berechtigungsstufe. Einige Programme begrenzen die Größe der einzelnen Dateien, während bei anderen Dateien in unbegrenzter Größe freigegeben werden können.
Wie funktioniert eine File-Sharing-Software?
Im Allgemeinen funktioniert eine File-Sharing-Software auf zwei Arten. Ein Programm kann entweder auf Dateien zugreifen, die sich auf einem anderen Computer befinden oder die auf einem Server gespeichert sind. Wenn das Programm auf Dateien zugreift, die auf einem Computer gespeichert sind, wird dies als Peer-to-Peer(P2P)-File Sharing bezeichnet.
P2P-Programme haben jedoch mittlerweile einen eher schlechten Ruf. In den späten 1990er und frühen 2000er Jahren ermöglichten P2P-Programme wie Napster den Austausch von Musikdateien zwischen Einzelpersonen. Zwei Teenager kreierten das Programm, das bei Schüler:Innen und Student:Innen schnell populär wurde, die MP3s-Dateien ihrer Lieblingslieder teilten.
Das Problem war, dass die Personen, die die Musikdateien freigaben, keine Eigentumsrechte an den Dateien hatten – und auch nicht berechtigt waren, sie freizugeben. Während die gemeinsame Nutzung von P2P-Dateien in einigen Fällen illegal ist, ist die Praxis unter den rechtmäßigen Inhaltseigentümer:Innen akzeptabel.
File-Sharing-Software kann auch so funktionieren, dass Dateien auf einem Server gespeichert und auf einen Computer übertragen werden. Der Server kann physisch oder cloudbasiert sein. Von einem Server freigegebene Dateien werden auf den Server hochgeladen, wo autorisierte Benutzer:Innen darauf zugreifen können. Je nach den Berechtigungen können die Benutzer:Innen die Datei bearbeiten, herunterladen oder löschen. In einigen Fällen haben die Benutzer:Innen möglicherweise nur einen Lesezugriff.
Arten von File-Sharing-Software
Innerhalb der P2P- und serverbasierten File-Sharing-Kategorien gibt es mehrere Arten von File- Sharing-Softwareprogrammen. Werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Arten, und erfahren Sie, wie Sie Dateien mit ihnen freigeben:
1. Lokales File Sharing im System
Betriebssysteme wie Windows und Mac OS bieten die Möglichkeit, Dateien über ein LAN (Local Area Network) freizugeben. Bei einem lokalen Netzwerk handelt es sich um eine Gruppe von Computern im selben allgemeinen Bereich, die über dasselbe Netzwerk verbunden sind. Wenn Ihr Unternehmen über einen zentralen Arbeitsplatz verfügt, befinden sich die Computer im Bürogebäude wahrscheinlich im selben Netzwerk. Schulen und Bibliotheken verwenden möglicherweise auch ein LAN, um Geräte zu verbinden
Wenn es ein LAN gibt, ist es möglich, ein Netzwerklaufwerk zu erstellen, auf das von jedem Computer im Netzwerk zugegriffen werden kann. Sie können die Computer in einem LAN auch mit denselben Druckern verbinden und dieselbe Internetverbindung nutzen.
Normalerweise werden Dateien, die Sie lokal freigeben, auf einem zugeordneten Laufwerk gespeichert. Ein zugeordnetes Laufwerk ähnelt in gewisser Weise dem lokalen Laufwerk Ihres Computers. Aber während Sie auf das Laufwerk „C“ eines Computers – oder wie auch immer Sie das lokale Laufwerk nennen – nur zugreifen können, wenn Sie dieses bestimmte Gerät benutzen, können Sie auf das zugeordnete Laufwerk von jedem Gerät im Netzwerk aus zugreifen. Sie können eine .doc- oder .pdf-Datei auf dem zugeordneten Laufwerk auf dem Computer B speichern, dann zu Computer D wechseln, auf den zugeordneten Laufwerksordner oder das zugeordnete Symbol klicken und dieselbe Datei öffnen.
Um zu verhindern, dass Benutzer:Innen die Arbeit ihrer Kolleg:Innen löschen oder überschreiben, können Benutzer:Innen eine Datei, die auf einem zugeordneten Laufwerk gespeichert ist, in der Regel nicht von einem zweiten Gerät aus öffnen, wenn sie auf einem zugeordneten Laufwerk auf einem Gerät im Netzwerk geöffnet ist. Die zweiten Benutzer:Innen erhalten eine Meldung, dass die Datei auf einem anderen Computer geöffnet ist. Sie müssen die ersten Benutzer:Innen auffordern, die Datei zu schließen, oder warten, bis diese Personen fertig sind.
2. Client-Server-File-Sharing
Ein Client-Server-File-Sharing-Programm speichert Dateien auf einem Server und sendet sie auf Verlangen an Benutzer:Innen. Dieser Modelltyp kann verschiedene Formen annehmen.
Ein Beispiel für ein Client-Server-File-Sharing-Programm ist das File Transfer Protocol (FTP). Mit FTP können Sie Dateien über das Internet an und von verschiedenen Geräten senden. Um FTP verwenden zu können, benötigt eine Person Zugriff auf den FTP-Server, z. B. durch Anmeldung bei einem FTP-Client. Einige FTP-Server erfordern einen Benutzernamen und ein Passwort. Die Server, die keinen Benutzernamen und kein Passwort benötigen, sind in der Regel anonym. Sie geben Open-Source-Dateien frei, die für alle verfügbar sein sollen. Einige FTP-Server funktionieren über einen Webbrowser und erfordern keine Benutzer:Innen, um einen separaten FTP-Client zu installieren.
FTP gibt Dateien über zwei Kanäle frei. Der erste ist der Steuerungskanal, der den Kontakt zwischen dem Computer, der auf die Datei zugreifen möchte, und dem Server herstellt. Der Steuerungskanal überprüft bei Bedarf auch Benutzerinformationen. Der andere Kanal ist der Datenkanal. Es ist verantwortlich für die Übertragung der Daten vom Server an den anderen Computer.
Jeder FTP-Server hat eine Adresse, die einer IP-Adresse oder URL ähnelt. Sie kann die Form von Wörtern wie ftp.sharemyfiles.net oder von Zahlen wie 123.456.789 haben.
Die Verwendung von FTP zum Freigeben von Dateien umfasst zwei Dinge:
- Sie werden auf den Server hochgeladen, damit eine andere Person darauf zugreifen kann.
- Sie werden vom Server heruntergeladen.
Sie können beispielsweise Dateien auf einen FTP-Server hochladen, um sie auf einer Webseite zu verwenden. Oder Ihre Kolleg:Innen laden eine Videodatei auf den FTP-Server für Sie hoch. Sie können sich dann beim FTP-Client anmelden, um ihn auf Ihr Gerät herunterzuladen.
FTP ist ein frühes Beispiel für ein File-Sharing-Programm. Es stammt aus der Zeit, bevor es grafische Schnittstellen gab. Damals gab es keine Bedenken bezüglich Datenmissbrauch oder Sicherheitslücken wie heute. FTP verfügt nicht über die Sicherheitsfunktionen, die Sie in anderen File-Sharing-Programmen finden würden. Wenn Sie sich dafür interessieren, können Sie diese etwas sichereren Optionen in Betracht ziehen: File Transfer Protocol Secure (FTPS) oder Secure File Transfer Protocol (SFTP).
Das Senden von Dateien per E-Mail ist ein weiteres Beispiel für ein Client-Server-File-Sharing- System. Um eine Datei per E-Mail zu senden, müssen Sie sie an eine Nachricht anhängen. Sie können dieselbe Datei gleichzeitig an mehrere Empfänger senden. Die Verwendung von E-Mails für das File Sharing hat mehrere große Nachteile, darunter Einschränkungen bei der Dateigröße, Probleme bei der Versionskontrolle, Redundanz von Dateien, Schwierigkeiten bei der Kontrolle durch die IT und andere Sicherheitsbedenken.
3. Peer-to-peer (P2P) file sharing
Eine Möglichkeit, sich P2P-File Sharing vorzustellen, besteht darin, dass der Intermediär – der Server – entfällt. Anstatt Dateien auf einen Server oder ein zugeordnetes Laufwerk hochzuladen, können Sie mit einem P2P-File-Sharing-Programm Dateien direkt von einem Computer auf einen anderen freigeben. Ein bekanntes Beispiel für ein P2P-File-Sharing-Programm ist Napster, aber es gibt auch zahlreiche andere. Einige Personen verwenden P2P zu unethischen oder illegalen Zwecken, wie z. B. für die Weitergabe von Raubkopien oder Videodateien. Allerdings gibt es auch legitime Anwendungsbereiche.
Wenn Sie Inhalte wie Musik- und Videodateien erstellen und diese direkt mit Fans teilen möchten, können Sie die Dateien in einem P2P-Programm verfügbar machen. Sie können die Software auch verwenden, um Dateien für Ihre Kolleg:Innen freizugeben.
Während einige P2P-Programme groß sind und sich die Benutzer:Innen im ganzen Land oder auf der ganzen Welt befinden, gibt es auch kleinere Programme. Es ist möglich, ein P2P-Netzwerk einzurichten, das nur die Computer in einem Bürogebäude oder die Geräte des Unternehmens verbindet.
P2P-File-Sharing, auch als dezentrales File Sharing bezeichnet, ist jedoch mit Sicherheitsbedenken verbunden. Es besteht immer das Risiko, einen Virus oder eine andere Art von Malware herunterzuladen. Oder in den Worten von Francis Dinha, einem Mitglied des Forbes Councils: „Ich glaube, dass kein VPN, das eine P2P-File-Sharing ermöglicht, wirklich sicher ist.“
4. Cloudbasiertes File Sharing
Mit einem cloudbasierten File-Sharing-Programm können Sie Inhalte in der Cloud speichern – einem System von Remote-Servern im Internet. Mit dem cloudbasierten File Sharing können Sie von jedem Gerät aus und von jedem Ort mit Internetverbindung auf Ihre Dateien zugreifen. Wenn Sie eine Datei im Büro in die Cloud hochladen und dann feststellen, dass Sie zu Hause Änderungen daran vornehmen müssen, können Sie dies tun, und die Änderungen werden mit der Datei synchronisiert. Dank des cloudbasierten File Sharings können mehrere Benutzer:Innen dieselbe Datei in Echtzeit bearbeiten und dabei die Änderungen jeder Person verfolgen.
Cloudbasiertes File Sharing ist für viele Unternehmen aus verschiedenen Gründen zur bevorzugten Dateifreigabeform geworden. Zum ist es meistens geräteunabhängig möglich. Mitarbeiter:In A kann einen Mac und Mitarbeiter:In B einen PC verwenden, und beide können auf die Cloud zugreifen. Das cloudbasierte File Sharing gibt auch Speicherplatz auf Geräten frei, da die Dateien remote und nicht auf einem bestimmten Computer oder physischen Server gespeichert werden.
Sicherheit ist bei Programmen für cloudbasiertes File Sharing ein zentrales Kriterium, und viele verfügen über integrierte Funktionen zum Schutz Ihrer Inhalte. Dateien können beispielsweise passwortgeschützt sein oder eine mehrstufige Authentifizierung erfordern, um darauf zugreifen zu können. Ein File-Sharing-Programm ermöglicht es in der Regel Inhaltseigentümer:Innen und IT- Teams außerdem, Benutzerberechtigungen festzulegen. Sie können entscheiden, ob Sie einen Inhalt für alle zugänglich machen und ob Sie einschränken, wer ihn bearbeiten oder löschen kann. Beispiel: Ein Dokument kann so eingestellt werden, dass es von allen Benutzer:Innen aufgerufen oder gelesen werden kann. Sie können jedoch auch nur Mitarbeiter:Innen eines bestimmten Bereichs Bearbeitungsberechtigungen zuweisen.
Im Vergleich zu anderen File-Sharing-Programmen ermöglichen cloudbasierte Programme schnellere Uploads und Downloads. Wenn Sie etwas auf ein P2P-Netzwerk oder einen FTP-Server hochladen, sind Sie durch die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung eingeschränkt. Dasselbe gilt für das Downloaden von einem P2P-Programm oder FTP-Server. Da Sie die Datei nicht gerade herunterladen, wenn Sie ein cloudbasiertes Programm verwenden, müssen Sie nicht warten, bis sie vom Server auf Ihr Gerät übertragen wird.
Worauf bei einem File-Sharing-Programm zu achten ist
Das richtige File-Sharing-Programm kann Ihre Produktivität steigern und Ihnen und Ihrem Team einen zentralen Ort für den Zugriff auf die Inhalte und deren Speicherung bieten. Bei der Suche nach einer File-Sharing-Plattform müssen Sie berücksichtigen, was Sie von dem Programm und seinen Funktionen benötigen. Einige der Dinge, auf die Sie achten sollten:
1. Hochgeschwindigkeitsübertragung
Wenn Sie in der Regel große Dateien wie Videos oder Musikdateien auf einen Server hochladen, möchten Sie nicht, dass der Vorgang den ganzen Tag dauert. Das Gleiche gilt, wenn andere Benutzer:Innen auf diese Dateien zugreifen und sie herunterladen möchten. Zeit ist Geld, und je länger das Hochladen oder Herunterladen von Dateien dauert, desto weniger Zeit haben Sie und Ihr Team für die Zusammenarbeit an diesen Dateien.
Bei einigen File-Sharing-Programmen wird die Übertragungsgeschwindigkeit durch Ihre Verbindungsgeschwindigkeit begrenzt. Darüber hinaus legen einige Internetdienstanbieter Obergrenzen fest. Das bedeutet, dass Ihre Verbindung erheblich verlangsamt wird, wenn Sie versuchen, eine Datei mit einer Größe von mindestens 1 GB hochzuladen. Da cloudbasierte Programme zum Speichern und Freigeben von Dateien die Inhalte dezentral speichern, müssen sie nicht auf ein bestimmtes Gerät heruntergeladen werden. Die Dateien können sofort geladen werden, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter:Innen sofort arbeiten können.
2. Benutzerfreundlichkeit
Einige File-Sharing-Programme sind einfacher zu verwenden als andere. Im Idealfall erfordert das von Ihnen gewählte Programm keine umfangreiche Schulung. Natürlich sollten Sie alle Beteiligten auf den neuesten Stand bringen, damit Ihre Produktivität nicht beeinträchtigt wird.
Besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit legen. Ein intuitives Programm ist viel einfacher zu implementieren als ein übermäßig komplexes. Zu den benutzerfreundlichen Funktionen gehören die Freigabe von Links und das Hochladen von Dateien per Drag-and-Drop.
3. Einfache Bereitstellung und Verwaltung
Wenn Sie ein neues File-Sharing-Programm verwenden, müssen Sie Ihre Teammitglieder darin einarbeiten. Das sollte nicht zu kompliziert sein. Ein einfach zu implementierendes Programm lässt sich wahrscheinlich in bereits verwendete Apps integrieren und kann so unterbrechungsfrei verwendet werden.
Sobald Sie das Programm implementiert haben, ist es auch wichtig, dass es täglich einfach verwaltet werden kann. Updates sind wichtig. Allerdings sollten es nicht so viele Updates sein, dass Sie riskieren, ein veraltetes System zu verwenden. Das Unternehmen der Plattform sollte Sie über alle Entwicklungen und Änderungen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass die Plattform zu den besten verfügbaren Plattformen gehört.
4. Ausgezeichneter Kundenservice
Fragen werden wahrscheinlich auftauchen, wenn Sie eine File-Sharing-Plattform verwenden, sowohl während der Einführung als auch während der täglichen Nutzung. Ein ununterbrochener Zugriff auf Ihre Inhalte und die Sicherstellung, dass die richtigen Benutzer:Innen darauf zugreifen können, sind für das Funktionieren Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Plattform, die einen ausgezeichneten Kundenservice bietet.
Der Kundenservice umfasst detaillierte Schulungen, damit alle die Funktionen der Plattform verstehen und wissen, was sie leisten kann und was nicht. Außerdem sollte der Kundenservice alle Fragen zur Funktionsweise der Plattform beantworten können.
5. Sicherheit
Die Sicherheit variiert von File-Sharing-Programm zu File-Sharing-Programm. E-Mails sind beispielsweise nicht unbedingt die sicherste Form des File Sharings, da böswillige Akteure eine Nachricht abfangen könnten. FTP ist keine sichere File-Sharing-Methode, es sei denn, Sie verwenden FTPS oder SFTP. Die meisten cloudbasierten File-Sharing-Plattformen enthalten Sicherheitsfunktionen, damit Ihre Daten stets vertraulich sind und nicht in die Hände böswilliger Akteure geraten.
Je nach Branche können diese Sicherheitsfunktionen entscheidend sein, damit Vorschriften wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) oder andere spezifische Gesetze eingehalten werden. Wichtige Sicherheitsfunktionen sind beispielsweise die Verschlüsselung, während sich die Daten im Ruhezustand oder auf dem Übertragungsweg befinden, der Ablauf von Links und die Möglichkeit, Benutzerberechtigungsstufen zu kontrollieren.
6. Anpassungsoptionen
Ihre File-Sharing-Plattform sollen Sie unterstützen – Sie sollen nicht für Sie arbeiten müssen. Eine anpassbare Plattform erfüllt Ihre Anforderungen und bietet Ihrem Unternehmen bessere Dienste als eine Plattform, die keine individuelle Anpassung bietet. Ein wichtiges Feature ist die Integrationsmöglichkeit von Apps. Wenn Ihr Unternehmen bereits bestimmte Apps wie Google Drive, OneDrive, Slack oder Salesforce verwendet, ist es für Sie einfacher, mit einer Plattform zu arbeiten, die sich in diese Apps integrieren lässt, anstatt mit einer Plattform, mit der Sie von ganz von vorne beginnen müssen.
Auch die Speicheranforderungen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wenn Sie gerade erst beginnen, möchten Sie vielleicht eine Plattform, die mit Ihnen wächst, anstatt eine Plattform, die begrenzte Speicheroptionen oder riesige Speichermengen zu einem hohen Preis bietet.
7. Guter Ruf
Der Ruf ist wichtig, wenn Sie sich für eine File-Sharing-Plattform entscheiden. Was sagen andere darüber? Sind die Bewertungen größtenteils positiv? Auch die Geschichte des Unternehmens sollte beachtet werden. Sind Dateien schon einmal verloren gegangen oder gab es signifikante Datenschutzverletzungen? Die Verfügbarkeit der Plattform ist ebenfalls von Bedeutung. Wenn es in der Vergangenheit Abstürze oder Offlinezeiten gab, überlegen Sie, wie sich dies auf die Fähigkeit Ihres Unternehmens auswirken wird, auf die Inhalte zuzugreifen und diese zu bearbeiten.
File Sharing mit Box
Box bietet eine Plattform für eine sichere Zusammenarbeit, mit der Ihr Team in der Cloud arbeiten kann. Mit der Content Cloud können Sie Dateien erstellen, freigeben, bearbeiten und speichern. Mit Box kann Ihr Team schnell auf Inhalte zugreifen, die von PDF-Dateien bis zu MPEG- Dateien, Dokumenten und JPEG-Dateien reichen. Außerdem können Sie jeder Datei Benutzer:Innen zuweisen und deren Berechtigungsstufe festlegen. Manager:Innen können beispielsweise bestimmte Dateien löschen, während Praktikant:Innen nur einige Dateien anzeigen können.
Box lässt sich in mehr als 1.500 Apps integrieren, sodass Sie es nahtlos in Ihren Workflow integrieren können. Die Plattform wurde speziell für Ihre Anforderungen entwickelt und ist intuitiv gestaltet. Sicherheit ist ebenfalls von zentraler Bedeutung. Aus diesem Grund schützt Box Ihre Daten durchgängig. Funktionen wie Passwortschutz, Überwachungsprotokolle und Verschlüsselung halten böswillige Akteure von Ihren Daten fern und ermöglichen es Ihnen, alles im Auge zu behalten.
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