Warum Ihr Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem benötigt

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Inhalte bilden die Grundlage Ihres Unternehmens. Doch die Verwaltung dieser Inhalte ist oft schwieriger, als es zunächst scheint. Ganz gleich, ob großes oder kleines Unternehmen, Sie werden Unterstützung beim Umgang mit all diesen Dokumenten benötigen. 

Die Verwendung eines cloudbasierten Dokumentenmanagementsystems bietet Unternehmen Vorteile, indem es die Organisation vereinfacht, die Zusammenarbeit optimiert und die Transparenz verbessert. Bleiben Sie dran und erfahren Sie, wie.

Die Herausforderungen des Dokumentenmanagements

Ohne einen definierten Prozess ist die Verwaltung von Unternehmensdokumenten oft eine schwierige Angelegenheit. Wichtige Dateien gehen verloren, Ihre Netzlaufwerke füllen sich und Mitarbeiter:Innen verbringen Stunden mit der Suche nach den benötigten Ressourcen.

Zu den größten Problemen, mit denen Unternehmen beim Dokumentenmanagement konfrontiert sind, gehören:

• Isoliertes Arbeiten: Abteilungen und Einzelpersonen verwenden unterschiedliche Systeme zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, was den Zugriff für andere erschwert
• Unübersichtliche Netzlaufwerke: Ohne ein geeignetes System zur Verwaltung von Dokumenten sind Laufwerke schnell voll und schwer zu navigieren
• Schatten-IT: Teammitglieder oder Abteilungen, die mit Ihrem bestehenden Speichersystem unzufrieden sind, greifen auf Software zurück, die Ihr IT-Team nicht genehmigt hat, was zu Sicherheits- und Compliance-Problemen führt
• Unorganisierte Datenbanken: Eine unzureichende Organisation führt dazu, dass Mitarbeiter mit fehlenden oder unvollständigen Informationen arbeiten, was die Produktivität beeinträchtigt und das Risiko erhöht

Für Unternehmen, die nicht viele Daten verarbeiten, ist die Lösung dieser Probleme ein Leichtes – aber dazu gehören nur wenige Unternehmen. 

Unternehmen generieren täglich gewaltige Datenmengen, von denen sie jedoch nur einen kleinen Teil aufbewahren. Um ernsthafte Probleme zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nur die Daten speichert, die benötigt werden – und die Daten löscht, die nicht benötigt werden.

Durch die Einrichtung eines leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystems kann Ihr Unternehmen sein volles Potenzial ausschöpfen. Doch was ist ein Dokumentenmanagementsystem und wie erkennen Sie, welches System das richtige für Ihr Unternehmen ist?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein digitales System, das den gesamten Lebenszyklus von Inhalten von der Erstellung bis zur Speicherung verwaltet. Es schafft einen Rahmen für den unternehmensweiten Austausch wichtiger Informationen, optimiert die Workflows und steigert die Produktivität.

Sie können sich je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens zwischen einem On-Premises- oder einem cloudbasierten DMS entscheiden. Mit einem On-Premises-DMS speichern und verwalten Sie alle Ihre Dokumente auf Ihren eigenen Servern. Diese Option verringert zwar die Latenzzeit erheblich, da alle Informationen lokal gespeichert werden, ist aber mit höheren Anschaffungskosten und begrenztem Speicherplatz verbunden.

Bei einem cloudbasierten DMS hingegen werden Ihre Dokumente auf einem externen Cloud-Server gespeichert und über das Internet verwaltet. Auf diese Weise werden Kosten minimiert und eine Skalierung ermöglicht, die Ihrem Unternehmen die nötige Flexibilität für Wachstum bietet.

Dokumentenmanagementsystem vs. zu Cloud-Speicher

Dokumentenmanagement- und Cloud-Speicherlösungen werden häufig verwechselt, insbesondere dann, wenn man sich gerade erst mit dem Thema Cloud auseinandersetzt. Obwohl beide Optionen über Cloud-Funktionen verfügen, unterscheiden sie sich in einigen wichtigen Punkten.

Cloud-Speichersysteme speichern Ihre Inhalte einfach an einem sicheren Ort. Dabei handelt es sich in der Regel um Verbraucheranwendungen, die für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind. Sie könnten zum Beispiel Ihre Urlaubsfotos auf ein Cloud-Laufwerk übertragen, um auf Ihrem Telefon Speicherplatz freizugeben. 

Mit einem DMS können Sie mehr als nur Ihre Dokumente in der Cloud speichern. Sie können Ihre Dokumente auch mit integrierten Tools transformieren, wie z. B.:

• Dokumenten- und Datenerfassung
• Sicheres File Sharing
• Workflowautomatisierung
• Versionskontrolle
• Elektronische Signaturen (E-Signaturen)

Diese zusätzlichen Funktionen machen ein cloudbasiertes DMS zu einer leistungsstarken Plattform für Unternehmen jeder Größe und Branche. 

Worauf in einem Dokumentenmanagementsystem zu achten ist

Nicht alle DMS-Lösungen sind gleich. Achten Sie bei der Evaluierung verschiedener Systeme auf die folgenden Funktionen. 

Zentralisierung

Ein gutes DMS bietet ein stabiles, zentrales Repository für alle Inhalte, von Word-Dokumenten über PDFs bis hin zu Video- und Audiodateien. Dieses Repository schafft eine zentrale Informationsquelle für Ihr gesamtes Unternehmen und gewährleistet, dass Ihre Mitarbeiter:Innen mit der genauesten und aktuellsten Version Ihrer Informationen arbeiten.

Weitere Vorteile eines zentralisierten Repository in der Cloud sind:

• Einfacher Zugriff: Dank eines einzigen Zugriffspunkts entfällt die zeitaufwändige Suche nach einzelnen Dokumenten
• Verbesserte Zusammenarbeit: Alle können von einem Ort aus auf die richtigen Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und an die entsprechenden Mitarbeiter:Innen senden
• Erhöhte Sicherheit: Es ist einfacher, Informationen zu schützen, die sich alle an einem Ort befinden – gewähren oder verweigern Sie bestimmten Personen den Zugriff, sperren Sie bestimmte Dokumente für die Bearbeitung und wenden Sie erweiterte Schutzmaßnahmen für sensible Dokumente an

Wählen Sie ein System, das das Hochladen von Informationen aus verschiedenen Quellen in das Repository ermöglicht, um einen optimalen Informationsfluss zu gewährleisten.

Viel Speicherplatz

Bei herkömmlicher On-Premises-Speicherinfrastruktur ist der Speicherplatz für wichtige Dokumente begrenzt. Sobald die Speicherkapazität erschöpft ist, müssen Sie neue Geräte kaufen, die zumeist über lange Zeiträume ungenutzt bleiben. Wählen Sie daher hochgradig skalierbare, cloudbasierte DMS-Lösungen, damit Sie den Speicherplatz problemlos erweitern können, während Ihr Unternehmen wächst. 

Schnelles Hochladen

Das Hochladen von Dateien in Legacy-Systeme kann aufgrund der zahlreichen Arbeitsschritte lange dauern. Ein gutes DMS vereinfacht den Prozess des Hochladens, sodass Mitarbeiter:Innen die gewünschten Dateien nur noch per Drag-and-Drop vom Laufwerk oder Desktop in den Browser ziehen muss. Auf diese Weise lassen sich schnell und einfach mehrere Dateien auf einmal hochladen, wodurch die Produktivität steigt.

Sicheres File Sharing

Unternehmen müssen häufig Dokumente mit Kunden und Geschäftspartner:Innen teilen. Zudem müssen Mitarbeiter:Innen untereinander Ressourcen teilen können, um ihrer Arbeit nachzugehen. Ein DMS mit speziellen Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Dateien speichert das Dokument an einem sicheren zentralisierten Ort und beschränkt den Zugriff auf das Dokument für jede Partei zeitlich, wodurch das Risiko einer unsachgemäßen Nutzung von Informationen verringert wird. Ein gutes DMS verbessert die Unternehmenstransparenz, indem es nachverfolgt, wer wann auf welche Dateien zugegriffen hat. 

Zusammenarbeits-Tools

Eine effektive Zusammenarbeit steigert die Effizienz und fördert die Unternehmenskultur. Entscheiden Sie sich für eine DMS-Lösung, die es mehreren Personen ermöglicht, gleichzeitig und in Echtzeit am selben Dokument zu arbeiten. Mit dieser Funktion entfällt die Bearbeitung von E-Mail-Anhängen, die oft zu Verwirrung und doppelter Arbeit führt. 

Warum Sie ein Dokumentenmanagementsystem benötigen

Die Digitalisierung der Unternehmen gewinnt im 21. Jahrhundert zunehmend an Bedeutung – sie steigert nämlich die Effizienz. Viele arbeiten bereits an einer digitalen Transformation, andere stehen noch am Anfang. Ein cloudbasiertes DMS kann in jedem Fall dazu beitragen, diesen Weg zu erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Gründe dafür.

Einfache Zugriffsmöglichkeit

Einer der größten Vorteile eines DMS ist die einfache Zugriffsmöglichkeit. Mit diesen Systemen können Informationssilos aufgebrochen werden, sodass Mitarbeiter:Innen nicht im gesamten Unternehmen nach bestimmten Dokumenten suchen müssen. 

Viele moderne DMS-Lösungen bieten auch intelligente Suchfunktionen und Unterstützung durch künstliche Intelligenz, wodurch das Auffinden von Informationen noch einfacher wird. Diese Technologien können Dokumente scannen und bestimmte Informationen extrahieren, sodass die Suchenden die gewünschten Informationen finden können, ohne mehrere Dateien öffnen und überfliegen zu müssen.

Außerdem können Mitarbeiter:Innen mit einem cloudbasierten DMS von jedem beliebigen Ort mit einer Internetverbindung auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Egal, ob sie sich im Büro, am Küchentisch oder in ihrem Lieblingscafé befinden, sie können schnell die Materialien abrufen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Mehr Produktivität

Oft haben Wissensarbeiter:Innen das Gefühl, nicht genügend Zeit für ihre Arbeit zu haben. Im Durchschnitt verbringen sie nur etwa 53,3 % des Tages mit produktiver Arbeit. Was raubt ihnen also die Zeit? 

Forschungsergebnisse belegen, dass Arbeitnehmer mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit für die Suche nach den Ressourcen aufwenden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Implementierung eines DMS erleichtert Personen den Zugriff auf die richtige Dokumentation, sodass sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Sicherheit verbessern

Es ist wichtig, sensible Informationen Ihres Unternehmens vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen. Zumal die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung seit 2013 stetig gestiegen sind – nicht zu vergessen sind die die Bußgelder, die bei Nichteinhaltung wichtiger Cybersicherheitsvorschriften wie der DSGVO und des HIPAA anfallen. 

Die Implementierung eines DMS kann das Risiko einer Datenschutzverletzung verringern. DMS-Administrator:Innen können den Zugriff auf sensible Daten je nach Bedarf gewähren oder verweigern, sodass der Zugriff durch Unbefugte verhindert wird. Außerdem überwachen Check-in/Check-out-Funktionen den Dokumentenzugriff, sodass Sie stets wissen, wer wann welche Informationen einsehen kann.

Darüber hinaus bieten die meisten cloudbasierten DMS-Systeme automatische Backup-Funktionen, die im Falle eines Problems eine einfache Wiederherstellung ermöglichen.

Organisation

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Anzahl der Dokumente, die Sie erstellen. Ohne ein zentralisiertes Repository, in dem diese Dateien gespeichert werden, riskieren Sie die Bildung von Informationssilos und den Verlust wichtiger Dokumente.

Ein DMS speichert alle Ihre Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort, sodass sichergestellt werden kann, dass alles einem logischen organisatorischen Schema folgt. Funktionen zur Kategorisierung von Dokumenten wie Dateinamenskonventionen, Kennzeichnung und Bewertung können das Auffinden von Dateien wesentlich effizienter gestalten.

Freigeben von physischem und digitalem Speicherplatz

Zu viele Dokumente auf Ihren Laufwerken schränken die Funktion dieser ein und erschweren das Arbeiten. Die Verlagerung dieser Dokumente in ein DMS gibt wertvollen Speicherplatz frei und ermöglicht ein effizienteres Arbeitsumfeld. 

Dasselbe gilt auch für papierbasierte Systeme. Wer mit Papier arbeitet, weiß, dass die Verwaltung von Unterlagen aufwändig ist. Die Implementierung eines DMS verringert die Abhängigkeit von physischen Systemen, sodass Sie sich von platzraubenden Aktenschränken befreien können. Zudem sparen Sie Kosten und tragen zu mehr Nachhaltigkeit bei, indem Sie weniger Papier drucken. 

Updates und Feedback in Echtzeit erhalten

Mit herkömmlichen Methoden wie lokal gespeicherten Dokumenten und Tabellenkalkulationen lassen sich Wissen und Feedback nur schwer austauschen. Selbst mit Funktionen wie Kommentaren und der Nachverfolgung von Änderungen lässt sich nur schwer sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Mit einem cloudbasierten DMS können alle Personen gleichzeitig am selben Dokument arbeiten, was eine effektivere Kommunikation ermöglicht und das Risiko doppelter Arbeit verringert. Alle können Änderungen vornehmen und sofort sehen, was andere tun, sodass sie mehr in kürzerer Zeit erledigen können. 

Trotzdem bleibt die Kommentarfunktion für asynchrone Umgebungen wichtig, da sie die Zusammenarbeit von Mitarbeiter:Innen in verschiedenen Zeitzonen ermöglicht. Wenn in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:Innen an verschiedenen Orten tätig sind, sollten Sie die Bedürfnisse der verschiedenen Teams berücksichtigen.

Überblick über Bearbeitungen und Änderungen behalten

In der Vergangenheit war das Bearbeiten von Dokumenten über E-Mail-Anhänge praktikabel – in der heutigen Arbeitsumgebung ist diese Methode jedoch ungeeignet. Die Gefahr, sich in langen E-Mail-Verläufen zu verlieren, ist zu groß und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler ist hoch.

Die Implementierung eines DMS befreit Sie von langen Korrespondenzen, da Ihre Dokumente an einem einzigen Ort gespeichert werden. Sie müssen lediglich Ihren Mitarbeiter:Innen Zugriff gewähren und schon kann es losgehen.

Versionskontrollfunktionen stellen sicher, dass Sie immer mit der aktuellsten Version Ihrer Dokumente arbeiten. Außerdem können Sie mit der Wiederherstellungsfunktion zu einer früheren Version zurückkehren, falls Sie einen Fehler finden.

Kommunikation verbessern

Für den Erfolg ist eine klare Kommunikation entscheidend. Ein DMS optimiert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihren Teams, Kunden und Geschäftspartner:Innen. 

Mit einem cloudbasierten DMS kann die Verteilung von Dokumenten automatisiert werden, indem der richtige Empfänger:Innen, Zeitpunkt und Kommunikationskanal ausgewählt wird. Außerdem können Sie Dokumente mit wenigen Klicks so umformatieren, dass sie den Präferenzen Ihrer Empfänger:Innen entsprechen. Das spart Zeit und fördert das Verhältnis zu allen Beteiligten.

Auf Compliance hinarbeiten

Die Einhaltung von Industrie- und staatlicher Vorschriften ist schwierig, wenn man nicht über ein angemessenes Verwaltungssystem verfügt. Wichtige Dokumente können schnell übersehen werden, wodurch Ihr Unternehmen Sicherheits- und Compliance-Risiken ausgesetzt ist.

Mit Hilfe von Prüfpfaden können Sie gegenüber Auditor:Innen nachweisen, dass Ihr Unternehmen wichtige Standards und Vorschriften einhält, indem Sie Dokumentversionen, Bearbeitungen und beteiligte Parteien verfolgen. 

Mit einem modernen DMS können Sie auch Compliance-Funktionen für bestimmte Dateien automatisieren. Dank künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können Sie jedes Dokument problemlos kategorisieren und sichern.

Transparenter sein

Transparenz ist ein oft unterschätzter Faktor für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement, gehört aber zu den wichtigsten Faktoren. Ohne ein transparentes System ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie auf Probleme wie ungenaue Informationen, Nichteinhaltung von Vorschriften und Cybersicherheitsrisiken stoßen.

Ein gutes DMS erhöht die Transparenz im gesamten Unternehmen. Da sich alle Dokumente an einem Ort befinden, arbeiten alle mit denselben Informationen. Dank der Funktionen zur Verfolgung von Bearbeitungen können Sie verfolgen, was Ihre Mitarbeiter:Innen mit Ihren Dokumenten tun. Zudem können Sie anhand von Prüfpfaden sicherstellen, dass Sie alle für Ihr Unternehmen geltenden Standards und Vorschriften einhalten.

Die Stärke der Content Cloud entdecken

Box ist eine zentrale und sichere Plattform, die für den gesamten Lebenszyklus von Inhalten entwickelt wurde, von der Dateierstellung und -freigabe bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung, elektronischen Unterzeichnung, Klassifizierung und Aufbewahrung – und vieles mehr. Mit uns können Sie ganz einfach mit allen Beteiligten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens an Inhalten zusammenarbeiten. Reibungslose, höchste Sicherheit und Compliance sind Teil unserer Philosophie, sodass Sie absolut sicher sein können, dass Ihre Inhalte geschützt sind. Und mit mehr als 1.500 nahtlosen Integrationen – sowie einer Reihe von nativen Funktionen wie Box Sign – bietet die Content Cloud eine einzige Inhaltsebene, sodass Ihre Teams ganz nach Wunsch arbeiten können.

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** Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.