BPDAでは、コンテンツの重複と断片化が顕在化しており、制御不可能な状態でした。当時、BPDAのコンテンツの40％が重複していました。バージョン管理も適切に行われておらず、どれが正しいファイルかを判断するのが困難な状態でした。CIO(最高情報責任者)を務めるマイケル・オシェイ(Michael O'Shea)氏は、次のように述べています。「職員は自分の記録のために物理的な文書のコピーを残しておきたいので、文書をスキャンしてPDFとして保存することがよくあります。後に変更が必要になると、IT部門に依頼してそのファイルを編集可能なWord文書に戻してもらい、編集して印刷する。これが繰り返し行われていました。」この結果、類似のファイルがローカルドライブに無秩序に散らばることになります。

オシェイ氏の役割は、IT投資によって業務を近代化し、ビジネスプロセスを改善することです。「私たちの仕事には、膨大な量のコミュニケーションやコラボレーション、承認作業が必要です。」 オシェイ氏はこの状況を見渡し、現状を維持することが最善ではなく、問題を根本から解決すべきと考えました。最初のステップは、すべての利害関係者から得た要件に基づいて、既存のビジネスプロセスを合理化することでした。「解決策をよく検討しないうちに、テクノロジーに頼り切ってしまうことがよくあります。プロセス内の問題をよく理解せずに新しいITソリューションに移行してしまうと、導入の段階でさまざまな問題を引き起こすことになります。」コアビジネスのプロセスを再設計して最適化することで、オシェイ氏と彼のスタッフはITソリューションを適切に認識することができました。これにより、組織全体のすべてのコンテンツをクラウドに移行することができました。これこそがBPDAがBoxに求めていた成果でした。

組織の枠を超えたコラボレーション

「私たちの組織は人が財産です。多くの優れた人材がいます。組織としてもうまく機能しています。」いっぽうで、政府職員はしばしば、外部の利害関係者、市民、外部機関と共同作業を行う必要があります。「部門を超えて情報を共有し始めたとき、問題が起こりました。そして、Boxがその問題を取り除いてくれました。」 

Boxが提供する安全な共有機能により、職員は、自分の組織内の人だけでなく、共同で作業する外部の人たちともスムーズに情報を共有することができます。資料を持ち歩いたり、安全面に不安のあるメールでファイルを送受信する代わりに、すべてのコンテンツをBox上で管理することができます。コンテンツを共有したいときは、安全なファイルへのリンクのみをメールで送ります。

「見せる必要があるものだけを見せられるというのがありがたいですね。セキュリティの観点からも、顧客体験の観点からも、非常に便利な機能です。」Boxは職員の作業を簡素化し、政府コンテンツの安全な共有を実現しています。「私たちの仕事の多くは、他の行政機関や部署との共同作業を必要とします。すでに離職した人のアクセス権が残っていることに気づくことがあります。」 Box Governanceが提供するリンクへのアクセスを無効にする機能、ユーザーがアクセスできる期間を制限する機能により、BPDAにおける保持・廃棄ルールが強化されています。

「セキュリティとは、私たちにとって、いつでもどこでも適切な人が適切な情報に安全にアクセスできるようにすることです。当然のことのように思えるかもしれませんが、決して簡単なことではありません。しかし、私たちは組織の内外を問わずさまざまな場面でこれを実現しています。」 

BPDA CIOマイケル・オシェイ氏

採用の瞬間から事務処理の流れを合理化

コンテンツの共有とガバナンスは、BPDAのプロセスを改善するための最初のステップに過ぎません。オシェイ氏は続けます。「Box Relayが提供する自動化とワークフローは、私たちに大きなメリットをもたらすでしょう。期待しています。」

例えば、人事部門で行う新人研修は、現在かなり混沌としたプロセスになっています。新規採用者は、20ものドキュメントが添付されたメールを受け取り、それらを印刷してオリエンテーションに参加するように求められます。ドキュメントを持参し忘れたら、再度自分で印刷しなければなりません。また、オリエンテーションで得た情報はすべて、後で使用できるように電子システムに手動で入力する必要があります。さまざまな利害関係者がさまざまな情報にアクセスする必要があるため、このような紙ベースのプロセスは廃止し、新規採用に関する情報も正しく整理すべきです。

Boxを使用することで、プロセスが大幅に合理化されます。新規採用者は、都合の良いときにクラウドで書類を記入できます。関係者は、研修プロセスを完了するために、新規採用者のデータに必要に応じてアクセスできます。個々のプロセスは他者とは完全に独立しています。他の誰にも邪魔されません。

「自動化をもっと活用したいと考えています。それによって効率が劇的に上がることを誰もが期待しています。」 

BPDA CIOマイケル・オシェイ氏

コンテンツコラボレーションの未来

「近代化が進み、すべてがデジタル化されるにつれて、より多くのソリューションを使用するようになります。」 BPDAは、すでにBox for Gmailを導入しており、G Suiteも広く使用しています。また、Office 365も検討しています。同氏は現在、ID管理用のOktaやeSignature用のDocuSignなど、これらのサービスの基礎となるコンテンツをBoxで保護しながら、ビジネスをデジタル化する統合を検討しています。

機械学習は、BPDAが大きな利益を得る可能性のある分野の1つです。現在、開発に焦点を当てた組織は、道路、建物、家、木といった画像データを大量に格納しています。多くの場合、適切な画像を見つけるには、アーカイブされた何千もの地図や写真を並べ替える必要があります。しかし、それらのいずれにも一貫したメタデータは入力されていません。機械学習の一環としてこれらのデジタル資産がタグ付けされ、必要に応じて画像を簡単に表示できるようになります。「それは私たちにとって非常に重要なことです。」

より効率的で協調的で安全なコンテンツ共有メカニズムが整った現在、BPDAは近い将来、望みどおりの成果を成し遂げることでしょう。