長年の課題を克服して複雑さを解消

ウォーカー・アンド・ダンロップ(Walker & Dunlop)は、他世帯住宅を中心とした商業不動産向けの金融サービスを提供しています。 2021年には、集合住宅、オフィス、小売施設、製造施設、ホテルなど、総額680億ドル相当の不動産取引を行い、米国における商業不動産の金融サービス・販売会社のトップ3に位置づけられました。

ウォーカー・アンド・ダンロップは過去5年間で2倍以上の規模に急成長し、2021年には売上高が10億ドルを超えました。 その一方で、急成長に伴う課題も生じました。テクノロジー、販売、サービスの各部門では、 融資案件の件数や取引の複雑さが増したことによって急増したファイルやドキュメント、デジタルメディアの管理の効率化が急務となりました。 そこで同社では、解決策として、デジタルペーパーに対応し、セキュアで容易な社内外のコラボレーションを可能にするソリューションを模索することになります。

ウォーカー・アンド・ダンロップは、ビジネスの変革につながるスマートなコンテンツ管理システムを求めていました。 プラットフォームの選択に際しては、全米40か所に分散する1,200名を超える従業員にオンラインのコラボレーション機能を提供できることと、Salesforceをはじめとするツールとのセキュアな統合が可能であることが重要要件となります。 ウォーカー・アンド・ダンロップは、十分な比較調査の結果、Boxを選択しました。

膨大なコンテンツを単一のセキュアなプラットフォームに集約

ウォーカー・アンド・ダンロップの2021年の融資・不動産取引業務の総額は680億ドルを超えました。 融資総額は1,150億ドルを超え、米国最大級のサービス・ポートフォリオを有しています。 長年にわたって蓄積された合計53.4テラバイトを超える膨大な数のドキュメントが、現在Boxに保存されています。

ウォーカー・アンド・ダンロップのCTO マイケル・グリック(Michael Glick)氏は、次のように述べています。「商業不動産融資の各案件には多くのドキュメントが関わっています。 過去にも単一プラットフォームへの集約を試したことがありましたが、うまくいきませんでした。 わかりにくかったのです。 例えるなら、何十年も住んでいる家で、しばらく前に片付けたものの行方がわからず、必死に探すようなものでした。 屋根裏か、地下室か、ガレージか。どこにいってしまったかわからないという状況です。」

ウォーカー・アンド・ダンロップは、この問題をシンプルかつセキュアに解決するシステムを必要としており、コンテンツクラウドがそれを実現しました。

BoxとSalesforceとの統合を活用

ウォーカー・アンド・ダンロップは顧客管理システムとしてSalesforceを利用しており、Salesforceは、融資の組成、契約の締結、サービスの提供を含む融資業務全般および、投資案件などの情報を管理するためのパイプラインアプリケーションとしての役割を担っています。 多くの従業員が日々Salesforceにして融資やリスト管理などの業務を行っています。 これらの業務には、Salesforce上のデータやアクションに動的に対応する複雑なフォルダ構成と権限設定が必要です。 また、関連するコンテンツは、それぞれ特定のフォルダに保存しなければなりません。

「ドキュメントをわかりやすく整理できるシステムがなく、 あちこちに分散していました。 ドキュメントを一箇所に集約し、必要なものが時間と労力をかけずにすぐに見つかるような環境を整備することが急務となっていました。 そのため、Salesforceとのシームレスな連携が可能であることが、コンテンツ管理プラットフォームを選択する際の重要要件の1つとなりました。 複雑なカスタマイズを要するシステムや、不安定な接続しかできないシステムでは解決策にはなりません。 Boxを導入してからは、必要なドキュメントにSalesforceから直接アクセスできるようになっています。」(グリック氏談)

ウォーカー・アンド・ダンロップが求めていたソリューション

ウォーカー・アンド・ダンロップのプロダクトオーナーであるベイリー・ラッセル(Bailey Russel)氏は、同社において勤続5年目を迎えています。 Boxを利用することで、コンテンツへのアクセスが極めて容易になったといいます。

「Boxを導入する前は、モバイルアプリがなく、外出先でのコンテンツへのアクセスは困難でした。 そのため、オフィスでの執務時間外にアクセスする可能性のあるドキュメントのコピーを自分のモバイル端末にメールで送信していました。 特にリモートワークを始めてから、Boxはゲームチェンジャーとなりました。 会社のネットワークの外からでも、携帯電話などのデバイスからドキュメントにアクセスできるため、非常に便利です。フレキシブルな業務環境が必要とされる現在の状況では、この機能は欠かせません。」(ラッセル氏談)

ウォーカー・アンド・ダンロップの業務では、顧客を含む社内外の関係者間でさまざまな種類のドキュメントを介したコラボレーションが重要な役割を持つため、クラウドベースのプラットフォームは最適な解決策となりました。

「可用性が高く、スケーラブルで、セキュリティも確保できるプラットフォームであることが 主要な評価基準でした。 長期にわたって存続する企業であることも重要な要件となりました。」(グリック氏談)

大きな投資をするからには、信頼性の高いソリューションでなければなりません。 Boxは、私たちの要件を完全に満たす選択肢でした。

Salesforceとのシームレスな連携

多くの組織がSalesforce をアカウント関連のコンテンツのフォルダ作成だけのために利用するケースが多いのに対し、ウォーカー・アンド・ダンロップでは、SalesforceのワークフローにBoxを統合し、案件のライフサイクルに組み込んだ形でSalesforceとBoxを活用しています。 案件のライフサイクル全体を管理することで、融資業務を行うユーザーが必要とする制御をワンストップで適用できるようになります。

Boxは、ウォーカー・アンド・ダンロップにおけるビジネス案件のライフサイクルにうまく適合し、フリクションレスなワークフローの構築に貢献しています。

案件が登録されると同時に、Boxは予め設定したルールに基づく構造でフォルダを自動作成します。 結果として、融資案件のライフサイクルに沿ったフォルダ構造でコンテンツを管理できるようになります。

「ユーザーがSalesforceの案件上でBoxタブをクリックすることで、案件のフォルダにアクセスできるため、そのフォルダを利用する業務をすぐに開始できます。 この機能によって、業務効率が大幅に向上しています。」(グリック氏談)

Box Consultingがビジネスの変革を支援

ウォーカー・アンド・ダンロップでは、Boxの全社的導入を決定したとき、多様な部門やグループがそれぞれ管理するコンテンツをすべてBoxに移行する際のプロセスがかなり複雑なものになるのではないかと想像しました。 その背景には、フォルダ構造や役割が、部門・グループ間で大きく異なっていたという状況がありました。

ラッセル氏は次のように述べています。「コンテンツがあちこちに分散しており、Boxへの移行には綿密な計画とチェンジマネジメントが必要でした。 Box Consultingからは、社内のチームごとにコンテンツリーダーを置いて将来を見据えたフォルダ構造を構築すべきであるという提案がありました。 そこで私たちは各コンテンツリーダーと話し合い、各チームがコンテンツをどこに保存しているか、どのような権限が必要か、将来的にはどのようなニーズが発生しうるかを把握しました。 また、Boxへの移行は、過去のコンテンツを整理するよい機会となりました。 Box Consultingと連携することで、チェンジマネジメントおよび、移行に関する技術的な問題解決がスムーズに進みました。」

ラッセル氏からは、Box Consultingのチームに対する謝辞をいただきました。

「Box Consultingの対応は迅速で、あらゆる質問に対して必ず回答がありました。また、週末も含めて、必要なときにいつでもコミュニケーションが取れる状況が提供されました。 Box Consultingチームのサポートにはほんとうに感謝しています。」

Boxへの移行が成功したいま、グリック氏とラッセル氏は、CEOのウィリー・ウォーカー(Willy Walker)氏が掲げる新たな成長目標に向けた態勢が整ったといいます。 ウォーカー氏は、2025年までに企業規模を再び倍増させることを目標に掲げており、Boxは目標達成のために欠かせないソリューションであると同時にビジネスパートナーであると述べています。