Wessex Archaeology bringt wertvolle Inhalte zutage

Die Herausforderung, ein Traditionsunternehmen im großen Maßstab zu verwalten

Wessex Archaeology, eines der größten Traditionsunternehmen im Vereinigten Königreich, trägt eine besondere Verantwortung, nämlich Stätten zu dokumentieren, die möglicherweise nie wieder ausgegraben werden. Dazu verwendet es unter anderem Schaufeln, Kellen, Siebe, Schnüre und Markierungen zusammen mit technischen Geräten wie Digitalkameras, Bodenradar und Magnetometern, mit denen die Details für die Nachwelt festgehalten werden können. Und jetzt auch intelligentes Content Management.

Was die Inhalte betrifft, steht Wessex Archaeology komplexen Herausforderungen bei der Datenverwaltung gegenüber. Die Teams erzeugen im Rahmen der Feldarbeit und Forschung eine Fülle an äußerst wertvollen Daten. Aufgrund der Vielfältigkeit der archäologischen Arbeit werden diese Daten in einer Vielzahl von analogen und digitalen Formaten erfasst. Die Teams benötigen ein System, um all diese unstrukturierten Daten unternehmensweit (d. h. weltweit) aufzuzeichnen, zu speichern und darauf zuzugreifen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Inhalte stets geschützt sind und die einzelnen Projektdateien nur den richtigen Beteiligten zur Verfügung stehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Mitarbeiter:Innen, externe Partner:Innen oder gar zukünftige Generationen handelt.

In anderen Worten brauchte Wessex eine Content Management-Lösung, die unterschiedliche Vorgänge zusammenführen und gleichzeitig die für den Schutz der Daten von Kund:Innen und Aufsichtsbehörden unerlässliche Sicherheit und Governance gewährleisten konnte.

Die große Entdeckung: Box

Das IT-Team von Wessex lotete verschiedene Dokumentenverwaltungs-Tools aus und stieß dabei auf Box. „Angesichts der angebotenen Zusammenarbeitsmöglichkeiten, Metadatenoptionen, Sicherheit und Governance hob es sich im Nu von anderen Optionen ab und wurde schnell zur ersten Wahl“, so Bennett.

Für ein archäologisches Unternehmen hat die Sicherheit von Inhalten oberste Priorität. Diese Dokumente sind oft die einzigen vorhandenen Aufzeichnungen über archäologische Stätten. Wessex Archaeology nutzt Box als wichtige Sicherheits- und Governance-Lösung, um seine unersetzliche archäologische Dokumentation zu schützen und gleichzeitig eine kontrollierte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Mit Box kann Wessex die strenge Vertraulichkeit gegenüber Kund:Innen wahren und gleichzeitig seiner gemeinnützigen Verpflichtung nachkommen, Erkenntnisse zum Kulturerbe für die Öffentlichkeit freizugeben.

Angesichts der sensiblen Natur der Arbeit, die auch die Aushandlung von Grundstücksverträgen und die Verwaltung von Gesundheits- und Sicherheitsdokumenten umfasst, ist das Sicherheits-Framework von Box besonders wichtig. Bennett weist insbesondere auf den KI-Sicherheitsansatz von Box hin und betont: „Unser KI-Modell ist nicht das Modell eines anderen Unternehmens, in das wir Daten einspeisen. Es ist unser eigenes Modell und wir sind dafür verantwortlich.“ Dadurch kann sein Team neu aufkommende Technologien ausloten, ohne wertvolle historische Daten externen Risiken auszusetzen.

Transformieren archäologischer Dokumentation

Box führte die bislang isolierten Systeme von Wessex in einem zentralen, auf Zusammenarbeit ausgelegten Portal zusammen. Dadurch konnte das Team sicher und zuverlässig mit der KI-Technologie von Box experimentieren. Das Unternehmen ist bereit, KI für administrative Effizienz zu nutzen, insbesondere, wenn es darum geht, die Dokumentengenerierung zu automatisieren, das korrekte Ausfüllen von Formularen sicherzustellen sowie Metadaten aus Fotografien und archäologischen Aufzeichnungen zu extrahieren.

Zwar kann KI archäologisches Fachwissen nicht ersetzen, Bennett sieht darin jedoch ein großes Potenzial, Zeit und Arbeit zu sparen, indem Datenfelder vorausgefüllt und manuelle administrative Aufgaben reduziert werden. Die Metadaten-Extraktionsfunktionen von Box sind bei der archäologischen Arbeit von besonderem Nutzen, wo jede Fotografie und jedes Dokument korrekt gekennzeichnet werden müssen, um die Vorschriften des Archaeological Data Service einzuhalten. „Das Problem mit der manuellen Kennzeichnung ist immer der Zeitaufwand“, so Bennett. „Wenn es um unsere Spezialist:Innen, Techniker:Innen und Archäolog:Innen geht, ist ihre Zeit immer am besten investiert, wenn sie das tun, was sie lieben, anstatt Arbeitsblätter auszufüllen.“

Durch die Implementierung der Workflow-Automatisierung von Box in Kombination mit Box Forms konnte Wessex etwas entwickeln, was Bennett so beschreibt: „eine Frontend-App, mit der wir Daten auf einheitliche Weise von unseren Außendienstteams, unseren Büroangestellten und von überall erhalten und in einer Weise in unser System übertragen können, die die Anforderungen unserer Kund:Innen erfüllt.“

Effizienz über Zeit und Distanz hinweg

Das Ergebnis war transformativ. Die Teams können jetzt unabhängig von ihrem Standort reibungslos zusammenarbeiten, ob, wie Bennett es beschreibt, „auf einem Feld bei Regen, im warmen Büro oder an einem sonnigen Strand im Süden Australiens“.

Bennetts Vision ist eine Zukunft, in der „in Box hochgeladene Projektfunde und -bilder die KI-gestützte Metadatenextraktion auslösen, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen“.

Dieser vorausschauende Ansatz deckt sich mit der zentralen Mission von Wessex, die Bennet wie folgt definiert: „Unsere Vergangenheit zu verstehen, ist für unsere Zukunft von enormer Bedeutung. Das Herzstück unserer Organisation ist unsere Vision, nämlich die Vergangenheit aufzudecken, um eine bessere Welt zu schaffen.“

Eine kooperative Partnerschaft

Auf die Bitte hin, die Erfahrung mit Box in einem Wort zu beschreiben, war Bennetts Antwort bezeichnend: „Kooperativ. Alles, was wir mit Box auf die Beine stellten, geschah in Zusammenarbeit. Wir bekamen nicht ein einziges Mal ein ‚Nein‘ zu hören. Es kam immer die Antwort ‚Gebt mir einen Moment, um mir etwas zu überlegen‘. Es war wirklich eine gute Erfahrung.“

Für ein Unternehmen, das sich der Erhaltung der Vergangenheit für zukünftige Generationen verschrieben hat, hat sich Box als idealer Partner erwiesen. Mit seiner Hilfe ist sichergestellt, dass archäologische Aufzeichnungen genauso beständig sind, wie die von Wessex entdeckten Artefakte.

Die wesentlichen Vorteile von Box in Bennets Worten:

• Vereinheitlichter Zugriff: „Eine zentrale Anlaufstelle zu haben, an der alle Dokumente zu finden sind, anstatt mehrerer, ist immer ein Pluspunkt.“
• Verbesserte Zusammenarbeit: Box reduziert „die Distanz zwischen unseren Außendienstteams und unseren Büromitarbeiter:Innen, um sicherzustellen, dass sie effektiv und effizient zusammenarbeiten können“.
• Zukunftsfähige Sicherheit: Die Plattform bietet eine sichere Umgebung, um neu aufkommende Technologien wie KI auszuloten und gleichzeitig die Datensicherheit zu wahren.

Angesichts der von Box angebotenen Zusammenarbeitsmöglichkeiten, Metadatenoptionen, Sicherheit und Governance hob es sich im Nu von anderen Optionen ab.