Ein Leitfaden zu KI-gestützten Content-Workflows

Wenn Sie sich ansehen, wie große Unternehmen heutzutage mit Daten umgehen, fällt Ihnen wahrscheinlich Folgendes auf: Je mehr Inhalte anfallen, desto schwieriger wird es, diese übersichtlich zu organisieren und sicher zu verwahren. Die Association for Intelligent Information Management (AIIM) hat festgestellt, dass 85 % der Großunternehmen mehr als 1 Million Dokumente und Dateien verwalten. Das ist kostspielig, insbesondere wenn Sie auf manuelle Arbeitsschritte angewiesen sind, wie beispielsweise das Einholen von Genehmigungen für Dokumente und das Nachverfolgen von Aktualisierungen.

KI strukturiert Ihre Content-Workflows und beschleunigt diese, sodass Sie große Mengen an Dateien in großem Maßstab bewältigen können. Erfahren Sie, wie Sie diese Technologie nutzen können, um Fehler zu reduzieren, die durch manuelle Prozesse verursacht werden, und die Kosten für die Daten-Governance zu senken.

Wichtige Highlights:

• Ein KI-gestützter Content-Workflow nutzt künstliche Intelligenz zur Automatisierung und Optimierung von Content-Aufgaben, wodurch die Effizienz gesteigert wird und während des gesamten Prozesses präzise Daten bereitgestellt werden.
• Unternehmen integrieren KI in ihre Content-Management-Workflows, um zeitaufwendige Prozesse zu modernisieren und die Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten zu erleichtern
• Achten Sie bei der Auswahl von KI-basierten Tools für Content-Workflows auf Automatisierungs- und Datenextraktionsfunktionen, um die Genehmigung von Dokumenten zu beschleunigen und wichtige Details ohne manuelle Eingabe zu extrahieren
• Mit Box, der führenden Plattform für intelligentes Content Management, können Sie Content-Workflows mithilfe von KI automatisieren, sicher zusammenarbeiten und Erkenntnisse aus Ihren Geschäftsdaten gewinnen – und das alles an einem zentralen Ort.

Was sind KI-gestützte Content-Workflows?

Ein KI-gestützter Content-Workflow ist ein Ansatz, bei dem Technologien der künstlichen Intelligenz eingesetzt werden, um das Content Management zu vereinfachen und zu modernisieren. Ein solcher Workflow stützt sich auf Algorithmen des maschinellen Lernens, der Verarbeitung natürlicher Sprache und der intelligenten Automatisierung, um unter anderem folgende Aufgaben zu unterstützen:

• Automatisierte Dokumentenkategorisierung
• Intelligente Datenextraktion und -kennzeichnung
• Dokumenterstellung und -personalisierung
• Intelligente Weiterleitung von Inhalten zur Prüfung oder Genehmigung
• KI-Zusammenfassung
• Gewinnung datengestützter Erkenntnisse
• KI-gestützte Inhaltsentdeckung und -abruf

Sie können diese Aufgaben entweder zu einem einzigen Workflow zusammenfassen oder sie nutzen, um bestimmte Lücken zu schließen. So kann beispielsweise eine Rechtsabteilung den Workflow im Vertragsmanagement optimieren, indem sie automatisch Entwürfe erstellt, wichtige Daten einfügt und Dokumente zur Prüfung und Unterzeichnung weiterleitet. Ein Team aus dem Bereich der Biowissenschaften, das Daten aus verschiedenen Forschungsarbeiten benötigt, kann die KI dazu anweisen, relevante Antworten schnell zu finden.

In jeder Branche und jedem Geschäftsbereich existieren Workflows, die durch den Einsatz von KI wesentlich effizienter gestaltet werden könnten – was wiederum zu einer Entlastung der Mitarbeiter:Innen führen würde.

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Kernkomponenten von KI-gestützten Content-Management-Workflows

Die Kernkomponenten von KI-gestützten Content-Management-Workflows sind:

• Ein zentraler Datenspeicher: Die Informationsquelle, beispielsweise ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Plattform für Intelligent Content Management, die alle für die KI-Verarbeitung zugänglichen Dateien und Daten enthält
• KI- und Automatisierungssysteme: Technologien, die Inhalte interpretieren, Metadaten (Daten über Daten – wie Autor:In, Erstellungsdatum oder Schlüsselwörter) zuweisen oder Aktionen in Ihrem gesamten Workflow auslösen
• Menschliche Überwachung: Personen, die für die Validierung der KI-Ergebnisse, die Behandlung von Ausnahmen und die Optimierung der Modellleistung zuständig sind

KI-gestützte Content-Workflows verstehen

Asana berichtet, dass Arbeitnehmer:Innen KI im Durchschnitt für fünf verschiedene Zwecke nutzen. Zu den gängigsten Anwendungsfällen zählen das Verfassen von E-Mails, die Zusammenfassung von Daten, die Erstellung von Inhalten, das Verfassen technischer Texte sowie die Ideenfindung – allesamt Aufgaben, die zu einem KI-gestützten Content-Workflow gehören.

Doch ganz gleich, welche Aufgaben oder Prozesse Sie mit dieser Technologie optimieren möchten – der typische Ablauf umfasst stets dieselben Kernphasen: Auslösung, Weiterleitung, Prüfung, Genehmigung und Abschluss.

So funktioniert ein KI-basierter Content-Workflow von Anfang bis Ende.

1. Auslöser: Um einen Workflow zu starten, benötigen Sie ein Ereignis oder eine Bedingung, die das KI-Modell auslöst; dies kann das Hochladen eines neuen Dokuments, das Absenden eines Formulars oder eine geplante Aktion wie die automatische Bearbeitung von Rechnungen sein
2. Weiterleitung und Zuweisung: Auf der Grundlage des Dokumenttyps und der Metadaten weist die KI eine Aufgabe einem Team, einer Person oder einem automatisierten System (wie beispielsweise einem KI-Agent) zur Bearbeitung des nächsten Schritts zu
3. Überprüfung und Zusammenarbeit: Selbst wenn eine Aufgabe über ein KI-gestütztes Workflow-System abgewickelt wird, gibt es in der Regel einen Schritt, an dem Menschen beteiligt sind, insbesondere bei hochwertigen oder sensiblen Inhalten – beispielsweise wenn ein Kreditberater die Angaben eines Antrags vor der Genehmigung überprüft
4. Genehmigung und Fehlerbehebung: KI-gestützte Tools können fehlende Daten oder Unstimmigkeiten aufzeigen (beispielsweise durch die Überprüfung, ob eine Rechnung dem vorgeschriebenen Layout entspricht), bevor die Inhalte zur endgültigen Genehmigung weitergeleitet werden
5. Abschluss und Validierung: Nach der Genehmigung ist der Content-Workflow abgeschlossen, und die KI hält alle Beteiligten darüber auf dem Laufenden, dass die Aufgaben den erforderlichen Standards entsprochen haben.

Entdecken Sie alle Möglichkeiten, die Ihnen die Automatisierung von Workflows mittels KI in Ihrem Unternehmen bietet.

Darum setzen Unternehmen KI in ihren Content-Management-Workflows ein

Ein von Box in Auftrag gegebenes Whitepaper der Enterprise Strategy Group zeigt, dass der Hauptgrund für die Einführung generativer KI in Unternehmen darin besteht, Workflows und Prozesse zu verbessern oder zu automatisieren. Von den Befragten konnten 72 % bereits innerhalb von nur drei Monaten Ergebnisse ihrer KI-Initiativen verzeichnen.

Generative KI reduziert den Zeitaufwand, den Teams für das Verfassen, Korrekturlesen und die Suche nach Daten aufwenden. Gleichzeitig unterstützt es digitale Content-Workflows durch die Bereitstellung präziser Dateneinblicke, sodass Sie sowohl Ihre betriebliche Effizienz als auch Ihre Entscheidungsfindung verbessern können.

So kann beispielsweise der Einsatz herkömmlicher Automatisierungstools, die auf vordefinierten Regeln basieren, bei der Bearbeitung von Lebensläufen mit unterschiedlichen Layouts zu einem Problem werden. Personalverantwortliche müssten die Regeln für jedes Format ständig aktualisieren, was den Einstellungsprozess verlangsamen würde. Als Teil intelligenter Tools zur Dokumentenverarbeitung können KI-Modelle lernen, Daten aus verschiedenen textbasierten Formaten zu extrahieren, und sich dabei an unterschiedliche Lebenslaufstile und Sprachen anpassen.

Arten von KI-gesteuerten Content-Workflows im Geschäftsleben

KI kann verschiedene Arten von Workflows im Bereich des Enterprise Content Managements unterstützen. Im Folgenden finden Sie Beispiele, die Sie in Ihre Prozesse integrieren können.

Sehen Sie sich Beispiele für die Automatisierung von Dokumenten-Workflows an.

Welche Tools unterstützen KI-gestützte Content-Workflows?

Unternehmen kombinieren häufig KI-basierte Content-Workflow-Tools je nach ihren Anforderungen.  So kann ein Krankenhaus beispielsweise Lösungen zur Dokumentenerstellung und -automatisierung einsetzen, um die Patientenaufnahme zu optimieren und die Datenverwaltung effizient zu gestalten.

Das Problem bei der Verwendung isolierter Tools anstelle einer zentralisierten Plattform besteht darin, dass die Daten letztendlich über verschiedene Systeme verstreut sind. Ihre sensiblen Daten werden zwischen diesen Systemen ausgetauscht, was das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Verstößen gegen Datenschutzstandards erhöht.

Wenn Sie die benötigten Tools an einem Ort zusammenführen, können Sie Ihre Content-Prozesse vereinfachen und die Informationssicherheit verbessern.
 

So wählen Sie die richtige Software für KI-gestützte Content-Workflows aus

Die richtige Software für Content-Workflows sollte Ihre KI-Anwendungen unterstützen, mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich sicher in bestehende Tools integrieren lassen. Bei der Abwägung Ihrer Optionen sollten Sie auf folgende Punkte achten.

1. Workflow-Automatisierung

Sie können Workflow-Lösungen für Enterprise-Content einsetzen, um ganze Prozesse von Anfang bis Ende mithilfe von KI zu automatisieren. Mithilfe von Automatisierungsfunktionen können Sie eine Abfolge von Schritten erstellen, um Inhalte auf der Grundlage intelligenter Regeln weiterzuleiten. Plattformen mit vorgefertigten Vorlagen ermöglichen es jeder Abteilung, Workflows entsprechend spezifischer Aufgaben und Genehmigungswege individuell anzupassen. 

Jedes Mal, wenn die externe Partneragentur Ihrem Marketingteam beispielsweise ein neues kreatives Element zur Prüfung vorlegt, wird die Datei automatisch an die Führungskraft im Bereich Design zur Freigabe weitergeleitet.

Starten Sie mit diesen 5 Schritten in die Enterprise-Workflow-Automatisierung.

2. Extraktion der wichtigsten Daten

Die KI-Datenextraktion identifiziert und extrahiert automatisch Daten aus Textdateien, wodurch das Risiko von Tippfehlern verringert und Zeit bei der Dateneingabe und -abfrage eingespart wird. KI erkennt Muster über verschiedene Dokumenttypen hinweg, was Ihnen beispielsweise dabei hilft, Trends in Berichten zur Marketing- oder Vertriebsleistung zu erkennen. Sie können KI außerdem dazu verwenden, auf Compliance-Probleme hinzuweisen, wenn gesetzliche Anforderungen nicht erfüllt sind.

3. Dokumenterstellung

Die intelligente Dokumentenerstellung bietet Vorlagen, mit denen sich Verträge, Angebote und Berichte äußerst flexibel erstellen lassen. Diese KI-gestützte Funktion ruft Daten aus Ihrem Inhaltsspeicher – beispielsweise aus einem cloudbasierten Datenspeicher – ab und wendet vordefinierte Formatierungsregeln an, um den Schreibprozess zu vereinfachen.

4. Elektronische Signaturen

Mithilfe elektronischer Signaturen können Stakeholder:Innen Dokumente von jedem Gerät aus elektronisch unterzeichnen. Funktionen wie Verschlüsselung und Prüfpfade unterstützen die Compliance, während automatische Benachrichtigungen dafür sorgen, dass die Workflows zur Freigabe von Inhalten ohne Verzögerungen ablaufen.

5. App-Integration

Dank der nativen Anbindung an Ihre bestehenden Geschäftsanwendungen müssen Ihre Teams nicht zwischen verschiedenen Plattformen hin- und herspringen, um die benötigten Daten zu finden. Durch die Integration von Cloud-Apps wird der ununterbrochene Datenfluss gewährleistet, indem Plattformen synchronisiert werden, um ein einheitliches Nutzererlebnis zu schaffen.

6. Tools für die Zusammenarbeit

Ein erfolgreicher Content-Management-Prozess hängt davon ab, wie effektiv die Tools für die Zusammenarbeit sind. Neben den Integrationen tragen Funktionen, die Echtzeit-Feedback und die Versionskontrolle von Dokumenten ermöglichen, dazu bei, Datensilos zu beseitigen und alle Stakeholder:Innen über etwaige Aktualisierungen auf dem Laufenden zu halten.

Informieren Sie sich über die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten von Tools für die Zusammenarbeit in der Cloud.

7. Sicherheits- und Compliance-Kontrollen

Sicherheits- und Compliance-Funktionen der Enterprise-Klasse wie erweiterte Authentifizierung, detaillierte Zugriffskontrolle und Datenklassifizierung bilden eine solide Grundlage für den Schutz von Daten vor gezielten Cyberangriffen oder unbefugter Nutzung. Diese Sicherheitsebenen helfen Ihnen zudem dabei, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass vertrauliche Informationen offengelegt werden – über den gesamten Prozess hinweg.

Der Einsatz von KI in Content-Prozessen und -Workflows: 3 Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt

Bevor Sie KI-gestützte Content-Workflows einführen, sollten Sie sich Ihre derzeitigen Prozesse genau ansehen und überlegen, was Sie damit erreichen möchten. Die folgenden 3 Aspekte sollten Sie zu Beginn berücksichtigen.
 

1. Wo liegen die größten Herausforderungen in unseren Content-Management-Workflows?

Um herauszufinden, welche KI-Funktionen den unmittelbarsten Nutzen bringen, sollten Sie zunächst Ihre größten Schwachstellen ermitteln. Ganz gleich, ob Teams zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben verbringen oder Fehler zu Nacharbeiten führen – konzentrieren Sie sich zunächst auf Ihre größten Herausforderungen. Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Lösungen für den Content-Workflow zu priorisieren, die Ihren Anforderungen entsprechen und schnell zu echten Verbesserungen führen.

2. Welche wesentlichen Inhaltstypen gibt es bei uns?

Sind Ihre Geschäftsdaten überwiegend unstrukturiert (ohne einheitliches Format) oder sind sie in erster Linie vertraulich (oder beides)?

Unterschiedliche Formate und Vertraulichkeitsstufen erfordern unterschiedliche KI-Fähigkeiten, von der Dokumentenverarbeitung bis hin zu fortschrittlichen Sicherheitskontrollen. Halten Sie Ausschau nach KI-basierten Content-Workflow-Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen und sich in die Plattformen integrieren lassen, auf denen diese Inhalte bereits vorhanden sind.

3. Welche Phasen unserer Content-Workflows sind am stärksten manuell geprägt oder besonders fehleranfällig?

Beginnen Sie dort, wo KI schnell etwas bewirken kann, beispielsweise bei der Aktualisierung des Dokumentstatus oder beim Versenden von Benachrichtigungen an alle Beteiligten. Diese Schritte führen häufig zu Verzögerungen in den Teams oder bieten Raum für menschliche Fehler. Durch deren Automatisierung wird die Effizienz gesteigert und die Qualität über den gesamten Workflow hinweg gesichert.

Erstellen Sie intelligente Content-Workflows mit Box AI

Dank KI laufen Ihre Content-Workflows schneller ab, sodass Sie das volle Potenzial Ihrer Daten ausschöpfen können. Box, die führende Plattform für Intelligent Content Management, ermöglicht es Ihnen, Prozesse durch Automatisierung von Workflows mittels KI, sichere Zusammenarbeit und KI-gestützte Erkenntnisse zu beschleunigen.

Mit Box AI, unserer Suite KI-gestützter Funktionen, können Sie Informationen aus komplexen Dokumenten extrahieren, schnelle Zusammenfassungen erstellen und neue Inhalte generieren, ohne Ihren Arbeitsbereich verlassen zu müssen. Sie können zudem mithilfe vorgefertigter Vorlagen und fortschrittlicher KI-Agents intelligente Workflows erstellen und die Anweisungen an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

Kontaktieren Sie uns und beginnen Sie mit der Erstellung intelligenter Content-Workflows mit Box.

Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.