Ein Leitfaden zur Automatisierung von Workflows mittels KI

Unter den zahlreichen Anwendungsmöglichkeiten künstlicher Intelligenz (KI) in der Wirtschaft sticht die Automatisierung von Workflows mittels KI als entscheidender Faktor hervor, wenn es darum geht, betriebliche Effizienz in finanzielle Ergebnisse umzusetzen. Laut einer McKinsey-Umfrage hat in Unternehmen aller Größenordnungen unter 25 untersuchten Aspekten die Neugestaltung von Workflows den größten Einfluss auf die Steigerung des Ergebnisses vor Zinsen und Steuern (EBIT) durch generative KI.

Werfen wir einen Blick darauf, wie KI bei der Automatisierung von Workflows fundiertere Entscheidungen ermöglicht und dazu beiträgt, den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren, was zu echten Effizienzsteigerungen in Ihrem gesamten Betrieb führt.

Wichtige Highlights:

• Die Automatisierung von Workflows mittels KI bezeichnet den Einsatz von KI, um manuelle Eingriffe in Geschäftsprozesse zu minimieren und schnellere, fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage von Inhaltsanalysen zu ermöglichen    
• Die Automatisierung von Workflows mittels KI stützt sich auf Algorithmen des maschinellen Lernens, intelligente Dokumentenverarbeitung und andere moderne Technologien, um Arbeitsabläufe ohne ständige menschliche Eingriffe aufrechtzuerhalten    
• Durch den Einsatz von KI zur Automatisierung von Workflows vermeiden Sie Verzögerungen bei der Genehmigung wichtiger Dokumente und verknüpfen Daten aus verschiedenen Systemen, wodurch Informationssilos zwischen den Abteilungen und im gesamten Unternehmen abgebaut werden    
• Mit Box können Unternehmen jeder Größe intelligentes Content Management nahtlos in ihre Automatisierungsstrategie integrieren und so Funktionen wie erweiterte Metadatenextraktion, Dokumentenerstellung und KI-gestützte Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten nutzen    

Was ist die Automatisierung von Workflows mittels KI?

Die Automatisierung von Workflows mit KI ist ein Ansatz zur Optimierung von Prozessen bei minimalem menschlichem Eingriff. Unternehmen aller Art können diese Automatisierungsmethode einsetzen, um herkömmliche regelbasierte Systeme zu ersetzen, die feste, vordefinierte Anweisungen befolgen, um Daten zu verarbeiten und Aktionen auszulösen. Diesen Altsystemen mangelt es häufig an der Fähigkeit, komplexe Regeln (wie beispielsweise mehrere Abhängigkeiten) zu verwalten und unstrukturierte Daten wie PDF-Dateien, Bilder und Geschäftsdokumente zu verarbeiten.

So funktioniert KI-gestützte Automatisierung

Die Automatisierung von Workflows mittels KI funktioniert durch die Verarbeitung und den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Systemen. Mithilfe von maschinellem Lernen (ML), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und intelligenter Dokumentenverarbeitung kann ein KI-gestütztes System Aufgaben wie die Analyse des Inhalts eines Lebenslaufs und die Weiterleitung des Dokuments an die richtige Person im Personalwesen übernehmen, selbst wenn dieser Lebenslauf nicht in einem Standardformat vorliegt. Sie können diese Systeme auch nutzen, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren, Kundensupport-Tickets zu sortieren und juristische Dokumente zur Prüfung weiterzuleiten.

Werfen Sie einen Blick auf die Schritte eines typischen automatisierten KI-Workflows.

1. Eingabeerfassung: KI-Systeme extrahieren Daten aus Ihren Dokumenten, Formularen und Bildern – Sie können auch Fragen stellen oder Anfragen formulieren.    
2. Datenverarbeitung: Die KI bereinigt anschließend die Eingaben (indem sie Tippfehler oder Redundanzen behebt), kategorisiert die Dokumente zur leichteren Analyse und interpretiert die Anfrage     
3. Entscheidungsfindung: Auf der Grundlage erlernter Regeln oder Muster entscheidet das System über den nächsten Schritt, beispielsweise das Versenden einer personalisierten automatischen Nachricht oder die Weiterleitung eines Vertrags zur internen Prüfung    
4. Aufgabenausführung: Das System übernimmt Routineaufgaben ohne manuelle Eingaben, sodass Teams sich nicht mehr um sich wiederholende Aufgaben wie die Bearbeitung von Kundendienstanfragen kümmern müssen    
5. Feedbackschleife und Lernen: Auf der Grundlage früherer Ergebnisse verbessert das KI-Tool seine Genauigkeit und liefert im Laufe der Zeit immer bessere Ergebnisse    

Angesichts der zunehmenden Verbreitung von KI-Technologien, insbesondere generativer KI, und ihres Potenzials, die Arbeitsdynamik neu zu gestalten, entwickeln Unternehmen KI-Workflows, um ihre Prozesse effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten.Der Bericht „The State of Intelligent Automation“ zeigt, dass 88 % der Unternehmen KI als Schlüssel zum Erfolg bei der Automatisierung betrachten. 78 % geben an, dass Produktivitätssteigerungen der wichtigste KPI sind.

Erfahren Sie, wie wichtig die Automatisierung digitaler Workflows für den Geschäftsbetrieb ist.

Was sind die wichtigsten Komponenten der Automatisierung von Workflows mittels KI?

Die Automatisierung von Workflows mittels KI geht über einfache Workflow-Systeme hinaus und kombiniert Schlüsselkomponenten wie KI-Technologien, Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und APIs, um Plattformen und Anwendungen miteinander zu verbinden.

Wenn Ihr Ziel darin besteht, Workflows zu optimieren, finden Sie hier einen genaueren Überblick über die Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten.

Vorteile der Automatisierung von Workflows mittels KI für Unternehmen

Stellen Sie sich vor, ein Team der Rechtsabteilung könnte einen 50-seitigen Vertrag mit einem Klick zusammenfassen und die Dateien ohne langwierigen E-Mail-Austausch an die richtigen Ansprechpartner:Innen weiterleiten. Die Genehmigung von Verträgen würde schneller erfolgen und ohne den üblichen Aufwand ablaufen. Von der Dokumentenprüfung bis hin zu Projektmanagement-Workflows – jeder Bereich Ihres Unternehmens kann von Automatisierung mittels KI profitieren.

Entdecken Sie die wichtigsten Vorteile der Automatisierung von Workflows mittels KI.

Höhere Geschäftseffizienz

Wenn Teams keine Zeit damit verschwenden, Dateien zu suchen und Berichte zu erstellen, können sie Termine leichter einhalten. Dank Automatisierung mittels KI setzen Sie KI-Agents ein, um Daten weiterzuleiten, Anfragen zu bearbeiten und Fragen zu beantworten – auch außerhalb der Geschäftszeiten. Damit reduzieren Sie die Bearbeitungszeiten.

Verbesserte Datengenauigkeit

Menschliche Fehler stellen im Bereich Enterprise Content Management eine Herausforderung dar, insbesondere wenn Sie mit einer riesigen Menge unstrukturierter Daten arbeiten. Durch die Einführung einer Plattform für intelligentes Content Management mit KI-gestützten Workflow-Tools standardisieren Sie Ihre Verarbeitung von Daten und machen manuelles Copy-Paste überflüssig. 

Skalierbarkeit

Eine moderne Plattform zur Automatisierung von Workflows mittels KI bietet Ihnen flexible Cloud-Speicher-Kapazität, um Ihre Workflows bedarfsgerecht zu skalieren. Wenn Sie beispielsweise ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, können Sie in Spitzenzeiten mehr Bestellungen bearbeiten, ohne dass die Genauigkeit darunter leidet.

KI-gestützte Entscheidungsfindung

Automatisierung von Workflows mittels KI ermöglicht es Ihnen, wichtige Daten aus Ihren Speichersystemen schneller als erwartet zu extrahieren – und das über die bloße Ausführung vordefinierter Aufgaben hinaus.

• Sie möchten während einer Besprechung auf einen Bericht verweisen? Stellen Sie Fragen zu dessen Inhalt.     
• Sie suchen nach einer Vertragsklausel? Nutzen Sie die KI-gestützte Inhaltssuche.     

Sie können sogar schnell ein Kundenprofil aufrufen, um eine dringende Anfrage zu bearbeiten, ohne sich durch Akten wühlen zu müssen. In all diesen Situationen können Sie diese Content Intelligence nutzen, um mehr Wert aus Ihren Geschäftsdaten zu schöpfen und zeitnahe, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Erfahren Sie, wie Sie KI für Ihr Unternehmen nutzen können.

Beispiele für automatisierte KI-Workflows

Sie möchten die Effizienz Ihrer Workflows steigern? Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Automatisierung von Workflows mittels KI, die Sie in Ihre Prozesse integrieren können.

• Onboarding im Personalwesen: Nutzen Sie die Dokumentenerstellung, um Verträge zu entwerfen und sofortigen Zugriff auf Onboarding-Materialien zu gewähren    
• Elektronische Vertragsunterzeichnung: Verringern Sie das Risiko von Unstimmigkeiten und Tippfehlern, indem Sie Verträge auf der Grundlage von Metadaten (Daten über Daten) schnell erstellen und individuell anpassen    
• Onboarding von Kund:Innen: Erstellen Sie mithilfe von KI-Tools einen automatisierten Workflow, um Daten aus Formularen zu verarbeiten und Willkommensnachrichten oder Supportanfragen auszulösen. So reagieren Sie flexibler auf neue Kund:Innen und verbessern deren Kundenerlebnis    
• Automatisierung des Dokumenten-Workflows: Dokumente zuordnen und an die zuständigen Abteilungen weiterleiten, sei es zur Prüfung, zur Analyse oder zur umgehenden Bearbeitung.    

Entdecken Sie die besten automatisierten Workflows für Ihren Content-Prüfungsprozess.

So setzen Sie Automatisierung von Workflows mittels KI in Ihrem Unternehmen ein

Bevor Sie Ihre Strategie zur Automatisierung von Workflows mittels KI vorantreiben, sollten Sie sich mit den wichtigsten Fragen und neuen Technologien wie dialogorientierter KI und agentenbasierter KI auseinandersetzen – dies kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Mit diesen fünf Schritten erstellen Sie einen robusten, automatisierten KI-Workflow für Ihr Unternehmen.

1. Identifizieren Sie wichtige Workflows, die automatisiert werden sollen

Ermitteln Sie zunächst die zeitaufwändigsten Aufgaben in Ihren Workflows. In einer von Box gesponserten Umfrage, die von ClearPath Strategies durchgeführt wurde, haben 73 % der Top-Performer im Bereich Content Management bisher manuelle Prozesse automatisiert.

Zum Beispiel können Sie KI-gestützte Workflows wie die folgenden implementieren:

• Stimmungsanalyse zum Verständnis der Reaktionen der Zielgruppe    
• Dokumentenerstellung für Handbücher, Angebote und FAQs
• Nachbereitung von Meetings zur Abstimmung der nächsten Schritte    

Konzentrieren Sie sich auf KI-Workflows, die große Datenmengen oder mehrere Übergaben umfassen. Wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu automatisieren, überfordern Sie Ihre Teams und behindern den Lernprozess.

2. Wählen Sie eine Plattform zur Automatisierung von Workflows mittels KI, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird

Der Markt ist überschwemmt mit Anbietern von KI-Workflow-Tools. Allerdings bieten nicht alle von ihnen Dokumenten-Prüfpfade zur Einhaltung von Branchenvorschriften an. Die von Ihnen gewählte Plattform sollte auf Ihre spezifischen Ziele wie die Verbesserung der Geschwindigkeit und die Verringerung von Compliance-Risiken abgestimmt sein.

Eine Prognose von Market Research Future zeigt, dass die Cloud-Technologie eng mit der zunehmenden Verbreitung von KI-basierten Tools zur Automatisierung von Workflows verbunden ist. Hinzu kommen Low-Code- und No-Code-Plattformen, auf denen sich maßgeschneiderte, KI-gestützte Automatisierungslösungen entwickeln lassen. Diese Lösungen helfen Ihnen dabei, Daten in großem Umfang zu analysieren und zu verarbeiten – unabhängig vom Gerät. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Lösung mit diesen Neuerungen kompatibel ist.

3. Integrieren Sie Ihr Tool für die Automatisierung von Workflows mittels KI in bestehende Systeme

Nutzen Sie APIs oder integrierte Schnittstellen, um Ihr KI-Workflow-Tool mit Ihrer Online-Projektmanagement-Software, Ihrem ERP-System oder Ihrer Bibliothek für digitale Assets zu verbinden. Durch den nahtlosen Datenaustausch zwischen den Systemen sparen Ihre Teams Zeit und müssen keine Daten mehr manuell eingeben oder auf Unstimmigkeiten überprüfen.

4. Implementieren Sie KI-Agents zur Automatisierung von Workflows    

Bestimmte KI-Workflows erfordern menschliche Mitwirkung. Sie sollten beispielsweise keine Texte für eine gesamte Kampagne freigeben, ohne dass diese zuvor von der Führungskraft im Marketing genehmigt wurden. KI-Agents zur Automatisierung von Workflows können den Zeitaufwand jedoch reduzieren, indem sie das Dokument auf wichtige Daten überprüfen und mögliche Unstimmigkeiten in Tonfall und Stil aufdecken.

Laut einem Bericht von UiPath sehen 52 % der Unternehmen die Automatisierung komplexer Workflows, die oft mehrere Schritte und Systeme umfassen, als einen der wichtigsten Vorteile agentsbasierter KI an. Mit dieser Technologie erstellen Sie Agents, die in Ihrem Namen handeln, Daten abrufen und auf Anfragen reagieren. 

Beispielsweise können KI-Agenten in einem Workflow im Gesundheitswesen Patientendaten aus dem Datenspeichersystem abrufen, um Patient:Innen in Ihrem Patientenportal sofortige Antworten zu Versicherungsleistungen und Terminrichtlinien zu geben.

5. Implementieren Sie sichere Tools für die Zusammenarbeit zur Automatisierung von Workflows mittels KI        

Wenn ein automatisierter KI-Workflow auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kund:Innen oder mehreren Abteilungen angewiesen ist, benötigen Sie strenge Datensicherheitsrichtlinien, um Ihre wertvollen Daten vor Sicherheitslücken und Datenschutzverletzungen zu schützen.

Tools für sichere Zusammenarbeit bieten gemeinsame Arbeitsbereiche für die gemeinsame Bearbeitung von Dateien und automatisieren den Übergabeprozess, wodurch Reibungsverluste in Workflows mit mehreren Beteiligten verringert werden. Mit den besten Plattformen für die Automatisierung von Workflows mittels KI können Sie angemessene Datei- und Ordnerberechtigungen festlegen und sensible Daten verschlüsseln, um die Zusammenarbeit zu schützen, ohne die Flexibilität bei der Arbeit zu beeinträchtigen.

Vereinfachen Sie Ihre Workflows durch intelligente Workflow-Automatisierung mit Box

Um die Vorteile der Automatisierung von Workflows mittels KI voll auszuschöpfen, benötigen Sie eine Lösung, mit der Sie im Zeitalter der KI-orientierten Arbeitsweise mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens Schritt halten können. Box, der Marktführer im Bereich intelligentes Content Management, unterstützt mehr als 100.000 Unternehmen mit einer flexiblen Lösung, um das Potenzial von Inhalten im KI-Zeitalter auszuschöpfen.

Mit unserer Plattform kann Ihr Team intelligente Content-Workflows erstellen und koordinieren, und zwar durch:

• Tools zur Workflow-Automatisierung, mit denen Sie über Box Relay Aktionen auf der Grundlage extrahierter Metadaten auslösen können    
• Datenerkenntnisse aus Ihren Enterprise-Dokumenten und -bildern, unterstützt durch Box AI    
• Automatisierte Dokumentenerstellung in großem Maßstab mit Box Doc Gen, damit Sie Daten aus Formularen, Metadaten und Anwendungen abrufen und in Ihre Workflows einbinden können  
• Unser KI-Agent-BuilderBox AI Studio, mit dem Sie aus einer Auswahl bewährter Anbieter von KI-Modellen wählen können, um innerhalb weniger Minuten einen Assistenten zu entwickeln und zu implementieren    
• Intelligente No-Code-Anwendungen über Box Apps – eine sichere Möglichkeit, die Arbeit zu beschleunigen, indem wichtige Daten zentralisiert und leicht abrufbar gemacht werden    

Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihr Unternehmen mit intelligenter Workflow-Automatisierung auf Hochtouren zu bringen.

* Wir setzen utns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.