So können Sie Führungskräfte für Enterprise-Content-Management-Tools begeistern

Miniaturansicht eines Blogbeitrags zu Enterprise Content Management-Tools (ECM)

Sie sind davon überzeugt, dass die Umstellung auf eine cloudbasierte Lösung zum Speichern von Dokumenten der nächste logische Schritt zur Steigerung der Effizienz und zur Verbesserung der Zusammenarbeit Ihres Teams ist. Sie haben sogar bereits das Enterprise-Content-Management-Tool (ECM) identifiziert, mit dem sich das am besten umsetzen lässt. Dennoch brauchen Sie die Unterstützung der Führungsetage, die das Budget und die für die Umsetzung erforderlichen Ressourcen genehmigen muss.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Initiative zur digitalen Transformation erfolgreich „verkaufen“ können.

Was sind Enterprise-Content-Management-Tools?

Enterprise-Content-Management-Tools sind Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um die digitalen Inhalte eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten – von der Erstellung bis zur Entsorgung. ECM-Lösungen bieten eine zentralisierte Plattform für die Speicherung, die Organisation, den Zugriff und die gemeinsame Nutzung verschiedener Arten von Enterprise-Daten, darunter Dokumente, Bilder, Videos, E-Mails, Webseiten und vieles mehr.

Definition von Enterprise Content Management-Tools (ECM)

Die besten ECM-Tools verfügen über folgende Funktionen:

Digitale Dateiverwaltng: Mit ECM-Tools können Sie mit Teammitgliedern zusammenarbeiten und Inhalte austauschen. Funktionen wie Kommentare, Versionskontrolle und Berechtigungen erleichtern die Zusammenarbeit.
Workflow-Automatisierung: Sie können benutzerdefinierte Workflows entwerfen, um Dokumente und Inhalte durch vordefinierte Genehmigungsprozesse, Unterschriftensammlungen, Benachrichtigungen und Aktionen zu leiten. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert und die Effizienz verbessert.
Sicherheit und Compliance: ECM-Lösungen verfügen über anspruchsvolle Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, detaillierte Zugriffskontrolle und Bedrohungserkennung, um Ihre Inhalte vor unbefugtem Zugriff, Änderung und Offenlegung zu schützen. Die Tools umfassen Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungspflichten und Prüfpfade und tragen somit auch zur Wahrung der Compliance bei.
Integration in Ihren Software-Stack: ECM-Tools lassen sich in der Regel in andere Geschäftssysteme und Anwendungen wie Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), E-Mail, Videokonferenz-Tools und vieles mehr integrieren.
Integration in Ihre Software-Umgebung: ECM-Tools lassen sich in der Regel in andere Geschäftssysteme und Anwendungen wie Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), E-Mail, Videokonferenz-Tools und vieles mehr integrieren. Je nach Lösung können Sie auch neue Inhalte direkt über die Plattform erstellen.
Zentralisierter Cloud-Speicher: Enterprise-Content-Management-Software bietet skalierbaren Speicherplatz sowie leistungsstarke Such- und Abruffunktionen, mit denen Benutzende Inhalte anhand von Stichwörtern, Metadaten, Volltextsuche und erweiterten Suchfiltern schnell finden und darauf zugreifen können. Dank dieser Funktionen können Sie die benötigten Daten jederzeit abrufen. Dies steigert die Produktivität und erleichtert die Entscheidungsfindung.

So machen Sie den Nutzen von ECM-Tools deutlich

Ohne die Unterstützung der Führungsetage mangelt es Ihren Content-Management-Initiativen möglicherweise an den erforderlichen Ressourcen, Befugnissen und strategischen Vorgaben, um organisatorische Hindernisse zu überwinden. Die Folge sind eine unzureichende Akzeptanz, eine ineffiziente Umsetzung und verpasste Chancen für Innovationen und Wettbewerbsvorteile.

Laut Gartner tun sich 95 % der Unternehmen schwer, eine Vision für den digitalen Wandel zu entwickeln. Häufig liegt das an unterschiedlichen Erwartungen der Stakeholder. Genau aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Wenn Sie Ihrer Führungsetage ECM-Software näherbringen möchten, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Argumente, die mit den strategischen Zielen und Prioritäten Ihres Unternehmens übereinstimmen. Teilen Sie der Führungsebene alle Vorteile mit, die Ihr Unternehmen dadurch erzielen kann:

1. Steigerung der Effizienz und Produktivität

Enterprise-Content-Management-Software optimiert die Prozesse der Erstellung, Speicherung, Abfrage und Verteilung von Inhalten. Durch die Zentralisierung der Dokumentenverwaltung und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben arbeitet Ihr Team effizienter und kann sich auf anspruchsvolle Tätigkeiten konzentrieren. Dies wiederum führt zu einer Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen. Beispielsweise können Sie einen automatisierten Workflow einrichten, um Dokumente zur elektronischen Signatur weiterzuleiten. Dadurch sparen Sie Zeit, die normalerweise für die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien aufgewendet wird.

Laut IDC verzeichnen Unternehmen, die weiterhin in die digitale Transformation investieren, eine Steigerung der betrieblichen Effizienz um 22 % und eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 21 %.

Steigerung der Betriebseffizienz und Produktivität als Vorteile von Investitionen in die digitale Transformation

2. Skalierbarer Speicher für alle Ihre Daten

Laut einem IDC-Bericht geben 25 % der Entscheidungsträger aus Wirtschaft und IT an, dass das Datenvolumen schneller wächst als die Fähigkeit ihrer Unternehmen, diese Daten zu nutzen, zu verarbeiten und zu verwalten. Der zunehmende Druck, große Datenmengen zu verwalten, verstärkt die Nachfrage nach einer skalierbaren Speicherlösung – ein wesentlicher Vorteil von cloudbasierten Enterprise-Content-Management-Systemen.

3. Kosteneinsparungen

Die Implementierung von ECM-Tools kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da sie papierbasierte Prozesse reduziert, manuelle Dateneingaben minimiert und den Speicherplatz optimiert. Durch die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und die Verringerung von Fehlern trägt Enterprise-Content-Management-Software zur Senkung der Betriebskosten bei und ermöglicht langfristige Einsparungen.

Außerderm spart die Umstellung auf papierloses Arbeiten mit ECM-Software nicht nur Kosten, sondern reduziert auch die Umweltbelastung. Durch die Reduzierung des Papier- und Energieverbrauchs sowie der CO2-Emissionen, die mit dem Druck und Transport einhergehen, trägt Ihr Unternehmen zur Erfüllung der Ziele der sozialen Verantwortlichkeit bei und festigt seinen Ruf als umweltbewusstes Unternehmen.

4. Verbesserte Sicherheit und Compliance

ECM-Tools tragen mit ihren leistungsfähigen Sicherheitsfunktionen, Versionskontrollen, Prüfpfaden und Zugriffskontrollen zur Einhaltung von Branchenvorschriften und internen Richtlinien bei. Diese Funktionen gewährleisten die Integrität von Content-Assets und reduzieren das Risiko von Compliance-Verstößen, Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden, insbesondere in stark regulierten Branchen.

In der Tat ist der zunehmende Druck, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, das Audit-Management zu verbessern und die Transparenz und Kontrolle zu erhöhen, ein wichtiger Faktor für das Wachstum des ECM-Marktes. Laut Fortune Business Insights wird der weltweite ECM-Markt bis 2030 ein Volumen von 106,26 Milliarden US-Dollar erreichen – bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 16,1 % ab 2023.

5. Verbesserte digitale Erlebnisse

Indem sie einen schnellen Zugriff auf präzise Daten ermöglichen und die Optimierung von Prozessen unterstützen, tragen Enterprise-Content-Management-Systeme zu besseren digitalen Erlebnissen bei. ECM-Tools unterstützen Ihr Team dabei, die Kundenzufriedenheit und -bindung zu steigern, sei es durch schnellere Beantwortung von Anfragen, personalisierten Service oder konsistente Kommunikation über alle Kanäle hinweg.

Durch die Reduzierung manueller Aufgaben mittels Workflow-Automatisierung steigern ECM-Tools die Zufriedenheit und Einsatzbereitschaft der Mitarbeitenden. Zufriedene Mitarbeitende sind produktiver, loyaler und bleiben eher im Unternehmen, wodurch sich die Kosten im Zusammenhang mit der Personalfluktuation verringern und institutionelles Wissen erhalten bleibt.

6. Wettbewerbsvorteil

ECM-Tools sind eine skalierbare und flexible Plattform, die sich an veränderte Geschäftsanforderungen, neue Technologien und regulatorische Anforderungen anpassen lässt und so langfristige Nachhaltigkeit und Wachstum gewährleistet. Infolgedessen verschaffen sich Unternehmen, die ECM-Tools einsetzen, einen Wettbewerbsvorteil, da sie schneller auf Marktveränderungen reagieren, sich an Kundenbedürfnisse anpassen und Innovationen schneller umsetzen können.

Bonus-Tipp: Wenn Sie für Enterprise-Content-Management-Tools argumentieren, sollten Sie Anwendungsfälle und Erfolgsgeschichten anführen, um ihren Mehrwert in der Praxis zu verdeutlichen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, Bedenken auszuräumen und Vertrauen unter den Führungskräften aufzubauen.

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Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.